Rutiner for oppfølging, organisering (FDVUS) kompetanse, verktøy, rapportering, erfaringer i Helse Nord-Trøndelag, 28.05.2010 Odd Salberg
EIENDOM (Innhold FDVUS) EIENDOMSAVDELINGEN 100000 M2 INKLUSIVE DPS`er STAB (utvikling, forvaltning) DRIFT NAMSOS DRIFT LEVANGER RENHOLD LEVANGER RENHOLD NAMSOS 35000 M2 INKLUSIVE DPS KVE 65000 M2 INKLUSIVE DPS STJ
2002 Strategisk plan HNT Utvikle forholdet mellom klinisk virksomhet (kjernevirksomhet) og servicevirksomhet (støttevirksomhet) slik at: Den kliniske virksomheten får levert de støttetjenester som er avtalt, til avtalt pris og kvalitet og i avtalt mengde.
HUSLEIEPRINSIPPET Total kostnad husleie Grunnleie Felleskostnader Brukeravhengige kostnader pr. m2 Brukeravhengige Kostnader etter uttak
Grunnleie (inkl i husleie) Avskrivninger Renter Administrasjon Forsikring av bygg Eiendomsskatt Ytre vedlikehold av bygningene Vedlikehold av dokumentasjon Drift og vedlikehold av felles tekniske anlegg for alt areal
Felleskostnader (inkl i husleie) Energi: Energi til felles tekniske anlegg f.eks ventilasjon og heis i alt areal Energi til oppvarming og belysning av fellesareal Renhold: Daglig renhold av fellesareal etter renholdsplan Vakthold etc: Vakthold/vektertilsyn ytre skall Skilting utvendig og i fellesareal Service, drift og vedlikehold av: Vedlikehold av fellesareal
Brukeravhengige kostnader (ekskl i husleie leiers kostnad) Belastes pr. m2 av leid areal -Energi - Daglig renhold av areal etter avtalt renholdsplan - Vedlikehold av gulv (polering) - Vann og kloakkavgift - Sykesignalanlegg - Telefonanlegg, Callinganlegg - Medisinsk luft / gass
Brukeravhengige kostnader (ekskl i husleie leiers kostnad) Belastes etter uttak Tilleggsrenhold Adgangskontroll/alarmanlegg tilpasset leietakers behov TV-lisenser /abonnement/telefoner /Personsøkerutstyr Nøkler og nøkkelkort Håndtering av risikoavfall og annet spesielt avfall. Vedlikehold, ombygging, ominnredning eller endring av lokaler Brukertilpasninger/endringer ut over standard teknisk infrastruktur Avdelingsspesifikt utstyr (drift, vedlikehold og fornyelse)
Hvordan praktiserer vi dette?
GRUNNLAGSSYSTEMER Kvalitetssystem (EQS) = felles system for hele foretaket - oversikt kvalitetsmål, formål - dokumentstyring -HMS - kompetanse FDV-verktøyet (Plania) = felles system for hele foretaket - oversikt areal og tekniske installasjoner - periodiske aktiviteter - drift og serviceoppdrag - husleie / boligutleie - avtaler (ramme/service)
FELLES KVALITETSSYSTEM FOR HELE FORETAKET. ( Grunnlag for ISO-sertifisering) ISO 9001
F (Forvaltning)
EIENDOMSOVERSIKT
TEGNINGER
HUSLEIE - KONTRAKTER
DVUS
Drift- og vedlikeholdsplan Objekt Aktivitet Intervall Kommentar Vaktrutiner Ukentlig Eget kontrollskjema Ventilasjonsanlegg Kontroll Ukentlig Inngår i vaktrutiner Kontroll 2 mnd/ 3 mnd Eget personell Service inkl rengj. / filterskift Årlig Eget personell Rengjøring rom og anlegg 6 mnd Eget personell Kalibrering mot SD-anlegg Årlig Serviceavtale Kontroll av HEPA-filter 12 mnd Intern / Ekstern avt. Gassanlegg Sentral Kontroll Ukentlig Inngår i vaktrutiner Service Årlig Avtale leverandør Skifte oksygenpakker 5-årlig Avtale leverandør Trykkvakter Kontroll inkl. flasketrykk Ukentlig Inngår i vaktrutiner Service Årlig Avtale leverandør Rullere flasker Datobestemt Eget personell Flowvelgere Kontroll Årlig Eget personell Propantanker Kontroll Ukentlig Inngår i vaktrutiner Service Årlig Nødstrøm tilfluktsrom Kontroll / funk.prøve med last Mnd Teknisk vakt Oljeskift
BESTILLING VIA WEB
Internbelastning Internbelastning Drift SL 250000 200000 Kr. 150000 100000 50000 Salg Prosjekt Service SLA 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Måned
Timelønn - registreringsgrad TIMEPRISER DRIFT 600,00 500,00 400,00 Kr./Time 300,00 200,00 Regfakt. Timepris 100,00 0,00 1,00 0,90 0,80 0,76 0,70 0,60 Reg.faktor
120 100 80 60 40 20 0 Avviksrapportering.Avvik - (tom).avvik - Vaktutrykning Brudd på forskrift Brudd på rutine/besk Brukerfeil Brukertilpasning Feilkonstruksjon Forskriftskrav Forurensning Følgefeil Hærverk Internkontroll / HMS Mangelfull beskriv. Mangelfull opplæring Mangelfull rutine Materiellsvikt Norm.slit. / forbruk Service Uhell Ukjent/annet Væravhengig Antall av Kategori Slipp sidefelt her Årsak Kategori Underkategori
Oppsummering
Hva får vi ut av Kvalitetsverktøyet AVVIKSRAPPORTERING AVVIKSLOGG KOMPETANSEPLAN KOMPETANSEOVERSIKT ORGANISERING FULLMAKTER KVALITETSVERKTØY EQS HUSLEIEKONTRAKT HMS VEDLIKEHOLDSPLAN PSYKOSOSIALT ARBEIDSMILJØ ELEKTRISITET RUTINER BESKRIVELSER BRANN FELLES FOR HELE HNT (4 LOKASJONER)
Hva får vi ut av FVD-verktøyet OMPOSTERINGSGRUNNLAG REGISTRERINGSFAKTOR FAKTURAGRUNNLAG SYKEHUS- AREAL BOLIG- AREAL UTSTYR TEKNISKE INST. RESERVEDELER FDVUS-VERKTØY PLANIA HUSLEIE BOLIGUTLEIE PERIODISKE OPPDRAG DRIFTSOPPDRAG SERVICEOPPDRAG KUNDEBESTILLINGER UTVIKLINGSOPPDRAG BESTILLE EKSTERNT PRISBLAD LEVERANDØRER FELLES FOR HELE HNT (4 LOKASJONER)
Suksessfaktorer Oversiktelig organisasjon Kompetanse på fagområdene (bestiller) Kvalitetssystem - mål/ krav - prosedyrer /rutiner - HMS / kompetanse FDV-verktøy - oversikter -rutiner - rapportering - oppfølging