Bergen, 2009-10-22 PROTOKOLL FRA REGIONSSTYREMØTE NR. 11/2008-2010 Dato: 16.-17. oktober 2009 Sted: Scandic Hotel Bergen City Møtetid: Fredag kl. 18:00 20:30 og lørdag kl. 09:00 12:30 Navn Tilstede Forfall Merknad Arvid Gimmestad, leder X Oddny Anita Sønnesyn, nestleder X Magne Juuhl, styremedlem X Grete Kvilvang, styremedlem X Arne Steinsvåg, styremedlem X Grete Knudsen, varamedlem X Tilstede fredag Torbjørn Iversen, daglig leder X Referent til sak 107 Siv Trones, Administrasjon X Referent fra sak 107 SAKLISTE: 104/08-10 Vedtakssaker Godkjenning av protokoll og referater 105/08-10 Handlingsprogram 2010-2012 106/08-10 Arbeidsbudsjett 2010 107/08-10 Revisjon årsregnskap 2008 108/08-10 Regnskap 2. tertial 2009 109/08-10 Regional Temakonferanse 110/08-10 Reisefond E-cup deltakelse 111/08-10 Anleggsmøter Idrettsråd/kommuner 112/08-10 Avtale med Ad Norum 113/08-10 Dommerarbeid/dommerutvikling 114/08-10 Lønn daglig leder 115/08-10 Diskusjonssaker Status RS arbeidsmetode 116/08-10 Orienteringssaker Sentral Temakonferanse 25.-26. september Forbundsråd 25.-26. september Instruktører til Sør-Afrika Politiske møter
SAK 104/08-10 GODKJENNING AV PROTOKOLLER OG REFERATER Protokoll fra RS-møte nr. 10/08-10 godkjennes Protokoll fra AU -møte nr. 7/08-10 godkjennes Referat fra HT-møte nr.2/08-10 tas til etterretning SAK 105/08-10 HANDLINGSPROGRAM 2010-2012 Regionsting skal avholdes 29.-30.mai 2010, og i den forbindelse skal nytt handlingsprogram for perioden 2010-2012 vedtas. Oppstart for arbeidet med denne er like om hjørnet. Styret ønsker en bred involvering i forbindelse med nytt handlingsprogram, og vil utfordre Håndballens Tenketank, utvalgene og administrasjonen i første instans. Viktige dokumenter til bruk i arbeidet, er NHF sitt strategidokument, Region Vest sine lover og handlingsprogrammet for inneværende periode. Leder og daglig leder lager et grovutkast, som presenteres for styret innen årsskiftet. En ser også for seg en metode, hvor det kan være aktuelt å knytte kostnader opp mot det enkelte tiltak. SAK 106/08-10 ARBEIDSBUDSJETT 2010 Budsjett for 2010 ble vedtatt på Regionstinget i mai 2008, og bunnlinjen tilsier et resultat på 5 000 kr, - i overskudd. Strategien for arbeidsbudsjettet for 2010 ble drøftet. Administrasjonen lager utkast til budsjett, som vil bli gjenstand for diskusjon og endelig vedtak på styremøte innen utgangen av året. SAK 107/08-10 REVISJON ÅRSREGNSKAP 2008 Administrasjonen hadde en gjennomgang av årsregnskap og revisorrapport for 2008. Revisjon og rapport fra revisor ble tatt til etterretning og underskrevet.
SAK 108/08-10 REGNSKAP 2. TERTIAL 2009 Administrasjonen hadde en gjennomgang av regnskap pr. 30. august, samt utestående fordringer. Regnskap for 2. tertial 2009 ble tatt til etterretning. SAK 109/08-10 REGIONAL TEMAKONFERANSE Regional Temakonferanse gjennomføres helgen 28.-29.november på Scandic Hotel Bergen. Program for Regional Temakonferanse ble vedtatt. Styret gjorde også en oppnevning på hvem man ønsker å invitere til konferansen. Administrasjonen lager i tillegg forslag til gjester og deltagere, samt forslag til deltagerpakker. SAK 110/08-10 REISEFOND E-CUP DELTAKELSE Styret hadde en diskusjon rundt reisefond e-cupdeltakelse og fordeling av de avsatte midlene. Styret ønsker å avsette en flat sats på kr. 50.000,- til de aktuelle klubbene. Styret vil vurdere muligheten til å gi ekstra bevilgning dersom det kan vises til er regnskap med stort underskudd. En slik søknad må være Regionsstyret i hende innen 31. mai den aktuelle sesongen. Vedtaket sendes NHF for godkjenning. SAK 111/08-10 ANLEGGSMØTER IDRETTSRÅD/KOMMUNER Grete Kvilvang refererte kort fra møter med idrettsrådene i Bergen kommune og Fjell kommune. Grete Kvilvang stiller på møte med idrettsrådet i Ullensvang Kommune onsdag 28. oktober, sammen med Tore Alfstad fra administrasjonen.
SAK 112/08-10 AVTALE MED AD SOLUTIONS Ad Solutions og Region Vest har drøftet et samarbeid, basert på klubbutviklingsverktøy som er utviklet av Ad Solutions. Den framlagte avtalen med Ad Solutions ble gjennomgått og godkjent. SAK 113/08-10 DOMMERARBEID/DOMMERUTVIKLING For å få en oppdatering på dommerarbeidet i Region Vest, var DU invitert til denne saken på styremøte. DU-leder Stig Jøsendal og medlem Ove Kahrs Rasmussen, gav informasjon om status og framdrift i forbindelse med dommerarbeidet og dommerutviklingen i Region Vest. SAK 114/08-10 LØNN DAGLIG LEDER Leder informerte styret om prosessen med NHF, vedrørende fastsettelse av Daglig Leder sin lønn. Leder og nestleder får fullmakt til å forhandle og fastsette Daglig Leder sin lønn, i samarbeid med NHF. Administrasjonen fratrådte under behandling av denne sak. SAK 115/08-10 DISKUSJONSSAKER Status RS - arbeidsmetode Styret hadde en diskusjon rundt arbeidsmetoder, hvilke saker som er til behandling, tid og sted for møtene samt mulighet for videokonferanser. Forslag om åpen time i forkant av styremøte ble fremmet. Her ser en for seg å invitere klubber til å komme med innspill og ønsker, det være seg forslag til endring i kampreglement eller andre saker som berører klubbenes hverdag.
SAK 116/08-10 ORIENTERINGSSAKER Sentral Temakonferanse 25. 26. september Det ble gitt en kort orientering fra Sentral Temakonferanse 25.-26.september på Gardermoen, av de fra styret som deltok på samlingen. Forbundsråd 25. 26. september Arvid informerte kort om første møte i Forbundsrådet i ny periode, og hvilke diskusjoner som hadde vært i gruppen. Instruktører til Sør-Afrika Et samarbeidsprosjekt bestående av flere aktører, hvor Norsk Folkehjelp og Hordaland Idrettskrets er involvert, ønsker å sende 12 instruktører til Cape Town påsken 2010. Her ønskes det instruktører fra idrettene håndball, fotball og basket. Det er satt en utgift på kr. 25.000,- pr instruktør, og det jobbes med ulike løsninger for å finansiere deler eller hele prosjektet. Det er ønskelig at håndball skal utnevne to instruktører. Politiske møter Grete Kvilvang deltar på Fylkeskonferansen for kultur og Idrett 4. 5. november på Thon Hotel Bergen Airport. Arvid Gimmestad og Torbjørn Iversen deltar på ledermøte 20.-21.november i Trondheim. 30. oktober 2009 Siv Trones Referent Arvid Gimmestad (leder) Oddny Anita Sønnesyn (nestleder) Torbjørn Iversen (daglig leder) Siv Trones (sekretær)