US-SAK NR: 8/2010 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: SIRI MARGRETHE LØKSA SAKSBEHANDLER(E): PAUL STRAY ARKIVSAK NR: 2204/1169 Nominasjon av eksterne medlemmer til fellesstyret for NVH og UMB Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg: brev datert 21.12.2009 og 13.01.2010 fra Kunnskapsdepartementet Forslag til vedtak: 1. Styret for UMB anbefaler at Kunnskapsdepartementet oppnevner ekstern styreleder og styremedlemmer med særskilt kompetanse som er relevant for de nødvendige omstillingsprosesser de to institusjonene må gjennomføre for å bli et universitet på høyt faglig nivå. Styret må ha en helhetsforståelse av det nye universitetet, og ha ansvar for at det utvikles en konstruktiv fellesskapskultur og godt samarbeid mellom de to institusjonene. Dette er en kritisk suksessfaktor for arbeidet med fusjonsprosessen.. 2. Styret foreslår ekstern styreleder på møtet. 3. Styret foreslår øvrige eksterne medlemmer på møtet Ås, 18.01.2010 Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør
2 a) Saksfremlegg Innen 29. januar i år skal UMB foreslå 6 eksterne medlemmer til styret for videre planlegging av det nye universitetet på Ås. Kunnskapsdepartementet har sendt NVH og UMB to brev som gjelder det nye fellesstyret som avløser det nåværende interimsstyret 1. mars dette året: - KDs brev datert 21. desember 2009 om styret for videre planlegging. I dette brevet blir det redegjort for sammensetning, mandat, funksjonsperiode og rapporteringsvei. - KDs brev datert 13. januar 2010 om Oppnevning av medlemmer til fellesstyret for UMB og NVH. Dette brevet utfyller brevet av 21. desember 2009 om de eksterne medlemmenes oppgave,. KD anmoder om at NVH og UMB hver for seg foreslår 6 eksterne medlemmer. Institusjonene skal også sende inn forslag på interne medlemmer. Brevene følger som vedlegg. Oppgavene de eksterne skal ivareta I brev datert 13. januar i år gir KD denne vurderingen av hvilke oppgaver de eksterne medlemmene skal ha i felles styret: Departementet oppnevner de eksterne medlemmene til fellesstyret på fritt grunnlag etter forslag fra institusjonens styre. Gjennom eksterne styremedlemmer er det et mål å tilføre fellesstyret et bredere spekter av kompetanse og erfaring, med impulser fra næringsliv og kultur- og samfunnsliv. Den eksterne representasjon skal på bredt grunnlag ivareta samfunnets interesser og bidra til å styrke samspillet med sentrale bruker- og interessegrupper. I brev datert 21. desember 2009 redegjør KD for det nye fellesstyrets oppgaver. Det nye fellesstyret skal fra 1. mars 2009 til 31. juli 2013 overta ansvaret som de to institusjonsstyrene har i dag på disse områdene: - Mål og strategier for det nye universitetets samlete virksomhet. - Styring, ledelse og faglig-administrativ organisering og driftsmodell for det nye universitetet. - Utviklingsplan og øvrige beslutninger knyttet til samlokalisering, bygg, infrastruktur og tekniske tjenester. - Fremme fellesskap og samarbeid på tvers av de to eksisterende institusjonsgrensene og utarbeide opplegg for nødvendige omstillingsvedtak. Mandatet omfatter de viktigste delene av UMBs og NVHs virksomhet, bortsett fra løpende drift og videreføring av virksomheten uten vesentlige endringer. Det må foretas en grenseoppgang mellom det nye fellesstyrets ansvarsområder og de to institusjonsstyrenes områder. Kort om beslutningsstruktur Interimsstyret skal på møtet 20. januar i år drøfte blant annet hvordan forholdet mellom de to institusjonsstyrene og det nye fellesstyret skal fungere. Utgangspunktet for drøftingen er denne anbefalingen fra sekretariatet: Styrene og ledelsene for NVH og UMB har en dobbelt utfordring. Styrene skal ha ansvaret for daglig drift og virksomhet, men skal være underlagt det nye felles styret de fire områdene som KD har gitt det nye styret.
3 Dette krever en klar rolleforståelse av de tre styringsorganene. I saker som gjelder utforming av mål, organisasjon, utviklingsplan og fusjonsprosessen vil styrene for NVH og UMB i praksis ha rollen som fakulteter i forhold til et overordnet universitetsstyre. Derimot vil styrene ha klart ansvar for virksomhet innenfor gjeldende årsplaner og budsjettrammer. Det er viktig at ansvarsgrensene mellom institusjonens styrer og det nye fellesstyret blir trukket så tidlig som mulig i prosessen for å sikre god utnyttelse av felles ressurser. Dette gjelder spesielt spørsmålet om et eget sekretariat for det nye felles styret. Institusjonsstyrene må gi det nye fellesstyret de ressurser som er nødvendige for at styret kan være det overordnete styringsorgan som KD forutsetter. Det nye fellesstyret og institusjonsledelsen må utarbeide en konkret plan for samorganisering og samlokalisering som bygger på en klar rolleforståelse. Dette innebærer at de eksterne må være uavhengige av institusjonene. De må ha en klar rolleforståelse av at de ikke skal være representanter for institusjonenes interesser. UMB og NVH skal ikke ha sine representanter i dette fellesstyre. Oppnevning av eksterne medlemmer KD har fastsatt sammensetningen av det nye fellesstyret på denne måten: - Ekstern styreleder oppnevnt av KD - Fire øvrige eksterne medlemmer oppnevnt av KD - En faglig representant fra UMB - En faglig representant fra NVH - En teknisk og administrativ representant fra UMB - En teknisk og administrativ representant fra NVH - En representant fra studentene ved UMB - En representant fra studentene ved NVH Departementet ber hver av institusjonene om å fremme forslag på 6 personer, både medlemmer og varamedlemmer. Det skal foreslås like mange menn som kvinner. Institusjonene er i en egen epost fra KD anmodet om ikke å forespørre om kandidatene er villige, slik det står i brev datert 13. januar. Hvilken kompetanse vil UMB prioritere i det nye felles styret? De to institusjonene vil ut fra sine respektive strategiske interesser, være premissleverandører til det nye styret. I alle saker som gjelder de fire definerte mandatområdene til det nye styret, vil UMBs ledelse og styre ha samme rolle som ett av UMBs institutter har overfor universitetsstyre. Selv om den faktiske situasjon er forskjellig, er funksjon og rolle tilnærmet lik. Områdene fellesskap og samarbeid på tvers av de to eksisterende institusjonsgrensene og styring, ledelse og faglig administrativ organisering er en stor utfordring for både det nye fellesstyret og for de to institusjonene. Disse to områdene henger naturlig sammen. God styring og ledelse er en forutsetning for utvikling av fellesskap og samarbeid. Styret har i tillegg det overordete ansvaret for fastsettelse av mål og tilhørende strategi. Nåværende interimsstyre har ikke innfridd sine egne forventninger på disse områdene. En vesentlig årsak er at det er partsammensatt uten et overordnet styringsorgan som kan finne helhetsløsninger. Det nye fellesstyret må ha erfaring og kompetanse som kan bygge på en helhetlig vurdering av de nødvendige omstillingsprosesser de to institusjonene må gjennomføre for å bli et universitet på høyt faglig nivå. Utviklingen
4 av fellesskapskultur og godt samarbeid mellom de to institusjonene er en kritisk suksessfaktor som må ha høyeste prioritet i det nye styret. Med dette utgangspunktet er det først og fremst erfarne eksterne medlemmer med kompetanse på omstillingsprosesser og med innsikt i universitetenes struktur og faglige egenart som er målgruppen. Institusjonene er avhengig av at det nye fellesstyret får et konstruktivt samspill med styrene og ansatte og studentene på Adamstuen og Ås. Forslag til ekstern styreleder Departementet har avgjort at det skal være ekstern styreleder. Det er en generell forventning om at denne styrelederen skal bruke mye tid på oppgaven, og det er ved flere anledninger nevnt at vedkommende må kunne arbeide i halv stilling. Det er viktig for både KD og for institusjonene at styrelederen har tid til å kommunisere og ha tid til å drøfte de strategiske veivalgene med institusjonene. Oppgaven som styreleder vil i perioder være tidkrevende. Styrelederen skal på vegne av det nye styre rapportere direkte til Kunnskapsdepartementet. Det er først og fremst samarbeidsevner og strategisk tekning som er viktigste kvalifikasjoner for styreleder. Styreleder må lene seg på de øvrige medlemmene når det gjelder de øvrige kompetansekrav. Forslag på styreleder for fellesstyret legges frem på universitetsstyrets møte 28. januar dette året. Forslag til øvrige eksterne medlemmer til fellesstyret De eksterne medlemmene skal gi det nye felles styret mulighet til å fastsette mål, strategi og virkemidler for at ledelsene ved UMB og NVH på en konstruktiv og effektiv måte samarbeider om å reorganisere virksomheten i to selvstendige institusjoner til en felles organisasjon. De eksterne medlemmene skal sammen med institusjonsrepresentantene utvikle grunnlaget for en fremtidig fellesskapskultur. De eksterne medlemmene vil kunne tilføre det nye fellesstyret viktig kompetanse i omstillings- og felles kulturarbeidet. Styret må ha medlemmer som har helhetsperspektivet som sitt viktigste mandat Rektor legger frem forslag på eksterne styremedlemmer på møtet 28. januar dette året. Forholdet til eksterne medlemmer til UMBs styre Oppnevningen av eksterne medlemmer til UMBs og NVHs styrer i denne perioden vil først og fremst være begrunnet med de spesielle utfordringer disse institusjonene har. UMB må i omstillingsperioden ha eksterne medlemmer som kan dekke prioriterte områder som gjelder UMB. Dette er forvaltning av eiendommer, merkevarebygging og ekstern kommunikasjon, samfunns- og næringskontakt og internasjonalt forsknings- og utdanningssamarbeid. Universitetsdirektørens vurdering Universitetsdirektøren mener denne måten å nominere eksterne medlemmer til det nye fellesstyret tar hensyn til UMBs interesser i det videre fusjonsarbeidet. Universitetsdirektøren vil anbefale at styret oversender en anbefaling om hvilke kvalifikasjoner og kompetanse som det nye fellesstyret må ha i omstillingsprosessen i årene fremover.
2