Møteinnkalling Utvalg: Midtre Namdal samkommune - Komite plan og økonomi Møtested: Høihjelle, Namdalshagen Dato: 07.11.2016 Tidspunkt: 09:00 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har gyldig forfall, eller ønsker sin habilitet i enkeltsaker vurdert, melder dette så snart som mulig på telefon 46 89 88 49 eller pr e- post til ingvill.dahl@mnsk.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. 03.11.2016 Sakliste Utvalgssaksnr PS 8/16 PS 9/16 Innhold Avvikling av Midtre Namdal samkommune Budsjett 2017 - Kontroll og tilsyn Midtre Namdal samkommune PS 10/16 Budsjettkontroll 2.tertial 2016 PS 11/16 Handlingsprogram med økonomiplan 2017-2019, budsjett 2017 PS 12/16 Møteplan for Midtre Namdal samkommunestyre 2017 Trygve Sandvik/sign. Leder Ingvill Dahl/sign. sekretær
Sakliste Utvalgssaksnr PS 8/16 PS 9/16 Innhold Avvikling av Midtre Namdal samkommune Budsjett 2017 - Kontroll og tilsyn Midtre Namdal samkommune PS 10/16 Budsjettkontroll 2.tertial 2016 PS 11/16 Handlingsprogram med økonomiplan 2017-2019, budsjett 2017 PS 12/16 Møteplan for Midtre Namdal samkommunestyre 2017
Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe: 2016/9061-1 Saksbehandler: Tor Brenne Saksframlegg Avvikling av Midtre Namdal samkommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommune - Komite plan og økonomi 8/16 07.11.2016 Midtre Namdal samkommunestyre 35/16 11.11.2016 Administrasjonssjefens innstilling 1. Rådmannsgruppen med en tillitsvalgt oppnevnes som avviklingsstyre for MNS. 2. Det igangsettes et utredningsprosjekt for å vurdere konsekvensene av avvikling av samkommune 3. Utredningsprosjektet skal legge fram et forslag til plan for avviklingen. 4. Rådmannsgruppen og en tillitsvalgt er styringsgruppe for utredningsprosjektet. 5. Virksomhetene skal utarbeide en konsekvensanalyse for sin virksomhet. De tillitsvalgte skal delta i arbeidsgruppene. 6. Rapport fra arbeidet skal framlegges til behandling i samkommunestyret 15.11.17 Hjemmel for vedtaket er:
Saksopplysninger / vurdering Regjerningen la i Prop. 45 L (2015 2016) fram forslag om avvikling av samkommunemodellen. Forslaget ble vedtatt av Stortinget i Innst. 191 L (2015-2016). Vedtaket i Stortinget innebærer: 1. Midtre Namdal samkommune må være avviklet innen 01.01.2020. 2. Deltakeransvaret ved oppløsning av samkommunen er regulert i samarbeidsavtalens 5-3 der det bl.a. står: «Den enkelte deltakerkommune hefter ubegrenset for en prosentdel av MNS s forpliktelser. Prosentdelene beregnes ut fra kommunens andel av samlet årlig tilskudd fra deltakerkommunene til finansiering av MNS s driftsbudsjett. Deltakeransvaret skal justeres årlig pr 01.01. slik at det samsvarer med den innbyrdes fordelingen av det samlede tilskuddet som kommunestyrene vedtar ved behandling av årsbudsjettet.» Dette deltakeransvaret er årlig beregnet i samkommunestyrets «Handlingsprogram med økonomiplan» kap. 19.6 «Fordeling av kostnader mellom kommunene.» 3. Oppløsning av samkommunen og tilbakeføring av virksomheten til deltakerkommunene er å betrakte som en virksomhetsoverdragelse etter Arbeidsmiljølovens kap 16. Hovedavtalens regler i del B kap 1 om medvirkning skal følges. 4. Den enkelte kommune er ansvarlig for ev. framtidige rettslig ansvar for vedtak fattet av MNS for egne innbyggere (eller tidligere bosatte i kommunen). 5. Det må oppnevnes et avviklingsstyre for MNS. Dette foreslås å være rådmannsgruppen med en tillitsvalgt fra de ansattes organisasjoner. 6. Det er ikke innført en kompensasjonsordning for merarbeid eller merutgifter som avvikling av samkommunen vil medføre. Namsos kommune har imidlertid fått tildelt 100 000 i skjønnsmidler fra FMNT i 2016. Disse midlene er overført MNS. Det kan om nødvendig søkes om ytterligere skjønnsmidler i 2017. Kommunene, i praksis Overhalla kommune og «Nye Namsos» kommune om MNS består til 01.01.2020, vil være ansvarlig for beslutningen om de ordningene som i dag organiseres i MNS fortsatt skal organiseres som interkommunale tjenester. Samkommunen kan gjennom en god kartlegging og konsekvensanalyse, arbeide fram et godt beslutningsgrunnlag og en god prosess fram mot vedtak i kommunestyrene. Avvikling av samkommunen og etablering av Nye Namsos åpner for en ny vurdering av alle samarbeidsområdene. Det kan bety ulik vurdering av de ulike områdene både om videreføring av samarbeidet og kanskje også tidspunkt for avvikling. Videreføring av vertskommuneavtaler som MNS har i dag må også reforhandles med nye vertskommuneavtaler. Administrasjonssjefen og alle MNS-virksomhetene har anbefalt at samarbeidet fortsetter. MNS anbefaler at Midtre Namdalskommunene heller bør ha en ambisjon om å utvide samarbeidet geografisk snarere enn å avvikle (redusere) samarbeidet. Målsettingen må være å bevare robuste og kompetente fagmiljøer. Administrasjonssjefen er i tillegg bekymret for svekket rekruttering og økt turn-over i avviklingsfasen. Det er derfor viktig å komme i gang med arbeidet med avviklingen og, så raskt som arbeidet med etablering av «Nye Namsos» tillater, avklare om det interkommunale
samarbeidet skal fortsette, eller om virksomhetene skal deles opp og tilbakeføres til kommunene. En videreføring av samarbeidet kan skje gjennom vertskommuneavtaler. Alternativet for de virksomheter som ikke driver forvalting, dvs. IT og Lønn og regnskap, kan være IKS. Det har til nå ikke kommet noen signaler på at det kan være en aktuell organisasjonsform. Arbeidsrettslige spørsmål. Arbeidsmiljølovens kap. 16 inneholder bestemmelser vedr virksomhetsoverdragelse og vil komme til anvendelse i denne saken. Det betyr at ny arbeidsgiver tar over rettigheter og plikter fra MNS. MNS har allerede informert og involvert de ansatte i saken om avvikling av samkommunen, jfr 16-5 og 16-6 i arbeidsmiljøloven. Dette vil bli fulgt opp i alle møter i partssammensatt utvalg framover. Hovedavtalen fastslår at de ansatte skal informeres og ha reell medbestemmelse i omstillingen. De må ha representant i alle fora som har ansvar for avviklingen. Utredning om avviklingen av MNS Målsettinger: 1. Avklare prinsipper for virksomhetsoverdragelsen. 2. Arbeide fram grunnlaget for nødvendige vedtak i kommunene. 3. Gi en anbefaling om hvilke virksomhetsområder som skal videreføres i vertskommuneavtaler og om dette skal være et adm. vertskommunesamarbeid eller vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd. 4. Vurdere hvordan regionrådsfunksjonen skal organiseres i Midtre Namdal når samkommunen avvikles. Vurdere om etablering av Region Namdal som regionråd for hele Namdalen fullt ut vil erstatte samarbeidsavtalens regionale målsettinger og den samarbeidsplattformen som MNS har utgjort. 5. Innhente erfaringer fra andre regioner (herunder Værnes og Fosen) om organisering av regionråd og interkommunalt samarbeid. 6. Vurdere økonomiske og administrative konsekvenser av avvikling av samkommunen. Organisering av utredningsarbeidet i MNS Rådmannsgruppen med en tillitsvalgt utgjør styringsgruppe for utredningsprosjektet. Det nedsettes en arbeidsgruppe pr virksomhet som får i oppgave å gjennomføre en konsekvensanalyse av vedtaket om avvikling av samkommunen. De ansattes tillitsvalgte skal være representert i arbeidsgruppene. Ledergruppen i MNS og kontaktutvalget i MNS skal brukes som referansegrupper til arbeidet. Mandat til arbeidsgruppene 1) NAV a) Vurdere konsekvenser av avvikling av samkommunen. b) Vurdere fordeler og ulemper med å fortsette samarbeidet i en vertskommuneavtale, herunder se på hvordan samarbeidet i Nav er løst i Værnes-regionen. c) Komme med en tilrådning om framtidig organisering og samarbeid på fagfeltet ev. også et konkret forslag til vertskommuneavtale. d) Gi en tilrådning om hvordan de ansatte skal overføres til ny arbeidsgiver(e) både i forhold til videreføring av samarbeidet og en oppløsning av samarbeidet. e) Ev andre økonomiske eller administrative konsekvenser
2) Barnevern a) Vurdere konsekvenser av avvikling av samkommunen herunder i) Kommunenes rettslig ansvar for vedtak som er fattet av MNS. ii) Arbeidsrettslige spørsmål for timelønte og midlertidige ansatte som fosterheimer, besøksheimer, støttekontakter og tilsynsførere. iii) Forholdet til barnevernvakten b) Vurdere fordeler og ulemper med å fortsette samarbeidet i en vertskommuneavtale. c) Komme med en tilrådning om framtidig organisering og samarbeid på fagfeltet ev. også et konkret forslag til vertskommuneavtale. d) Gi en tilrådning om hvordan de ansatte skal overføres til ny arbeidsgiver(e) både i forhold til videreføring av samarbeidet og en oppløsning av samarbeidet. e) Ev andre økonomiske eller administrative konsekvenser 3) PPT a) Vurdere konsekvenser av avvikling av samkommunen. b) Vurdere fordeler og ulemper med å fortsette samarbeidet i en vertskommuneavtale. c) Komme med en tilrådning om framtidig organisering og samarbeid på fagfeltet ev. også et konkret forslag til vertskommuneavtale. d) Gi en tilrådning om hvordan de ansatte skal overføres til ny arbeidsgiver(e) både i forhold til videreføring av samarbeidet og en oppløsning av samarbeidet. e) Ev andre økonomiske eller administrative konsekvenser 4) Miljø og landbruk a) Vurdere konsekvenser av avvikling av samkommunen. b) Vurdere fordeler og ulemper med å fortsette samarbeidet i en vertskommuneavtale. c) Komme med en tilrådning om framtidig organisering og samarbeid på fagfeltet ev. også et konkret forslag til vertskommuneavtale. d) Gi en tilrådning om hvordan de ansatte skal overføres til ny arbeidsgiver(e) både i forhold til videreføring av samarbeidet og en oppløsning av samarbeidet. e) Ev andre økonomiske eller administrative konsekvenser 5) Utvikling a) Vurdere konsekvenser av avvikling av samkommunen. b) Vurdere fordeler og ulemper med å fortsette samarbeidet i en vertskommuneavtale. c) Komme med en tilrådning om framtidig organisering og samarbeid på fagfeltet ev. også et konkret forslag til vertskommuneavtale. d) Gi en tilrådning om hvordan de ansatte skal overføres til ny arbeidsgiver(e) både i forhold til videreføring av samarbeidet og en oppløsning av samarbeidet. e) Ev andre økonomiske eller administrative konsekvenser 6) Kommuneoverlegen a) Vurdere konsekvenser av avvikling av samkommunen. b) Vurdere fordeler og ulemper med å fortsette samarbeidet i en vertskommuneavtale. i) Medisinskfaglig rådgiving etter helse- og omsorgsloven, smittevern og psykisk helsevern ii) Miljørettet helsevern etter folkehelseloven iii) Legevakt og legevaktstelefon iv) Folkehelsekoordinator
c) Komme med en tilrådning om framtidig organisering og samarbeid på fagfeltet ev. også et konkret forslag til vertskommuneavtale. d) Gi en tilrådning om hvordan de ansatte skal overføres til ny arbeidsgiver(e) både i forhold til videreføring av samarbeidet og en oppløsning av samarbeidet. e) Ev andre økonomiske eller administrative konsekvenser 7) Lønn, regnskap og skatteoppkrever a) Vurdere konsekvenser av avvikling av samkommunen. b) Vurdere fordeler og ulemper med å fortsette samarbeidet i en vertskommuneavtale. i) Skatteoppkrever ii) Lønn iii) Regnskap iv) Innfordring c) Komme med en tilrådning om framtidig organisering og samarbeid på fagfeltet ev. også et konkret forslag til vertskommuneavtale. d) Gi en tilrådning om hvordan de ansatte skal overføres til ny arbeidsgiver(e) både i forhold til videreføring av samarbeidet og en oppløsning av samarbeidet. e) Andre økonomiske eller administrative konsekvenser herunder i) Overføring av inngåtte leiekontrakter. ii) Eierskap til løsøre (pc er, kontorinventar, skrivere osv.) iii) Fordeling av låneporteføljen iv) Overføring av fond. v) Beregning av deltageransvaret vi) Ev andre konsekvenser 8) IKT a) Vurdere konsekvenser av avvikling av samkommunen. b) Vurdere fordeler og ulemper med å fortsette samarbeidet i en vertskommuneavtale. c) Komme med en tilrådning om framtidig organisering og samarbeid på fagfeltet. d) Andre økonomiske eller administrative konsekvenser i) Overføring av inngåtte avtaler og kontrakter vedr. IT- og telefoni ii) Eierskap til infrastruktur IT (servere, linjer, installasjoner osv.) iii) Eierskap til databaser og backup iv) Sentralbord v) Bruken og framtidig finansiering av fellesressurser vi) Ev andre økonomiske administrative konsekvenser Framdrift 1. Prosjektperiode 15.11.16 15.11.17 2. Behandling i samkommunestyret nov. 2017 3. Behandling i kommunene ev. videre utredninger våren 2018 4. Utarbeidelse av eventuelle vertskommuneavtaler med behandling i kommunestyrene høsten 2018. 5. Avvikling av samkommunen 01.01.2020
Økonomi Utviklingsprosjektet skal gjennomføres innom de rammer som skjønnsmiddeltildeling gir og MNS har i dag. Det overlates til styringsgruppen å vurdere skjønnsmiddelsøknad for 2017.
Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe: 2016/8192-2 Saksbehandler: Ingvill Dahl Saksframlegg Budsjett 2017 - Kontroll og tilsyn Midtre Namdal samkommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommune - Komite plan og økonomi 9/16 07.11.2016 Midtre Namdal samkommunestyre 37/16 11.11.2016 Kontrollutvalgets innstilling Midtre Namdal samkommune vedtar fremlagte budsjettforslag 2017 for Kontrollutvalget med en total ramme på kr 412 000,-. Hjemmel for vedtaket er: 18 i forskrift om kontrollutvalg.
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I 21.09.2016 Oversendelse av saksprotokoll fra Kontrollutvalget S 26.09.2016 Budsjett 2017 - Kontroll og tilsyn Midtre Namdal samkommune S 04.10.2016 Handlingsprogram med økonomiplan 2017-2019, budsjett 2017 KomSek Trøndelag IKS Vedlegg: 1 Saksprotokoll Saksopplysninger / vurdering Kontrollutvalget har i sak 18/16 behandlet forslag for kontroll og tilsyn i Midtre Namdal samkommune. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Det vises til saksframlegg/saksprotokoll i vedlegg.
Midtre Namdal lom5e1 Trøpdela 115 samkornmune -seretulat forwollutual Kontrollutvalget SAKSPROTOKOLL SAK 018/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 21.09.2015 Einar Sandlund 018/16 434-1799-5.3 Samkommunestyret Kontrollutvalgetsvedtak: Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2017 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen, med en total ramme på kr. 412.000.-. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. Forslaget oversendes administrasjonssjefen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg
SAKSBEHANDLING/SAKSGANG Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2017 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen, med en total ramme på kr. 412.000.-. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. Forslaget oversendes administrasjonssjefen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg Behandling Forslag i motet: Avstemming: Enstemmig Endelig vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2017 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen, med en total ramme på kr. 412.000.-. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. Forslaget oversendes administrasjonssjefen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg Vedlegg Forslag til detaljbudsjett 2017 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i samkommunen. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt Vedtatt budsjett 2017 og økonomiplan 2017 2020 for KomSek Trøndelag IKS, representantskapet 9/5-16. Vedtatt budsjett 2017 og økonomiplan 2017 2020 for KomRev Trøndelag IKS, representantskapet 9/5-16. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: "Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller ftlkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller ftlkesutvalgets/frlkesrådets innstilling til kommunestyret eller ftlkestinget. "
Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder: 1) Kontrollutvalgets egne aktiviteter, 2) Kjøp av sekretariatstjenester og 3) Kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110 i reanskanet. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * 2017 2019 2016 2017 2018 2019 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 32 000 33 000 33 000 33 000 Kjøp av sekretariatstjenester 36 100 37 000 37 000 37 000 Kjøp av revisjonstjenester 332 000 342 000 342 000 342 000 Total ramme kontrollutvalget 400 000 412 000 412 000 412 000 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2017 er alle tall i 2016-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 09. mai 2016 budsjett 2017 og økonomiplan 2017 2020. Det er lagt til grunn en kostnadsvekst på 3% i forhold til 2016-kr. Dersom denne avviker vesentlig fra den kommunale deflator vil det bli nødvendig med endringer. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 09. mai 2016 budsjett 2016 og økonomiplan 2017 2019. De har i sin vedtatte budsjett og plan lagt til grunn en deflator på ca. 3%. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn ca. samme møteaktivitet i 2016 som for tidligere år (4 møter). For de øvrige egne kontrollutvalgsutgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittlig kostnads-økning på 3,0 %. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2017) etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av samkommunestyret. I og med at Stortinget har vedtatt at samkommunene skal opphøre far 01.01.2020 omfatter anslagt økonomiplan årene 2018 og 2019. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettssikkerhetshensyn overfor kommunens iimbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene.
Forslag til driftsbudsjett 2017 for kontroll og tilsyn i Midtre Namdal samkommune Art Beskrivelse 2017 2016 1 080 Godtgjørelse folkevalgte Leder 1000,- pr møte og medlemmer 750,- pr møte. Beløpet er stipulert slik at det kan avholdes 4 møter i året 1 080 Erstatning tapt arbeidsfortjeneste 450, - pr time legitimert, 144, - pr time ulegitimert 1 099 Arbeidsgiveravgift Det er regnet 5,1 % av postene for godtgjørelse 15 000 12 000 7 000 9 000 1 000 1 000 1 115 Bevertning Bevertning i fbm. Kontrollutvalgets møter 2 000 2 000 1 160 Kjøregodtgjørelse Beløpet tar sikte på å dekke medlemmenes kjøregodtgjørelse til møter, samt kjøring ved deltakelse på kurs/samlinger 5 000 5 000 1 170 Reiseutgifter Posten gjelder rutegående befordringsmiddel ved møter/kurs, samt avgifter ved parkering og bompassering 3 000 3 000 1 375 Kjøp av tjenester fra IKS Sekretariatstjenester fra KomSek Trøndelag IKS 1 375 Kjøp av tjenester fra IKS Regnskap - og forvaltningsrevisjon fra KomRev Trøndelag IKS 37 000 36 100 342 000 332 000 Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) 412 000 400 000
Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe: 2016/5194-4 Saksbehandler: Tor Brenne Saksframlegg Budsjettkontroll 2.tertial 2016 Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommune - Komite plan og økonomi 10/16 07.11.2016 Midtre Namdal samkommunestyre 38/16 11.11.2016 Administrasjonssjefens innstilling 1. Budsjettkontroll 2. tertial tas til etterretning 2. Kommunene varsles om et forventet mindreforbruk på drift i MNS med 1 000 000. Dette vil fordele seg mellom kommunene på følgende måte: Namsos kommune kr 464 000 Overhalla kommune kr 273 000 Namdalseid kommune kr 178 000 Fosnes kommune 85 000 3. Namsos kommune varsles om et forventet merforbruk på tiltaksbudsjettene i barnevernet med kr. 4 000 000 og et forventet mindreforbruk i tiltaksbudsjettene for NAV med 300 000. 4. Overhalla kommune varsles om et forventet mindreforbruk i tiltaksbudsjettene for barnevernet med 600 000 og for NAV med hhv. kr. 300 000. 5. Namdalseid kommune varsles om et forventet mindreforbruk i tiltaksbudsjettene for NAV med kr 160 000. 6. Fosnes kommune varsles om et forventet mindreforbruk i tiltaksbudsjettene for NAV med kr. 200 000 7. Følgende budsjettjustering gjøres i investeringsregnskapet D/ 05291 9200 18000 9200 kr. 30.347,- Egenkapitaltilskudd KLP K/ 09401 9900 88000 9999 kr. 30.347,- Bruk av disposisjonsfond Hjemmel for vedtaket er:
Saksopplysninger / vurdering Regnskapstall og prognoser pr utgangen av 2. tertial følger av tabellen under: Tiltaksregnskap pr august Avvik i forhold til budsjett Prognose 2016 Kommune Barnevern NAV Barnevern Nav Namsos 933 4 000-1 041-300 Overhalla -855-600 -359-300 Namdalseid -124 0-117 -160 Fosnes -271 0-158 -200 Sum -317-1 675 3 400-960 Tiltaksbudsjettene behandles i tertialrapporten for seg selv. Virksomheten for øvrig ser ut til å gå med et samlet mindreforbruk på 1 000 000. I fordelingen mellom kommunene i vedtaket er det tatt hensyn til ulike fordelingsnøkler på ansvarsområdene. Under kommenteres de viktigste avvikene: 9000 Politisk. Mindre møteaktivitet i 2016 gjør at det kan meldes et mindreforbruk på 200 000. Øvrige avvik skyldes periodisering og er i hovedsak knyttet til revisjon og inntekt på flerårige prosjekter som ved året slutt vil bli balansert med fondsavsetning. 9100 Administrasjon Mindreforbruk skyldes periodisering av inntekter og prosjektregnskap som vil bli oppgjort i 0 ved årets slutt. 9110 Skatteoppkreveren
Det meldes om mindreforbruk på 200 000 som skyldes mersalg av arbeidsgiverkontroll til kommunene i Ytre Namdal. 9120/9130 IT og IT fagsystemer Mindreforbruk skyldes periodisering og at budsjetterte tiltak ikke blir iverksatt før senere i året. 9200 Lønn og regnskap Mindreforbruk skyldes merinntekt etter salg av tjenester (økonomisjeffunksjonen til Fosnes). Det meldes om et mindreforbruk på 200 000. 9250 PPT Meldes å ville gå i balanse. 9300 Barnevern Barnevernets administrasjon meldes å ville gå i balanse i forhold til budsjett. I forhold til tiltaksbudsjettene melder barnevernleder følgende: Namsos pr 2. tertial: 24400: Merforbruket skyldes fortsatt et høyt nivå på saker i nemd og rett. Det er 15 barn som har fått sine saker behandlet i rettssystemet hittil i år. 6 barn i fylkesnemnda og 9 barn i tingretten. Det er besluttet at sakene til 9 barn skal prøves for nemnd og rett resten året. Der i blant en familie på fire ble akutt plassert i september. Det er ikke fastsatt dato for alle disse sakene enda. Med bakgrunn i fjorårets regnskap, og av aktivitetsoversikten for 2016 i forhold til saker i nemnd og rett ser det ut til at nemnds/rettsbehandlinger og omsorgsovertakelser vil holde seg på samme nivå som 2015 for Namsos. Prognosen for 2016 for 24400 vil med bakgrunn i dette være et merforbruk på 400.000. 25100: Regnskapet pr. august viser et mindre forbruk på området hjelp i hjemmet. Dette skyldes i hovedsak en endring fra kostnadskrevende kompenserende tiltak til endringsarbeid i hjemmet av tiltakskonsulenter. Vi har pr dato 2,6 faste tiltakskonsulenter, samt at vi har leid inn 3 stillinger på timelønn. Vi har planer om å rekruttere flere tiltakskonsulenter for å jobbe med endringsarbeid noe som vil føre til noe høyere utgifter på dette området. Målet er å bedre gjennomstrømmingen av klienter ved å sette inn tiltak for å endre atferd som utgjør en risiko for barnet i hjemmet. Et anslag for området 25100, ut fra det vi vet i dag, vil være et mindre forbruk for hele året på 400.000 for Namsos sin del. 25200: Feil i periodiseringen av regningene fra staten medfører at det reelle avviket pr 2 tertial er 2 615 736. Antall barn plassert holder seg på et høyt nivå og det ble plassert ytterligere seks barn i september, ett av disse i institusjon. Kostnadene på de siste plasserte er kalkulert til 750.000 resten av året. Med utgangspunkt i merforbruket meldt i første kvartal og med økningen av de siste plasserte er prognosen for året justert til et merforbruk på 4.000.000. Samlet for Namsos varsles det om et mulig overforbruk på tiltaksbudsjettene på 4.000.000. Overhalla pr 2 tertial: 24400: Pr. 1 tertial 2016 viser regnskapet et lite mindre forbruk. Dette skyldes færre saker i nemnd og rett i de første fire månedene. Det har vært en sak i fylkesnemnda 1.tertial. Med bakgrunn i dagens tall og at det er to saker som kommer opp i høst forventes det balanse på området ved årets slutt. 25100: Regnskapet pr. mars viser et mindre forbruk på området hjelp i hjemmet. Dette skyldes i hovedsak en endring fra kostnadskrevende kompenserende tiltak til endringsarbeid
i hjemmet av tiltakskonsulenter. Vi har pr dato 2,6 faste tiltakskonsulenter, samt at vi har leid inn 3 stillinger på timelønn. Vi har rekruttert flere tiltakskonsulenter for å jobbe med endringsarbeid noe som vil føre til noe høyere utgifter på dette området. Målet er å bedre gjennomstrømming ved å sette inn tiltak for å endre atferd som utgjør en risiko for barnet i hjemmet. Det forventes at 25100 vil være i balanse ved årets slutt. 25200: Feil i periodiseringene av regningene fra Staten medfører at det reelle avviket pr 2 tertial er et mindre forbruk på 329.000 Mindre forbruket skyldes at aktiviteten for de fire første månedene er noe lavere enn tidligere for hjelp utenfor hjemmet. Med en akuttplassering i september vil mindre forbruket vi har i dag reduseres noe. Som det ser ut pt. vil budsjettet holde for området med et sannsynlig mindre forbruk på 600.000 som resultat samlet på tiltakene Samlet meldes et forventet mindreforbruk på 600 000 for Overhalla Namdalseid pr 2. tertial: 24400: Forklaringen til avviket pr mars for Namdalseid er i hovedsak kostnader i forbindelse med en sak i lagmannsretten, en akuttsak og en tingrettssak i august. I tillegg er det besluttet omsorgsovertakelse for to barn som en regner med kommer opp i rettssystemet i høst. Hvis så skjer vil det føre til et merforbruk på 100 000 på området. 25100: Regnskapet pr. august viser et mindre forbruk på området hjelp i hjemmet. Dette skyldes i hovedsak en endring fra kostnadskrevende kompenserende tiltak til endringsarbeid i hjemmet av tiltakskonsulenter. Vi har pr dato 2,6 faste tiltakskonsulenter, samt at vi har leid inn 3 stillinger på timelønn. Vi har rekruttert flere tiltakskonsulenter for å jobbe med endringsarbeid noe som vil føre til noe høyere utgifter på dette området. Målet er å bedre gjennomstrømming ved å sette inn tiltak for å endre atferd som utgjør en risiko for barnet i hjemmet. Det forventes at 25100 for Namdalseid vil være i balanse ved årets slutt. 25200: Feil i periodiseringen av regningen fra staten gjør at man ikke kan feste lit til at dette tallet stemmer. Det er budsjettert med en institusjonsplassering i 2016, noe som ikke har vært tilfelle. Med bakgrunn i de oversikter vi sitter inne med pt forventes det ikke et merforbruk for Namdalseid for 2016 på tiltak utenfor hjemmet. Samlet meldes det om budsjett i balanse for Namdalseid. Fosnes pr 2. tertial: Det har ikke vært noen saker i nemnd og rett i Fosnes, Det har heller ikke vært noen nye tiltak i løpet av året. Med bakgrunn i dagens tall og de oversikter vi sitter inne med pt forventes det ikke et merforbruk for Fosnes samlet for 24400, 25100 og 25200 for 2016. 9310/9311/9320 Legevakt MNS, Lina og kommuneoverlege Avviket skyldes periodisering av inntekter. 9350 NAV Administrasjon: I følge regnskapstall ligger det an til et mindre forbruk hittil i år med kr 1 297 253,-. Prognosen ut året er at dette vil jevne seg ut i null. Det ventes refusjonskrav fra staten med i overkant av kr. 1 000 000,- på lønn samt en del andre driftskostnader. For tiltaksbudsjettene melder NAV-leder: I følge regnskapstall er det et underforbruk i samlet bruk av tiltak med kr 1 176 000,- hittil i år. Selv om dette er forventet utjevnet noe i løpet av året, er det forventet et underforbruk i alle kommunene.
Fosnes: Har et mindre forbruk både på bruk av KVP samt økonomisk sosialhjelp. Det er forventet noe økt behov for økonomisk sosialhjelp siste fire måneder av året men det forventes likevel et mindre forbruk på ca. kr 200 000,-. Namdalseid: Ligger litt i overkant på forbruk av økonomisk sosialhjelp i forhold til budsjett. Ingen deltakere på KVP hittil i år og ingen forventet siste fire måneder. Forventet mindre forbruk på kr. 160 000,-. Overhalla: Har et forbruk på KVP på noe over budsjettert. Mindre forbruk på økonomisk sosialhjelp hittil i år. Et forventet økt behov for økonomisk sosialhjelp siste fire måneder gir et forventet mindre forbruk ut året med kr 300 000,-. Namsos: Ligger over budsjett på forbruk økonomisk sosialhjelp hittil i år. Mindre forbruk på KVP, høyere avdrag på utlån enn forventet, inntekt bostøtte samt refusjoner fra staten gir et forventet mindre forbruk. Det er noe usikkert hvordan noen av tilskuddene (for eksempel midlertidig bolig) påvirker. Forventet mindre forbruk er anslått til ca. 300 000,- men kan bli høyere. 9400 Utvikling Avviket skyldes periodisering. 9410 Miljø og landbruk Avviket skyldes i hovedsak økt sykelønnsrefusjon og det meldes om et forventet mindreforbruk på 400 000. Andre forhold: Det er behov for en budsjettjustering av egenkapitaltilskudd til KLP med dekning fra disposisjonsfond.
Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe: 2016/8192-3 Saksbehandler: Ingvill Dahl Saksframlegg Handlingsprogram med økonomiplan 2017-2019, budsjett 2017 Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommune - Komite plan og økonomi 11/16 07.11.2016 Midtre Namdal samkommunestyre 39/16 11.11.2016 Administrasjonssjefens innstilling 1. Midtre Namdal samkommunestyre vedtar handlingsprogram for 2017 2019 og budsjett for 2017 med følgende økonomiske oversikter: a. Driftsbudsjett i perioden
b. Investeringsbudsjett i perioden 2. Midtre Namdal samkommunestyre vedtar å godkjenne låneopptak som finansiering av investeringer med kr 1 164 000, jf. Samarbeidsavtalens 5-5.
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat Vedlegg: 1 Handlingsprogram med økonomiplan 2017-2019, budsjett 2017 Saksopplysninger / vurdering Det vises til vedlagte handlingsprogram med økonomiplan for perioden 2017 2019 og budsjett for 2017. Samkommunestyret vedtar et rammebudsjett pr ordning. Kommunene vedtar den totale rammen for MNS. Alle nye tiltak og innsparingsforslag er kommentert i kap. 17 i handlingsprogrammet. Det vises videre til egne saker om skogpådriverprosjekt og plan for avvikling av samkommunen som grunnlag for denne saken.
Handlingsprogram med økonomiplan 2017 2019 Budsjett 2017 Administrasjonssjefens forslag Midtre Namdal samkommune Dato 02.11.2016
Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag... 2 2 Hovedmålsettinger for Midtre Namdal samkommune... 3 3 Organisering... 3 4 Utviklingsoppgaver i MNS... 4 5 Befolkningsutvikling i MNS... 6 6 Rammebetingelser... 7 7 Politikk og administrasjon... 8 8 Skatteoppkreveren... 9 9 IT drift og IT infrastruktur... 10 10 Lønn og regnskap... 14 11 Barnevern... 15 12 Kommuneoverlege og legevaktsordninger... 20 13 NAV... 22 14 Utvikling... 24 15 Miljø og landbruk... 26 16 Pedagogisk psykologisk tjeneste... 27 17 Nye driftstiltak og innsparingstiltak... 30 18 Investeringstiltak i planperioden Finansiering... 31 19 Økonomiske oversikter... 31 1
1 Sammendrag Midtre Namdal Samkommune ble etablert 09.09.09 som et forsøk på å prøve ut en helhetlig og forpliktende styringsmodell for interkommunalt samarbeid. Kommunene Namsos, Overhalla, Namdalseid og Fosnes er medlemmer. Fra 2014 ble samkommunen vedtatt å være den permanente organisasjonsmodell for det interkommunale samarbeidet, men nå har Stortinget vedtatt å fjerne samkommunehjemmelen i kommuneloven. Samkommunen må derfor oppløses innen 01.01.2020. Kommunene Fosnes, Namdalseid og Namsos har vedtatt å slå seg sammen fra samme dato. Arbeidet med avviklingen av MNS vil starte høsten 2016 og bli den store plansaken i 2017. Selv om samkommunen både vil og må bli involvert i arbeidet med oppløsningen, er det de Nye Namsos og Overhalla kommuner som har ansvaret for det som skal avløse samkommunen som organisasjonsmodell. Dette dokumentet beskriver mål og strategier for de ulike ordningene i samkommunen, samtidig som årsbudsjett og økonomiplan er presentert. Planen består av 2 deler: En tekstdel som beskriver de ulike ordningene, både i forhold til nåsituasjon og i forhold til mål og strategier framover. Den andre delen består av årsbudsjett og økonomiplan for perioden 2017-2019. Alle tall er presentert på rammenivå pr. ordning. Det er samkommunestyret som vedtar budsjettrammene pr. ordning, mens kommunestyrene vedtar sum ramme til samkommunen. Det er i samarbeidsavtalen gitt en ramme for lån MNS. Denne rammen vil for 2017 ikke bli overskredet. Låneopptaket skal brukes til IKT infrastruktur. I tiden fram til at samkommunen skal oppløses, vil MNS ha fokus på tilpasning og utvikling av driftsoppgavene som er lagt til MNS. Av nye og pågående prosjekter kan nevnes at MNS skal starte utredning om etablering av skuterløype for rekreasjonskjøring, og det er foreslått at skogpådriverprosjektet skal forlenges med nye 3 år. Arbeidet med utvikling av legevaktsamarbeidet startet i 2015 og skal fortsette også i 2017. Forslag om fastansatt 100% legeressurs knyttet til MNS-legevakt og LINA er innarbeidet i budsjettet i 2017. Arbeidet med oppløsning av samkommunen vil starte i 2017. Budsjettet er konsekvensjustert for lønnsvekst, endring i pensjonspremie og personalforsikringer, husleieøkninger for PPT og barnevern og økning i utgifter til lisenser. Budsjettet er ikke justert for generell prisvekst på øvrige driftsutgifter. Tiltaksbudsjettene er fastsatt med bakgrunn i estimert forbruk i 2016, og for barnevernet en vurdering av utviklingen av antall barn under omsorg. Det er ikke gitt kompensasjon til barnevernet for økning i kostnader knyttet til barnevernvakt som følge av utvidet åpningstid. Stillingen ved MNS utvikling som har vært holdt vakant de siste 3 årene aktiveres igjen. Det er lagt inn innsparingstiltak på flere områder. Økt salg av tjenester og reduksjon i politisk aktivitet utgjør til sammen en 600 000. I tillegg er det lagt inn et ytterligere innsparingskrav på 400 000 som MNS må arbeide med å finne dekning på i løpet av året. MNS dekker dermed opp alle forslag til nye tiltak med innsparinger. Økningen i rammen skyldes konekvensjusteringer. 2
2 Hovedmålsettinger for Midtre Namdal samkommune Formålet med samarbeidet er nedfelt i samarbeidsavtalen og er to-delt: 1. Sikre tjenester med riktig kvalitet, effektiv ressursbruk og utviklingskraft til beste for innbyggerne i Midtre Namdal 2. Etablere en helhetlig og forpliktende styringsmodell for interkommunalt samarbeid i Midtre Namdal. Deltakerkommunene har følgende hovedmål for samkommunen: Utvikle helhetlig politisk styring av det interkommunale samarbeidet Bedre den regionale utviklingskraften i Midtre Namdal Oppnå riktig kvalitet på tjenestetilbudet til innbyggerne Utvikle effektive interne tjenester for deltakerkommunene Bedre ressursbruk og uttak av økonomiske stordriftsfordeler Bistå deltakerkommunene med å løse lokale oppgaver gjennom formelt og uformelt samarbeid Utvikle kompetente, attraktive og robuste fagligmiljøer Ha beredskap for å møte nye utfordringer 3 Organisering 3.1 Politisk organisering Figuren viser politisk organisering i Midtre Namdal samkommune. Samkommunestyret Midtre Namdal består av 23 medlemmer med følgende fordeling: Namsos kommune: 11 medlemmer Overhalla kommune: 5 medlemmer Namdalseid kommune: 4 medlemmer Fosnes kommune: 3 medlemmer Midtre Namdal samkommunestyre har i 2016 vært ledet av ordfører i Fosnes Trygve J. Sandvik med ordfører i Namsos Arnhild Holstad som varaordfører. Etter samarbeidsavtalen skal ordfører i Namdalseid ta over som ordfører i MNS fra 01.11.16 (eller så snart samkommunestyret har konstituert seg). Varaordfører blir fortsatt ordfører i Namsos. Samkommunen har som egen juridisk enhet et eget kontrollutvalg som ledes av Per Arve Lie fra Namdalseid kommune. Samkommunestyret har opprettet 3 komiteer alle med 8 3
medlemmer valgt blant samkommunestyrets medlemmer. Komité næring, miljø og landbruk ledes av Trond Petter Ristad fra Overhalla. Komité plan og økonomi ledes av samkommuneordføreren. Komité barn, helse og velferd ledes av Kjersti Tommelstad fra Namsos. 3.2 Administrativ organisering Figuren viser den administrative organiseringen og hvilke virksomheter som er lagt under samkommunen. I tillegg har samkommunen ansvar for felles sentralbord for Midtre Namdalskommunene. Denne oppgaven opereres av Namdalseid kommune på vegne av samkommunen. Fra 2014 har Midtre Namdal samkommune vært arbeidsgiver for alle ansatte i samkommunale virksomheter med unntak av NAV-leder som MNS har felles med staten og som er ansatt i staten. 4 Utviklingsoppgaver i MNS 4.1 Plan for avvikling av samkommunen Samkommunen skal oppløses innen 01.01.2020. MNS har anbefalt at samkommunen består inntil den nye kommune er etablert 01.01.20 for å unngå en mellomfase med en 4 parts vertskommuneløsning for de virksomhetene som kommunene fortsatt skal samarbeide om før nye vertskommuneavtaler igjen må skrives etter 01.01.2020. Det som skal komme etter samkommunen er kommunenes ansvar, men det er naturlig å se for seg at utredningen starter i samkommunen på mandat fra samkommunestyret, før saken oversendes til kommunene til behandling og vedtak. Flere spørsmål må avklares: Organisatoriske spørsmål: o Skal samarbeide om 10 virksomheter fortsette, og eventuelt med hvilken organisering o Hvordan skal medinnflytelse og medbestemmelse for samarbeidskommunene ivaretas i vertskommuneavtalene o Skal regionen erstatte den regionalpolitiske samarbeidsarenaen som samkommunestyret har vært Arbeidsrettslige spørsmål: o Forholdet til de ansatte og deres ansettelsessikkerhet ved en virksomhetsoverdragelse o Ansatteinvolvering Juridiske og økonomiske spørsmål: o Ansvar for innhold i og konsekvenser av vedtak fattet av samkommunen 4
o Fordeling av verdier og gjeld o Avtale om merutgifter og forpliktelser som oppløsningen av samkommunen vil medføre (pensjonsforpliktelser, arbeidsavtaler, leieavtaler, lisenser osv.) Det legges fram egen sak om avviklingen av samkommunen i november 2016 som vil gi mandat for arbeidet for MNS i 2017. 4.2 Etablering av snøskuterløyper for fornøyelseskjøring Samkommunestyret vedtok å starte opp en prosess med etablering av scooterløyper for fornøyelseskjøring i Midtre Namdal i sak 30/16. Arbeidet skal bygge på det forslaget til trasé som ble behandlet i 2013 og hovedsakelig gå etter ubrøyta skogsbilvei i kommunene Namdalseid, Namsos og Overhalla. 4.3 Skogpådriverprosjektet i Namdal MNS har deltatt i et samarbeidsprosjekt i Namdalen de siste 3 år. Det er nå laget et oppfølgingsprosjekt i nye tre år som har følgende målsettinger: Økt innsats i skogen med sikte på økt produksjon, bedre kvalitet og god økonomi Videre satsing på infrastruktur, skogsvegbygging- og opprusting Etablere en utviklingsarena for skognæringa i Namdalen Bidra med etablering av nye skogressursoversikter og skogbruksplaner Skape aktivitet og få fram jobb til ungdom, nye landsmenn og andre Prosjektet behandles som egen sak samkommunestyrets møte i november 2016. 4.4 Legevaktsamarbeidet i Namdal Samkommunestyret vedtok i sak 2/16 å fortsette utviklingsarbeidet for legevaktsamarbeidet i Namdal. Dette arbeidet vil fortsette inn i 2017. Prosjektet har følgende målsettinger: Konsekvenser av ny akuttforskrift for kommunene i Namdalen i forhold til legevakt Felles løsning av kompetanseutfordringen omulig behov for samarbeid om bakvaktsordninger okrav til utstyr i legevakt omulig samarbeid om rekruttering Utvikling av felles prosedyreperm som også inkluderer samhandling med kommunale ø-hjelpsenheter Utredning om mulig utvidelse av legevaktsamarbeidet på ettermiddag mellom MNS og kommuner i Indre Namdal Nye permanente lokaler for interkommunal legevakt ved Sykehuset Namsos Bruk av ny kommunikasjonsteknologi Forslag om en fastansattressurs knyttet til legevakt som svar på deler av utfordringene i pkt. 1 i målsettingene legges fram i dette handlingsprogrammet. 5
5 Befolkningsutvikling i MNS 5.1 Innledning Folketallet i hver kommune danner en viktig del av grunnlaget for beregningen av fordelingen av kostnadene mellom kommunene i MNS. Alle ordninger unntatt Miljø og landbruk har en fastandel som fordeles med like deler mellom kommunene. Alle disse unntatt PPT fordeler det resterende etter folketall. PPT fordeler resterende etter elevtall. Når det gjelder fordeling miljø og landbruk fordeles kostnadene med 25 % etter innbygger og 75 % etter antall gårdsbruk med produksjon. Tiltaksbudsjettene for barnevern og NAV fordeles konkret til den enkelte kommune ut i fra gjeldende vedtak tilhørende den enkelte kommune. 5.2 Befolkningsutvikling i Midtre Namdal MNS området har hatt en befolkningsøkning med 3,1% fra 1998 til 2016. Namsos kommune har økt mest (6,3%), men utviklingen siden sommeren 2015 har vært negativ. Overhalla kommune har snudd en negativ trend fra 2005, og siden da hatt den beste befolkningsutviklingen (samlet 5,3% økning). For Midtre Namdal samlet betyr den svake befolkningsutviklingen i Namsos at regionen som helhet har nullvekst. Midtre Namdal samkommune har 19 093 innbyggere pr 01.07.16. Tabellen viser fordelingen av folketallet mellom kommunene. Prosentvis Innbyggertall andel av Kommune pr 01.07.16 MNS 1703 Namsos 12997 68,1 1725 Namdalseid 1619 8,5 1744 Overhalla 3847 20,1 1748 Fosnes 630 3,3 MNS 19093 100,0 Sammenlignet med Norge og Nord- Trøndelag er befolkningsutviklingen i MNS svært svak. Namsos kommune utgjør alene 68,1 % av befolkningsgrunnlaget i samkommunen. 6
6 Rammebetingelser 6.1 Deflator Statsbudsjettet 2017 bygger på en kommunal deflator på 2,5 % 2013 2014 2015 2016 2017 Deflator 3,30 3,0 3,0 2,7 2,5 Lønn teller knapt 2/3 i deflator og andelen har vært stabil de siste 2 årene. Konkret for ordningene i MNS er det beregnet en gjennomsnittlig lønns- og prisvekst på 2,5%. 6.2 Sosiale kostnader Sosiale kostnader er beregnet etter følgende satser: Pensjon: KLP 12,0 % (14,0 % med ansattes andel) Arbeidsgiveravgiften er beregnet med 5,1 % Avsetning til feriepenger er beregnet med 12 % 6.3 Pensjon Samkommunen ble etter vedtak i Samkommunestyret og kommunestyrene i eierkommunene selvstendig arbeidsgiver for sine ansatte fra 01.01.14. Det er etablert kundeforhold mellom MNS og KLP, og pensjonspremie er beregnet ut ifra aktuarberegning, budsjett 2017 fra KLP. Det er etablert en ordning med ettårig amortisering av premieavvik. Reguleringspremien er lav for MNS, som følge av få pensjonister og lave pensjonsforpliktelser. Vi ser imidlertid at forpliktelsene øker, og vil gradvis normalisere seg som følge av at forpliktelsene øker. I budsjettet for 2017 er det avsatt 1% økning i pensjonskostnadene for MNS. Dette i tråd med budsjett fra KLP. 6.4 Tjenestesalg Samkommunen vil kreve refusjon av kostnadene fra medlemskommunene, mens det vil være tjenestesalg til andre kommuner. Det selges ulike tjenester til kommunene Flatanger, Osen, Høylandet, Lierne, Røyrvik og Namsskogan. I beregningen av tjenestesalget er det tatt utgangspunkt i gjeldende refusjoner i 2016, justert for deflator og eventuelle korrigeringer for økte kostnader knyttet til investeringer og drift på de ulike ordningene. I planperioden er alle kostnader og inntekter framskrevet flatt fra 2016. 6.5 Investeringer 6.5.1 Låneopptak Samkommunestyret har anledning til å ta opp lån i tråd med 50 i kommuneloven. Eventuelle låneopptak skal ifølge samarbeidsavtalen ligge innenfor en øvre ramme som utgjør maksimalt 10 % av samkommunestyrets sum driftsinntekter. Låneopptaket i planperioden ligger innenfor denne rammen. 6.5.2 Renteforutsetninger Det er forutsatt en gjennomsnittsrente på 1,8 % for 2017-2019 Dette rentenivået er beregnet ut i fra reell rente som MNS har på sine lån. Det vil alltid knytte seg usikkerhet til slike renteprognoser med henblikk på utviklingen i finansmarkedet og på den makroøkonomiske 7
utviklingen i Norge for perioden 2016 til 2019. MNS har en beskjeden låneportefølje, og er dermed skjermet i stor grad for svingninger i renten. 6.5.3 Kalkulatorisk renter og avskrivninger Det er IT som har foretatt investeringer. Belastningen av kalkulatoriske renter og avskrivninger er derfor fordelt med 50 % likt på kommunene og 50 % etter folketall. Dette er samsvarende med fordelingsnøkkelen mellom kommunene på IT området. 6.6 Overskudd/underskudd Samkommunens regnskap gjøres opp i balanse i forhold til at deltakerkommunene får tilbakebetalt eller får krav om tilbakebetaling ved henholdsvis over-/underskudd i regnskapsåret. 6.7 Rapportering Lederne for de ulike ordningene rapporterer til administrasjonssjefen. Det skal rapporteres månedlig både på økonomiske avvik mellom budsjett og regnskap, aktivitet og nærvær. Det utarbeides tertialrapporter som skal behandles i samkommunestyret. Samkommunestyret oversender disse til deltakerkommunene. Rapporteringen skjer i henhold til egen rapporteringsplan for samkommunen. 6.8 Budsjettendringer Administrasjonssjef er delegert myndighet til å justere budsjettene innenfor samme KOSTRA funksjon Samkommunestyret vedtar budsjettendringer mellom ordningene Tiltaksbudsjettet innenfor barnevern og NAV justeres med økte rammer fra samkommunestyret og kommunene 7 Politikk og administrasjon 7.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet Området omfatter: Politiske styringsorganer og revisjon Administrasjonssjefens kontor Kjøp av interne tjenester Felles sentralbord 7.2 Status drift MNS har fra 2014 vært arbeidsgiver for eget personale. Partssammensatte utvalg og verneombudsordning er etablert og i funksjon. MNS kjøper personaltjenester i Namsos kommune. Erfaringene med felles sentralbord er fortsatt svært positive. Samkommunen er blitt en stabil driftsorganisasjon. Utviklingsoppgavene har naturlig nok blitt mindre med vedtak om fjerning av samkommunehjemmelen. Administrasjonssjefen har vært og vil fortsatt bli involvert i kommunereformarbeidet. 8
7.3 Hovedutfordringer i planperioden Avvikling av samkommunen med å arbeide fram et godt beslutningsgrunnlag for kommunene, samt å ivareta ansatte, organisasjon og tjenesteproduksjon i omstillingsprosessen blir hovedutfordringen i planperioden. 7.4 Mål og strategier Deltakerkommunene har følgende hovedmål for samkommunen: Utvikle helhetlig politisk styring av det interkommunale samarbeidet Bedre den regionale utviklingskraften i Midtre Namdal Oppnå riktig kvalitet på tjenestetilbudet til innbyggerne Utvikle effektive interne tjenester for deltakerkommunene Bedre ressursbruk og uttak av økonomiske stordriftsfordeler Bistå deltakerkommunene med å løse lokale oppgaver gjennom formelt og uformelt samarbeid Utvikle kompetente, attraktive og robuste fagligmiljøer Ha beredskap for å møte nye utfordringer 8 Skatteoppkreveren 8.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet Skatteoppkreverkontoret i Midtre Namdal har ansvaret for skatteoppkreverfunksjonen i kommunene Namsos, Overhalla, Namdalseid, Flatanger, Fosnes og Høylandet, Lierne og Røyrvik. Skatteoppkreverkontoret har ansvar for: Innkreving av skattetrekk, arbeidsgiveravgift, forhåndsskatt, resterende skatt forskuddsskatt og restskatt Føring av skatteregnskapet Informasjon til og kontroll av arbeidsgivere Skatteoppgjør/avregning 8.2 Status drift Kontoret bestreber å tilfredsstille skatteetatens krav til innfordring og arbeidsgiverkontroll. Kontoret vil også utføre arbeidsgiverkontroll for kommuner som har egen skatteoppkrever. Foreløpig så har Namsskogan kommune underskrevet avtale på framtidig arbeidsgiverkontroll. 8.3 Hovedutfordringer i planperioden For at tillagte oppgaver skal utføres på en best mulig måte, er det behov for både intern og ekstern oppdatering/opplæring. Tiltak for å vedlikeholde og videreutvikle kompetanse er derfor et prioritert område i 2016/2017. I tillegg til ordinære kurs tar to personer spesialutdanning. En spesialstudie i arbeidsgiverkontroll ved Politihøyskolen i Stavern, og en 9
fullfører studie for å bli autorisert regnskapsfører. Begge disse studiene har stor betydning for å utføre arbeidsgiverkontrollen på en profesjonell måte. 8.4 Mål og strategier Skatten skal betales til rett tid Brukerne skal få god service Arbeidsgiverkontrollen skal bidra til økt etterlevelse, redusert svart økonomi og gi korrekte grunnlagsdata Skatte- og avgiftsregnskapet skal være korrekt og ajour 8.5 Nye og endrede tiltak I 2015 tok kontoret i bruk nytt saksbehandlingssystem i forbindelse med arbeidsgiverkontrollen. På sikt vil vi anta at systemet bidrar til at arbeidsgiverkontrollen vil bli utført på en mere profesjonell og effektiv måte. I 2016 har kontoret blitt medlem av skattepatruljen som er et prosjekt i regi av Skatteetaten. Patruljens oppgave er å bekjempe svart økonomi. Bygg- og anleggsbransjen er et prioritert område, og som medlem av skattepatruljen vil skatteoppkreveren være mere synlig ute på byggeplasser. 9 IT drift og IT infrastruktur 9.1 Beskrivelse av virksomhetsområdet IT MNS har som hovedoppgaver drift, vedlikehold og implementering av IT infrastruktur/kommunikasjonsløsninger i kommunene Flatanger, Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla og har bistått med drift av kvalitets- og avvikssystemet i kommunene. Avdelingen har gitt rådgiving/veiledning samt bistått med drift og revisjon av kvalitets- og avvikssystemene til øvrige kommuner i MNS- samarbeidet frem til september 2015. Kvalitets- og avvikssystemet er nå overført til personalavdelingen i Namsos sammen med ett årsverk. Deler av tjenesten budsjetteres i den enkelte kommunes budsjett. Alle personalressursene er budsjettert i den enkelte kommune, med refusjon fra MNS for deler av stillingene. Driften av løsningene skjer i fellesskap med IKT- personell ansatt i Namsos, Namdalseid og Overhalla kommune. Namsos kommune selger ressurser til Fosnes, Flatanger, Overhalla og IT MNS, Overhalla og Namdalseid selger ressurser til IT MNS. MNS har ingen egne IT-ansatte. IT MNS selger drift og support av IKT- løsninger til medlemskommunene i MNS pluss Flatanger og Høylandet kommune. 9.2 Status drift Tjenesteproduksjon Omfang 2012 Omfang 2013 Omfang 2014 Omfang2015 pr. pr 31.12 pr. 31.12 pr. 31.12 31.12 Brukere i det administrative 2400 3200 3400 3400 nettverk Elever i grunnskole 2700 2700 2700 2700 10