FLESBERG KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: formannskapet Møtested: Formannskapssalen Møtedato: TORSDAG 05.02.2015 kl. 13:00 Gyldig forfall med opplysning om forfallsgrunn meldes snarest på tlf 31 02 20 00. Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Reglement for politiske organer pkt 4.2 Forfall, varamedlemmer: Den som er valgt som medlem av et folkevalgt organ plikter å delta i organets møter med mindre det foreligger gyldig forfall. Med gyldig forfall menes sykdom eller andre vektige grunner. a) Kan et medlem eller innkalt varamedlem ikke møte på grunn av lovlig forfall, skal vedkommende uten unødig opphold melde fra til politisk sekretariat, med opplysning om forfallsgrunnen. Politisk sekretariat kaller straks inn varamedlem. Varamedlemmer møter i den nummerorden de er valgt. Det samme skal skje når det er avklart på forhånd at noen må fratre som inhabil i sak som skal behandles i møtet. b) Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende straks fra til møtelederen. Tilstedeværende - eller om mulig tilkalt - varamedlem trer inn i stedet. c) Har et varamedlem lovlig tiltrådt møtet, kan fast medlem eller foranstående varamedlem ikke tiltre i stedet før den påbegynte sak er ferdigbehandlet. Flesberg kommune, 22. januar 2015 Thomas Fosen ordfører NB! Det varsles om mulig ettersendt sak eller sak framlagt i møte vedr. gang og sykkeveg Svene-Lampeland. På gruppemøte mandag 2.februar kl. 1800-1900, vil ing. Kjell Gurigaard informere om EPC prosjektet, fms sak 3/15. Saksliste: Nr. Sakstittel Saksordfører PS 2/15 Kommunereformen - rapport fra forstudie Bjørg Homelien PS 3/15 Avsetting av midler til EPC-kontrakt Jon Olav Berget PS 4/15 Bygdetunnemnda 2011-2015 - fritak Oddvar Garaas
FLESBERG KOMMUNE Lampeland 20.01.2015 Arkiv 026 Saksmappe 2010/653 Avd Rådmann Saksbehandler Jon Gj. Pedersen Kommunereformen - rapport fra forstudie MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet 05.02.2015 2/15 kommunestyret Rådmannens anbefaling: Saken legges frem uten anbefaling til vedtak. Vedlegg: http://www.flesberg.kommune.no/nb-no/nyheter/2015/januar/kommunestruktur_numedal Saksopplysninger: Kommunestyret fattet den 26.06.2014, under sak 32/14, følgende vedtak: 1. Flesberg kommune gjennomfører forstudie for utredning av kommunestruktur slik det fremgår av saksutredningen, og basert på tilbudet fra Telemarksforskning. 2. Gjennomføring forutsetter at forstudien finansieres slik det fremgår av saksutredningen. Nore og Uvdal kommune og Rollag kommune fattet tilsvarende vedtak, og kommunene mottok i juli bekreftelse på at forstudiearbeidet kunne finansieres gjennom skjønnsmidler fra fylkesmannen. Arbeidet med forstudien startet 20.08.14, og foregikk hele høsthalvåret 2014. Konsulent i arbeidet, Telemarksforskning, har innhentet og bearbeidet statistisk materiale, samt gjennomført en spørreundersøkelse rettet mot folkevalgte, administrative ledere og tillitsvalgte i de tre kommunene. Rapporten fra forstudien ble distribuert til samtlige folkevalgte, og publisert på nett 19.01.15. I forhold til kommunereformen er det lagt opp til følgende tidsplan: Løp 1: Kongelig resolusjon Vår 2016 For kommuner som gjør kommunestyrevedtak i løpet av høsten 2015, vil departementet legge til rette for at sammenslåing skal kunne vedtas på nasjonalt nivå i løpet av våren 2016. I tilfeller hvor kommunene er enige har Kongen i statsråd myndighet til å vedta sammenslåing dersom det ikke medfører endring av fylkestilknytning for mer enn en kommune. Side 2 av 8
Innen sommeren 2016 Kommunale vedtak om sammenslåing for kommuner som har vedtatt sammenslåing høsten 2015. 1. januar 2018 Sammenslåinger vedtatt i Kgl. res. kan tre i kraft. Løp 2: Proposisjon om en helhetlig kommunestruktur til Stortinget våren 2017 Våren 2017 Planlagt tidspunkt for fremleggelse av en samlet proposisjon til Stortinget om ny kommunestruktur. Kommunale vedtak som fattes høsten 2015, men som ikke følges opp av kongelig resolusjon våren 2016, vil også bli inkludert i proposisjonen. Sommeren 2017 Nasjonale vedtak om ny kommunestruktur skal være fattet. Med bakgrunn i rapport fra forstudien må kommunestyret fatte vedtak om kommunens videre arbeid med kommunereformen. Vurdering: Saken fremmes uten anbefaling til vedtak. Side 3 av 8
FLESBERG KOMMUNE Lampeland 22.01.2015 Arkiv S02 Saksmappe 2014/111 Avd Flesberg kommune Saksbehandler Kristin Hammershaug Avsetting av midler til EPC-kontrakt MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet 05.02.2015 3/15 kommunestyret Rådmannens anbefaling: 1. Flesberg kommune inngår EPC-kontrakt med GK, tiltakspakke 1, slik det fremgår av saksutredningen. 2. Den økonomiske rammen for kontrakten er kr. 9,9 mill., og gjennomføres med allerede bevilgede investeringsmidler for 2015. Midlene fordeles i h.h.t. tiltakspakke 1 (vedlegg). I tillegg justeres investeringsbudsjettet for tiltaket i årene 2017 og 2018 slik det fremgår av saksutredningen. Vedlegg: Oversikt på tiltakspakker til EPC-avtale Saksopplysninger: EPC er en modell for gjennomføring av lønnsomme energieffektiviserende tiltak i eksisterende bygg med garantert besparelse. Kommunestyret har blitt presentert prinsipper og metodikk m.h.t. energisparekontrakter, og det ble i k.sak 20/13 omdisponert og bevilget midler til å gjennomføre anbud og energianalyser. I vedtatt handlingsprogram og økonomiplan 2015 2018 er det lagt inn følgende bevilgninger i investeringsbudsjettet: 2015 2016 2017 2018 2,5 mill. 3 mill 3 mill. 3 mill. EPC-prosjektet i Flesberg kommune gjennomføres i 4 faser: Fase 0 etablering av prosjektet. I 2013 inngikk kommunen en avtale om konsulentbistand, som fikk i oppgave å bistå kommunen med å forhandle frem en EPC-avtale med en energientreprenør. Kommunen hadde prosjektet på anbud. I anbudet ba vi om tilbud på utvalgte bygg, og energientreprenører ga tilbud basert på befaringer i byggene samt faktisk energibruk i byggene i perioden 2010-2012. Kommunen fikk 3 tilbud, og etter forhandlinger ble det skrevet en avtale med GK. I avtalen forplikter GK seg til å finne energibesparende tiltak i kommunens bygninger. Avtalen i fase 0 krever at GK skal lage en grunnpakke i fase1. Denne grunnpakken brukes som måleindikator for å sjekke om energientreprenøren klarer å Side 4 av 8
tilfredsstille avtalen som er inngått i fase 0. Kommunen står fritt til å velge omfang på tiltakspakke som synliggjøres i fase1. Fase 1 Analyse av bygg, bestemme tiltakspakke. GK har brukt 2014 til å gjennomføre befaringer i 14 bygg. I etterkant av befaringene er det gjort analyser i bygningene og de tekniske anleggene for å synliggjøre på hvilke områder det kan gjennomføres energibesparende tiltak. Kommunen fikk i begynnelsen av desember analyserapporten fra GK, som tok for seg godt over 100 aktuelle tiltak. Analysearbeidet innebar også et forslag fra GK på en grunnpakke. Grunnpakken er basert på de vilkår som ble avtalt i fase 0. Etter at kommunen fikk tilsendt analyser og forslag til grunnpakke så er det gjennomført forhandlinger mellom partene. Hensikten med disse forhandlingene i desember har vært å kvalitetssikre både analysene og kostnadsnivået på tiltakene. I tillegg er det vurdert om GK har levert en grunnpakke som tilfredsstiller vilkårene i avtalen. Konsulent har vært med i hele fase 1 og bistått med kvalitetssikring. Resultatet av dette arbeidet er at GK har levert et arbeid med analyser, tiltaksforslag med kostnadsoverslag samt forslag til grunnpakke, som tilfredsstiller avtalevilkårene fra fase 0. Fase 2: Investering, gjennomføre fysiske tiltak (normalt 12-24 mnd). Kommunen velger fritt i hvilket omfang det er ønskelig å avsette midler til energibesparende tiltak. Kommunen står også fritt til å bestemme i hvor stort omfang det skal skrives kontrakt med GK, og i hvilket omfang det skal gjøres tiltak i egenregi eller med bistand fra andre parter. Kommunen må gjøre vedtak på hvor mye midler som skal avsettes til energibesparende tiltak, og det må avgjøres om det skal signeres kontrakt med GK på deler av eller hele beløpet. For den delen hvor det inngås kontrakt med GK, så skal alle tiltakene gjennomføres innen 18 måneder etter kontraktinngåelse. Det settes opp en fremdriftsplan for gjennomføring av tiltakene. GK vil bistå med bestillinger, kvalitetssikring i forbindelse med installasjon, igangsetting, prøvedrift og overtakelse etter gjennomføring av tiltakene. Kommunen kan som nevnt også sette av midler til tiltak som ønskes gjennomført utenom en garantiordning fra GK. Da bestemmer kommunen selv om tiltakene skal gjennomføres av GK eller med andre samarbeidspartnere. Det skal søkes investeringsstøtte fra Enova. Støttebeløp er avhengig av hvor mange og hvilken type tiltak som gjennomføres. Fase 3: Garantiperiode (normalt 4-14 år) Dette er den perioden hvor GK garanterer for energibesparelsen og lønnsomheten i tiltakene. GK vil være en aktiv samarbeidspartner for kommunens driftsteknikere med å sikre effektiv drift av de nye installasjonene. I kontrakten i fase 2 fremgår hvilke energibesparelser som oppnås ved gjennomføring av tiltakene. Dersom oppnådd besparelse ligger mellom 90 og 110% av beregnet besparelse så er kontrakts målet nådd. Dersom resultatet år for år blir under 90%av beregnet besparelse, så skal entreprenøren betale seg opp til 90%-nivå. Dersom det oppnås over 110% av beregnet besparelse, så deler entreprenør og kommune det overskytende. Vurdering: Kommunen står nå fritt til å velge omfang på tiltakspakke. Det er mange ulike forhold som skal vurderes når man velger omfang på tiltakspakke. For å sikre at det er gjort en helhetlig vurdering på omfanget i tiltakspakkene så har konsulent bistått kommunen med å sette opp 3 ulike tiltakspakker. I tiltakspakkene er det tatt hensyn til vedtak om forprosjekt for ny skole. Det innebærer at Lampeland skole og Flesberg skole ikke er med i noen av tiltakspakkene. Det er gjort unntak for enkelte tiltak i skolene, som er åpenbart lønnsomme å gjennomføre på kort sikt. Dette er Side 5 av 8
tiltak med lave investeringskostnader, eller tiltak med inntjeningstid raskere enn 5 år. For øvrig er det synliggjort energisparetiltak for 9,5 millioner kroner på skolene, som vi må håndtere utenom tiltakspakkene. Det betyr i praksis at hvis kommunen ønsker å gjennomføre tiltak på de 2 skolene så må det gjøres en tilleggsbevilgning på inntil 9,5 millioner kroner utover valgt tiltakspakke. Flesberg kommune har oppvarming med fjernvarme på Flesbergtunet sykehjem og på Lampeland skole. Beregningene fra GK viser at det er et lønnsomt tiltak å installere luft/vann varmepumpe i disse byggene. Kommunen har imidlertid en avtale frem til 2023 om levering av fjernvarme til disse byggene. Her skal man ellers merke seg at det uansett er noen praktiske utfordringer med å kutte ut fjernvarmen ved avtalens utløp. En løsning med luft/vann varmepumpe vil kreve tillegg med spisslast fra fjernvarme og/eller el-kjele. Kommunen kan ikke redusere energibruken på fjernvarme uten at dette får konsekvenser. I beste fall tilkommer en økning i fjernvarmeprisen, i verste fall bortfaller muligheten til å bruke fjernvarme som alternativ oppvarmingskilde. For øvrig vil mye av gevinsten med luft/vann varmepumpe reduseres ved kuldeperioder. Foreløpig må kan kunne si at det er en god løsning for kommunen å fortsette med fjernvarme i de byggene hvor det er tilrettelagt for slik oppvarming. Utover dette så må kommunen på sikt vurdere alternative løsninger, og føre forhandlinger med fjernvarmeleverandøren når det nærmer seg utløp på avtalen. GK har synliggjort 173 energisparetiltak i 14 bygg, med en total investeringskostnad på litt over 32 millioner kroner. Hvis alle tiltakene gjennomføres så gir det en energibesparelse på 2.160.250 kwh/år. Av de 173 tiltakene så er mange av disse i seg selv ikke lønnsomme, dvs at man sparer ikke mange kwh/år selv om man gjennomfører tiltaket. Men selv om tiltaket i seg selv ikke er lønnsomt så kan det generere andre aktiviteter eller fordeler som medfører besparelser. For eksempel så er det gjort veldig forsiktig anslag på besparelser for enklere drift, dvs timer til driftspersonell. En rekke av tiltakene vil opplagt gi besparelser/fordeler, som er høyere enn hva som er synliggjort. Andre typer besparelser som ikke er synliggjort, men som er høyst reelle, er brukernes opplevelse av bygningen. Det er opplagt at gjennomføring av tiltak på ventilasjon, varme, kulde, lys o.a vil gi et bedre inneklima. Nå er det vanskelig å måle effekten av slike tiltak, men det bidrar i alle fall positivt til arbeidsmiljø og opplevelse av inneklimaet. Det kan være flere som sier ja til energibesparende tiltak, men som er skeptisk til en EPCavtale. Det er naturlig å stille spørsmål om man likeså gjerne kan gjennomføre tiltak i egenregi? Til det er å si at her finnes ikke noe fasitsvar. Hvis man setter av midler til energibesparende tiltak så vil man kunne utføre mange gode tiltak uten EPC-kontrakt. Og med en EPC-avtale så gir man veldig lett bort noe av gevinsten til en energikonsulent. På den annen side så er den store fordelen med en EPC-avtale at man kombinerer langsiktig arbeid med profesjonell bistand.to av de viktigste barrierene for at det ikke gjennomføres lønnsomme energitiltak i norske kommuner er mangel på kompetanse og kapasitet i kommunen. For Flesberg kommune vil begge disse barrierene reduseres betraktelig. Kommuner som har gjennomført EPC-prosjekt fremhever sparegarantien som den den viktigste fordelen.med EPC så har man en profesjonell samarbeidspartner som garanterer for besparelsen, d.v.s. at du har proff oppfølging fra A til Å. Det som leveres blir kvalitetssikret før installasjon. Ved installasjon og drift så blir alt tilpasset for å gi en optimal løsning. Det som ikke fungerer blir umiddelbart fulgt opp og rettet fordi det er felles interesse både for entreprenør og kommune at anleggene fungerer slik det er tiltenkt. EPC sikrer deg i mye større grad bedre løsninger i bygget, og på lang sikt så er det sannsynlig at dette også gir økonomisk lønnsomhet. Side 6 av 8
Det er pr. i dag 45 kommuner som er på ulike stadier i EPC-prosjekt i Norge. Om lag 20 kommuner er i gjennomføringsfase /garantifase. Kongsberg kommune har gjennomført en stor tiltakspakke og er i garantifase nå.i samtlige avtaler så er det samme konsulent som har forhandlet frem avtalen på kommunens vegne. Erfaringene fra andre EPC-avtaler er at ingen kommuner har valgt å trekke seg ut etter at fase 1 er gjennomført. De aller fleste kommunene har valgt å sette av midler også til de mindre lønnsomme tiltakene, fordi at de største pakkene reduserer vedlikeholdsetterslepet. Det er også flere kommuner som har satt av midler til å gjennomføre samtlige tiltak. GK har synliggjort totalt 173 tiltak i 14 bygg, og med en total investeringskostnad på litt over 32 millioner kroner. For at kommunen skal kunne tilpasse investeringsomfanget til egen økonomisk situasjon så er det synliggjort 3 alternative tiltakspakker. Tiltakspakke 1 liten Tiltakspakke 2 middels Tiltakspakke 3 stor Tekst GK Tillegg GK Tillegg GK Tillegg Antall tiltak i 83 15 97 13 103 13 pakken Energibesp. 664.756 19.884 742.262 16.834 785.705 16.834 kwh/år Sum investeringer 8.081.300 873.000 11.201.300 700.000 15.889.300 700.000 10% tillegg 895.430 1.190.130 1.658.930 byggetekn. Total Investeringssum 9.849.730 13.091.430 18.248.230 Alternativ tiltakspakke 1 er på 9,9 millioner kroner.her er tatt med de tiltak som i seg selv er mest lønnsomme, samt de tiltak som gir best effekt i form av effektivisering og sikrere drift. Alternativ tiltakspakke 2 er på 13,1 millioner kroner. Her inngår alle tiltak fra pakke 1. I tillegg er tatt med tiltak som har noe lenger inntjeningstid. Det er også med flere tiltak som har positiv innvirkning for inneklima og driften i bygget. De ekstra tiltakene i pakke 2 er tiltak som uansett må tas om kort tid i form av vedlikeholdsetterslep. Alternativ tiltakspakke 3 er på 18,3 millioner kroner. Her inngår alle tiltak fra pakke 1 og 2. I pakke 3 er tatt med nytt ventilasjonsanlegg på kommunehuset, hvor bare dette ene tiltaket utgjør 4 millioner kroner. For øvrig er det i pakke 3 tatt med flere tiltak som ikke nødvendigvis er lønnsomme, men som i ennå større grad enn i pakke 2 vil effektivisere daglig drift. I økonomiplanperioden er det til sammen lagt inn bevilgninger på 11,5 mill. kr. Dette vil være tilstrekkelig til å gjennomføre tiltakspakke 1, men en har den utfordringen at tiltakene skal gjennomføres innenfor en tidshorisont på 18 måneder. Rådmannen vil anbefale at kommunestyret vedtar tiltakspakke 1, og at bevilgning på kr. 3 mill. i 2017 og kr. 1,4 mill. av bevilgning i 2018 skyves frem til 2016 ved neste rullering av handlingsprogram og økonomiplan. Denne type vedtak medvirker naturlig nok til å binde opp en del av investeringsbudsjettet, men rådmannen anser det som viktig å gjennomføre den tiltakspakken som nå foreslås m.h.t. energisparing. Side 7 av 8
FLESBERG KOMMUNE Lampeland 22.12.2014 Arkiv 033 Saksmappe 2011/810 Avd Fellestjenesten Saksbehandler Ranveig Hvila Bygdetunnemnda 2011-2015 - fritak MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak formannskapet 05.02.2015 4/15 kommunestyret Rådmannens anbefaling: 1. Knut T. Holtan gis fritak fra vervet i bygdetunnemnda. 2. Som nytt medlem i bygdetunnemnda for resten av perioden 2011 2015 velges 3. Som leder i bygdetunnemnda for resten av perioden 2011 2015 velges Vedlegg: Saksopplysninger: Knut T. Holtan har flyttet til Kongsberg kommune og søker om fritak fra vervet som leder i bygdetunnemnda. Bygdetunnemnda for 2011 2015 harfølgende medlemmer: Knut Holtan - leder Harald Vatnebryn Arvid Rugland Grethe Rudi Einar Garpestad Lene Svendsrud Ingrid Bergan Kommunelovens bestemmelser om valg av nemnder herunder kjønnsrepresentasjon gjelder. Vurdering: Rådmannen anbefaler at Knut T. Holtan innvilges fritak og at kommunestyret velger nytt medlem og leder i bygdetunnemnda. Side 8 av 8