30.11.2016 Hvordan sende inn A-MELDINGEN? A-meldingen sender informasjon til NAV, SSB og Skatteetaten. Den må derfor også sendes inn om nye personer blir ansatt. Når det gjelder innmelding til AA-register gjelder samme regler som tidligere, dvs. innmelding gjøres senest fredag i neste uke etter at nyansatt har startdato. Men i hovedsak skal innsending gjøres når lønnen for en periode er ferdigkjørt. Innberetning går på utbetalingsdato, dvs. kontantprinsippet. Skjematisk oversikt innsending og tilbakemelding av A- meldingen: Send Hent Lag alle lønninger for en måned! Send inn A-melding for måneden - Få rapporten «Innsendt A-melding» Hent tilbakemelding Beskjed: Ingen avvik, som betyr Alt ok Beskjed: Avvist Betyr at A-meldingen IKKE er levert Rett opp feil, og send på nytt (dvs IKKE erstatningsmelding) Beskjed: Øyeblikkelig Betyr at noe er feil Rett opp feil, og send Erstatningsmelding - Få rapporten «Innsendt A-melding» Hent ny tilbakemelding Beskjed: Ingen avvik = ok eller? Beskjed: Retningslinje Kan bety feil, men også bare info. Må kontrollere hva det kan være. Hvis kun info, gjør ingen ting mer. Hvis feil, rett opp, og send Erstatningsmelding - Få rapporten «Innsendt A-melding» Hent ny tilbakemelding Beskjed: Ingen avvik = ok, eller?
side 2 Innsending Innsending av A-meldingen krever ikke signeringsrettigheter i Altinn. Normalt sendes den inn når alle lønninger for en måned er ferdige, samt nyansatte er lagt inn. Gå på Rapporter og velg skillekortet A-melding Hak av på A-melding, velg måned. Meldingen sendes inn med alle aktive ansatte. Ansatte som ikke har fått lønn i perioden blir sendt inn med informasjon om arbeidsforhold. Dersom du ønsker å sende inn A-melding med KUN arbeidsforhold (info til AA-registeret), haker du av på Kun arbeidsforhold rapporteres. På denne A-meldingen vil det ikke være med beløp. Nullmelding gir en melding som sletter en tidligere innsendt A-melding for valgt måned. Du bruker nullmelding om du har sendt inn to eller flere vanlige A-meldinger for en måned for å nulle ut/slette innsendte meldinger. Du må velge hvilke(n) melding som skal nullstilles. På rapporten du får når du sender inn, Innsendt A-melding, vil det stå teksten «Nullmelding». Se egen veiviser for nullmeldinger på hogia.no, Veivisere, A-ordningen, A-meldingen, Nullmelding for å slette A-meldinger. A-meldingen skal vise aktuell situasjon, dvs. hvem som er aktiv på innsendingstidspunktet. Dersom en ansatt slutter må det sendes inn A-melding med sluttet dato før den ansatte settes inaktiv. Det anbefales at ansatte som slutter har hake på aktiv helt til alt er utbetalt, også alle feriepenger. Unik meldingsid: Første gang du skal sende inn A-melding for dette firmaet får du forslag på 0001. Det betyr at du for dette firmaet totalt kan levere 9999 A-meldinger. Maksimalt antall tegn du kan velge er 15, så om du tror at du kommer til å få bruk for mer enn 9999 så kan du endre til for eksempel 000001 som første meldingsid.
side 3 Ved neste A-melding får du forslag på neste høyere Meldingsid. Dersom du velger å bruke en helt annen nummerserie, f.eks. BRjuli15, vil du ikke få forslag på neste ledige nummer neste gang A-melding sendes inn. Om du skriver inn en meldingsid som ikke er gyldig, vil du få denne meldingen: OBS! En Meldingsid som er brukt vil aldri kunne brukes på nytt for et og samme organisasjonsnummer. OBS! A-meldingen sendes inn for et firma om gangen. Tidligere innsendte meldingsid er vil være valgbare under Erstatter meldingsid. Dvs. om du ønsker å sende inn en erstatningsmelding, må du velge hvilken meldingsid. du vil erstatte. OBS! Dersom du har sendt inn en melding for en måned skal neste melding i samme måned være en erstatningsmelding. Se eget avsnitt. Dvs. meldingen du nå sender inn erstatter tidligere innsendt melding for denne måneden. Om du sender inn flere meldinger for samme måned vil de bli lagt sammen. Det kan gi feil og avstemmingsproblemer.
side 4 Klikk på Skjerm og du kommer til innsendingen av A-meldingen: Klikk på Send-knappen og A-meldingen blir sendt.
side 5 Når A-meldingen er sendt får du melding på skjermen inkl. Arkivreferanse. Om du ikke får Arkivreferansen med en gang, kan du klikke på Lukk og deretter Status, som kommer bildet opp igjen og da forhåpentligvis med Arkivreferanse.
side 6 Klikk Lukk og du kommer til: Klikk Lukk i dette bildet og du får kvittering på hva som er innsendt:
side 7 Klikk Lukk og du får mulighet til å hente Tilbakemelding.
side 8 Se på A-melding før innsending Om du ønsker å se hva som blir innsendt FØR du sender inn, kan du i bildet Klikke Kun vise A-melding på skjerm i stedet for Send. Du får da Innsendt A-melding opp på skjermen og du kan sjekke den før innsending. Meldingsid som er angitt kan brukes på nytt. Dvs. den lagres ikke.
side 9 Tilbakemelding Etter innsending av en A-melding, kommer du automatisk til bildet for å hente tilbakemeldinger. Men det kan også velges under Arbeide med, og A-melding tilbakemelding. Angi fødselsnummer(normalt tilhørende lønningsansvarlig) og passord (passord som er lagt inn under Min profil i Altinn). Du får forsalg om at tilbakemeldinger 40 dager tilbake i tid skal hentes. Normalt er det helt greit, for du sender inn en A-melding eller kanskje to pr. måned. Men om du vet at det kan bli en veldig lang liste kan du endre til et færre antall dager eller om du ønsker til flere dager, f.eks. 60 så får du de to siste månedene. Du kan velge å ta med arkiverte tilbakemeldinger, men disse vil du ikke kunne åpne i HogiaLønn. Velg hvordan Pin-kode skal hentes. Det vanligste er SMS. Klikk Hent Pin-kode. Om SMS valg sendes Pin-koden til telefonnummeret som er lagt inn under Min profil på det aktuelle fødselsnummer i Altinn. Legg inn og klikk ok.
side 10 Du får de siste tilbakemeldingene. Normalt vil det være den det står ulest på som er aktuell. Men Arkivreferansen til venstre, periode og meldingsid. gir også informasjon om hvilken tilbakemelding du skal velge. Er du i tvil, kan du også sjekke under Arkiv, Innsendt Altinn, og A- melding. Velg ved å klikke på den og Klikk OK. Du får opp en kvittering med oversikt over hva som er sendt inn. På denne kvitteringen står det Ingen avvik. Det betyr at den er ok, og at den har gått videre i systemet. Dvs til skatteetaten, nav og ssb. Hadde noe vært feil ville du fått melding om det.
side 11 Ved innsending av A-melding for september er Anders ikke aktiv selv om det ikke ble meldt noen sluttet dato i august. Denne feilmeldingen blir da resultatet: Når du får en slik melding må du se nærmere på hva det er som er feil, samt alvorlighetsgrad. Se tabell side 1. Det er meget viktig at meldinger med feil blir erstattet med korrekte meldinger. Du kan også hente Tilbakemelding under Arbeide med: Gir samme valg som ovenfor. Ved feil eller om det er noe du ikke har fått med på perioden så vil du kunne sende inn en erstatningsmelding. Den vil da erstatte det du har sendt inn tidligere på denne perioden.
side 12 Erstatningsmelding Om du ønsker å sende inn en erstatningsmelding, gjør du det på samme måte som A-melding, men i tillegg til Meldingsid må du velge hvilken meldingsid som skal erstattes: OBS! Dersom du har sendt inn en melding for en måned SKAL neste melding i samme måned være en erstatningsmelding. Dvs. meldingen du nå sender inn erstatter tidligere innsendt melding for denne måneden. Om du sender inn flere meldinger for samme måned vil de bli lagt sammen. Det kan gi feil og avstemmingsproblemer. En melding som har fått status «Avvist» på tilbakemeldingen anses ikke som levert. Dvs det skal da IKKE sendes erstatningsmelding for den. Nytt fra og med versjon 2016.3 Rapporterte arbeidsforhold Når A-meldinger sendes inn med versjon 2016.3 eller høyere, vil arbeidsforholdet(ene) som er registrert i ansattregisteret på tidspunktet for rapportering, bli lagret i en tabell. Ved innsending av erstatningsmeldinger for en måned det allerede er rapportert for, vil arbeidsforholdet(ene) bli hentet fra tabellen. Men du har mulighet til å velge å hente arbeidsforholdet fra ansattregisteret slik det ser ut nå, også. Eksempel 1 I eksempelet foran, ble det feil på A-meldingen for september. Dette fordi en ansatt ikke er med på A-meldingen selv om det ikke er rapportert noen sluttet dato på august. Om vi ser i ansattregisteret på ansatt Anders, ser det slik ut:
side 13 Sluttet dato er registrert og arbeidsforholdet er inaktivt, men om vi går på Rapporter, Register, Rapporterte arbeidsforhold. Vi gjør utvalget:
side 14 Det gir følgende rapport: Sluttet dato er 0 og arbeidsforholdet er aktivt. Når erstatningsmelding for august skal sendes for å få rapportert sluttet dato i august, kan ikke arbeidsforholdet hentes fra denne tabellen. Det må hentes fra ansattregisteret. Når erstatningsmeldingen skal sendes, må vi be om at arbeidsforhold hentes fra ansattregisteret. Det innebærer også at vi må sørge for at arbeidsforholdet er rett registrert både på Anders og de andre ansatte i forhold til det som skal rapporteres for august. Du bør derfor ta ut Rapporterte arbeidsforhold på alle ansatte for august og sjekke mot ansattregisteret før du sender erstatningsmeldingen for august. Anders sitt arbeidsforhold må være aktivt med registrert sluttet dato: Når du nå skal erstatte meldingsid 0062 gjør du følgende valg:
side 15 A-meldingen sendes inn. Den gir følgende tilbakemelding: A-meldingen for august er uten avvik og siden arbeidsforholdet til Anders nå er meldt avsluttet i august, er det heller ikke lenger avvik på september. Før rapportering i oktober kan arbeidsforholdet til Anders settes inaktivt. Eksempel 2 Det viser seg at det i juli har blitt gjort en utbetaling av feriepenger som ikke er rapportert på A- meldingen. Det må derfor sendes inn en erstatningsmelding for juli.
side 16 I dette tilfellet skal ansatte rapporteres med samme arbeidsforhold som de ble rapportert med da A-melding med meldingsid 0065 ble sendt inn. Derfor ingen hake på Informasjon om arbeidsforhold hentes fra ansattregisteret. A-meldingen sendes inn. Den gir følgende tilbakemelding:
side 17 Feilmeldinger på tilbakemeldingen Om du får noe annet enn «Ingen avvik», må du først og fremst se hva det står under kolonnen Alvorlighetsgrad. Alvorlighetsgrad Alvorlighetsgrad kan ha følgende status: 1 Avvisning 2 Øyeblikkelig 3 Retningslinje Avvist Betyr at meldingen IKKE er levert. En melding som har fått status «Avvist» på tilbakemeldingen anses ikke som levert. Dvs det skal da IKKE sendes erstatningsmelding for den. Du må rette feil i HogiaLønn før du prøver å sende inn igjen. Øyeblikkelig Betyr at du må rette feil i HogiaLønn og sende inn erstatningsmelding for perioden. Retningslinje Betyr at det kan være feil i meldingen som er sendt inn. Men ikke nødvendigvis. Det kan også være kun informasjon. Du bør kontrollere og se om du finner feil. Er det ingen feil, trenger du ikke gjøre noe. Er det feil, må det rettes i HogiaLønn og erstatningsmelding må sendes inn. Ansattid Her kan det være oppgitt ansattid hvis feil gjelder en eller flere ansatte. Forretningsregel Består av en tekst etterfulgt av en kode. Koden henviser til hva slags type mangel/feil. Oversikt over koder og betydning finnes i veiviseren «Forklaring på feilmeldinger på tilbakemeldingen». Tekst Forklaring til koden over.