Evalueringsrapport Øvelse Kvikkleire 28. og 29. september 2010
Innholdsfortegnelse 1. Innledning 3 2. Scenario 3 3. Deltakere 3 3.1 Øvingsledelse 3 3.2 De som ble øvd 4 3.3 Responscelle 4 4. Mål for øvelsen 4 4.1 Hovedmål 4 4.2 Delmål 4 5. Tilbakemeldinger fra de som ble øvd 4 5.1 Ansvarsforståelse, rollefordeling og samhandling 5 5.2 Beredskapsorganisering 6 5.3 Mediehåndtering og krisekommunikasjon 6 5.4 Spilltekniske momenter 7 6. Resultater fra spørreskjemaet 7 6.1 Spørreundersøkelsen gjengitt i tall 8 7. Medie- og publikumsspill 10 7.1 Mediespillet 10 7.2 Publikumsspillet 10 7.3 Hovedinntrykk fra medie- og publikumsspillet 11 8. Viktige læringspunkter fra øvelsen 11 9. Konklusjon 13 Vedlegg 1: skjema til bruk for evaluering av øvelse kvikkleire 14 2
1. Innledning Høsten 2008 besluttet NVEs ledelse å gjennomføre en større beredskapsøvelse. Prosjekt Øvelse Kvikkleire 2010 startet opp våren 2009 for å planlegge, gjennomføre og evaluere Øvelse Kvikkleire 2010. Bakgrunnen for øvelsen var bl.a. at Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) fra 1. januar 2009 fikk rollen som koordinerende statlig myndighet innen fagområdet skred. I samarbeid med andre relevante virksomheter skulle denne nye rollen øves under Øvelse Kvikkeleire. Samtidig- og som like viktig mål- skulle den være et virkemiddel i utviklingen av kraftforsyningsberedskapen. Som en del av forberedelsene til øvelsen, ble det den 1. september 2010 avholdt et fagseminar i Trondheim. De involverte aktører ble her invitert til å holde innlegg om egen rolle, ansvar og utfordringer ifbm. kvikkleirehendelser. Hovedmålet med seminaret var informasjonsdeling og kontaktetablering mellom de ulike myndigheter og virksomheter. Selve øvelsen ble avholdt over to dager, den 28. og 29. september 2010. 2. Scenario Øvelsen var en spilløvelse med et scenario som tok utgangspunkt i flere kvikkleireskred med konsekvenser for liv, helse og skade på kritisk infrastruktur slik som bl.a. kraftforsyningen. Det var lagt opp til et omfattende medie- og publikumsspill, samt bruk av responsceller der virksomheter av betydning for øvelsen ikke deltok selv. Geografisk øvingsområde var Trøndelag og øvelsen foregikk i arbeidstiden. Øvingsledelsen befant seg i Trondheim mens de øvrige som ble øvd befant seg på sine respektive lokasjoner. Det ble ikke gjennomført spill ute i felt. I forkant av selve øvingsdagene ble det sendt ut E-post med meldinger fra spillstaben til dem som skulle øves. Meldingene gikk ut på at det hadde vært en svært tørr vår og sommer i Midt-Norge og i Skandinavia for øvrig. I midten av september slo været voldsomt om, med sterk vind og kraftig nedbør lokalt i Trøndelag. Dette førte til stor vassføring og ustabile grunnforhold mange steder. Med disse meldingene var det etablert et bakteppe for øvelsen som sa noe om status for øvingsområdet og hva man kunne forvente seg på selve øvelsen. Den første meldingen ble sendt ut 14 dager før øvelsesstart den 14. september og den siste dagen før øvelsen den 27. september. 3. Deltakere 3.1 Øvingsledelse NVE/ beredskapsseksjonen i samarbeid med Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, Fylkesmannen i Sør- Trøndelag, Statnett, TrønderEnergi, Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk, Klæbu kommune, Sør- Trøndelag politidistrikt, Statens vegvesen, NGU og NGI. 3
3.2 De som ble øvd NVE, inkludert NVE Region Midt-Norge, Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, Fylkesmannen i Sør- Trøndelag, Kraftforsyningens distriktssjef (KDS) Nord-Trøndelag, KDS Sør-Trøndelag, Statnett, TrønderEnergi, Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk(NTE), Klæbu kommune, Sør-Trøndelag politidistrikt, Nord-Trøndelag politidistrikt, Statens vegvesen, Politidirektoratet, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB), Olje- og energidepartementet, Justis- og politidepartementet, Norges geologiske undersøkelser (NGU) og Norges geotekniske institutt (NGI), Klæbu kommune. 3.3 Responscelle Svenska kraftnät, Post- og teletilsynet, Trondheim bydrift, Kommunal- og regionaldepartementet, Samferdselsdepartementet, Statkraft, en person som spilte ikke deltakende kommuner av betydning for øvelsen, samt en person som spilte ikke deltakende e-verk av betydning for øvelsen. 4. Mål for øvelsen 4.1 Hovedmål Å bedre samfunnets evne til å møte kompliserte sektorovergripende problemstillinger knyttet til en større kvikkleireskredulykke. Et sentralt bidrag til dette er å øve samhandling, ansvars- og rolleforståelse før, under og etter et kvikkleireskred i og mellom virksomheter og myndigheter på sentralt, regionalt og lokalt nivå. 4.2 Delmål I tillegg til hovedmålet hadde hver enkelt virksomhet meldt inn egne virksomhetsspesifikke delmål. I hvilken grad virksomheten greide å oppfylle delmålene, er vurdert av den enkelte kontroller 1 gjennom en intern evaluering der kontrollerne har gått mer i dybden på egen virksomhets innsats. Resultatene av de interne evalueringene er ikke direkte en del av denne offisielle evalueringsrapporten, men mange av funnene er allikevel fanget opp gjennom utsendte spørreskjemaer og gjennom kontrollernes kvalitative vurderinger (se kap.5). 5. Tilbakemeldinger fra de som ble øvd Hensikten med denne evalueringen er å vise i hvilken grad hovedmålet med øvelsen ble nådd samt å dokumentere relevante erfarings- og læringspunkter fra øvelsen ellers. Hvorvidt de respektive deltakernes delmål ble nådd, forutsettes behandlet og dokumentert i interne evalueringer. Evalueringen baserer seg på skriftlige tilbakemeldinger som er gitt fra kontrollerne og deres virksomheter. Disse tilbakemeldingene er basert på tre deler og består av en førsteinntrykksrapportering, en kvalitativ vurdering av de overordnede evalueringskriteriene for øvelsen samt en spørreundersøkelse. De overordnede evalueringskriteriene var som følger: 1 Kontroller: Den som var utpekt som observatør og evalueringsansvarlig internt og som har deltatt i det offisielle evalueringsopplegget i regi av NVE. 4
1. Fremstod det som klart og tydelig hvilket ansvar og hvilke oppgaver egen virksomhet hadde ifbm. krisehåndteringen? 2. Hvordan fungerte virksomhetens beredskapsorganisering? 3. I hvilken grad opplevde din virksomhet at andre virksomheter fremstod som usikre på hva de skulle gjøre under krisehåndteringen? 4. Fungerte samordning av informasjon og tiltak mellom virksomhetene? 5. Hvordan fungerte mediehåndteringen og krisekommunikasjonen i virksomheten? 6. Hva er de viktigste læringspunktene fra øvelsen? 7. Hvordan fungerte øvelsen og hvilket utbytte har virksomheten hatt av øvelsen? I tillegg kunne virksomhetene føye til eventuelle egne kommentarer. Førsteinntrykksrapporteringen skulle innrapporteres i henhold til en på forhånd fastlagt mal. Spørsmålene som skulle besvares på førsteinntrykksrapporteringen var som følger: 1. Hvordan fungerte øvelsen, realistisk eller ikke? 2. Ga mediespillet utbytte og hvordan opplevde dere egen virksomhets håndtering av dette? 3. Hvordan fungerte evt. samhandlingen mellom egen virksomhet og andre virksomheter? 4. Hvordan opplevdes ansvars- og rolleforståelse i egen virksomhet? 5. Opplevdes det som egen virksomhets beredskapsorganisering var godt tilpasset scenarioet? (beredskapsplan, mediehåndtering mm). 6. Hva er det viktigste læringspunktet fra øvelsen? Spørreundersøkelsen hadde form som et tradisjonelt spørreskjema med lukkede svaralternativer og avkryssing ved det utsagnet som passet best. I gjennomføringsdirektivet står det beskrevet at kontrollerne skulle inngå i øvelsens evalueringsgruppe og at de i planleggingsfasen skulle bidra til å komme med gode evalueringsmomenter. Det ble gjennomført et møte i denne gruppen, den 31.08.2010, umiddelbart etter gjennomføring av generalprøven. De på forhånd skisserte evalueringskriteriene, ble omforent av gruppen på dette møtet. Videre ble spørreundersøkelsen revidert og noe nedkortet som følge av innspill fra gruppen. (Se vedlegg 1: skjema til bruk for evaluering av øvelse kvikkleire som bl.a. inneholder de overordnede evalueringskriteriene samt spørreundersøkelsen). 5.1 Ansvarsforståelse, rollefordeling og samhandling Samtlige har gitt tilbakemelding på at det fremsto som klart og tydelig hvilket ansvar og hvilke oppgaver egen virksomhet hadde utad ifbm. krisehåndteringen. Majoriteten opplevde også andre virksomheter som tydelige i deres rolle og oppgaver. Ansvars- og rolleforståelsen kan således sies å ha vært god og det var ingen som opplevde direkte konflikter i denne sammenheng. Samhandling og kommunikasjonen på regionalt nivå fungerte godt. Blant annet trekkes organiseringen med LRS (Lokal redningssentral) og Fylkesberedskapsråd fram som vellykket, da denne viste seg å fremme god informasjonsflyt og dialog. I forhold til LRS ble det gitt tilbakemelding på at man svært gjerne skulle sett at NVE var fysisk representert der, men alt i alt ser dette ut til å ha fungert bra. Kanalen fra politi via POD til Justis- og politidepartementet ser ut til å ha fungert veldig bra. På noen områder ble det påpekt forbedringspotensial i forhold til dialog og samhandling, særlig gjelder dette innen skredområdet. Ellers gir både NGI og NGU klart uttrykk for at de ble trukket for lite inn i skredhåndeteringen, og at de savnet et klarere initiativ fra NVE til samarbeid. 5
Siden dette scenarioet var så omfattende ble det gitt tilbakemelding på at det kunne være forvirrende å forholde seg til NVE som fagmyndighet innenfor både området skred og samtidig i rollen som myndighet innenfor kraftforsyningen. Øvelsen synliggjorde også at det er viktig for NVE å være bevisst på når man har en rådgivende rolle og når man har en mer styrende rolle. I denne sammenheng ble det også reist spørsmål om det kan være nødvendig å se nærmere på forholdet mellom NVEs rolle som fagmyndighet og samordner av skredfaglig innsats, fylkesmannens rolle som regional samordner og politiets rolle som leder av redningstjenesten og samordner av innsats for å ivareta liv og helse. Videre er det stilt spørsmål på regionalt nivå om man burde hatt tettere samarbeid mellom NTE og Fylkesmannen om utsiktene til omfattende tiltak i kraftforsyningen (eks. rasjonering). De fleste gir uttrykk for at de opplevde ansvars- og rollefordelingen internt i egen organisasjon som god, men at det er noe rom for forbedring for enkelte. Bl.a. ble det påpekt at det er uheldig å få ansvar for noe i en krise som man ikke har ansvar for i den daglige drift. Etablering av klare ansvarsforhold og gode rutiner for informasjonsflyt er en forutsetning for å unngå konflikter i denne sammenheng. 5.2 Beredskapsorganisering Hovedinntrykket er at virksomhetenes beredskapsorganisering var i henhold til planverket og at dette fungerte godt. Flertallet av virksomhetene har også gitt tilbakemelding på at varslingsrutinene ble fulgt og at disse fungerte. Det synes som at informasjon og varsler stort sett kom frem til mottakerne, men ikke alltid. For å sikre seg dette kan det være en ide at øvelsesstab følger en varslingsliste/sjekkliste i forhold til å få ut informasjon fortløpende, slik at ingen blir glemt, og man kan holde oversikt over hvem som har fått beskjed om aktuelle forhold. En del av beredskapsorganiseringen, handler også om å ha utstyr og logistikken i orden. Det ble trukket frem at klargjorte og egnede stabsrom med gode fasiliteter var med på gjøre resultatet vellykket. Likeledes er det påpekt at mangel på slike fasiliteter var med på å gjøre arbeidet vanskelig. 5.3 Mediehåndtering og krisekommunikasjon Det er en bred enighet om at mediespillet ga godt utbytte, og flere opplevde pågangen som så stor at de havnet litt på hælene. For de det gjelder vil det være viktig å se på ulike strategiske tiltak for å bli mer offensive overfor media slik at man får bedre kontroll på krisekommunikasjonen. Noen har også gitt tilbakemelding om at det var mindre trykk og snillere journalister enn man trolig ville ha stått overfor i virkeligheten. Flere ga også uttrykk for at de savnet media på døra. Men alt i alt går tilbakemeldingene ut på at dette var bra gjennomført. Enkelte virksomheter valgte å ikke øve sin kommunikasjonsstab og noen opererte med en mindre stab enn de ville ha gjort i en reell situasjon. Der virksomheten øvde sin kommunikasjonsstab, valgte de fleste å involvere kommunikasjonsstaben på et tidlig tidspunkt i øvelsen slik at all informasjon til publikum ble sluset via kommunikasjonsstaben. Det ble brukt konvensjonelle kanaler som sentralbord, pressemeldinger, direkte kontakt med journalister samt internett for å kommunisere ut. Få benyttet seg av et eget medieovervåkningsteam. Enkelte har meldt om forbedringspotensial på internkommunikasjonen, mellom sine egne avdelinger, slik at samtlige fikk overblikk over hva som ble kommunisert ut. 6
Det var lite kontakt mellom kommunikasjonsenhetene i de ulike virksomhetene. I en evaluering er det foreslått at det kunne ha vært en ide å skaffe seg en viss oversikt over uttalelser fra andre etater, slik at man unngår å bli spilt opp mot hverandre av media i en krisesituasjon. I denne forbindelse foreslås det videre at NVE, Vegvesenet, Fylkesmannen og andre aktuelle etater på regionalt nivå møtes for å diskutere kommunikasjon og media i krise slik at man er forberedt på slike tilfeller. Det blir også påpekt at medieovervåkning er så viktig at dette børe reflekteres i beredskapsplanen. En virksomhet valgte å dedikere en person til å koordinere og organisere arbeidet med pressemeldinger og pressekonferanser samt være bindeledd mellom servicetorg og kriseledelsen. Dette opplevde virksomheten som effektivt og positivt. 5.4 Spilltekniske momenter De fleste opplevde øvelsen som realistisk og godt og profesjonelt gjennomført, mens noen mente at det ble spilt inn i overkant mange hendelser og at dette påvirket den opplevde realismen. Det er gitt tilbakemeldinger på at enkelte oppfattet det som uklart hvorvidt det var forventet tiltak i oppbyggingsfasen til øvelsen eller ei. Spillstaben har tatt dette til etterretning og man ser at man kunne ha vært mer tydelige på at dette ikke var forventet. Alternativt burde man ha lagt en beredskap for at dette kunne skje og sørget for en måte å informere alle om status i opptrappingen. Ellers har det kommet innspill fra noen virksomheter på at meldinger før og under øvelsen burde ha kommet samme vei inn (f.eks. e- post adresser) i organisasjonen som de ville gjort i en reell situasjon. Det var også behov for flere kontrollere i enkelte virksomheter enn det som var avsatt. Det har også blitt spilt inn at kommunene som ble rammet av strømutfall burde ha vært med i øvelsen da dette kunne ha økt realismen og læringen. Få deltakende kommuner gjorde at denne delen ble underspilt. Her må man også legge til at det var noe vanskelig å trekke med kommuner som ble invitert da de valgte å prioritere andre oppgaver. Videre er det gitt tilbakemelding på at Jernbaneverket og NSB også burde ha deltatt i øvelsen. 6. Resultat fra spørreskjemaet Virksomhetene ble bedt om å svare på ni spørsmål med låste svaralternativer. Det var i alt 13 respondenter. Av hensyn til kapasitet, ble det besluttet at hver enkelt virksomhet kun skulle levere ett samlet svar på spørreundersøkelsen. Det ble imidlertid også gitt adgang for at virksomhetene delte ut undersøkelsen til samtlige deltakere i sin organisasjon, for så å summere opp og besvare skjemaet basert på en middelverdi. Dette gir metodiske svakheter å trekke en slutning fra så få respondenter og dette er noe man må ta høyde for ved bruk av resultatene fra spørreundersøkelsen. Selv om tallene blir omtrentlige kan de forhåpentligvis være med på å gi et visst inntrykk av hva virksomhetene har erfart i forhold til de enkelte problemstillingene. Av hovedfunn vises det til at 8 virksomheter svarte at de i stor grad fikk utbytte av å være med på øvelsen, mens 5 svarte at de i noe grad fikk utbytte. Ingen av de 13 svarte altså at de i liten grad eller ikke i det hele tatt fikk utbytte av øvelsen. For 10 virksomheter, fremstod ansvars- og rolleforståelsen som i stor grad tydelig under øvelsen. Videre svarte så mange som 11 at de i stor grad var fornøyd med øvelsesplanleggingen, herunder informasjonen i forkant og over halvparten av respondentene opplevde øvelsesscenarioet som i stor grad realistisk. Ingen av virksomhetene svarte i liten grad eller ikke i det hele tatt på de 7
ovennevnte spørsmålene. Det er derfor grunn til å tro at de fleste har oppfattet Øvelse Kvikkleire som en vellykket og relevant øvelse. 6.1 Spørreundersøkelsen gjengitt i tall I det følgende gjengis resultatene fra spørreundersøkelsen i absolutte tall. 1. I hvilken grad er din virksomhet tilfreds med øvelsesplanleggingen, herunder informasjon i forkant? Vurdering Totalt I stor grad 11 I noe grad 2 Totalt 13 2. I hvilken grad opplevde du øvelsesscenarioet som realistisk? Vurdering Totalt I stor grad 8 I noe grad 6 Totalt 13 3. I hvilken grad var scenarioet fanget opp i egne risiko og sårbarhetsanalyser? Vurdering Totalt I stor grad 4 I noe grad 6 1 2 Totalt 13 4. I hvilken grad ble eget beredskapsplanverk relevant for håndtering av krisen? Vurdering Totalt I stor grad 9 I noe grad 4 Totalt 13 8
5. I hvilken grad ble håndteringen av henvendelser fra media/publikum ble krevende for virksomheten? Vurdering Totalt I stor grad 1 I noe grad 6 5 1 Totalt 13 6. I hvilken grad fremstod virksomhetens ansvars- og rolleforståelse som tydelig under øvelsen? Vurdering Totalt I stor grad 10 I noe grad 3 Totalt 13 7. I hvilken grad var det var behov for samhandling med andre virksomheter under øvelsen? Vurdering Totalt I stor grad 9 I noe grad 4 Totalt 13 8. I hvilken grad opplevde virksomhetens egen krisehåndtering som problematisk som følge av uklar rolle og ansvarsforståelse virksomhetene imellom? Vurdering Totalt I stor grad 1 I noe grad 2 8 2 Totalt 13 9. I hvilken grad fikk virksomheten utbytte av å være med på øvelsen? Vurdering Totalt I stor grad 8 I noe grad 5 Totalt 13 9
7. Medie- og publikumsspill Hovedmålsettingene for medie- og publikumsspillet var å utforme et spill som bidro til at alle deltakere i øvelsen fikk testet ut sin evne og kapasitet til krisekommunikasjon, samt avdekke eventuelle rom for forbedring med hensyn til mediehåndtering, krisekommunikasjon og publikumshåndtering. I tillegg skulle øvelsen bidra til å teste ut øvingsdeltakernes evne til koordinering og samordning av informasjon, dvs. evne til å presentere et entydig situasjonsbilde utad. For å oppnå dette krevdes en del ressurser. Totalt antall personer som var involvert i gjennomføringen av medie- og publikumsspillet var ca. 40 personer. Under gjennomføringen av øvelsen var medie- og publikumsspillerne fordelt på følgende funksjoner, spillstab, ringegrupper og feltjournalister. 7.1 Mediespillet Fem innleide journalister og femten studenter fra redaksjonen i studentavisen Under Dusken 2, utgjorde spillmedia under Øvelse Kvikkleire. Studentene fra Under Dusken og tre av de innleide journalistene var plassert i Trondheim sammen med øvrig spillstab. De utgjorde en nettredaksjon som primært var organisert som to ringegrupper for henholdsvis fokus på kraftsektoren og skred. Foruten ringegruppene disponerte mediespillet to journalister som var ute i felt for å delta på eventuelle pressekonferanser og øve medietrykk ved oppmøte hos aktørene. Store avstander mellom de ulike virksomhetene som ble øvd gjorde at det var få som fikk journalister på døra. Deltakerne i planleggingsgruppa var i forkant av øvelsen informert om at det i begrenset grad var kapasitet til å ha journalister ute i felt. To av journalistene var plassert i Oslo i NVEs lokaler, og spilte journalister fra region- og riksmedier. De hadde primærfokus på å øve press mot sentrale deltakende organisasjoner, Statnett, NVE, OED, JD. Journalistenes oppgave var å skape medietrykk gjennom å simulere diverse nasjonal, regional og lokal presse. Dette ble primært gjennomført via telefonhenvendelser, samtidig som det fortløpende ble produsert artikler, nyhetsbulletiner og radiosendinger. I tillegg var det forhåndsprodusert to TVsendinger, en som innledet øvelsen og oppsummerte bakteppet, samt en TV-sending som innledet fase to, dag en. 7.2 Publikumsspillet Deltakerne i publikumsspillet var frivillige fra Kvinners Frivillige beredskap, Klæbu kommune, Røde Kors og studenter fra dramalinjen ved NTNU. De var organisert i små ringegrupper. Ringegruppens hovedoppgave var å øve trykk mot deltakerne i øvelsen for å teste ut deres evne og kapasitet til krisekommunikasjon og informasjonshåndtering gjennom å simulere ulike interessenter (innbyggere, strømkunder, næringsliv, helsepersonell osv.). Enkelte av henvendelsene var planlagt og tidfestet i forkant, mens de fleste henvendelsene ble foretatt på eget initiativ innenfor øvelsens rammer. 2 Studentavisen for studenter ved NTNU i Trondheim 10
7.3 Hovedinntrykk fra medie- og publikumsspillet Det generelle inntrykket er at man har lyktes i å skape et realistisk trykk fra medie- og publikumsspillet og komme med realistiske henvendelser. Det var til dels store variasjoner mellom virksomhetene hvordan de håndterte media. Hovedinntrykket er likevel at de som har respondert på henvendelser har vært profesjonelle, har tatt øvelsen på alvor og levd seg inn i scenarioet. Det var likevel gjennomgående at mange av aktørene var reaktive i forhold til mediehåndteringen. Det var for øvrig utfordringer i forbindelse med å få til et godt politisk spill fordi problemstillingene på dette området ville i en reell situasjon kommet på et senere tidspunkt. Ulike budskap og forskjellig situasjonsoppfatning hos de som ble øvd tyder på at man kan bli enda bedre og mer oppmerksomme på viktigheten av informasjonsdeling og informasjonsutveksling mellom aktørene i øvelsen. Det er for øvrig en bred enighet om at mediespillet ga godt utbytte, og flere opplevde pågangen som så stor at de havnet litt på hælene. Noen har gitt tilbakemelding om at det var mindre trykk og snillere journalister enn man ville stått overfor i virkeligheten. For publikum sin del opplevde de at de til tider fikk for mye informasjon i forhold til at de bare var publikum. Flere av de som ble øvet delte mer informasjon og tok seg mer tid til dem enn de antakelig ville ha gjort i virkeligheten. Det var ingen av aktørene som brukte alternative informasjonskanaler for å avhjelpe pågangen etter informasjon. Deltakerne i spillmedia og spillpublikum har gitt uttrykk for at øvelsen var veldig lærerik, og at det har fått et stort utbytte av å være med. De ga også inntrykk av at øvelsen rent spillteknisk var svært velorganisert og godt planlagt. 8 Viktige læringspunkter fra øvelsen Virksomhetene ble bedt om, i fritekst, å ramse opp de viktigste læringspunktene fra øvelsen. Her er et utvalg av utsagn/erfaringer som er spilt inn: Om samhandling: Være proaktiv mot andre etater med hensyn til informasjon. Behov for forbedring når det gjelder informasjonsutveksling og rapportering på de formelle kanalene. Få jevnlige statusoppdateringer fra andre virksomheter. Behov for enda bedre informasjonsutveksling aktørene i mellom, herunder å svare på forespørsler. Rom for forbedring når det gjelder samarbeid sektorene i mellom i krisesituasjoner som rammer flere sektorer (for eksempel mellom skredetater og kraftforsyningsaktører). Mer aktiv bruk av liaisoner samarbeidende virksomheter imellom. Behov for bedre samhandling og kommunikasjon internt mellom de ulike avdelingene og de ulike fagmiljøene. 11
Benytte videotelefonkonferanse (VTC) som dialogplattform? Ytterligere forbedringspotensial på koordinering og samordning. Om utstyr og logistikk: Behov for bedre opplæring i krisehåndteringsverktøy. Behov for forbedring av krisehåndteringsverktøy. Det er viktig at telefon- og e-postlister er riktige. Gode fasiliteter (egnede rom og utstyr) er en forutsetning for å kunne gjøre en god jobb. Rommene bør være forhåndsdefinerte og klargjort for slik bruk. Viktig med gode administrative løsninger (eks. forpleining). Vaktlister må settes opp i en tidlig fase. Behov for å sette av personell til å løse ad hoc oppgaver. Behov for IKT- beredskap. Om mediehåndtering og krisekommunikasjon: Bli enda mer proaktive i forhold til mediehåndteringen, drøfte og bli enige om entydige budskap utad. Avgjørende å få oversikt over situasjonen før man kan iverksette tiltak. Viktig at styrende departement har gode varslings- og rapporteringsrutiner fra sine underliggende etater. Behov for medieovervåkning. Behov for bedre løsninger for etablering av callsenter og oppdimensjonering av sentralbord, herunder få på plass løsninger som gjør at fagfolkene i større grad skjermes for enkle og generelle henvendelser Forvente og forberede trykk på kommunikasjonsavdelingen. Varslingsrutiner internt må gjennomgås. Det var ikke alle berørte internt som fikk informasjon i rett tid. Om ansvarsforståelse og rollefordeling: Den som har ansvaret normalt bør som utgangspunkt også ha dette i en beredskapssituasjon. Behov for hyppigere øvelser i denne skalaen. Øvelsen avdekket behov for oppdatering av planverket. Behov for beredskapsledelse / beredskapsrom og for avklaring av roller og ansvar ved etablering av beredskapsledelse. Behov for interne gode kommunikasjonslinjer der deltakere/ansatte er trygge på egne roller og hvilke fullmakter de har. Behov for tydelige roller i krisestab. 12
Viktig å hente inn (ha tilgang på) fagekspertise og få oversikt over ressursene på et tidlig tidspunkt. Spillteknisk: Meldinger før og under øvelsen må komme samme vei i organisasjonen som de ville ha gjort i en reell situasjon (benytte seg av de samme e-post adressene som man ville ha brukt i en reell situasjon). Behov for flere kontrollere. Ønske om flere øvende kommuner samt deltakelse fra NSB og Jernbaneverket. En person for å dekke/spille flere kommuner ble opplevd som for lite. Unaturlig mange hendelser. Media var for snill og ga for lite trykk i forhold til erfaring fra reelle situasjoner. Begrenset tilgang på tall og målinger som vanligvis ligger til grunn for tekniske avgjørelser. 9. Konklusjon Det overordnede inntrykket er at øvelsen gikk bra og at deltakerne oppfattet den som relevant. De fleste opplevde øvelsen som realistisk, og at den var godt og profesjonelt gjennomført. Under øvelsen klarte man å skape et trykk slik at man fikk øvd alle som var med i øvelsen i henhold til intensjonene. Videre erfarte de fleste at egen virksomhet var trygg på egen rolle og ansvar og at beredskapsplanverket fungerte tilfredsstillende. Allikevel avdekket øvelsen enkelte punkter hos de fleste som kan forbedres og det er nå viktig at man tar tak i disse slik at krisehåndteringen og beredskapsevnen styrkes ytterligere. Noen mente at det ble spilt inn i overkant mange hendelser, og at dette påvirket realismen. Øvelsen ble imidlertid oppfattet som en god arena for å teste evnen til samhandling og koordinering, og den har således vært med på å bedre samfunnets evne til å møte denne typen sektorovergripende utfordringer. Alt i alt må en kunne konkludere med at hovedmålet for øvelsen ble nådd. Knut Skjenneberg NVE/ beredskapsseksjonen (Leder evaluering) 13
Vedlegg 1: Skjema til bruk for evaluering av Øvelse Kvikkleire Mål med evalueringen Som kontroller er du ansvarlig for å levere en skriftlig evaluering til NVE etter øvelsen. Målet med evalueringen er å dokumentere de erfaringer man gjør seg i forhold til hovedmålet med øvelsen. Dere bes om å ha spesiell fokus på områdene ansvar, samordning og koordinering mellom virksomheter og myndigheter ifbm et kvikkleireskred med påfølgende skade på kritisk infrastruktur. Hver enkelt virksomhet har meldt inn egne delmål. NVE anbefaler derfor at den enkelte virksomhet også evaluerer egne erfaringer med utgangspunkt i delmålene. Den interne evalueringen vil kunne gi nyttige innspill til egne risiko- og sårbarhetsanalyser og oppdatering av beredskapsplaner. Denne evalueringen er imidlertid noe den enkelte virksomhet selv må ta ansvar for, og vil ikke inngå i den offisielle evalueringsrapporten. Hvordan går jeg frem? Ved å følge de angitte trinnene og svare på spørsmålene i dette skjemaet, vil du som kontroller ha utført den skriftlige evalueringen. Et tips er at du under øvelsen støtter deg til skjemaet som huskeliste for punkter du bør notere deg med tanke på det kommende evalueringsarbeidet. Evalueringen består av i alt to deler som begge skal besvares, førsteinntrykksrapportering og besvarelse av en spørreundersøkelse. 1) Førsteinntrykksrapportering (hot washup) Førsteinntrykksrapporteringen tar utgangspunkt i mål for øvelsen. Resultatet fra denne umiddelbare førsteinntrykksrapporteringen, vil også være med på å danne et grunnlag for den endelige evalueringsrapporten. Spørsmålene som skal besvares på førsteinntrykksrapporteringen er: 7. Hvordan fungerte øvelsen- realistisk eller ikke? 8. Ga mediespillet utbytte og hvordan opplevde dere egen virksomhets håndtering av dette? 9. Hvordan fungerte evt. samhandlingen mellom egen virksomhet og andre virksomheter? 10. Hvordan opplevdes ansvars- og rolleforståelse i egen virksomhet? 11. Opplevdes det som egen virksomhets beredskapsorganisering var godt tilpasset scenarioet? (beredskapsplan, mediehåndtering mm). 12. Hva er det viktigste læringspunktet fra øvelsen? Den enkelte kontroller bes med dette om å sende inn svar på overnevnte spørsmål på E-post (hot washup) innen 1 time etter øvelsens slutt til: øvelsesansvarlig Ann-Kristin Larsen (akla@nve.no) og 14
evalueringsansvarlig Knut Skjenneberg (knsk@nve.no). NB! Vi ber dere om å nummerere spørsmålene og bruk samme rekkefølge som over slik at det blir enklere å sammenstille svarene. 2) Utfylling av spørreundersøkelse Spørreundersøkelsen bygger på de overordnede målene for øvelsen og inngår som en del av evalueringen. Kontrollerne bes om å sende inn det utleverte spørreskjemaet ferdig utfylt på vegne av sin virksomhet. I den grad det er mulig å få et skjema pr. virksomhet er dette å foretrekke, men dersom det er ønskelig å sende inn flere skjema pr. virksomhet, går også dette greit. Dersom din virksomhet ikke ønsker å delta, setter vi pris på å få tilbakemelding om dette. Spørreundersøkelsen består av to deler som begge skal besvares, del I og del II. Del I Her ønsker vi kontrollerens kvalitative vurdering av de overordnede evalueringskriteriene for øvelsen. Vurderingen gis i form av utfyllende svar. Del II Har form som et tradisjonelt spørreskjema og skal besvares ved at det settes kryss ved det utsagnet som passer best med oppfatningen til virksomheten. Svarene vil i evalueringsrapporten bli anonymisert. Den eneste identifiseringen det bes om er virksomhetens navn. Dette for å kunne ha oversikt over om samtlige rapporter er kommet inn. Når både del I og del II i spørreundersøkelsen er fylt ut, sendes disse til Knut Skjenneberg (knsk@nve.no) og Nikoline Gjerstad (niig@nve.no). Spørreundersøkelsen må være innsendt innen 13. oktober 2010. Ikke utfylt skjema inneholder i alt åtte sider. Dette kan bli lengre etter hvert som man fyller inn tekst selv. NVE vil på forhånd takke for alle innsendte bidrag som muliggjør denne evalueringen.. 15
Del I Svar utfyllende på følgende syv spørsmål: (Fyll inn tekst elektronisk. Dokumentet er redigerbart): Virksomhetens navn: 1. Fremsto det som klart og tydelig hvilket ansvar og hvilke oppgaver egen virksomhet hadde ifm krisehåndteringen? (fyll inn tekst her) Momenter som kan vurderes under dette punktet: o Hva var virksomhetens ansvar og roller i dette scenarioet? o Var ansvar, roller og oppgaver tydelig beskrevet/kommunisert internt? o Var det klart definerte grenser opp mot de andre virksomhetene? o Oppsto det utfordringer/konflikter internt i forhold til ansvar og oppgaver? Behov for konflikthåndtering? 2. Hvordan fungerte virksomhetens beredskapsorganisering? (fyll inn tekst her) Momenter som kan vurderes under dette punktet: o I hvilken grad ble beredskapsplanverket forstått og benyttet når øvelsen startet? o Var beredskapsplanverket (herunder risiko- og sårbarhetsanalyse og beredskapsplan) relevant for håndtering av krisen? o Forelå det planer for varsling? o Ble varslingsrutinene fulgt? o Kom varselet frem til riktige mottakere? o Ble varsler fulgt opp av mottakerne? o Ble det benyttet krisehåndteringsverktøy (software/ manuelt verktøy)? 3. I hvilken grad opplevde din virksomhet at andre virksomheter fremsto som usikre på hva de skulle gjøre under krisehåndteringen? (fyll inn tekst her) Momenter som kan vurderes under dette punktet: o Ble din virksomhet varslet og til rett tid? o Ble det tatt initiativ fra eksternt hold til å drøfte ansvar og roller? 16
4. Fungerte samordningen av informasjon og tiltak mellom virksomhetene? (fyll inn tekst her) Momenter som kan vurderes under dette punktet: o Hvilke andre virksomheter ble det nødvendig å kommunisere/samordne med? o Ble informasjon samordnet mellom virksomhetene? o Ble forslag til tiltak samordnet mellom virksomhetene og hvilke tiltak ble evt. fattet som følge av samordningen? o Konflikter? Uklarheter/ problemer? 5. Hvordan fungerte mediehåndteringen og krisekommunikasjonen i virksomheten? (fyll inn tekst her) Momenter som kan vurderes under dette punktet: o Hadde organisasjonen kapasitet til å håndtere publikum/media? o Ble informasjonen til publikum og media koordinert internt i organisasjonen? o Ble informasjonen til publikum og media koordinert eksternt med andre etater? o Nådde budskapet fram til publikum/media? o Hvilke virkemidler gjorde virksomheten bruk av for å kommunisere med media og publikum (hjemmesider, pressemeldinger, annet)? 6. Hva er de viktigste læringspunktene fra øvelsen? (fyll inn tekst her) 7. Hvordan fungerte øvelsen og hvilket utbytte har virksomheten hatt av øvelsen? (fyll inn tekst her) 8. Andre kommentarer? (fyll inn tekst her) 17
Del II Spørreundersøkelse for deltagende virksomheter Virksomhetens navn: Sett kryss ved det utsagnet som passer best med oppfatningen til virksomheten. Planlegging 1. I hvilken grad er din virksomhet tilfreds med øvelsesplanleggingen, herunder informasjon i forkant? I stor grad I noe grad 2. I hvilken grad opplevdes øvelsesscenarioet som realistisk? I stor grad I noe grad 18
Erfaring under øvelsen 3. I hvilken grad var scenarioet fanget opp i egne risiko og sårbarhetsanalyser? I stor grad I noe grad 4. I hvilken grad ble eget beredskapsplanverk relevant for håndtering av krisen? I stor grad I noe grad 5. I hvilken grad ble håndteringen av henvendelser fra media/publikum oppfattet som krevende for virksomheten? I stor grad I noe grad 6. I hvilken grad fremsto virksomhetens ansvars- og rolleforståelse som tydelig for de ansatte under øvelsen? I stor grad I noe grad 19
7. I hvilken grad var det behov for samhandling med andre virksomheter under øvelsen? I stor grad I noe grad 8. I hvilken grad opplevde virksomheten egen krisehåndtering som problematisk som følge av uklar rolle og ansvarsforståelse virksomhetene imellom? I stor grad I noe grad 9. I hvilken grad fikk virksomheten utbytte av å være med på øvelsen? I stor grad I noe grad 20