r,' J r? T TC STØRRE TILTAK
Ị
Veloder \B Kana Depo&blote Utvalg for statens kongelge eendommer (Slottsutvalget) Veleder for større tltak på statens kongelge eendommer Oslo, aprl 2001 L I r~> l
Forord. Slottsutvalget har tatt ntatv tl å få utarbedet en veleder for planleggng og gjennomførng av større tltak på statens kongelge eendommer. Bakgrunnen er dsse eendommenes speselle karakter. De er stlt tl dspossjon for kongen som bosted og sted for utøvelse av kongens funksjoner som statsoverhode. Eendommene har vktge symbolfunksjoner og har stor hstorsk og antkvarsk nteresse. Denne velederen tar skte på å g alle som deltar større rehablterngs- og ombyggngsprosjekter på statens kongelge eendommer en generell orenterng om de speselle krav som stlles og hvordan prosjektene bør gjennomføres. Den forelggende utgave ble sluttbehandlet av Slottsutvalget møte den 21. mars. Det planlegges en oppdaterng av velederen løpet av 2002. Oslo, aprl 2001 Brt Denstad Leder Slottsutvalget L c
D
SlOttSUtvalget Veleder større tltak på statens kongelge eendommer ] Innholdsfortegnelse 1 Innlednng 3 1.1 Slottsutvalget og Statens kongelge eendommer 3 1.2 Overskt over nnholdet 3 2 Generelle forhold 6 2.1 Interng av tltak 6 2.2 Modell for prosjektgjennomførng 6 2.3 Organserng 7 3 Innledende faser (konseptfasen) 9 3.1 Generelt 9 3.2 Teknsk tlstandsregstrerng 9 3.3 Antkvarsk regstrerng 10 3.4 Samordnng av analyser 10 3.5 Regstrerng av bruksfunksjoner 11 3.6 Romprogram 11 3.7 3.8 Illustrasjon Byggeprogram med planløsnng 11 3.9 Sksseprosjekt 11 3.10 Forprosjekt 11 4 Gjennomførngsfasen 14 4.1 Detaljprosjekt m/kalkyle 14 4.2 Anbud og kontraherng 14 4.3 Byggeperode 14 4.4 Prosjektoppfølgng - regstrerng av endrngsbehov 15 4.5 Kontraktsoppfølgng - avvk fra spesfkasjon 15 0 5 Prosjektavslutnng 5.1 Sluttrapport 16 D D D 0 D Aprl 2001 Sde 2 av 17
' 1 I
Slottsutvalget Veleder større tltak på statens kongelge eendommer 1 Innlednng 1.1 Slottsutvalget og Statens kongelge eendommer Staten eer følgende eendommer som er stlt tl dspossjon for Kongen og Den Kongelge famle; Det Kongelge slott, Bygdø Kongsgard, Oscarshall (alle Oslo), Gamlehaugen (Bergen) og Stftsgården (Trondhem). Eendommene Oslo forvaltes av Slottsforvaltnngen, mens Statsbyggs regonkontorer Bergen og Trondhem forvalter henholdsvs Gamlehaugen og Stftsgården For å skre en styrt og samordnet forvaltnng av eendommene ble utvalg for Statens kongelge eendommer ("Slottsutvalget") oppnevnt 1998.1 mandatet heter det blant annet at utvalget skal bdra tl at det utvkles felles forståelse for hva helhetlg forvaltnng av eendommene omfatter, påse at det utføres tlstrekkelg dokumentasjon av bygnnger samt fastslå generelle retnngslnjer for å skre en styrt, samordnet og forutsgbar forvaltnng av den enkelte eendom som varetar både antkvarsk/museale forhold og funksjonelle/praktske forhold. De betydelge nteresser som er knyttet tl dsse eendommene reflekteres utvalgets sammensetnng. Slottsutvalget har representanter fra Hoffet, Slottsforvaltnngen, Statsmnsterens kontor, Arbeds og admnstrasjonsdepartementet, Fnansdepartementet, Rksantkvaren og Statsbygg. Henskten med velederen er å skre at alle aktører er kjent med og har samme forståelse og respekt for de speselle forutsetnnger som gjelder for arbedet på dsse eendommene. Dette skal legge grunnlaget for en apen og konstruktv prosess både forberedelser, konkret planleggng, prosjekterng og gjennomførng av tltak. Slke tltak på statens kongelge eendommer vl framstå som krevende både faglg og admnstratvt. Berørte bygnnger er løpende bruk, de antkvarske utfordrnger er betydelge og den teknske tlstand varerer. God dalog, tlpasnngsevne og profesjonell prosjektstyrng er helt nødvendg. Det legges tl grunn at staten vl være ansvarlg byggherre ved gjennomførng av byggeprosjekter også på dsse statlge eendommer. Dette nnebærer at statlg regelverk kommer tl anvendelse, som for eksempel Økonomreglementet og regelverk ved anskaffelse av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbed. Det er vdere fastsatt bestemmelser for budsjettbehandlng og ansvarsforhold statlge byggesaker. Som ansvarlg departement vl AAD ta stllng tl hvem som skal nneha funksjonen som byggherre for det enkelte prosjekt. Denne velederen tar utgangspunkt at Statsbygg er byggherre og at Statsbyggs prosedyrer og rutner for prosjektgjennomførng forutsettes fulgt da dsse reflekterer gjeldende statlge krav. AAD kan mdlertd beslutte at andre enn Statsbygg skal vareta denne funksjonen og hvlke rammer som da skal gjelde. 1.2 Overskt over nnholdet I kapttel 2 beskrves en del generelle forhold ved gjennomførng av større prosjekter. Det foreslås en organsasjonsmodell bestående av en styrngsgruppe, en brukergruppe og en samrådsgruppe ( byggefasen) tllegg tl en prosjektorgansasjon med prosjektansvarlg og prosjektledere for deloppgaver/faser. r aprl 2001 Sde 3 av 17
Slottsutvalget Veleder større tltak på statens kongelge eendommer Kapttel 3 går nærmere nn på de nnledende fasene som samlet er gtt betegnelsen konseptfasen. Dette omfatter en delfase for teknsk og antkvarsk tlstandsvurderng samt avklarng av brukerbehovene, som samles et byggeprogram. Deretter utarbedes et sksseprosjekt for å kontrollere at byggeprogrammet kan tlfredsstlles og et forprosjekt med kostnadsoverslag. Det legges sterk vekt på å følge opp at både de teknske, antkvarske, bruksmessge og kke mnst kostnadsmessge kravene kan tlfredsstlles. Konseptfasen avsluttes med et forprosjekt m/kostnadskalkyle. Forprosjektet er grunnlaget for AADs søknad om bevlgnng tl prosjektet og beslutnng om gjennomførng. Forprosjektet omfatter tdsplan, budsjett og forslag tl ansvarlg enhet (byggherre). I kapttel 4 beskrves forhold knyttet tl gjennomførngen. Gjennomførngsfasen kan starte når forprosjektet er godkjent og fnanserng er vedtatt av Stortnget. I selve byggefasen forutsettes sterk oppfølgng av nødvendge prosjektendrnger og nngåtte kontrakter. Brukeren og antkvarsk myndghet forutsettes å være aktvt med gjennom styrngsgruppen og samrådsgruppen. I kapttel 5 beskrves forhold knyttet tl prosjektavslutnngen. Prosjektet avsluttes med en samlet evaluerng og en dokumentasjon av erfarnger. Dette gjelder både den admnstratve og økonomske gjennomførngen og de teknske og antkvarske erfarngene som gjøres. I vedlegg er det gtt en overskt over relevante aktørene gjennomførngen av prosjektene. r n aprl 2001 Sde 4 av 17
I I I
Slottsutvalget Veleder større tltak på statens kongelge eendommer Fgur 1: Overskt Hl-:rr,-T»-r<-*-Tc-f».>T"~-, tr-t-<... -t-^-. Tltak er nødvendg eller ønskelg I Planlagt v > Akutt skade > I vedlkehold reparasjon ] Større totak gcgjssr^rv Forberedelse s. I* Utførelse Konseptfase Regstrerng, dokumentasjon, altematvsvurderng og sksseprosjekt Forprosjekt nkl. budsjett og kostnadsrammer, tdsplan og ansyarsayklarng : Forberedelse Utførelse v Gjennomførng Evaluerng I <......h... a% o Erfarngs- w l : tlbakeførng r A r r aprl 2001 Sde 5 av 17
Slottsutvalget Veleder større tltak på statens kongelge eendommer 2 Generelle forhold 2.1 Interng av tltak Velednngen tar utgangspunkt at det av en eller annen grunn er funnet nødvendg å verksette større tltak for å bevare eller endre bruk av en av statens kongelge eendommer. Et tltak kan oppstå som følge av et endret bruksbehov, som et element et planlagt vedlkehold eller være en nødvendg reparasjon som følge av akutt skade. Intatvet kan komme både fra bruker (Hofforvaltnngen) og forvalter (Slottsforvaltnngen/Statsbygg). Denne velederen går kke nærmere nn på hvordan forslag og ntatv skal behandles. Prosedyrer for dette vl bl beskrevet andre dokumenter. Det vl på noe skt forelgge langsktge forvaltnngsplaner for hver eendom hvor ansvarsforhold og vktge premsser vl bl beskrevet. Beslutnng om å sette gang et forberedende arbed med prosjektet fattes av AAD samråd med Hofforvaltnngen og Slottsforvaltnngen/Statsbygg. Byggherreansvaret avklares gjennom dette. 2.2 Modell for prosjektgjennomførng En byggesak vl normalt ha to hovedfaser: > Innledende faser (Interng og behovsanalyse, dokumentasjon, romprogram, byggeprogram, regulerng, sksse- og forprosjekt, uskkerhetsanalyse og kostnadsestmat. > Gjennomførng (detaljprosjekterng, kontraherng av entreprenør, byggefasen, kontroll, ferdgstllng og overtagelse) Når arbedene er gjennomført vl ansvaret overføres tl den aktuelle forvalter. Et hvert prosjekt er unkt. Lkevel vser all erfarng at kravene tl profesjonell prosjektstyrng er de samme. De fel som vanlgvs gjøres, som for eksempel detaljfokuserng framfor helhetstenknng, økende ambsjonsnvå underves, manglende realstske budsjetter og framdrftsplaner, understreker behovet for gjennomdrøftede forutsetnnger og overordnede retnngslnjer. Det må gjennom de nnledende faser utarbedes et overordnet styrngsdokument (prosjektplan) 1 for det enkelte prosjekt/tltak som må omfatte: Prosjektomfang, ressursestmater, antatt gjennomførngstd Styrngsmodell og prosjektorganserng (prosjektadmnstratve rutner) Prosjektmål og suksesskrterer Uskkerhetsstyrng og krtske suksessfaktorer - r 1 Gjennomførngsmodellen slk den er beskrevet denne velednngen, krever relatvt stor resursnnsats før beslutnngen om gjennomførng fattes. Bevlgnng på grunnlag av forprosjekt er overensstemmelse med Statens generelle retnngslnjer, men for å unngå at arbedet føres unødvendg langt, er det lagt nn flere beslutnngspunkter konseptfasen for å kontrollere både gjennomført)arhet og måltall for kostnader. Prosjektplanen utvkles gjennom de tdlge faser av prosjektet. En endelg prosjektplan skal forelgge sammen med forprosjekt og forslag tl kostnadsramme og danner dermed grunnlag for beslutnng om gjennomførng. 1 1 Statsbygg har en utvklet en mal for et slkt dokument, men det fnnes også andre aprl 2001 Sde 6 av 17
Slottsutvalget Veleder større tltak på statens kongelge eendommer Prosjektplanen endres normalt kke etter godkjent forprosjekt, da dette vl endre forutsetnngene for gjennomførngen og vl følgelg ha konsekvenser for framdrft, kostnader og kvaltet. 2.3 Organserng Ved tltak på statens kongelge eendommer må samarbed og dalog stå sentralt. Det legges stor vekt på å skre partene nnflytelse gjennom formell samhandlng og at man størst mulg grad fnner fram tl omforente løsnnger som man kan stå felles ansvarlg for. Prosjektorgansasjon - prosjektledelse Prosjektorganserng skjer samarbed med oppdragsgvende departement og Statsbygg (eller annen utpekt) som byggherre.2 Det oppnevnes en prosjektansvarlg hos byggherreorgansasjonen. Det etableres vdere en ntern prosjektgruppe som vl bestå av den prosjektansvarlge, prosjektledere for ulke faser, og fagmedarbedere på nødvendge felt som kulturmnner, arktektur, bygg, elektro, vvs, byggøkonom osv. Styrngsgruppe For å skre god nformasjon og samhandlng mellom partene etableres en Styrngsgruppe som består av fagdepartementet (AAD), bruker (Hofforvaltnngen), Forvalter (Slottsforvaltnngen/Statsbygg), Rksantkvaren og byggherreorgansasjon (Statsbygg) som også leder gruppens arbed. I tllegg deltar andre etter behov. Styrngsgruppens mandat og fullmakter klargjøres med oppdragsgvende departement ved opprettelsen. Brukergruppe Det kan være hensktsmessg å etablere en brukergruppe som vl være et vktg bndeledd mellom prosjektet og ulke brukere utformng av funksjonsprogram, romprogram med mer. Det bør uansett oppnevnes en brukerkontakt for prosjektet. Brukergruppen må skres faglg støtte fra prosjektorgansasjonen eller eksterne ressurser. Samrådsgruppe Av hensyn tl dsse eendommenes speselle karakter og behovet for nær dalog mellom de nvolverte foreslås det tllegg opprettet en samrådsgruppe som kan bstå prosjektledelsen med råd og avklarnger gjennomførngsfasen. Det må denne fasen foretas avvennger mellom kostnader, kvaltet og framdrft som er vanskelge. Samrådsgruppen bør bestå av bruker, antkvarsk myndghet, og prosjekterngsleder tllegg tl prosjektledelsen. Nærmere omtale av samrådsgruppen senere kapttel. 2 AAD har under utarbedelse nye retnngslnjer for handterng av statlge byggeprosjekter. Rapporterng mellom byggherre og departementet behandles kke her. 1 aprl 2001 Sde 7 av 17
Slottsutvalget Veleder større tltak på statens kongelge eendommer Fgur 2: Konseptfase UySsss^ElsnlssQDsJl Byggeprogram ; Sksseprosjekt «*«....«..«..,,,*,,,..,.j,,,^ Antkvarsk vurderng» av løsnnger -. Forprosjekt m/budsjettkalkyle»a natw Antkvarsk vurderng av løsnnger anatstl Ne - mulge revsjoner _ *Æ godkjenner jfe* Ne rosjektet stoppes?\ Ja - prosjektet vdereføres! Plan med kostnader, framdrft kvaltet og ansvar avklart r aprl 2001 Sde 8 av 17
Slottsutvalget Veleder større tltak på statens kongelge eendommer 3 Innledende faser (konseptfasen) 3.1 Generelt Vektleggng av grundge forberedelser og planleggng legger grunnlaget for en vellykket prosjektgjennomførng og at prosjektet når de fastsatte mål med hensyn på kvaltet, framdrft og kostnader. Konseptfasen kan strekke seg over lang td og omfatte mange alternatver. Regstrerngen kan deles etapper med økende kunnskapsoppbyggng. Det anbefales at den teknske og antkvarske regstrerngen utføres parallelt. Fasen krever omfattende ressursnnsats både fra de nvolverte parter og fra nnkjøpt kompetanse. Fnanserngen av dette må være avklart sden det kke fremmes forslag tl startbevlgnng med kostnadsramme for bevlgende myndgheter før forprosjektet forelgger. Dessuten vl de kontraherte rådgvere (prosjekterngsleder (PGL) og prosjekterngsgruppe (PG)) splle en sentral rolle. Det bør kontraheres prosjekterngsleder og prosjekterngsgruppe som har kompetanse på regstrerng og planleggng bygnnger med høy verneverd og kompetanse på programmerng. Sktemålet bør være at den samme gruppen beholdes gjennom hele konseptfasen sev om fasen gjennomføres flere etapper, hvorav enkelte bare krever fagkompetanse fra deler av prosjekterngsgruppen. Prosjekterngsleder bør normalt ha faglg forankrng som fagansvarlg arktekt eller bygnngsteknsk rådgver prosjekterngsgruppen. Prosjekterngsleder vl ha en vktg koordnerende rolle å samordne den teknske og antkvarske regstrerngen og lede gjennomførngen av sksseprosjekt og forprosjekt. Det understrekes nødvendgheten av å ha tlstrekkelg antkvarsk kompetanse forbndelse med valg av planløsnnger og teknske løsnnger sksseprosjekt og forprosjekt. Eer og forvalter har ansvar for at statens kongelge eendommer forvaltes slk at kulturmnneverden kke forrnges. Rksantkvaren er antkvarsk myndghet. Rksantkvaren skal konseptfasen bdra tl at det gjennomføres tlstrekkelge antkvarske regstrernger og analyser. De gjennomførte undersøkelser gjennomgås og analyseres av Rksantkvaren med skte på å g antkvarske premssene for prosjektet. 3.2 Teknsk tlstandsregstrerng Nvået på tlstandsregstrerngen må normalt tlpasses at bygnngen er bruk og fullt møblert. Regstrerngen må derfor utføres som vsuell kontroll, med supplerende, undersøkelser nne konstruksjoner kjeller, på loft og eventuelle andre sekundære rom. Det er speselt vktg å avdekke skader på bærende konstruksjoner og andre sentrale bygnngskonstruksjoner ford utbedrng av dsse har stor nnflytelse på planleggng og utførelse. Tlstandsregstrerng kan gjennomføres flere faser med en gradvs oppbyggng av kunnskap. Den teknske og bygnngshstorske regstrerngen bør utføres parallelt for utvekslng av erfarng og dskusjon rundt funn på stedet. Følgende bør regstreres: > Mangler forhold tl krav lover og forskrfter. Vl hovedsak gjelde brannvarslng, rømnngsveer og mangler ved elektrske anlegg. > Bygnngsdelers tlstand og skader utvendg og nnvendg. Herunder fukt, sopp og råteskader på bærekonstruksjoner, tak, fasader, vnduer mm aprl 2001 Sde 9 av 17
Slottsutvalget Veleder større tltak på statens kongelge eendommer > Funksjonell svkt og sltasje for bad, toaletter, kjøkken, hes, teknske anlegg mm. Sltasje og skader på overflater ute og nne. > Bruken av rom og endret planløsnng. Regstrerngen bør utføres av en tverrfaglg prosjekterngsgruppe med prosjekterngsleder og med tlstrekkelg relevant kompetanse. For supplerende regstrerng tlpasses bemannngen. Arktekten eller en annen prosjekterngsgruppen bør ha kompetanse på programmerng. De fagansvarlge prosjekterngsgruppen og prosjekterngslederen må ha kompetanse fra arbed kulturhstorske bygnnger med høy verneverd. Det er vktg at PG og PGL har god samarbedsevne både nternt og eksternt. Tlstandsregstrerngen avsluttes med en analyse av de regstrerte funn og forslag tl løsnnger og utbedrng av skader. 3.3 Antkvarsk regstrerng Bygnngshstorsk regstrerng bør bestå av oppmålng, beskrvelse av bygnngsteknkk og undersøkelse av rom og bygnngsdeler på stedet med fotodokumentasjon. Det er under utarbedelse retnngslnjer og krav tl slk dokumentasjon3. Vdere bør det foretas en gransknng av skrftlge klder. Slke opplysnnger vl på skt forelgge for alle de kongelge eendommer uavhengg av om det skal foretas større tltak eller kke. Det er vktg at så mye som mulg av skjulte skader og bygnngens hstore og oppbyggng avdekkes gjennom regstrerngsfasen. Dette vl redusere behovet for endrnger gjennomførngsfasen. Den antkvarske undersøkelsen kan gjennomføres flere etapper med en gradvs oppbyggng av kunnskap. Den antkvarske undersøkelsen bør utføres parallelt med den bygnngsteknske undersøkelsen. Gjensdg kunnskapsutvekslng er berkende for begge parter. Apnng av konstruksjoner for bygnngsteknsk undersøkelse vl også ofte avdekke materaler og konstruksjoner av antkvarsk nteresse. Det må kontraheres tlstrekkelg fagkompetanse. Rksantkvaren bør konsulteres. De ansvarlge for den antkvarske undersøkelsen bør nngå samme organsasjon som prosjekterngsgruppen for de teknske undersøkelsene med felles fremdrftsplan og felles møter. Det utarbedes på denne bakgrunn en analyse av verneverden. Regstrernger og analyse presenteres rapport som premss for løsnnger for standsettng. 3.4 Samordnng av analyser Den bygnngsteknske og antkvarske analysen må samordnes slk at det kke fremmes forslag som er antkvarsk uakseptable eller teknsk urealstske. Det bør utformes noen førnger som kan g vdere planleggng og prosjekterng et vsst spllerom. Byggherrens prosjektorgansasjon er ansvarlg for denne samordnngen nært samarbed med de engasjerte rådgvere. Det utarbedes rapport som legges fram for styrngsgruppen sammen med resultatene av den teknske tlstandsvurderng og den antkvarske analyse. 3 Vl etter planen forelgge sommeren 2001 aprl 2001 Sde 10 av 17
Slottsutvalget Veleder større tltak på statens kongelge eendommer 3.5 Regstrerng av bruksfunksjoner Regstrerngen baseres på en gjennomgang med Hoffet om hvordan bygnngen og de enkelte rom brukes og hvlke endrnger som er ønsket. Følgende bør det mnste regstreres: antall personer tl daglg og ved speselle anlednnger, transport, forsynnger, og skkerhet. I tllegg kommer speselle kvaltets- eller funksjonskrav. Den opprettede brukergruppe vl med bstand fra prosjektorgansasjonen eller eksterne rådgvere forestå dette arbedet. Analyse av bruk og tlhørende brukskrav og ønsker bør utføres av arktekt eller annen med relevant kompetanse. Analysen dokumenteres egen rapport. 3.6 Romprogram Romprogrammet utarbedes av prosjektgruppen som eget dokument, basert på analysen av bruk og tlhørende brukskrav og bruksønsker. 3.7 Illustrasjon med planløsnng Den bygnngsteknske og antkvarske analysen med foreslåtte tltak og prorternger sammenholdes med romprogrammet, og hovedløsnnger for rombruk llustreres på plantegnnger. 3.8 Byggeprogram Byggeprogrammet utarbedes av Statsbygg med bass omforent anbefalng av bygnngsteknske tltak og antkvarske prorternger samt romprogram. Byggeprogrammet vl være et av hoveddokumentene et eventuelt byggeprosjekt. Byggeprogrammet utarbedes etter standard mal for slke. 3.9 Sksseprosjekt Den første fasen av sksseprosjektet foreslås som en uttegnng av byggeprogrammet for å vse om brukerkravene er forenelge med de begrensnnger bygnngen og de antkvarske prorterngene gr. Det vl normalt være nødvendg med uttegnng av flere alternatve løsnnger. Det utarbedes kostnadsestmat for det alternatvet som velges. Sksseprosjektet utarbedes av prosjekterngsgruppen. Antkvarsk bstand for vdereførng av ntensjonene den antkvarske analysen skal nngå sksseprosjektet. Sksseprosjektet drøftes underves og legges fram tl behandlng Styrngsgruppen 3.10 Forprosjekt Forprosjektet skal nneholde: r Planløsnng, valg av teknske hovedløsnnger, materalvalg De antkvarske prorternger må ntegreres forprosjektet Plantegnnger, fasader og sntt Forprosjektrapport nkludert kostnadsoverslag. aprl 2001 Sde 11 av 17
Slottsutvalget Veleder større tltak på statens kongelge eendommer Forslag tl gjennomførngsmodell og entreprsenndelng Vdere skal forprosjektet omfatte en uskkerhetsanalyse basert på beskrvelsen over med et kostnadsestmat for prosjektet med ulke skkerhetsnvåer (hhv 50 og 85% sannsynlghet for å holde rammen). Dette skal omfatte styrngsramme og uskkerhetsavsetnng (margn). Det skal vdere være avklart på hvlke premsser denne margnen kan benyttes. Prosjektorgansasjonen gjennomgår ressursbehov, revderer prosjektplan med oppdaterng av alle prosjektets rammebetngelser. Det foretas en vurderng av gjennomførngsmodell, og utarbedes en prosjektstrateg. Her legges det spesell vekt på uskkerhetsstyrng, framdrft, kvaltet og kostnader. Prosjektplanen og forprosjektet med forslag tl kostnadsramme legges fram for styrngsgruppa og oversendes AAD (evt. Fnansdepartementet) for godkjennng henhold tl gjeldende retnngslnjer. n aprl 2001 Sde 12 av 17
Slottsutvalget Veleder større tltak på statens kongelge eendommer Fgur 3: Gjennomførngsfase aprl 2001 Sde 13 av 17
Slottsutvalget Veleder større tltak på statens kongelge eendommer 4 Gjennomførngsfasen Oversktsfguren foran vser hele prosessen fra ferdg godkjent forprosjekt og kostnadsramme frem tl sluttrapporten. I det følgende er de enkelte aktvtetene prosedyren kommentert mer detaljert. Godkjent forprosjektet og kostnadsramme skal forelgge før arbedet føres vdere en gjennomførngsfase. 4.1 Detalj prosjekt m/kalkyle Detaljprosjektet utarbedes av prosjekterngsgmppen henhold tl Statsbyggs generelle retnngslnjer og på grunnlag av det forelggende byggeprogrammet. Tegnnger og speselt arbedsbeskrvelser må mdlertd utformes som prnsppløsnnger og metodebeskrvelser større grad enn ved nybygg. Det forutsettes at det kke er behov ytterlgere tlstands regstrerng, men antkvarsk kompetanse må være tlgjengelg for nnhentng av retnngslnjer forbndelse med valg av løsnnger. Det utarbedes oppdateret kostnadsestmater. Uskkerhetsanalysen må oppdateres. Om det må utarbeds full ny uskkerhetsanalyse vurderes av prosjektledelsen og drøftes med styrngsgruppen. Materalet legges fram for styrngsgruppen for beslutnng. 4.2 Anbud og kontraherng Det forutsettes utgangspunktet at kontraherngen av byggearbedene skal skje etter anbuds eller tlbudskonkurranse henhold tl offentlge regler for nnkjøp. En prekvalfserng for deltagelse anbuds- eller tlbudskonkurransen kan være hensktsmessg for å skre nødvendg kompetanse og engasjement. De nnkomne anbud gr et uttrykk for om prosjektet er gjennomført»art etter de planer og forutsetnnger som er lagt. Dersom anbudet skulle avvke fra tdlgere skal samrådsgruppen aktvseres. Deltagerne samrådsgruppen har hatt vesentlg påvrknng på prosjektet den foregående konseptfasen og er kjent med forutsetnngene. Større avvk må drøftes styrngsgruppen. Dersom beste ("det for staten gunstgste") anbud lgger nnenfor budsjettet, settes arbedet bestllng. Bestllng av arbedet skal skje henhold tl statens regler. Entreprseform og kontraktstype forutsettes bestemt anbudsgrunnlaget, men gjennomførngsmodellen betnger tverrfaglg samarbed, og det skal legges vekt på å etablere et godt samspll mellom pattene organsasjonen. Det betnger at partene fellesskap bdrar tl å etablere: felles oppfatnng av oppgaven gode personlge relasjoner felles og omforente planer rutner som skrer raske beslutnnger både med hensyn tl prosjektendrnger og kostnader kvaltetsskrng og kompetanseutvklng r l 4.3 Byggeperode Byggeperoden gjennomføres hovedsak etter Statsbyggs generelle rutner. I ombyggngs- og rehablterngsprosjekter for bygnnger med høy kulturhstorsk verd vl det også under gjennomførngen av byggearbedene avdekkes nye forutsetnnger både for omfanget av aprl 2001 Sde 14 av 17
Slottsutvalget Veleder større tltak på statens kongelge eendommer arbedene og for valg av teknske løsnnger. Behovet for å gjøre endrnger prosjektet kan ha flere årsaker - som at: bruken og brukerkravene ønskes endret løpet av prosjektperoden brukskravene kke kan tlfredsstlles enkelte arealer eller rom de valgte løsnngene kke er teknsk mulg, eller andre løsnnger kan være bedre det avdekkes forhold av antkvarsk betydnng kvalteten bør heves på enkelte områder for å få enhetlg kvaltet Samrådsgruppen er opprettet for å bstå prosjektledelsen forbndelse med slke vurdernger. Gruppen bør bestå av de samme personer som har gjennomført den teknske og antkvarske tlstandsregstrerngen, det vl s bruker, antkvarsk myndghet, og prosjekterngsleder. Dersom prosjektledelsen (PA/PL) på et eller annet tdspunkt fnner at byggeprogrammet kke kan realseres nnenfor de rammer (kostnader, kvaltet, framdrft), legges avvket frem for samrådsgruppen som søker en omforenet løsnng nnenfor kostnadsrammen. Dersom dette kke er mulg må Styrngsgruppen drøfte saken, herunder vurdere om arbedene skal stanses og om det er behov for full revderng av prosjektplan og kostnadsramme. 4.4 Prosjektoppfølgng - regstrerng av endrngsbehov Tdlg regstrerng av endrngsbehovet krever aktv styrng fra byggeleder/prosjektleder og aktv deltagelse av både de prosjekterende (med antkvarsk kompetanse) og utførende/ entreprenør. Aktv deltagelse betyr tlstedeværelse på byggeplass og utstrakt aktsomhetsplkt - kke bare deltagelse etter varslng. Endrngsbehovet meldes prosjektledelsen (PA/PL) som drøfter saken med prosjekterngsleder. Konsekvensene (økonomske, antkvarske, brukerhensyn) vurderes. Dersom endrngen kke kan forsvares, legges den frem for samrådsgruppen for å fnne en realserbar løsnng. Hvs samrådsgruppen kke fnner løsnng nnefor gtte rammer må saken fremmes for Styrngsgruppen 4.5 Kontraktsoppfølgng - avvk fra spesfkasjon Med avvk menes denne sammenhengen fel og mangler ved selve utførelsen. Slke avvk behandles av bygge- og prosjektledelsen på vanlg måte henhold tl de avtalte kontraktsvlkår og henhold tl Statsbyggs generelle retnngslnjer. Det er behov for et sterkt samarbed mellom prosjektledelsen, prosjekterngs- og byggeleder forbndelse med tlleggsarbeder som dekkes av budsjettets post for uspesfserte arbeder. I 1 Følgevrknnger og kostnadskonsekvenser skal vurderes. Avvk skal rapporteres så tdlg som mulg tl prosjektledelsen. Mndre tlleggsarbeder (forventede tllegg) som kke er avvk, men som lgger budsjettet som uspesfsert, behandles også av byggeledelsen på samme måte som avvk. Sev mndre endrnger kan påvrke valgfrheten ved senere endrngsbehov, konsekvenser for kostnader, framdrft osv skal vurderes. aprl 2001 Sde 15 av 17
Slottsutvalget Veleder større tltak på statens kongelge eendommer Vedlegg: Aktøroverskt Aktør Adresse Telefon Hofforvaltnngen Slottsforvaltnngen Det Kongelge Slott Drammensvn.l 0010 Oslo Det Kongelge Slott Drammensvn.l 0010 Oslo Tlf: 22 04 87 00 Faks: 22 04 87 90 Tlf: 22 04 87 00 Faks. 22 04 87 90 Statsbygg Byporten, Bskop Gunnerusgt. 6 Postboks 8106 dep 0033 OSLO Rksantkvaren Dronnngensg. 13 Postboks 8196 dep. 0034 Oslo Statsbygg Vest Valkendorfs gt 6 (Gamlehaugen/Bergen) Pb 1024 Statsbygg Mdt Norge (Stftsgården/Trondhem) 5808 Bergen Tlf: 22 24 28 00 Faks: 22 24 28 06 Tlf: 22 94 04 00 Faks: 22 94 04 04 Tlf: 55 23 74 00 Faks: 55 23 74 10 Prnsensgt 39 Tlf: 73 80 93 00 Pb 4433 Hosptalsløkken Faks: 73 80 93 29 7418 Trondhem Slottsutvalgets sekretarat c/o Statsbygg Tlf: 22 24 01 64 Arbeds- og Akersgt. 59 admnstrasjonsdepartementet postboks 8004 dep. 0030 Oslo Tlf: 22 24 90 90 Faks: 22 24 95 16 I r aprl 2001 Sde 17 av 17
Slottsutvalget Veleder større tltak på statens kongelge eendommer 5 Prosjektavslutnng 5.1 Sluttrapport Prosjektorgansasjonen skal etter avsluttet prosjekt utarbede sluttrapport fra prosjektet. Sluttrapporten skal legges fram for styrngsgruppen. Rapporten skal redegjøre både for gjennomfør ngen av prosjektet, kostnader, speselle erfarnger, samt en fullstendg dokumentasjon av hvlke arbeder som er utført, materalbruk, vedlkeholdsnstrukser etc. Dokumentasjon av de gjennomførte arbeder skal utarbedes henhold tl avtalte spesfkasjoner og overføres tl forvalter på hensktsmessg måte. L J aprl 2001 Sde 16 av 17
Old l%o}
Depotbbloteket 11 1ll n nu 02sd 19 603
1 1 I Jl 11 1 kl 1