NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Mandag 20. juni 2005 Kl. 09:00 STED: Kommunestyresalen, Namsskogan kommunehus Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 007/05 Namsskogan kommunes årsregnskap 2004- Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret 008/05 Namsskogan kommunes årsberetning 2004- Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret 009/05 Årsrapport for skatteoppkreverfunksjonen i Namsskogan 2004 010/05 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjonigangsettingsvedtak 011/05 Eventuelt/referater Rådmann og økonomisjef/kommunekasserer inviteres til å informere/svare på spørsmål ang. sakene 7-9 ved starten av møtet. Grong, 17.11.2005 Jon Bjarne Johansen (sign) leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 /470 28 400 Side 1 av 1
SAK 007/05 NAMSSKOGAN KOMMUNES ÅRSREGNSKAP 2004 M/REVISJONSBERETNING KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNESTYRET Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg 20.06.05 Per Morten Bjørgum 007/05 NAMS 05 Namsskogan formannskap Namsskogan kommunestyre SAKSFRAMLEGG ETTERSENDES NÅR REVISJONSBERETNING ER KLAR, CA 14. JUNI. Side 2 av 2
SAK 008/05 NAMSSKOGAN KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2004 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg 20.06.05 Per Morten Bjørgum 008/05 NAMS 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget finner Namsskogan kommunes årsmelding for 2004 informativ. Årsmeldingen gir et godt bilde på kommunens virksomhet i 2004, og er dermed egnet som styringsverktøy for kommunestyret. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Namsskogan kommunes årsmelding 2004 (utsendt direkte til KU s medlemmer) Saksopplysninger: Om behandlingen av kommunens årsmelding heter det i Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner): 10. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Som det framgår legges årsmeldingen/årsberetningen fram for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet for å uttale seg om kommunens årsmelding. KU kan eksempelvis kommentere - hvor lett tilgjengelig årsmeldingens innhold er - hvorvidt årsmeldingen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år - andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere Side 3 av 3
Namsskogan kommunes årsmelding for 2004 er et dokument på 15 sider inndelt i en generell del (rådmannens kommentarer og hovedtallsanalyse) og en del med avdelingenes årsmeldinger. Saksbehandlers vurdering: Namsskogan kommunes årsberetning er på 15 sider, og gir en beskrivelse av kommunens virksomhet i 2004. Årsberetningen er relativt kortfattet, og gir en kurant oversikt over den kommunale driften i 2004. Bruk av tabeller, fargebilder og tegninger bryter opp teksten, og gjør årsberetningen til et tiltalende dokument. I forhold til benyttede fotografier burde vel fotograf vært oppgitt. Enkelte kommuner har brukt avdelingene/enhetenes årsplaner/målsetninger som grunnlag for å gjøre en vurdering av hvorvidt de enkelte enheter har nådd sine mål for året 2004. Det kan være et tips til forbedring til Namsskogan kommunes årsberetning. For å gjøre årsberetningen enda bedre egnet som styringsredskap for kommunestyret, ville en kortfatta opplisting av de ulike enheter/avdelingers driftsmål i 2004 og påfølgende vurdering av måloppnåelse vært bra. Totalt sett er saksbehandler av den mening at Namsskogan kommunes årsmelding for 2004 gir et godt bilde på kommunens virksomhet i året 2004, og gjennom det er egnet som rapportering til kommunestyret. Kommunestyret får gjennom framlagt årsmelding god kunnskap om kommunens drift i 2004. Side 4 av 4
SAK 009/05 KONTROLLRAPPORT FOR SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN I NAMSSKOGAN KOMMUNE- 2004 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg 20.06.05 Joar Stiklestad/ Per Morten Bjørgum 009/05 NAMS 05 Namsskogan kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar skattefogdens kontrollrapport 2004 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Namsskogan kommune til orientering. 2. Kontrollutvalget forutsetter at skattefogdens merknader blir fulgt opp. 3. Kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret Vedlegg: 1. Kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i Namsskogan kommune fra Skattefogden i Nord- Trøndelag datert 15.02.05 2. Skatteoppkrevers regnskap med kommentarer, datert 18.01.05 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Brev av 21.02.2005 fra Skattedirektoratet til kommunene- Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten Saksopplysninger: I følge brev av 21.02.2005 fra Skattedirektoratet er nå staten gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har fra 01.07.2004 overtatt den formelle revisjon av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. For vår region (region Midt: Nord- og Sør-Trøndelag, samt Møre og Romsdal) er den interne kontrollen tillagt Sør-Trøndelag skattefogdkontor. Tidligere behandling av skatteregnskapet har ikke vært formelt regulert i forskrift eller instruks. Men i merknadene til skatteoppkreverinstruksen ( 3-2) er det gitt anbefalinger som har dannet grunnlaget for en fast praksis med behandling av halvårsregnskapene for skatt i kontrollutvalget og i kommunestyret. Denne praksisen skal nå opphøre. I Skattedirektoratets brev av 21.02.2005 er det gitt en redegjørelse for den nye statlige behandlingen av skatteregnskapene, og det anses ikke lenger naturlig at kommunestyret skal foreta en formell desisjon av den enkelte kommunes skatteregnskap. Men etter Midlertidig instruks for skattefogdens kontroll av skatteregnskapet skal skattefogden innen den 15.02. året etter regnskapsåret utarbeide en kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i den enkelte kommune. Denne rapporten omfatter også Side 5 av 5
regnskapskontrollen som utføres av de regionale kontrollenhetene. Rapporten sendes til kommunestyret i den enkelte kommune med kopi til fylkeskommunen, Skattedirektoratet, Riksrevisjonen, skatteoppkrever og kommunens kontrollkomitè. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten fra skattefogden en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det videre likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Selv om skatteregnskapet ikke lenger skal desideres av kommunestyret, synes det naturlig å legge fram rapporten for skatteoppkreverfunksjonen som kommunestyret/kontrollutvalget fortsatt skal motta kopi av. Det samme gjelder kontrollrapporten som kommunestyret har fått tilsendt fra skattefogden. Som tidligere vil det være skatteoppkreverens redegjørelse som har størst informasjonsverdi, da den også inneholder utdrag av det tallmaterialet som selve regnskapet representerer. Kontrollrapporten fra skattefogden har nå avløst den tidligere revisjonsberetningen. Hovedtall for skatteregnskapet- Namsskogan kommune: 2004 2003 Skatte- og avgiftsinngang 56.952.723 56.856.622 Utestående restanser 2.276.194 2.561.888 Skattefogdens kontrollrapport: Skattefogdens kontrollrapport viser for Namsskogan kommunes del at: Det er etablert tilstrekkelige rutiner som sikrer at skatteregnskapet i det alt vesentligste er korrekt, fullstendig og tidsriktig bokført og rapportert Skatteoppkrevers behandling av restansene er ikke tifredsstillende Det er ikke etablert tilstrekkelige rutiner for innkrevingsarbeidet. Ved stedlig kontroll ble det avdekket flere brudd på skatteoppkreverinstruksen, noe som tyder på manglende internkontroll Tilstrekkelige rutiner for arbeidsgiverkontroll er etablert Videre avdekker kontrollen to forbedringspunkt: Virksomhetsplan for 2005 må utarbeides. Skattefogden minner om at nasjonalt krav om kontroll av 5 % av leverandører av LTO (Lønns- og trekkoppgaver) på sikt vil bli gjort gjeldende også for Nord- Trøndelag. Det vil si at arbeidsgiverkontrollen må intensiveres. Saksbehandlers vurdering: Skattefogden har ingen merknader til selve føringen av Namsskogan kommunes skatteregnskap. Når det gjelder behandling av skatterestanser sies det i kontrollrapporten at Side 6 av 6
oppfølgingen av disse ikke er tilfredssstillende. Videre anfører skattefogden at det ikke er etablert tilstrekkelige rutiner for innkrevingsarbeidet, og det antydes manglende internkontroll. Nødvendige tiltak for å få på plass tilfredsstillende rutiner for oppfølging av restanser og innkrevingsarbeid bør iverksettes snarest. Dette vil bli fulgt opp nærmere av Skattefogden, og krever ikke noe tiltak fra kontrollutvalgets side siden ansvaret for skatteoppkrevingen nå er overført til Staten. En forutsetter allikevel at nødvendige tiltak iverksettes, slik at brudd på skatteoppkreverinstruksen og manglende rutiner for innfordring unngås. De øvrige kommunene i regionen har rutiner og internkontroll på plass, og kan eventuelt være til hjelp i arbeidet med dette. Forholdet ang. økt krav til kontroll av lønns- og trekkoppgaver er et forhold som må tas opp innen den interkommunale regnskapskontrollørordningen, og er en kommentar alle kommunene i regionen har fått. Det vil bli en stor utfordring å klare kontroll av 5 % av leverandører av lønns- og trekkoppgaver innenfor dagens ramme på et årsverk i omtalte ordning. Stillingen har vært ubesatt i første kvartal 2005, og det vil derfor være vanskelig å klare kravet til kontroller også i 2005. Side 7 av 7
SAK 010/05 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON- IGANGSETTINGSVEDTAK Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg 20.06.05 Per Morten Bjørgum 010/05 Nams 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon iverksettes iht prosjektplan. Analysen utføres ved hjelp av kommunens planverk, og skal gjøres på avdeling-/sektor- eller virksomhetsnivå. Oppgaven utføres av KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS i fellesskap. Arbeidsfordelingen avtales nærmere mellom selskapene. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Eksempelskjema overordnet analyse (deles ut og presenteres nærmere i møtet) 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Avtale mellom KomRev Trøndelag og KomSek Trøndelag IKS om arbeidsfordelingen (ikke klar ennå) Saksopplysninger: Etter endringene i kommuneloven og ny forskrift om kontrollutvalg, er kontrollutvalgenes rolle endret. Det er innført et klarere skille mellom bestiller og utfører av revisjonstjenestene, der kontrollutvalget er bestiller og aktuelt revisjonsselskap er utfører. I forhold til forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget jfr forskriftens 10 planleggings- og bestilleransvar. Fra forskrift om kontrollutvalg gjengis 10: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Side 8 av 8
Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet, ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalget (KU) har iht. ovenstående ansvaret for at det blir utarbeidet en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Som det framgår av første ledd er minstekravet at en slik plan utarbeides en gang i løpet av valgperioden, og da i løpet av det første året etter kommunestyrets konstituering. Kommunestyret/fylkestinget står fritt til å bestemme om plan eventuelt skal utarbeides oftere, og eventuelt delegere rullering i valgperioden til kontrollutvalget. Bestemmelsene om overordnet analyse (OA) i andre ledd pålegger KU ansvaret for at en overordnet analyse av kommunens/fylkeskommunens virksomhet legges til grunn for plan for forvaltningsrevisjon. Hensikten med analysen er å framskaffe relevant informasjon om kommunens/fylkeskommunens virksomhet som gjør kontrollutvalget i stand til å prioritere mellom ulike områder ved gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Målet med analysen er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen, sett i forhold til lovverk, forskrifter, kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. Risiko- og vesentlighetsvurderinger: I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens/fylkeskommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik, slik at disse områdene kan prioriteres i forhold til forvaltningsrevisjon. Hvem kan/skal utføre analysen: Kontrollutvalget står fritt i forhold til hvem som skal utføre analysen. Det kan være kontrollutvalgets sekretariat, kommunens revisor eller andre. Selskapene KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS har gjennom avtale skissert en arbeidsfordeling mellom selskapene. Offentlighet: Både overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon vil være offentlige dokumenter, jfr. KRD sine kommentarer til forskriftens 10. Offentlighet inntrer i det kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er gjort. Da blir både den overordna analysen og plan for forvaltningsrevisjon i utgangspunktet et offentlig dokument. Det må foreligge særlig unntakshjemmel for å unnta dokumentene fra offentlighet når de er ferdig utarbeidet. Aktuell unntakshjemmel er Offlov 6 (dokumentets innhold). Vurdering av offentlighet må gjøres i hvert enkelt tilfelle dersom analyse eller plan inneholder taushetsbelagte opplysninger. Om overordna analyse Norsk kommunerevisorforbund (NKRF) har utviklet en modell for overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Ansatte i KomSek Trøndelag og KomRev Trøndelag har vært på kurs i denne modellen, og elementer av den vil kunne benyttes i vårt arbeid. Side 9 av 9
Den overordna analysen skal bygge på risiko- og vesentlighetsvurderinger. Det vil si at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Videre tas de risikoreduserende tiltak som er iverksatt med i analysen, dette kan eksempelvis være rutinebeskrivelser osv. Tilslutt gjør kontrollutvalget på bakgrunn av analysen en prioritering i forhold til hvilke områder som er aktuelle for forvaltningsrevisjonsprosjekter. Ressursbruk: Det er i forskriften sagt lite om ressursbruk for overordna analyse og utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. NKRF melder at ned mot 40 timer er et minimum for en overordna analyse for en kommune. Kortfatta prosjektplan: Dato Tiltak Ansvarlig 20.06.05 Igangsettingsvedtak Kontrollutvalget Apr-okt Overordnet analyse gjennomføres KomSek og KomRev 10.10.05 Overordnet analyse- prioritering av aktuelle områder Kontrollutvalget for forvaltningsrevisjon Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget Nov-des Gjøre ferdig plan for forvaltningsrevisjon KomSek og KomRev 05.12.05 Innstille plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget Des/jan Vedta plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret Vurdering: Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon er nye oppgaver for kontrollutvalgene, sekretariatet og revisjonsselskapet. Det er utfordrende å gå i gang med en så vidt stor oppgave når både sekretariatet og revisjonsselskapet er nystartede selskaper. Ingen av selskapene er innkjørt ennå, med hensyn på ressursbruk, arbeidsoppgaver, bemanning osv. Samtidig er oppgaven også ny for kontrollutvalgenes medlemmer, kommunestyrene og kommuneadministrasjonen. Saksbehandler mener derfor at vi for 2005 bør legge opp til en minimumsversjon av overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon, og komme sterkere tilbake ved rullering av overordna analyse og plan for 2006. Overordna analyse- minimumsversjon: a) Kommunens mål på overordna nivå og sektornivå identifiseres gjennom kommunens planverk b) Skjema for overordna analyse benyttes til å identifisere risikofaktorer og gjøre en risikovurdering innenfor det enkelte mål c) Kontrollutvalget prioriterer mellom de ulike mål/sektorer d) Plan for forvaltningsrevisjon utarbeides på bakgrunn av pkt c) og behandles av kontrollutvalget og kommunestyret Side 10 av 10
Når det gjelder ressursbruken er det vanskelig å anslå denne. Kommunene varierer i størrelse, kompleksitet, og det er også forskjell på hvor lett identifiserbare målene deres er. NKRF anslår at ca. 40 timer per kommune på den overordna analysen er et minimum. Siden det nå er første gang at overordnet analyse skal gjennomføres og oppgaven er ny både for kontrollutvalgene, KomRev og KomSek, vil en anta at det minst vil gå 40 timer per kommune, sannsynligvis mer. KomSek sin tidsbruk ifbm overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon må løses innenfor de rammer som er lagt gjennom budsjett og vil ikke medføre økte kostnader for kommunene, ut over de andeler de allerede betaler til selskapet. Side 11 av 11
SAK 011/05 EVENTUELT/REFERATER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Namsskogan kontrollutvalg 20.06.05 Per Morten Bjørgum 011/05 Nams 05 Referatsak: Adm vedtak: Delegasjon av myndighet fra rådmannen, saksnr 021/05 Side 12 av 12