GRIMSTAD KOMMUNE TILBUDSGRUNNLAG RAMMEAVTALE FOR: Reguleringsarbeider Grimstad 15.02.2012
nr. TILBUDSINNBYDELSE Grimstad kommune v/bygg- og eiendomstjenesten inviterer med dette interesserte firmaer til konkurranse med forhandlinger om rammeavtale for reguleringsarbeider. Det legges til grunn at det etableres 1 rammeavtale. Det firmaet oppdragsgiver velger å inngå rammeavtale med, vil være utelukket fra å levere øvrige rådgivertjenester for de prosjekter firmaet tildeles, jf FOA 3-8. Anskaffelsen vil bli gjennomført i hht. "Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt tilhørende Forskrift om offentlig anskaffelser, gjeldende fra 01.01.2007. Tilbudsdokumentet skal sendes/ innleveres i dobbel konvolutt til følgende adresse: Grimstad kommune, c/o Bygg- og eiendomstjenesten Rådhuset, til resepsjonen/sentralbordet i hallen PB 123 N- 4891 GRIMSTAD. Tilbudet leveres i nøytral konvolutt og merkes tydelig med: "Grimstad kommune, tilbud rammeavtale Reguleringsarbeider Eventuelle spørsmål i tilbudsperioden rettes til prosjektleder på epost til: petter.tobiassen@grimstad.kommune.no Tilbudsfrist, komplett tilbud skal være mottatt senest fredag, 23.03.2012, kl..12.00. Tilbudet skal være i samsvar med konkurransegrunnlagets kvalifikasjonskriterier for å bli evaluert etter oppgitte tildelingskriterier. Siste frist for å be om tilleggsopplysninger er 6 dager før tilbudsfrist. Tilbydere har ikke anledning til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Fristen for vedståelse av tilbudet er satt til 90 kalenderdager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudet skal gis på det vedlagte tilbudsskjemaet, inkludert vedlegg, og bilagt signert tilbudsbrev. Tilbyder kan eventuelt supplere med egne vedlegg. Grimstad, 15.02.12 Petter Tobiassen Fagansvarlig eiendom
nr. 1 KVALIFIKASJONSKRITERIER I dette kapittelet er det listet opp de krav og tilhørende dokumentasjon som stilles til leverandøren for å kunne delta i konkurransen. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad om deltakelse blir avvist. Blant de leverandører som tilfredsstiller de krav som er stilt, vil byggherren velge ut den leverandøren som det ønskes inngått kontrakt med, kfr 2 Tildelingskriterier. 1.1 asjon på økonomi, finansiell stilling, HMS, etc : 1. Skatteattest for skatt, ikke eldre enn 6 måneder 2. Skatteattest for mva, ikke eldre enn 6 måneder 3. HMS-egenerklæring, utformes i henhold til vedlegg 2 i Forskrift om offentlige anskaffelser 4. Fremlegge attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren er etablert, f.eks. Foretaksregistret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. 5. Ha tilfredsstillende økonomi, dvs. på kredittsjekk hos Lindorff må firmaet ha betegnelsen tilfredsstillende eller bedre for likviditet og soliditet. Nødvendig dokumentasjon innhentes av Oppdragsgiver. Lindorffs vurdering kan kommenteres av tilbyder. 1.2 Kvalitetssystem Det kreves at leverandøren har et velfungerende kvalitetssikringssystem relevant for denne type oppdrag. 1. System som sikrer at kvalitet blir oppnådd 2. System for styring av dokumenter, bemanning og kostnad Dersom arbeidene krever offentlig godkjennelse må slik godkjennelse foreligge og legges ved tilbud. 2 TILDELINGSKRITERIER Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med tilbyderen som etter en samlet vurdering har gitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet ut fra pris samt kompetanse og kvalitet. 2.1 Pris Tilbudt timepris, ref. tilbudsskjema. I evalueringen vil timepris bli vektet med 50 % 2.2 Kompetanse og kvalitet Oppdragsgiver vil tildele kontrakt til den tilbyder som tilbyr personell med best kompetanse og kvalitet for oppdraget. Punktet blir evaluert ved vurdering av CV for tilbudt personell og vurdering av referanser. ene skal være relevant for tilbudt personell og være av tilsvarende art som etterspurt i denne konkurransen. I evalueringen vil CV vektes med 25 % og referanseskjemaer med 25 %
nr. Vurdering av kompetanse/ kvalitet baseres på; 1. CV for tilbudt personell 2. Firmaets viktigste prosjekter de 5 siste år. Relevans for oppgaven vektlegges. 3. Personlige egenskaper, erfaring/ kompetanse fra tilsvarende oppdrag og referanser. Spesielt vektlegges økonomi- og fremdriftsoppfølgning. 3 DOKUMENTASJONSKRAV I nedenstående tabeller er listet opp den dokumentasjon som skal leveres ved tilbudet. Vedlegg nr Beskrivelse KVALIFIKASJONSSKRITERIER: Ref. pkt 1 Attest for skatt 1.1.1 2 Attest for mva 1.1.2 3 Egenerklæring HMS 1.1.3 4 5 Firmaattest (for eks. Foretaksregisteret i Brønnøysund). Utskriftsdato ikke eldre enn ½ år Kopi av sentral/lokal godkjenning i aktuelle klasser og fag, eller dokumentasjon av styringssystem for dokumenter, bemanning, fremdrift og kostnad 6 Beskrivelse av foretakets tekniske utrustning. 1.3 TILDELINGSKRITERIER: 6 Pris, ref tilbudsskjema 2.1 7 CV er tilbudt personell 2.2 1.1.4 1.2 4 TILBUDSBESTEMMELSER 4.1 Generelle bestemmelser Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger etter forskrift om offentlige anskaffelser, del I og II. Det understrekes at selv om anskaffelsen gjennomføres etter forhandlinger, foreligger det ingen plikt til å forhandle. Ihht FOA 11-8 kan oppdragsgiver bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterie. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriet kan skje i forkant av forhandlingene. Det vil kun bli ført forhandlinger med leverandører som etter oppdragsgivers vurdering har reell mulighet til å få tildelt kontrakt.
nr. Ved eventuelle forhandlinger vil oppdragsgiver benytte følgende retningslinjer: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: o forretningsmessige vilkår o pris og tekniske spesifikasjoner/løsninger Forhandlingsmøter ledes av en representant fra Oppdragsgiver. De som møter fra leverandøren skal ha de nødvendige fullmakter, eller disse må kunne skaffes på kort varsel. Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter oppdragsgivers behov. Leverandør tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver leverandør er sikret konfidensialitet og likebehandling. I forhandlingsperioden kan leverandørene kun kontakte oppdragsgiver. For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med regelverket om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. 4.2 Orientering om forespørselen Grimstad kommune skal innhente tilbud på rammeavtale på reguleringsarbeider til de prosjekter oppdragsgiver finner hensiktsmessig å bruke rammeavtalen på. Kontraktenes varighet er 2 år + opsjon 1 + 1 år. Avrop på rammeavtalen gjøres etter oppdragsgivers behov. Oppdragsgiver skal innhente tilbud på engasjement av reguleringstjenester etter plan- og bygningslovens kapittel 12. Dette omfatter hovedsakelig arbeider knyttet til områdeplaner, og/eller detaljreguleringer for bebyggelse og anlegg, samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur, grønnstruktur, landbruks-, natur- og friluftsformål. Leverandør må kunne utføre nevnte reguleringsarbeider. Dersom leverandør ikke innehar kunnskap for deler av etterspurte reguleringsarbeider må dette fremkomme i vedlagt tilbudsskjema. Alle oppdrag vil til enhver tid være avhengig av administrativ og politisk godkjenning. Årlig omfang vil være variabelt. Omfang vil variere ut fra gjeldende bevilgninger og de til enhver tid pågående prosjekter som oppdragsgiver har. Avtalen innebærer ingen aktivitetsplikt til å bestille oppdrag i avtaleperioden. 4.3 organisering Det er rådmannen som har ansvar for iverksetting av de vedtak som blir fattet av kommunestyret. Ansvaret for gjennomføring er delegert til Bygg- og eiendomstjenesten som prosjektansvarlig.
nr. 4.4 Grunnlag for konkurransen Tilbudsgrunnlag for rammeavtalen består av foreliggende dokument med vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger gitt skriftlig innen 6 dager før tilbudsfristens utløp, inngå. Spørsmål til konkurransegrunnlaget skal rettes skriftlig (e-post) til: Petter Tobiassen, fagansvarlig eiendom Postadresse; PB 123, 4981 Grimstad E-post; petter.tobiassen@grimstad.kommune.no Svar på spørsmål vil kun bli gitt skriftlig, svarene bil bli anonymisert og meddelt samtlige deltakere i konkurransen. 4.5 Krav til tilbudet 4.5.1 Generelt Tilbudet skal være skriftlig, på norsk, i norske kroner og undertegnet. Det skal avgis i lukket og merket forsendelse som beskrevet i dette konkurransegrunnlaget, og på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares fram til tilbudsåpningen. Tilbud som er innlevert / mottatt etter fristens utløp, vil bli avvist. 4.5.2 Spesielle Tilbudsregler Tilbudet skal være bindende i 90 dager etter tilbudsfristens utløp. 4.5.3 Timesatser Alle utgifter til kontorhold, sekretær- og tegnetjeneste, kopiering til eget bruk, forsendelse, cd er for distribusjon av prosjektinformasjon, webhotel/prosjekthotell, telefon,,, kommunikasjonslinjer, lokale og ordinære reiser (herunder reisekostnad og reisetid til prosjekteringsmøter, møter med oppdragsgiver og hans organisasjon, byggemøter og reiser til øvrige prosjekterende i forbindelse med utførelse av oppdraget) skal være inkludert i honorartilbudet og i de tilbudte timehonorarsatser. Gjelder også godtgjørelse for tidsforbruk på slike reiser. All møtevirksomhet skal foregå i Grimstad. 4.5.4 Responskrav Tilbyderne skal kunne igangsette oppdrag innen 1 uke og være tilgjengelig innen 2 virkedager. Skal bekreftes i tilbudsbrevet. 4.5.5 Tilbyders forbehold Forbehold må være presise, oppgitt og priset i tilbudsbrev. 4.5.6 Vurdering av tilbud Dersom det blir ansett som nødvendig for vurderingen, vil oppdragsgiver kalle inn til avklarende møte/forhandlingsmøte med en eller flere av tilbyderene. Egne kostnader i forbindelse med avklarings- og forhandlingsmøter må dekkes av tilbyder.
nr. 5 AVTALE/ KONTRAKTSBESTEMMELSER 5.4 Generelt Tjenesteyteren skal ikke overlate deler av tjenesten til andre eller underleverandører uten oppdragsgivers skriftlige samtykke. Slikt samtykke fritar ikke tjenesteyteren for noen plikter etter kontrakten. Tjenesteyteren skal på egen bekostning sørge for øyeblikkelig utskifting av personell som opptrer på en klanderverdig måte eller som er uegnet til å utføre tjenesten. 5.5 Avtaledokument Kontrakt baserer seg på avtaledokument i hht NS 8402:2010 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid. Dersom avtaledokumentene inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rekkefølge: 1. Avtaledokument 2. Tilbudsspesifikasjonen 3. Eventuelle vedlegg i den rekkefølge de er opplistet 5.6 Fakturering Rådgivers fakturaer skal spesifiseres med detaljerte timelister og for øvrig dokumenteres slik at de kan kontrolleres av oppdragsgiver. Eventuelle spesielt avtalte utlegg og utgifter skal angis særskilt. Følgende gjelder for alle avtaler: Fakturaene skal stiles til Grimstad kommune og sendes via prosjektleder for det enkelte prosjekt. Faktura skal sendes Postmottak og merkes med ressursnr. Det kan kreves betaling etter hvert som oppdraget utføres, men ikke oftere enn en gang i måneden, 30 dagers betalingsfrist regnet fra første påbegynte måned.. Oppdragsgivers utbetaling er ingen godkjenning av grunnlaget for fakturaen. Faktura merkes etter avtale med prosjektleder. 5.7 Taushetsplikt, habilitet og bruk av rådgivere Tjenesteyter er underlagt taushetsplikt, jf jf i henhold til forvaltningsloven, jf 13 og FOA 3-6. Oppdragsgiver stiller krav til uavhengighet mellom oppdragsgivers prosjektadministrasjon og prosjektets øvrige aktører. Det firma som oppdragsgiver velger å inngå rammeavtale med, vil være utelukket fra å levere øvrige arkitekt- eller rådgivertjenester for de prosjekter firmaet tildeles kontrakt, jfr. FOA 3-8. 5.8 Arbeidsgiveransvar Oppdragsgiver skal ikke anses som arbeidsgiver for tjenesteyteren eller personer han måtte benytte, selv om slikt personell utfører tjenesten eller deler av denne i samarbeid med
nr. oppdragsgiver. Leverandøren hefter fullt og helt for sine ansatte eller medhjelpere som tilknyttes leverandøren ved gjennomføring av kontrakten. 5.9 Nøkkelpersonell Dersom kontrakten utpeker nøkkelpersonell hos tjenesteyteren, skal utskifting av slikt personell godkjennes av oppdragsgiver. Tjenesteyteren skal på egen bekostning sørge for øyeblikkelig utskifting av personell som etter oppdragsgivers vurdering er uegnet til å utføre tjenesten. 5.10 Kvalitetssikringssystem Tjenesteyteren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenesten. Oppdragsgiver har rett til å foreta, og tjenesteyteren skal være behjelpelig med å gjennomføre kvalitetsrevisjoner. Ved arbeid på kommunens virksomhetssted skal leverandøren påse at tjenesten utføres innenfor rammen av de regler for sikkerhet og arbeidsforhold som på kommunens virksomhetssted. Oppdragsgiver skal gjøre leverandøren kjent med disse reglene. Når tjenesteyter anser tjenesten som utført, skal han varsle oppdragsgiver skriftlig. 5.11 Forsikring Tjenesteyter skal for egen regning tegne og opprettholde en ansvarsforsikring tilpasset tjenesteyterens virksomhet og tjenestens art. Tjenesteyter skal sørge for at hans forsikringsselskap frafaller retten til å gjøre regresskrav gjeldende mot oppdragsgiver. Videre skal tjenesteyter sørge for at oppdragsgiver varsles av forsikringsselskapet minimum 30 dager før forsikring i henhold til første avsnitt blir endret, sagt opp eller faller bort. Tjenesteyter skal på oppdragsgivers anmodning utlevere forsikringssertifikat som dokumenterer at plikten i henhold til første avsnitt er oppfylt. 5.12 Rettigheter til resultater Dersom ikke annet er avtalt, overtar oppdragsgiver en eksklusiv eiendomsrett til resultatene av tjenesten etter hvert som det utføres. Tjenesteyteren har rett til å bruke resultater av generell art i sin virksomhet. 5.13 Offentlighet All informasjon som partene utveksler skal holdes unntatt offentlighet og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten skriftlig samtykke fra den annen part. En part kan likevel gjøre slik informasjon tilgjengelig for utenforstående, dersom den allerede var kjent for parten på det tidspunktet informasjonen ble mottatt, er eller blir alminnelig kjent på annen måte enn ved feil begått av en av partene, eller mottas fra andre på rettmessig måte uten pålegg om unntak fra offentlighet.
nr. Partene kan også overføre informasjon til utenforstående i den utstrekning dette er nødvendig for oppfyllelse av kontrakten, forutsatt at slik annen mottaker av informasjon pålegges en plikt til unntak fra offentlighet slik det framgår av dette punkt. 6 VEDLEGG 1 Tilbudsskjema for utfylling.
nr. Vedlegg 1 - TILBUDSSKJEMA Timepriser Det tilbys følgende timesatser: Navn CV, vedlegg nr: Timepris eks mva CV-er for tilbudt personell vedlegges. Endring av tilbudt personell kan etter at tilbud er åpnet ikke skje uten etter forhåndsgodkjenning fra oppdragsgiver. Kryss av for hvilke reguleringsarbeider som det gis pris på: Tilbys ja/nei Regulerignsarbeider Bebyggelse og anleggg Samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur. Grønnstruktur Landbruks-, natur- og friluftsformål Lønns- og prisendringer Fastprishonorar reguleres etter Statistisk sentralbyrås indeks for boligblokker (A total) etter prinsippene fastlagt i NS 3405. Timerater reguleres for hvert år, pr. 15. januar. Utgangspunkt skal være indeks pr. 15.03.2012. Anbyder må eventuelt under Forbehold angi dersom en vil kreve annen metode for kompensasjon for lønns- og prisendringer. Metoden må angis slik at oppdragsgiver selv i evalueringen kan prisberegne denne opp mot forutsatt regulering.
nr. Underleverandører Undertegnede ønsker i forbindelse med gjennomføring av arbeidene å benytte følgende underleverandører: Arbeidsområde Foretak CV-er for tilbudt personell vedlegges. Firmaets viktigste prosjekter de 5 siste år beskrivelse og rolle i prosjektet Kontraktens størrelse (kr) Lovlydighet Undertegnede bekrefter at han ikke er straffedømt i arbeidsforhold eller i utøvelsen av sitt yrke Alternativt vedlegges redegjørelse av ilagt dom Forsikring Undertegnede har forsikring i forsikringsselskapet som dekker det fulle ansvar som kan oppstå iht kontrakten Alternativt bekrefter anbyder at det vil bli tegnet en egen prosjektforsikring som dekker det fulle ansvar som kan oppstå iht kontrakten.
nr. Forbehold Tilbyderen har fylt ut etterfølgende erklæring mht. forbehold fra konkurransegrunnlaget. Anbudet inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget, jf. FOA 11-11, d) Hvis ja: Det bekreftes at avvikene er listet opp i et tilbudsbrev. Hvis ja: Forbehold er priset i tilbudsbrevet Ja.. / Nei.. Ja.. Ja.. Erklæring Undertegnede tilbyder erklærer med sin underskrift at firmaet er kjent med alle forhold som fremgår av tilbudsgrunnlaget, og at firmaet har den nødvendige kompetanse (økonomisk og teknisk) og systemer, som skal til for å ivareta de forhold oppdragsgiver har stilt krav om i tilbudsgrunnlaget. Firmaet bekrefter med dette å yte positivt samarbeid med alle involverte aktører gjennom hele kontraktsperioden. Firmaet er videre kjent med at de er ansvarlig for å avkreve og påse at underleverandører av tjenester m.m., tilfredsstiller de samme krav til opplistede kriterier som tilbyderen selv (bl. a. i forhold til anikontraktørklausul, registrering, innbetaling av skatter og avgifter, HMS-systemer m.m.). Signering av tilbud Foretak Foretaksnummer Telefon Mobiltelefon Sted Ansvarlig tilbyders underskrift (prokura) Kontaktperson Postnummer og adresse Telefaks e-post Dato Firmastempel