Kreftregisteret elektroniske meldinger fra 01.01.2015 01.06.2015 Har dere kommet i gang? Konferanse for medisinsk kontorfaglig helsepersonell DFDS Seaways, 25.02.2015 Siri Larønningen Spesialrådgiver data inn Kreftregisteret
Kort om Kreftregisteret > Etablert i 1952, første komplette år med registrering: 1953 > Sentralt helseregister > Har pr. i dag 8 Nasjonale kvalitetsregistre på kreftområdet > Tykk- og endetarmskreft > Prostatakreft > Brystkreft > Føflekkreft > Gynekologisk kreft (ovarier, tube, peritoneum) > Lungekreft > Barnekreft > Lymfom/KLL > + Kliniske meldeskjema for kreft i spiserør og magesekk
Kort om Kreftregisteret > Ca. 160 ansatte > Koding og registrering > Forskning > Screening (mammografi, masseundersøkelsen mot livmorhalskreft, pilot på tykk- og endetarmscreening) > Registerinformatikk > Kreftregisterforskriften (2001) styrer virksomheten > Kreftregisterets oppgaver og plikter > Helseinstitusjonenes oppgaver og plikter > Regler for bruk og utlevering av data > Innsyn
Kilder til informasjon > Kopi av patologiremisser > Kreft, forstadier til kreft, enkelte benigne svulster > Kliniske meldeskjemaer > Kreft, noen få forstadier/benigne (CNS, urinveier, gyn) > Dødsårsaker og dødsattester > Uttrekk fra strålemaskinene > Data fra Norsk Pasientregister > Hoved- og bitilstandskoder innenfor C- og D-kapittelet (+ enkelte andre)
Utfordringer mht. innrapportering > Hovedandelen kliniske meldinger og patologimeldinger sendes pr. papir > Totalt ca. 170.000 meldinger pr. år > Gir dårligere kvalitet > Tar lang tid å få nye papirmeldinger inn i EPJ (> 9mnd) > Alt papir må sorteres, skannes, innregistreres, maskeres, kodes og registreres manuelt > Svært tidkrevende, fører til etterslep/forsinkelse i innregistrering > Kun ca. 40% av kliniske meldinger sendes «spontant» (dvs. uten purring) fra helseinstitusjonene > Vi har til nå purret inntil 6 ganger for hvert tilfelle svært tidkrevende både for sykehusene og for Kreftregisteret
Utfordringer mht. innrapportering > De generiske skjemaene forsøker å dekke «alt fra a til å» > Sykehusene «krangler» seg imellom om hvem som (ikke) skal melde > Krever mye oppslag i journal for å finne svar på alt > Oppleves ikke som relevant for klinikerne å fylle ut > Gir data som er lite relevante for kvalitetsforbedring av helsetjenesten og for forskning > Kreftregisteret oppleves som «et sort hull» > Data rapporteres inn, men det tar svært lang tid (2 år) før informasjon kommer ut, og da på overordnet nivå
Løsningen > Lage meldeskjemaer som er tilpasset de ulike kreftformene > Lage skjemaene slik at man kun fyller ut det man har gjort selv > De som utreder fyller ut utredningsmeldingen, de som opererer fyller ut kirurgimeldingen, de som gir strålebehandling fyller ut strålemeldingen etc. > Lage en tjeneste som gjør det mulig å fylle ut elektronisk i dynamiske webskjemaer > Gi sykehusene elektronisk tilgang til: > Oversikt over manglende kreftmeldinger > Kvittering for innsendte meldinger > Statistikk om egne pasienter
= KREMT
KREMT hva er det? > KREMT = Kreftregisterets elektroniske meldetjeneste på Norsk Helsenett > Løsning for å sende strukturert, klinisk informasjon elektronisk og sikkert via Norsk Helsenett > Hvert sykehus har ett felles brukernavn og passord > Ingen krav til hvem som sender inn melding så lenge informasjonen er korrekt > Ansvar for innrapportering kan delegeres til f.eks. merkantilt personell. Dette er opp til hvert enkelt sykehus å bestemme
KREMT demo Dere kan når som helst teste funksjonaliteten i vår demoportal på Internett: https://kremt.kreftregisteret.no Brukernavn: Passord: kpn\hf1111 Demobruker1
samme pasient ny pasient
Utfordringer mot EPJ > Krever separat innlogging > Men kan legges menyvalg i EPJ + nettleser kan huske brukernavn og passord > Ikke mulighet for mellomlagring > Men det tar 5 timer før du blir logget ut og du kan starte på et skjema og fullføre innenfor 5-timers perioden > Ingen direkte sammenheng med påminnelsessystemene som ligger i EPJ i dag > Krever nye rutiner > Vanskelig å hente informasjon fra EPJ til skjema > Fødselsnummer og navn må skrives inn på nytt > Foreløpig ikke automatisk kvittering på innsendt melding tilbake til EPJ > Men det kommer kvittering i portalen
Hva krever dette av dere? > Få på plass rutiner og prosedyrer for bruk av KREMT > Rutiner og prosedyrer som er tilpasset deres arbeidsplass > Må passe inn med de rutiner dere har fra før (f.eks. for restanselister etc.) > Konkrete punkter: > Opprette et menyvalg i EPJ som leder direkte til KREMT > Nettleser kan huske brukernavn og passord, men brukernavn og passord bør også være tilgjengelig i rutinen/prosedyren og/eller i dokument for «opprett kreftmelding» e.l. > Opprette et eget journaldokument for «kvittering på innsendt kreftmelding» med de samme elementene som kvitteringen vi legger i KREMT > Sørge for at de gamle ProKom-skjemaene fjernes fra EPJ
Hva krever dette av dere? > Avklare hvilke meldinger klinikerne skal fylle ut og hvilke som skal/kan fylles ut av andre > Vurdere hvordan kliniker kan journalføre slik at det blir enklest mulig for andre å fylle ut melding > Be om opplæring enten fra klinikerne på sykehuset eller fra Kreftregisteret > Lage en prosedyre for oppfølging og svar på purringer > Finne ut hvordan innrapportering på flere tidspunkter i forløpet kan håndteres hos dere > Bidra til at KREMT (eller annet system for elektronisk innrapportering) faktisk benyttes
Hvordan kan vi hjelpe hverandre? > Kreftregisteret sendte 10. desember ut brev til alle sykehus/helseinstitusjoner med «mal» for prosedyrer, generell informasjon, ofte stilte spørsmål etc. > Ahus har gjort et kjempearbeid med etablering av rutiner og prosedyrer for KREMT > Ta kontakt med oss hvis dere har innspill, tilbakemeldinger, forslag til forbedringer, spørsmål, problemer.
Kreftregisterets ansvar fremover > Reise rundt til sykehusene for å demonstrere KREMT (i løpet av 2015) > Ved behov hjelpe sykehusene med å etablere gode rutiner og prosedyrer for elektronisk innmelding > Jobbe med løsning for å få kvittering på innsendt melding direkte til EPJ > Jobbe med løsning for oppslag mot Folkeregisteret via Norsk Helsenett > Få på plass klinisk relevant statistikk > Jobbe videre sammen med DIPS for å få meldeskjema inn i DIPS Arena ved hjelp av arketyper > Jobbe sammen med andre EPJ-leverandører for best mulig løsninger for helseinstitusjonene
Klinkernes og sykehusenes ansvar > Etablere lokale rutiner og prosedyrer for bruk av KREMT evt. annet lokalt system for elektronisk innmelding > Fjerne tilgangen til de gamle papirskjemaene (Prokomskjemaene) fra EPJ > Bruke KREMT > Gi Kreftregisteret og referansegruppene tilbakemeldinger og innspill til forbedringer/endringer av KREMT > Kontakte Kreftregisteret ved behov
Hva med pakkeforløpene? > Kreftregisteret har vært svært lite involvert i arbeidet med pakkeforløpene > Bestemt at NPR skal benyttes for å følge disse forløpene > En del data skal registreres om pakkeforløpene som ikke etterspørres i Kreftregisterets meldeskjemaer MEN: > Det som er likt må harmoniseres på sikt, slik at ikke samme informasjon må innrapporteres flere ganger > Naturlig å gjøre et arbeid på dette når pakkeforløpene har kommet litt mer i gang
Spørsmål/problemer/tilbakemeldinger Siri Larønningen Spesialrådgiver data inn siri.laronningen@kreftregisteret.no Tlf: 23 33 39 63
Purringer 1 > Kreftregisteret sender ut purringer etter kliniske meldinger basert på: > Patologiremisser (histologi, cytologi, obduksjoner) her benyttes rekvirent som mottaker av purring > Dødsattester her leter vi i data fra Norsk Pasientregister og setter den helseinstitusjonen som har brukt den aktuelle tilstandskoden som mottaker av purring, evt. «siste behandler» fra dødsattest > Data fra NPR her forsøker vi å finne «rett» helseinstitusjon ved ulike prioriteringer > Hovedtilstandskode prioriteres over bitilstandskoder > Innlagt med hovedtilstandskode prioriteres over poliklinisk med hovedtilstandskode > Spesifikk kode prioriteres over generelle koder
Purringer 2 > Les purrelistene nøye se etter hvilken diagnose/hvilket skjema vi faktisk etterspør > Gi tilbakemelding om feil > Har KRG purret noe vi ikke skal purre, f.eks. noe som er meldt tidligere? > Er det brukt feil koder i PAS-systemet? > Har KRG purret feil institusjon?
Purringer 3 > Husk: > Det holder ikke å bare rette kodene i PAS. KRG må også få beskjed > Det er meldeplikt selv om pasienten er død > Hvis noen andre skal melde: vi trenger kontaktinformasjon til den aktuelle institusjonen/legen