Vestfold Avfall og Ressurs AS

Vestfold Avfall og Ressurs AS Åpen anbudskonkurranse Mottak og behandling av innsamlet hageavfall, grovavfall og EE-avfall Konkurransegrunnlag Januar 2015 Side 1

Innhold 1 GENERELLE OPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN... 3 1.1 Konkurransens tjenester og omfang... 3 1.2 Anskaffelsesprosedyren... 3 1.3 Oppdragsgiver... 3 1.4 Spørsmål... 3 1.5 Kontaktinformasjon... 3 1.6 Innlevering av tilbud... 3 1.6.1 Innleveringstidspunkt... 3 1.6.2 Innleveringssted... 3 1.6.3 Merking av tilbudet... 4 1.7 Åpning... 4 1.8 Avklaringer... 4 1.9 Vedståelsesfrist... 4 1.10 Krav til tilbudet... 4 1.10.1 Sammenstilling av tilbudet... 4 1.10.2 Språk i tilbudet... 4 1.10.3 Alternative tilbud... 5 1.10.4 Forbehold og avvik... 5 1.10.5 Priser... 5 2 VURDERING AV TILBUDENE... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 3.1 Obligatoriske krav... 6 3.2 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 4 TILDELING... 7 5 KONTRAKT... 8 Vedlegg 1: Utkast til avtaledokument (eget dokument) Vedlegg 2: Kravspesifikasjon (eget dokument) Vedlegg 3: Generelle kontraktbestemmelser (eget dokument) Vedlegg 4: Pris og -tilbudsskjema (eget dokument) Vedlegg 5: HMS-egenerklæring (del av dette dokumentet) Vedlegg 6: Forpliktelseserklæring, underleverandører (del av dette dokumentet) Vedlegg 7: Erklæring vedr. lønns og arbeidsvilkår (del av dette dokumentet) Side 2

1 GENERELLE OPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN 1.1 Konkurransens tjenester og omfang Denne konkurranse omfatter kjøp av tjenesten: Mottak og behandling av innsamlet hageavfall, grovafall og EE-avfall. Det vil inngås tre kontrakter på grunnlag av denne utlysningen, hhv for hageavfall, grovavfall og EE-avfall. Det kan gis tilbud på en, to eller alle delentrepriser. Avtalene vil gjelde for sesongen 2015 og 2016, med ensidig opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontraktene med 1 + 1 år. 1.2 Anskaffelsesprosedyren Åpen anbudskonkurranse over EU/EØS terskelverdi Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (over EØS-terskelverdi). Konkurransen er derfor kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen 1.3 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Vestfold Avfall og Ressurs AS, Kjellengveien 2, 3125 Tønsberg 1.4 Spørsmål Dersom konkurransen ikke gir tilstrekkelig informasjon kan tilbyder skriftlig be om tilleggsopplysninger. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, ber vi om at dette formidles skriftlig til kontaktperson. Eventuelle spørsmål vedrørende konkurransen sendes skriftlig per post eller e-post på norsk og vil bli besvart på samme måte. Kopier av alle henvendelser og svar vil bli sendt de øvrige tilbyderne. Siste frist for å stille spørsmål er 10. februar kl.12.00. 1.5 Kontaktinformasjon Kontaktperson: Adresse: E-post: Frode Syversen Mepex Consult AS, Torvveien 5, 1383 Asker frode@mepex.no 1.6 Innlevering av tilbud Følgende retningslinjer gjelder for innlevering av tilbud: 1.6.1 Innleveringstidspunkt Tilbudet skal være mottatt 18.02.2014, kl. 12.00. Tilbud som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. 1.6.2 Innleveringssted Mepex Consult AS, Torvveien 5, 1383 Asker Side 3

1.6.3 Merking av tilbudet Tilbudet leveres i nøytral konvolutt merket med: «Mottak og behandling av innsamlet hageavfall, grovavfall og EE-avfall» Øvrige retningslinjer til innlevering: a) Tilbudet skal være signert og datert. b) Generelle kontraktsbestemmelser i vedlegg 3, skal være signert. c) Tilbud per telefaks eller e-post aksepteres ikke. d) Tilbudet leveres som original i papir og i digital versjon (minnepinne). I tillegg skal sladdet versjon kun leveres digitalt (dersom tilbyder tar forbehold om forretningshemmeligheter ikke skal være gjenstand for innsyn fra andre parter). e) Mottatte tilbud returneres ikke. Tilbyders eventuelle omkostninger ved utarbeidelse av tilbud vil ikke bli refundert. 1.7 Åpning Offentlig åpning vil ikke finne sted. De innkomne tilbud vil bli åpnet og protokollført. 1.8 Avklaringer Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avklare enkeltelementer i tilbudet, innenfor retningslinjene som fremgår av forskrift om offentlige anskaffelser. 1.9 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud 3 måneder etter tilbudsfrist, eller til oppdragsgiver har kunngjort at det er inngått kontrakt med en annen tilbyder. 1.10 Krav til tilbudet 1.10.1 Sammenstilling av tilbudet Tilbudet organiseres og sammenstilles slik: 1. Tilbudsbrev, signert og datert. Eventuelle forbehold må framkomme her, og de må være angitt i henhold til gjeldende regler i Forskrift for offentlige anskaffelser. Brevet må inneholde navn og kontaktinformasjon til tilbyders kontaktperson. 2. Utfylt og undertegnet pris- og tilbudsskjema (vedlegg 4) 3. Signert kopi av generelle kontraktsbestemmelser (vedlegg 3) 4. Dokumentasjon i henhold til kvalifikasjonskrav. 5. Dokumentasjon i henhold til tildelingskriterier 6. HMS-erklæring (vedlegg 5) 7. Utfylt forpliktelseserklæring ved bruk av eventuelle underleverandører (vedlegg 6) 8. Erklæring vedr. lønns og arbeidsvilkår (vedlegg 7) 1.10.2 Språk i tilbudet Tilbudsbrevet skal være på norsk. I tilfeller hvor det vedlegges dokumentasjon på annet språk, aksepteres svensk, dansk og engelsk. Dersom språk medfører uklarheter, forutsettes det at tilbyder er tilgjengelig for avklaring av disse. Side 4

1.10.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud med forslag til alternativ løsning som ikke er i tråd med konkurransegrunnlaget. 1.10.4 Forbehold og avvik Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. Før tilbyder eventuelt tar forbehold eller utformer avvik, bør derfor juridisk kompetanse konsuleres. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverandøren stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen, jf. pkt. 1.4. Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom vilkårene avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. Slike henvisninger vil følgelig kunne lede til avvisning. Eventuelle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal beskrives i eget tilbudsvedlegg. 1.10.5 Priser og miljødata Tilbudets priser skal legges inn i Vedlegg 4, («Pris- og tilbudsskjema») og oppgis i norsk kroner (NOK) eksklusive mva. I tilbudets priser skal alle kostnader være inkludert i enhetsprisene i tilbudsskjema, herunder kostnader forbundet med statlige avgifter, sikkerhetsstillelse, forsikringer mv i h.h.t. spesifikasjoner i konkurransegrunnlaget være inkludert. Alle poster i Vedlegg 4, («Pris- og tilbudsskjema») må fylles ut komplett for hvert av de delentrepriser som inngår i tilbudet. Mangler vil medføre at tilbudet blir avvist. Fakturagebyr eller andre former for gebyr aksepteres ikke. 2 VURDERING AV TILBUDENE Leverandørene vil bli vurdert i tre trinn: a) Avvisningsregler Leverandørene blir først vurdert etter avvisningsreglene, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 20-12, 20-13 og 20-14. b) Kvalifikasjonskrav De leverandører som ikke blir avvist i trinn 1 blir vurdert etter kvalifikasjonskravene satt i pkt. 3 («Kvalifikasjonskrav»). c) Tildelingskriterier De tilbydere som vurderes som kvalifisert etter trinn 2, vil dernest bli evaluert på grunnlag av pkt. 4 («Tildeling»). 3 KVALIFIKASJONSKRAV For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner, vil krav og dokumentasjonskrav i tabellen nedenfor legges til grunn. Fremlagt dokumentasjon vil gi grunnlag for å vurdere hvorvidt leverandøren oppfyller minstekravene. Manglende oppfyllelse av de obligatoriske kvalifikasjonskravene fører til at leverandøren ikke får sitt tilbud vurdert. Ved bruk av underleverandører skal tilsvarende dokumentasjon fremlegges. Side 5

3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. innbetaling av skatt og merverdiavgift Dokumentasjonskrav Attest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som utstedes hhv. av det kemnerkontor og regionale skattekontoret hvor tilbyderen har sitt hovedkontor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som i Norge. Tilbyder skal levere HMS-egenerklæring (se Vedlegg 4 HMSegenerklæring ) Leverandøren og aktuelle underleverandører skal ha akseptable lønns- og arbeidsvilkår for sine ansatte Utfylt egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår 3.2 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak. Norske selskaper: Oppdatert firmaattest Utenlandske selskaper: Attest for lovbestemt registrering i etableringslandet. 3.3 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten og være kredittverdig Firmaets siste årsregnskap med revisorerklæring Kredittrating som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Alternativt kan tilbyder fremlegge en villighetserklæring fra bank eller annen garantiinstitusjon om at sikkerhet vil bli stilt i henhold til generelle kontraktsbestemmelser pkt. 12. 3.4 Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Det kreves at personell på aktuelle mottak har relevant erfaring. Beskrivelse av kompetanse og erfaring for arbeidsleder og øvrige tilbudt personell på aktuelle mottak. CV for nøkkelpersonell skal vedlegges. Side 6

Leverandør og eventuelle underleverandører skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem, som fortrinnsvis oppfyller relevante krav i NS-EN ISO 9001 og 14001 Redegjørelse vedrørende tilbyderens kvalitetssikringssystem/styringssystem og kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. Ved bruk av underleverandør skal det fremlegges dokumentasjon på forpliktelse Tilbyder skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet, samt relevant erfaring fra oppdrag med tilsvarende arbeid. Undertegnet forpliktelseserklæring med eventuelle underleverandør ( Forpliktelseserklæring i vedlegg 1 benyttes) Det skal fremlegges en kort plan for gjennomføring av oppdraget med aktuell organisering. Tillatelse for mottak av aktuelle typer avfall skal fremlegges. Beskrivelse av foretakets viktigste relevante oppdrag/leveranser de siste 3 årene, inklusive deres verdi, tidspunkt og mottaker. 4 TILDELING Tildelingen skjer etter en helhetsvurdering av det økonomisk mest fordelaktige tilbud for hver av de tre delentreprisene. Vektingen er noe forskjellig for de tre delentrepriser. Følgende tildelingskriterier vil bli benyttes ved tildeling av oppdragene: Pris Innen kriteriet pris, vil evaluering og vekting skje etter følgende modell basert på utfylt tilbudsog prisskjema for aktuelle delentrepriser: a) Årlig estimert kontraktssum 90 % b) Avbruddskompensasjon 10 % Bidrag b) som består av to tall og et gjennomsnitt av de aktuelle verdier legges til grunn. Tilbyder som oppnår lavest pris gis 100 poeng. Øvrige tilbydere får 100 poeng minus prisdifferansen til laveste pris delt på laveste pris multiplisert med 100. Miljøforhold Det vil ved vurdering av anbudene legges vekt på relevante miljøforhold for transport og behandling av de aktuelle avfallstypene. Det vil gis individuelle poeng for spesifiserte miljøforhold for hver delentreprise og basert på angitt intern vekting. Tilbyder som får beste miljøscore for alle delparametere får 100 poeng. De øvrige tilbydere får 100 poeng minus differanse i miljøytelse til tilbud med best miljøytelse, delt på tilbyder med best miljøytelse multiplisert med 100. Delentreprise 1 - Hageavfall 1. Pris 85 %. Side 7

2. Miljøforhold - 15 % 35 % - Utslipp/ulemper fra transport av hageavfall fra Tønsberg til mottak og fra mottak til sted for behandling. Det vil ut fra oppgitte avstander og drivstoff beregnes samfunnsøkonomiske kostnader ved transport basert på egen miljøkalkulator. 25 % - Miljøforhold knyttet til behandlingsanlegg dokumentert gjennom tillatelse, oppfølging og revisjoner fra fylkesmann, naboklager og annet relevant 40 % - Miljøgevinst ved anvendelse av produktene i form av dokumentert kvalitet for jordforbedring, tilslag i andre prosesser eller energiutnyttelse. Det foretas en vurdering av klimabesparelse. Det foretas en intern vekting av de tre forholdene basert på angitt prosentverdi. Delentreprise 2 Grovavfall 1. Pris 70 %. 2. Miljøforhold - 30 % 50 % - Metode/rutine for ettersortering av grovavfall til materialgjenvinning, herunder metall fra utsortering før eller fra slagg etter forbrenning. Verifisert prosedyre for å registrere andelen må inngå. Det foretas en beregning av klimabesparelse ved at materialgjenvinning erstatter jomfruelig materiale basert på normale nøkkeltall. 20 % - Utslipp/ulemper fra transport av innsamlet avfall til mottak og for brennbart restavfall til sluttbehandling. Det vil ut fra oppgitte avstander og drivstoff beregnes samfunnsøkonomiske kostnader ved transport basert på egen miljøkalkulator. 30 % - Grad av energigjenvinning for restavfall definert som andel utnyttet energi i prosent av produsert energi ut fra forbrenningsanlegg. Klimagevinst ved energigjenvinning når det erstatter andre energikilder beregnes basert på egen miljøkalkulator. Det foretas en intern vekting av de tre forholdene basert på angitt prosentverdi. Delentreprise 3 EE-avfall 1. Pris 85 %. 2. Miljøforhold - 15 % 100 % - Rapportert total nivå for materialgjenvinning og ombruk til EE-registeret 2013 for godkjent og sertifisert retursystem. 5 KONTRAKT Oppdragsgivers beslutning om hvem som tildeles kontrakt, vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen vil inneholde en begrunnelse for valget. Side 8

Side 9

VEDLEGG 5 HMS-EGENERKLÆRING Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Side 10

VEDLEGG 6 FORPLIKTELSESERKLÆRING FOR BRUK AV UNDERLEVERANDØR undertilbyders firmanavn)_ forplikter seg med dette til å stille til rådighet de ressurser som er nødvendig for å oppfylle de oppgaver vi er har påtatt oss i forbindelse med [navn tilbyder]s tilbud ( Tilbudet ) til Oppdragsgiver. Det erklæres videre at undertilbyders firmanavn)_ har råderett over de ressurser som vi er angitt å skulle ha i Tilbudet. Et eventuelt opphør av avtalen mellom (tilbyders firmanavn) og (undertilbyders firmanavn) vil ikke påvirke utførelsen av oppdragene i henhold til avtalen. (Sted/dato) sign. og tittel underlev.) Side 11

VEDLEGG 7 EGENERKLÆRING OM LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR I samsvar med bestemmelsene i forskrift av 2008-02-08 nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ved utlysning av tjenestekontrakter og bygg- og anleggskontrakter vil følgende plikter pålegges leverandøren: Leverandøren skal i sine kontrakter stille krav om at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandøren er kjent med at Oppdragsgiver skal kreve at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren er kjent med at Oppdragsgiver skal forbeholde seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Sanksjonen skal være egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle kontraktsklausulen. Leverandøren er kjent med at Oppdragsgiver skal gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Undertegnede leverandør erklærer med dette at nevnte forpliktelser vil bli overholdt. Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn ; Organisasjonsnr: Adresse; Postnummer Poststed Sted: Dato: Underskrift: : Side 12