Styreprotokoll Møtedato: 06.06.2016 Møtested: Trondheim Møtetid: 09:00-16:00 Forut for styremøtet ble det holdt møte med Riksrevisjonen fra kl. 0900 til 0950. Etter styremøtet var det møte med straffeprosesslovutvalgets leder Runar Torgersen fra kl. 1515 til 1600. Møtedeltakere Bård Tønder Sorenskriver Rolf Selfors Kristin Lande Bente Fanavoll Elverum Marianne Abeler Kim Dobrowen Berit Brørby Carl I. Hagen Forfall Magni Elsheim Varamedlemmer Anne-Kristine Hagli Administrasjonen Direktør Sven Marius Urke Rådgiver for direktør Gunvor Løge Saksliste Sakstype Saksnr Tittel VE 16/038 Godkjenning av innkalling VE 16/039 Godkjenning av protokoll DR 16/040 Direktøren orienterer DR 16/041 Styreleder orienterer 1
VE 16/042 Økonomi- og virksomhetsrapportering 1.tertial 2016 VE 16/043 Overføring av mindreforbruk - Jordskiftedomstoler VE 16/044 Internrevisjon i Domstolene VE 16/045 Ny ankeordning i jordskifte - utlysning av stillinger VE 16/046 Dato og plassering av styremøter 2017 DR 16/047 Forslag til økonomiplan for domstolene 2018-2021 OR 16/048 Fremtidig organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene OR 16/049 Tvangs- og gjeldssaker i tingrettene - mandat OR 16/050 Oppdragsbeskrivelse telefoni OR 16/051 Oppfølging av DAs Strategisk plan 2014 2020 OR 16/052 Sidergjøremålsregisteret - rutiner og organisering av arbeidet DR 16/053 Eventuelt DR 16/054 Alternative modeller for tildeling av ressurser til domstolene 2
16/038: Godkjenning av innkalling Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent. 16/039: Godkjenning av protokoll Godkjenning og signering av protokoll fra styremøtet 11. april. Protokoll av 11. april 2016 ble godkjent og signert i styremøtet. 16/040: Direktøren orienterer Direktøren orienterte om: *revidert nasjonalbudsjett (RNB). Stortingets behandling av budsjettet for 2016 ga en budsjettøkning på 10 mill. kroner. Samtidig avga Justiskomitéen flertallsmerknader i Innst. 6S (2015-2016) med anmodninger om at regjeringen skulle vurdere midler til forprosjekt Drammen tinghus, sikkerhet i Oslo tinghus og til driftsmidler i domstolene i forbindelse med revidert nasjonalbudsjett for 2016. Regjeringen har bevilget penger til sikkerhet for Oslo tinghus. Det er også bevilget midler til forprosjekt Drammen tinghus gjennom budsjettforhandlinger med Venstre til RNB. Det er imidlertid ikke bevilget penger til drift. 3
* prøveordninger med felles ledelse ved ulike domstoler. I forlengelsen av prøveordning med felles ledelse i Sogn tingrett og Fjordane tingrett, er det både lokalt og sentralt arbeidet for en sammenslåing av disse to tingrettene. Justisdepartementet sender sak om sammenslåing ut på høring 6. juni. Under besøk i Brønnøy tingrett 30. mai informerte direktøren de ansatte om DAs beslutning om felles ledelse fra 1. september. Sorenskriver Rolf Selfors blir konstituert som sorenskriver for ett år, og leder dermed tre domstoler på Helgeland i en prøveperiode; Brønnøy tingrett, Alstahaug tingrett og Rana tingrett. * Status for prosess med konseptvalgutredning for nye tinghus i Bergen og Stavanger. * Utnevning av nye domstolledere i de fire sammenslåtte tingrettene (Bergen og Nordhordland tingretter og Kongsberg og Eikrer, Modum og Sigdal tingretter). Lagmann og avdelingsleder Arne Henriksen er ny domstolleder i nye sammenslåtte Bergen tingrett, og sorenskriver Liv Synnøve Taraldsrud er domstolleder i nye Kongsberg og Eiker tingrett. * Det vil bli redegjort for en rekrutteringsundersøkelse rettet mot potensielle søkere til dommerstillinger i styrets septembermøte. Undersøkelsen er gjennomført av Trøndelag Forskning og Utvikling (TFoU) på oppdrag fra Domstoladministrasjonen. 16/041: Styreleder orienterer Styreleder orienterte om: *Studietur til Danmark og Sverige. Styreleder Bård Tønder, nestleder Magni Elsheim, direktør Sven Marius Urke, ekspedisjonssjef Håvard Bekkelund (JD) og seniorrådgiver Gunvor Løge (DA) har besøkt Domstolsstyrelsen i København og Hovretten over Skåne og Blekinge (Malmø) i perioden 2. -4. mai. Fra møtene i Danmark trakk styreleder frem Domstolsstyrelsens budsjettprosess. Den skiller seg fra prosessen i justissektoren her hjemme på den måten at Domstolsstyrelsen har en åpen og tett dialog med både Justisdepartementet og Finansdepartementet under hele budsjettprosessen. Budsjettene går over flere år, noe som gir en annen forutberegnelighet i forhold til planlegging og investering. Danmark har også en "beste praksis"-gruppe bestående av ansatte i domstolene, som er frikjøpt for å reise ut i domstolene og bistå med tiltak som harmoniserer og effektiviserer behandlingen i domstolene på ulike felt. I Danmark har man lederdialog åtte ganger i året og færre styremøter enn det vi har i DA. Det ble også tid til et besøk i Roskilde byrett for å se på deres nye lokaler. Besøket i Hovretten i Malmø var primært rettet inn mot hvordan man bruker lyd og bilde i ankeinstansen. Det ble gitt omvisning i lokaler teknisk utstyr, og delegasjonen overvar konkrete saker i retten. I påfølgende møte ga dommere og saksbehandlere et innblikk i hvilke erfaringer men har gjort seg med opptak i retten. Det deltok også ansatte fra Domstolsverket som redegjorde for ulike 4
aspekter ved innføring av opptak i retten på nasjonalt plan. Studieturen var meget lærerik, og flere tema vil bli utredet nærmere av administrasjonen i kjølvannet av denne turen. 16/042: Økonomi- og virksomhetsrapportering 1.tertial 2016 Styret er forelagt økonomi- og virksomhetsrapportering etter første tertial 2016 på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Domstolene, kap. 411 Domstoladministrasjonen. På kap. 410 Domstolene innebærer forslaget en styrking av Innstillingsrådet med 200 000 kroner, samt 100 000 kroner til arbeid med Lovisa-maler for den nye jordskifteløsningen i saksbehandlingssystemet. Det vil ikke påløpe kostnader til arbeid med "Gevinstrealiseringsplan" i 2016, og det foreslås å redusere dette budsjettet med 100 000 kroner. Det foreslås å disponere reserven til ulike tiltak i pkt. 2.2.5. Den budsjettmessige inndekningen fra tilsettingsstoppen er i samsvar med planene, DA har en inndekning på 14 mill. kroner etter første tertial. I forbindelse med fremleggelse av revidert nasjonalbudsjett 2016 foreslås kap. 410 økt med 2,5 mill. kroner til sikkerhetstiltak i Oslo tinghus. Kap. 410 reduseres samtidig med 1,3 mill. kroner som følge av at tilkjente saksomkostninger jf. 43 i finnmarksloven foreslås dekket over de regelstyrte postene. Rapporteringen på virksomhetsplanen for første tertial 2016 viser ingen vesentlige avvik. Forslag til budsjettendringer på kap. 410 er lagt frem for Samarbeidsrådet for domstolene. På kap. 411 Domstoladministrasjonen vil reserven etter de foreslåtte endringene være på 1,0 mill. kroner. Styret tar regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene, tingrettene, jordskiftedomstolene og Domstoladministrasjonen og avviksrapporten for første tertial 2016 til orientering, og slutter seg samtidig til de budsjettendringer som er foreslått. 5
16/043: Overføring av mindreforbruk - Jordskiftedomstoler I sak 16/018, Anvendelse av mindreforbruk 2015, ønsket styret at det ble fremmet sak om tilbakeføring av mindreforbruket til tingretter og lagmannsretter, der spørsmål om tilbakeføring til jordskiftedomstolene også ble behandlet. Praksis til dags dato har vært at de alminnelige domstolene har fått overført inntil 2,5 % av mindreforbruket til påfølgende år. Dette har ikke vært gjeldende for jordskiftedomstolene, som fram til 31.12.2015 hadde et separat budsjettkapittel i Statsbudsjettet. Domstoladministrasjonen (DA) overtok budsjettet for jordskiftedomstolene i 2006, og videreførte i stor grad Landbruk- og matdepartementets (LMD) praksis. Jordskiftedomstolene har ikke hatt anledning til å overføre mindreforbruk, eller disponere sykelønns- og foreldrepengerefusjoner. Sammenslåing av budsjettkapitlene for de alminnelige domstolene i første og andre instans og jordskiftedomstolene fra 2016, har aktualisert spørsmålet om det skal innføres en enhetlig praksis for alle domstolene. Styret ble forelagt et forslag til endring av rutine vedrørende mindreforbruk og refusjoner fra NAV til de alminnelige domstolene og jordskiftedomstolene. Direktøren innstilte på at det innføres lik sats for alle domstoler for overføring av mindreforbruk fra og med 2016 og at satsen settes til 1,5%. Styret drøftet framlegget og foretok avstemming over ulike alternativer knyttet til overføringssatsen. Det ble flertall med 6 stemmer for forslaget som gikk ut på at satsen forblir uforandret. 1. Det innføres lik sats for alle domstoler for overføring av mindreforbruk fra og med 2016. Satsen settes til 2,5%. 2. Refusjoner for sykepenger og foreldrepenger i jordskiftedomstolene foreslås stilt til disposisjon for virksomheten fra og med budsjettåret 2017. 16/044: Internrevisjon i Domstolene Det vises til rundskriv R-117 fra Finansdepartementet angående internrevisjon i statlige virksomheter. Rundskrivet inneholder retningslinjer for internrevisjon i statlige virksomheter, der det stilles krav om at alle virksomheter med samlede utgifter eller samlede inntekter over 300 mill. kroner, skal vurdere om de bør bruke internrevisjon. Virksomhetene skal vurdere behovet regelmessig og minimum hvert fjerde år. Domstoladministrasjonen har gjennomgått behovet for internrevisjon i domstolene/da, og ulike modeller for en eventuell etablering. Det ble besluttet utsettelse av saken med utsendelse av nytt forslag til vedtak på sirkulasjon innen 10. juni 2016. Vedtak 9. juni 2016 etter sirkulasjon: Styret har vurdert nytten og fordelene ved etablering av en internrevisjon, opp mot kostnadene ved 6
etableringen og andre planlagte tiltak som har betydning for arbeidet med internkontroll. DAs styre vil ta i bruk elementer fra internrevisjon på utvalgte områder. Det settes av midler til dette i budsjettarbeidet for 2017, og administrasjonen kommer tilbake med konkrete forslag til områder hvor kontroll kan utføres i styremøtet i september d.å etter konkrete innspill fra styret. Direktørens innstilling ble vedtatt mot to stemmer. Styremedlemmer Marianne Abeler og Kim Dobrowen stemte for følgende alternative forslag: Styret beslutter å innføre internkontroll i en prøveperiode for 2017 og 2018 ved full outsourcing. Det settes av midler til dette i budsjettarbeidet for 2017, og administrasjonen kommer tilbake med konkrete satsingsforslag for internrevisjonen, samt forslag til økonomisk ramme i styremøtet i september d.å. 16/045: Ny ankeordning i jordskifte - utlysning av stillinger Det vises til styrets drøfting i sak 15/074 hvor administrasjonen ble bedt om å legge fram forslag til en permanent løsning for bemanningen i Borgarting og Hålogaland lagdømmer i tilknytning til den nye ankeordningen. Som en midlertidig løsning for 2016 er jordskiftelagdommeren i Frostating konstituert i Hålogaland lagdømme og jordskiftelagdommeren i Eidsivating konstituert i Borgarting lagdømme. De to utrederne i h.h.v. Frostating og Eidsivating lagdømme har for samme periode akseptert å utføre arbeid i h.h.v. Hålogaland og Borgarting lagdømme. Ankereformen forutsetter at det skal være minst en jordskiftelagdommer i hver lagmannsrett. Domstolloven 62 a legger til grunn at lagmannsretten "skal ha jordskifteteknisk personale". I de økonomiske konsekvensene av lovforslaget ble det forutsatt at det skal være en jordskiftelagdommer og en person med jordskifteteknisk bakgrunn (utreder) ved hver lagmannsrett, jfr.prop. 101L pkt. 16.7.4. Det lyses ut to stillinger som jordskiftelagdommer i henholdsvis Borgarting lagmannsrett og Hålogaland lagmannsrett med tiltredelse 1.1.2017. Det lyses ut to stillinger som utreder i henholdsvis Hålogaland lagmannsrett og Borgarting lagmannsrett med tiltredelse 1.1.2017. 16/046: Dato og plassering av styremøter 2017 Det avholdes seks styremøter i 2017, ett ute i en domstol, ett i Oslo og de resterende i Trondheim i Domstoladministrasjonens lokaler. Av interessenter/målgrupper tas det sikte på å få til møte med Justiskomitéen, Dommerforeningen og Tilsynsutvalget for dommere. 7
Direktøren foreslår at møtene i 2017 avholdes på følgende steder og tidspunkter: 13. februar i Trondheim (event Oslo dersom møte med Justiskomitéen) 24. april Trondheim (møte med Tilsynsutvalget) 12.- 13. juni Tromsø (tinghuset i Tromsø) 25. -26. september Trondheim (med vararepresentanter) 13. november i Oslo (møte med DnD) 11. desember Trondheim Styret vedtok dato, sted og møtepunkter med ulike interessenter som innstilt, men februarmøtet endres fra Trondheim til Oslo. Administrasjonen arbeider for at møtet med Justiskomiteen i februar faller på samme dato som styremøtet. Dersom dette ikke går, flyttes styremøtet slik at det koordineres med møtet med Justiskomitéen. 16/047: Forslag til økonomiplan for domstolene 2018-2021 Økonomiplan for domstolene er Domstoladministrasjonens (DAs) overordnede budsjettplan for de alminnelige domstolene og jordskiftedomstolene 2018-2021, og er grunnlaget for arbeidet med statsbudsjettet for 2018. Planen er fireårig og revideres hvert år. Etter styrebehandling 6.6.2015 gjennomføres en høringsrunde med domstoler og arbeidstakerorganisasjoner. Etter endelig styrebehandling 7.11.2016, vil planen oversendes justiskomiteen og Justis- og beredskapsdepartementet. De to siste årene har økonomiplanen blitt betydelig forenklet, blant annet er omfanget redusert til 1/3. Dette må også ses i sammenheng med en sterkere prioritering av budsjettbehovene som følge av den stramme ressurssituasjonen. For å møte framtidens antatte saksvekst og tilpasse seg en stadig strammere økonomisk situasjon, vurderes det nødvendig med flere fornyings/-effektiviseringstiltak for domstolene. I tillegg til digitale domstoler, foreslås blant annet disse tiltakene i planperioden: Organisering av regnskapsfunksjonen Tvangs- og gjeldssaker Gjennomgang av telefoni Organisatoriske endringer av domstolene Det foreslås en sentral plassering av dette området i dokumentet, i innledningen under kap. 1.5. Dette vil tydelig synliggjøre budsjettvirkeligheten og nødvendigheten av denne type tiltak ovenfor domstolene, samtidig som det svarer direkte på regjeringens fokus på fornyings- og effektiviseringsarbeid. 8
Styret drøftet fremlagte forslag til Økonomiplan. Det var enighet om format, nivå på prioriteringer og at fokus på effektivisering skal legges til grunn i det videre arbeidet. Økonomiplanen ble drøftet, Innspill fra drøftingene tar inn i det videre arbeidet med planen, som legges frem for styret til endelig vedtakelse i styremøtet i november. 16/048: Fremtidig organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene Domstoladministrasjonen (DA) skal tilby domstolene profesjonelle tjenester med et godt servicenivå, initiere utvikling og fungere som administrativt styringsorgan for domstolene. DA har en betydelig oppgave i å organisere arbeidet, og etablere arbeidsmåter og rutiner for administrative oppgaver med brukervennlige løsninger. Det er et mål at fellesskapets ressurser skal brukes mest mulig effektivt. Er regnskapsfunksjonen effektivt organisert i domstolene? Spørsmålsstillingen er i tråd med styrets resultatkrav til direktøren for 2016. Det skal rettes tiltak mot effektivisering, og hvordan man kan jobbe smartere i domstolene og DA. DA nedsetter et prosjekt for å utrede alternativer til den nåværende organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene. Styret tok direktørens redegjørelse til orientering. 16/049: Tvangs- og gjeldssaker i tingrettene - mandat Direktøren la frem forslag til mandat for arbeidsgruppe. Arbeidsgruppen skal se på tingrettenes arbeidsmåte og organisering i tvangs- og gjeldssaker, og om det er grunnlag for å foreslå effektiviseringstiltak. Styret drøftet fremlagte mandat og kom med innspill på sammensetning av kompetanse i arbeidsgruppen. Styret tok direktørens redegjørelse til orientering, og kom med innspill til sammensetning av 9
kompetanse i arbeidsgruppen. 16/050: Oppdragsbeskrivelse telefoni Enhet for IKT starter et arbeid for å få kunnskap om hvilke handlingsalternativer vi har for å sikre kvalitativt gode og kostnadseffektive telefontjenester i framtiden. Arbeidet skal kartlegge behovet for telefontjenester hos ulike domstoler og stillingskategorier, og ut fra dette beskrive alternative utviklingsretninger og tiltak. Dokumentasjonen skal foruten å omfatte tekniske løsninger og direkte utgifter i et livssyklusperspektiv, også omfatte vurderinger i forhold til tilgjengelighet og service samt ressursbruk knyttet til å drifte og operere telefontjenestene. Styret tar informasjonen om mål og tiltak for det videre arbeidet med telefoni til orientering. 16/051: Oppfølging av DAs Strategisk plan 2014 2020 Strategisk plan for DA (2014 2020) ble vedtatt desember 2013. Strategisk plan bygger på samfunnsanalyser, vurderinger og prosesser gjennomført fra høsten 2012, til og med 2013. Saksframlegget for styret gir en kort status for gjennomføring av DAs Strategisk plan 2014 2020, og en vurdering av behovet for å revidere planen. En revidert strategisk plan må i langt større grad reflektere behovet for å effektivisere innenfor gjeldende rammer og hvordan man kan arbeide enklere. Ytterligere fokus på omstilling og digitalisering blir viktig i denne sammenhengen. Planen må også gi et mer tidsriktig bilde av nåsituasjonen, og til de politiske rammebetingelsene og i mindre grad basere strategier på forventinger som innebærer/krever økte bevilgninger. En revisjon krever en grundig og detaljert tilnærming med tilstrekkelige ressurser både i DA og domstolene. Revisjonen må gjennomføres med en grundig forankringsprosess i domstolene. Det foreslås at forankringsprosessene i domstolene starter høsten 2016 i møte med domstollederne i Lederforum 1-5. Selve prosessen for revisjon av strategisk plan gjennomføres i løpet av 2017. En detaljert plan for gjennomføringen av revisjonsarbeidet legges frem for styret i egen sak i september 2016. 10
Styret tok direktørens redegjørelse til orientering og kom med innspill. Innspill fra styret tas med i det videre arbeidet. 16/052: Sidergjøremålsregisteret - rutiner og organisering av arbeidet Domstoladministrasjonen ble gjennom henvendelse fra VG gjort oppmerksomme på manglende registrering av dommernes sidegjøremål i sidegjøremålsregisteret. På bakgrunn av dette har administrasjonen gjennomgått rutinene, og utarbeidet forslag til nye rutiner. Ordningen med registrering av dommeres sidegjøremål ble innført samtidig med opprettelsen av Domstoladministrasjonen i 2002. Det offentlige registeret ble opprettet med virkning fra 1. mars 2003. Pr i dag inneholder registeret opplysninger om 863 personer i dømmende virksomhet. Det er imidlertid ca. 890 personer i dømmende virksomhet. DA sendte derfor 15. april ut en påminnelse til dommerne om deres ansvar for å påse at deres sidegjøremål var registrert i registret. Påminnelsen medførte at 26 nye personer ble registrert. DA vil innen 1. juni foreta ytterligere en purring/ påminnelse om registrering av sidegjøremål til landets dommere, og en påminnelse til landets domstolledere om deres ansvar for dommerfullmektigene med hensyn til å sørge for at de registrerer sine sidegjøremål. Deretter vil det bli foretatt en kontroll av sidegjøremålsregisteret mot lønns- og personalregisteret. Avdekker denne kontrollen at det fremdeles er dommere og dommerfullmektiger som ikke har registrert seg i sidegjøremålsregisteret, vil DA følge opp disse direkte. Til orientering. 16/053: Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. 11
16/054: Alternative modeller for tildeling av ressurser til domstolene Domstoladministrasjonen skal arbeide for at domstolenes spesielle og uavhengige funksjon som utøver av den dømmende makt i samfunnet blir synliggjort og verdsatt, jf. Strategisk plan for 2014-2020. Uavhengighet, forutsigbarhet og åpenhet vil være viktige kriterier når mulige endringer i dagens budsjettprosess skal vurderes. To hovedspor for forbedring av budsjettprosessen synes aktuelle. Enten å videreutvikle dagens ordning med en parlamentarisk ansvarlig justisminister, eller en helt ny ordning hvor domstolenes budsjettforslag oversendes direkte til Stortinget. Direktøren presenterte alternative modeller for tildeling av ressurser til domstolene. Styret drøftet alternative modeller for tildeling av ressurser til domstolene, og tok saken til orientering. Saken vil følges opp av administrasjonen i et senere styremøte. Protokollen godkjent: Bård Tønder Kristin Lande Rolf Selfors leder Marianne Abeler Bente F. Elverum Kim Dobrowen Carl I. Hagen Berit Brørby Anne-Kristine Hagli Sett: Magni Elsheim 12