Steinkjer kommune INVEST (Inderøy, Verran og Steinkjer kommune) ANBUDSINNBYDELSE Konkurranse med forhandlinger Laboratorietjenester for vann, avløp, renovasjon og sentralkjøkken Anbud 11/08 - Laboratorietjenester Steinkjer den 05.03.08
1. Generelt INVEST-kommunene (Inderøy, Verran og Steinkjer) skal inngå avtale om kjøp av laboratorietjenester for vann, avløp, renovasjon og sentralkjøkken avløpsrenseanlegg Frist for innlevering av tilbud: 11. april 2008, kl. 1200. Tilbudet leveres i ett eksemplar, skriftlig utfylt i lukket konvolutt til : Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug Serviceboks 2530 7729 Steinkjer Tilbudet merkes: Tilbud 11 /08: Laboratorietjenester I tillegg skal tilbudet leveres pr. e-post like etter anbudsfristen til: birger.asphaug@steinkjer.kommune.no Det vil ikke bli foretatt offentlig anbudsåpning. For sent mottatte anbud vil bli forkastet. Avtaleperiode : 01.06.2008 01.06.2010 med opsjon på å forlenge avtalen med ytterligere to år (1 år + 1 år). Nærmere presisert vil avtalen (oppgavene) tre i kraft på følgende tidspunkt: - renovasjon: fra 01.01.09 - sentralkjøkken fra 01.06.08 - vann og avløp: fra 01.06.08 1.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandlinger etter del II i Forskrift om offentlige anskaffelser. Pris- omfang/innhold og service er forhandlingsmomenter. 2. Rammebetingelser 2.1 Tilbudets innhold og utforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne forespørselen stiller krav om. Tilbud med tilhørende dokumentasjon skal være utarbeidet på norsk. 2.2. Priser Prisene skal oppgis i norske kroner eks. mva. Alle priser må omfatte komplette produkter/tjenester. Det ønskes spesifikk årlig pris på prøver av : A) Avløp pr kommune B) Sum prøver av råvann, nettkontroll, utvidet og enkel rutinekontroll pr. kommune C) Steinkjer Sentralkjøkken: renholdsprodukter og næringsmidler Omfanget av prøvene skal skje i henhold til gjeldende lover, forskrifter og andre statlige pålegg. Anbud 11/08 - Laboratorietjenester 2
2.3 Omfanget av forespørselen Tilbudsgrunnlaget er delt i tre - 1: prøver/analyser av avløpsvann og slam, - 2: prøver/analyser av miljøgifter i avløpsvann - 3: prøver/analyser ved Steinkjer Sentralkjøkken. I tillegg kommer servicetilbud. Det er anledning til å gi tilbud på del 1,2 og/eller del 3. Dersom tilbyder legger opp til å bruke underleverandør, skal det gå klart frem av tilbudet hvem underleverandøren er og for hvilke deler av tilbudet dette gjelder. INVEST tar sikte på et nært og godt samarbeid med valgt laboratorium. Dette inkluderer involvering av laboratoriet i forbindelse med kurs, seminarer, temadager etc. der prøvetaking, analyser etc. omhandles og vil skje etter nærmere avtale. Vedlegg 2 beskriver planlagt prøvetakingsomfang for de kommunene/anleggseierne som pr. dato ønsker å inngå i en fellesavtale. Dette omfanget kan legges til grunn som et minimum ved utarbeidelse av tilbud. I tillegg vil det i perioder kunne være behov for analyse av ekstraprøver fra noen anlegg. Omfanget av prøvetakingene og analysene må være i tråd med gjeldende regelverk. Omfanget av antall prøver og prøvesteder kan variere fra år til år. Forhandlingene vil omfatte: Pris, service og felles forståelse av omfanget av prøvetaking og framleggelse av dokumentasjon. Bedrifter med påslipp til kommunale renseanlegg kan bli pålagt prøvetaking av sitt påslippsvann. De kan ikke bli pålagt å foreta sine analyser ved et bestemt laboratorium, men det vil være nærliggende at de benytter samme laboratorium som kommunen. Det forutsettes at betingelsene i avtalen også vil gjelde for slike prøver. 2.4 Krav til analysene Alle prøvene og analysene skal følge gjeldende sentrale og lokale bestemmelser. For avløpsvann skal kravene til parametere, analysemetoder og deteksjonsgrenser som beskrevet i i Forurensningsforskriften vedlegg 2 i kapittel 11 som følger vedlagt (vedlegg 6). I følge Norsk Standard skal de analyseres innen 4 timer, men vi aksepterer at analysene starter samme dag som prøven er tatt. Vedlagt følger Steinkjer kommunes bestemmelser om Prøvetaking ved Tranamarka avfallsplass, vedlegg 7. Det presiseres at pålagt prøvetaking ved Tranamarka skal utføres i henhold til utslippstillatelse gitt av fylkesmannens miljøvernavdeling Slam skal analyseres for følgende parametere: PH, Tørrstoff, Glødetap, Kjeldahl-N, Ammonium-N, Nitrat N + Nitritt-N, Fosfor, Kalium, Kalsium, Magnesium, Sink, Kobber, Nikkel, Kadmium, Bly, Krom og Kvikksølv. Det skal fortrinnsvis benyttes analysemetoder kvalifisert i henhold til gjeldende norske standarder. Der slike ikke finnes, nyttes andre anerkjente metode Det skal fortrinnsvis benyttes analysemetoder kvalifisert i henhold til gjeldende norske standarder. Der slike ikke finnes, nyttes andre anerkjente metoder. Anbud 11/08 - Laboratorietjenester 3
2.5 Logistikk og praktiske forhold Nedenfor følger en opplisting av forhold som ønskes ivaretatt. Tilbyder bes om å gi en kort bekreftelse/redegjørelse på følgende forhold: A) Valgt laboratorium skal utarbeide instruks for behandling av prøvene - fra de tas ut til de sendes. I dette skal konservering av prøver og merking av prøveflaskene beskrives. B) Valgt laboratorium skal i samarbeid med anleggseier, utarbeide prøvetakingsplan. Det skal foreligge plan for minst et halvt år om gangen. Endringer i planen kan gjøres etter avtale mellom oppdragsgiver og laboratorium. C) Oppdragsgiver skal sende prøver til laboratoriet etter prøvetakingsplanen. Ved sen levering aksepteres det at rapporteringstiden kan bli lenger enn avtalt. Ved avvik fra prøvetakingsplanen skal anleggseier informere laboratoriet. D) Laboratoriet skal sende ut nødvendig antall prøveflasker til anleggseierne i god tid før prøvetaking. Laboratoriet skal også sende ut konserveringsmiddel, som anleggseier bestiller etter behov. E) Tilbyder skal beskrive et transportopplegg hvor det forutsettes at hver anleggseier leverer sine prøver til et lokalt leveringspunkt i den respektive kommune for videre transport. Valgt laboratorium skal ha avtale med transportør, der også returforsendelse inngår. Transportkostnader, prøveflasker, konserveringsmidler og distribusjon av analyseresultater skal være inkludert i prisen for analysen. F) Valgt laboratorium skal oppgi to kontaktpersoner (med telefon og e-post) med ansvar for å motta og behandle henvendelser fra anleggseierne som gjelder forhold i samarbeidsavtalen. G) Anleggseier er ansvarlig for prøvene til de er levert på avtalt leveringspunkt til avtalt tid. Fra prøvene er levert er laboratoriet ansvarlig for prøvene. Anleggseier skal faktureres månedsvis, med forfall pr. 30 dager. Faktura skal ha vedlagt dokumentasjon med fullstendig oversikt over alle prøver, hvilke anlegg de gjelder og dato for prøvetaking. Originale analyserapporter kan brukes som slik dokumentasjon. 2.6 Formidling av resultatene Resultat av analysene skal foreligge snarest mulig elektronisk pr. e-post. Tilbyder skal oppgi hvor raskt de kan gi formidle analyseresultatene for hver enkelt parameter. Original analyserapport sendes anleggseier pr. post og/eller i en webløsning. Det skal oppgis på analysebevis hvilken metode som er brukt ved analysen. Også deteksjonsgrenser og usikkerheten ved metoden skal oppgis. Etter at analysene er gjennomført, skal prøvene oppbevares i tråd med gjeldende lovbestemmelser. Anleggseier kan bestille ny analyse av prøve dersom det er mistanke om avvik. Kostnadene ved dette skal dekkes av laboratoriet dersom nytt resultat overskrider analysens usikkerhet. Anbud 11/08 - Laboratorietjenester 4
Ved årets utgang skal laboratoriet utarbeide en oppsummering av prøver og analyseresultater for hver enkelt kommune. Oppsummeringen skal være tilpasset kommunenes rapporteringsplikt iht. KOSTRA og foreligge elektronisk som regneark (excel), samt tilpasset krav fra Folkehelseinstituttet. 2.7 Service Tilbyder må spesifisere service tilbudet som bør omfatte: Opplæring, presentasjonsmåter, prøvetaking 2.8 Vedståelse Mottatte tilbud må vedstås av tilbyder i 3 mnd fra anbudsfristens utløp. 2.9 Omkostninger Omkostninger som anbyder har ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av kommunen. 2.10 Antagelse av tilbud INVEST forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst tilbud, eller forkaste samtlige i henhold til gjeldende regelverk 2.11 Gjennomføring av konkurransen Etter tilbudene er mottatt, vil de tilbyderne som blir kvalifisert etter kap 3, få vurdert sine tilbud etter tildelingskriteriene i kap 2.12. Det understrekes at selv om anskaffelsen gjennomføres etter forhandlinger, foreligger det ingen plikt til å forhandle. Ved eventuelle forhandlinger vil oppdragsgiver benytte følgende retningslinjer: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: - forretningsmessige vilkår - pris og tekniske spesifikasjoner/løsninger. Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra leverandøren skal ha de nødvendige fullmakter Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret konfidensialitet og likebehandling. I forhandlingsperioden kan tilbyderne kun kontakte Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. Det er lagt opp til følgende tempoplan for anbudsprosessen: Anbudsfrist: 11.04.08 Forhandlingsrunde: uke 16/17 Avgjørelse/Vedtak: uke 18 2.12 Valg av leverandør Ved valg av leverandør vil kommunen velge det mest økonomisk fordelaktige tilbud. En vil i utvelgelsen legge til grunn følgende tildelingskriterier: Anbud 11/08 - Laboratorietjenester 5
Kriterier Vurdering 90 % Pris Pris totalt etter omfang/innhold samt pris pr enkeltparameter 10 % Service Opplæring, presentasjonsmåter, prøvetaking 3.0 Kvalifikasjonskrav Formålet med å stille krav til tilbyderens kvalifikasjoner er å sikre at avtaleleverandøren er i stand til å oppfylle kontrakten i hele perioden. Tilbyder vil bli avvist hvis dokumentasjon og referanser viser at dette ikke er sannsynlig. Hvis tilbyderen er klar over at dokumentasjonen som skal leveres etter kvalifikasjonskrava kan gi usikkerhet om hans evne til å oppfylle kontrakten, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. Kvalifikasjonskrav: Tilbyderen må tilfredsstille krav til registrering gitt av offentlig styremakt. Tilbyderen må være á jour med innbetaling av skatter og avgifter. Tilbyderens finansielle og økonomiske stilling må være slik at kontrakten kan oppfylles i hele avtaleperioden (god soliditet og likviditet). Krav om dokumentasjon: Firmaattest Skatteattest for merverdiavgift og for skatt. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen. Referanser HMS-erklæring (se vedlegg 3 ) Bruk av underleverandører Dersom tilbyder inkluderer leveranser fra andre leverandører, skal tilbyderen stå ansvarlig for disse når det gjelder oppfylling av kontrakten. Hvilke underleverandører som skal benyttes, skal opplyses i tilbudet. For underleverandørene gjelder samme krav til kvalifikasjoner som for hovedleverandøren. 4.0 Kontaktpersoner Spørsmål vedr. tilbudsinnbydelsen kan rettes til: Vann/avløp/slam: Ingeniør Knut Morten Husby, tlf 74169133; knut-morten.husby@steinkjer.kommune.no Renovasjon: Ingeniør Harald Nordberg, tlf 74169129; harald.nordberg@steinkjer.kommune.no Steinkjer 05.03.08 Birger Asphaug Innkjøpsleder Anbud 11/08 - Laboratorietjenester 6
Vedlegg: 1. Anbudserklæring. 2. Prisskjema og prøvetakingsomfang 3. Oversikt over prøvesteder 4. HMS erklæring 5. Kvalifikasjonskrav / sjekkliste 6. Forurensningsforskriften; Kapittel 11 vedlegg 2 7. Steinkjer kommune: KS- rutiner. Prøvetaking Tranamarka avfallsplass Anbud 11/08 - Laboratorietjenester 7
Vedlegg 1: Anbudserklæring Undertegnede tilbyr seg å levere varer til Steinkjer kommune i samsvar med krav og spesifikasjoner. Tilbyders navn og adresse: Foretaksnr.: Kontaktperson: Tlfnr.: Fax. Nr. Liste over vedlegg: Vedlagt Pristilbud -------- Skatteattest,/momsattest ikke eldre enn 6 mnd --------- HMS-erklæring: --------- Referanser --------- Evt. andre vedlegg: ---------- Underskrift: Sted: Dato: ------------------ ----------------------- -------------------- Anbud 11/08 - Laboratorietjenester 8
Vedlegg 4: HMS-erklæring 0Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002, tidligere vedlegg 3). Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma.............................. Adresse............................. Postnr./-sted......................... Land *................................... Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) Anbud 11/08 - Laboratorietjenester 9
Vedlegg 5: Kvalifikasjonskrav / Sjekkliste Opplysninger om de krav av juridisk, økonomisk, finansiell og teknisk art, som tilbydere skal oppfylle ved innlevering av tilbud etter lov om offentlige anskaffelser, både under og over terskelverdiene. Ikke-innkjøpsfaglige krav skal være med 12-9 og 12-10 krever at samtlige norske leverandører, ved anskaffelser over kr. 500.000,- ekskl. mva, fremlegger skatteattest og HMS-egenerklæring. Disse skal foreligge senest ved tilbudsfristens utløp ved åpen anbudskonkurranse eller ved fristen for forespørsel om å delta i begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling, og skal være vedlagt tilbudet med mindre oppdragsgiver ikke angir annen innleveringsmåte. Leverandører som unnlater å innlevere disse, skal avvises.(hms-egenerklæring gjelder normalt ikke varekjøp) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/ tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Kemner-/kommunekass.attest. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/ tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Merverdiattest. HMS-egenerklæring, se vedlegg 4. Kvalifikasjonskrav skal være med Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren er etablert, f.eks. Foretaksregistret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. Fremleggelse av foretakets 2 siste års reviderte regnskap. Opplysninger om leverandørens organisering. Det skal her bl.a. opplyses om eventuelle samarbeidskonstellasjoner og/eller underleverandører. Liste over de viktigste leveransene de siste tre år, herunder deres verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. Vi er kjent med at ovennevnte krav er obligatorisk under denne anbudskonkurransen. Dersom ikke alle kravene er oppfylt vil konsekvensen være at tilbudet kan bli avvist. Anbud 11/08 - Laboratorietjenester 10
dato/sted underskrift/firmastempel Anbud 11/08 - Laboratorietjenester 11