RAPPORT ETTER TILSYNSBESØK - VARSEL OM PÅLEGG SKISTUA BARNESKOLE

VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 08.06.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Kirsti Eldby tlf 481 08 940 Narvik Kommune Kongensgt. 45 8514 NARVIK RAPPORT ETTER TILSYNSBESØK - VARSEL OM PÅLEGG SKISTUA BARNESKOLE Vi viser til tilsyn gjennomført ved Skistua barneskole den 13.05.2009 Tilstede fra virksomheten: Tilstede fra Arbeidstilsynet: Erlend Dahl Næss, verneombud Roar Wulff Førde, seniorinspektør Jon Framnes, rektor Kirsti Eldby, seniorinspektør Marit Riksheim, lærer Gunn Anne hagen, lærer Kenneth Søreng, lærer Thomas Ingvaldsen, fagarbeider SFO/assistent Bente Nilssen, fagarbeider SFO/assistent Guri Christensen, barne- og ungdomsarbeider Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale 5 arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca 30 min) POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 343 nord-norge@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771713 9305 Finnsnes INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 77 85 01 21

VÅR REFERANSE 2 I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier den 20.05.2009. I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved samtlige besøkte skoler i Narvik kommune, samt det som fremkom av den innsendte skriftlig dokumentasjon fra skoleeier knyttet til inneklima. I dette møtet var Arne-Kristan Jørgensen (rektorer ved Ankenes ungdomsskole), Laila Nyborg (verneombud ved Ankenes ungdomsskole), Jon Framnes (rektor ved Skistua skole), Erlend D. Næss (verneombud ved Skistua skole), Turid Leirvik (rektor ved Bjerkvik barne- og ungdomsskole), Aud-Peggy Reijnow (personalsjef, møter for rådmannen), Kjell Jenssen (enhetsleder byggforvaltning), Jan Helge Olsen (hovedverneombud), Alf Bratteng (seniorinspektør Arbeidstilsynet) og Kirsti Eldby (seniorinspektør Arbeidstilsynet) til stede. Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere I tilsynet fremkom det blant annet at skolen har følgende: Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse Ansatte kjenner til hvem som er verneombud og hvilken rolle han har. Verneombud har gjennomgått nødvendig HMS-opplæring. Verneombudet har avsatt en time i uka til verneombudsarbeidet. Verneombudet opplever at han til tider har behov for mer tid til å ivareta vervet. I perioder med mye fravær salderes det på tiden som er satt av til verneombudsarbeid. Verneombudet har ingen fast arena for møte med ledelsen. Rektor har tidligere vært verneombud og tok da kurs, gjennomfører for tiden en masteropplæring som alle skoleledere i kommunen blir tilbudt. Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer Medarbeidersamtaler gjennomføres årlig. Disse samtalene omhandler også HMS/trivselsforhold. Et av personalmiljømøtene blir brukt til kartlegging av arbeidsmiljøet. Rektor, verneombud og soneleder for vaktmesterne går vernerunde. Noe kartlegging gjennomføres på teammøtene og bringes videre til planmøtene for gjennomføring. Tiltak som ikke kan løses på skolen, melder rektor videre til byggforvaltningen i kommunen. Arbeidsmiljøutfordringer ved Skistua barneskole: De største utfordringene skolen opplever er utagerende elever. Utageringen kan være rettet både mot ansatte og medelever. Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet Det er etablert mange arenaer der ansatte kan ta opp ting og diskutere eget arbeidsmiljø. Etter vernerunder behandles avvikene i HMS-gruppen. Ting som kan løses lokalt blir ivaretatt, forhold som ikke kan løses lokalt blir satt opp på en prioriteringsliste og oversendt til kommunen. Når slike avvik/behov blir meldt er det sjelden at skolen får tilbakemelding om hva som vil bli utført og

VÅR REFERANSE 3 tidsfrist for gjennomføring. Rektor har erfart at han må følge opp avviksmeldingene pr. telefon for å få tilbakemelding. Dette gjelder spesielt for små-ting av bygningsmessig art og ikke tiltak som krever store investeringer. Kommunen har imidlertid planer for vedlikehold og disse blir sendt til HMS-utvalget ved den enkelte skole for kommentarer. Rapportering av avvik (uheldige forhold) Skolen har rutiner for å melde fysiske avvik til byggforvaltning. Kommunen har etablert et nytt databasert system (Kerbas), men dette er ennå ikke tatt i bruk. Lærere kan også komme til rektor med problemer/avvik og melde disse muntlig. Verneombudet er imidlertid usikker på om alle ansatte er like flinke til å ta direkte kontakt med rektor og melde avvik, folk er forskjellige og har ulike terskler i forhold til dette. Avvik rektor ikke kan lukke blir meldt videre oppover i systemet i kommunen. Disse avvikene får man sjelden tilbakemelding på. LP-modellen (læringsmiljø og pedagogisk analyse) blir brukt til kollegaveiledning i vanskelige saker. Både ansatte og rektor mente at dette var et meget godt verktøy. Virksomheten har utarbeidet rutiner for hvordan elev/foreldreklager skal håndteres, men rutinen er ikke kjent for de ansatte Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler Konflikter og konflikthåndtering: Skolen har flere ganger hatt uenigheter på sak, men har ikke hatt større konflikter. Potensielle konflikter tas tak i og løses fortløpende. Kommunen har utarbeidet en rutine for konflikthåndtering, men denne er ikke gjort kjent for de ansatte. Omstilling: Nye reformer har medført nye oppgaver og økt krav til skriftlighet. I forkant av omstillinger har skolen til en viss grad gjort risikovurderinger/konsekvensanalyser for å sette i gang tiltak for å imøtekomme eventuelle arbeidsmiljøproblemer. Det har også vært evalueringer av omstillinger. Skriftlige rutiner er ikke utarbeidet for denne typen omstilling. Det finnes imidlertid rutiner i kommunen for omstilling som innebærer at ansatte mister jobben/ må omplasseres. Vold og trusler: Skolen mener det er et stort problem med utagerende elever både i SFO og på skolen. Det har også vært tilfeller av trakassering fra enkelte foreldre. Et annet område er muligheten for at lærere og ansatte henges ut på internett av elever. Ansatte har ikke fått opplæring i forebygging og håndtering av vold og trusler, og opplever seg ofte ensomme i forhold til vanskelige elever. Det er ikke utarbeidet rutiner for hvordan arbeidstakere som har vært utsatt for traumatiske hendelser skal følges opp. En beredskapsplan for håndtering av vold og trusler er utarbeidet, men ikke gjort kjent blant de ansatte. Organisering og tilrettelegging av arbeidet Skolen har rutiner for individuell tilrettelegging ut i fra helsetilstand, livsfase, osv. Skolen ser det imidlertid som svært utfordrende å få gjennomført tilrettelegging hvis det blir mange lærere som ikke kan jobbe i klassene. Etter behov blir det gjort særskilte tilrettelegginger for gravide, f eks hindre at gravide blir utsatt for utagerende elever. Det opplyses om at det blir gjennomført seniorpolitiske tiltak fra fylte 55 år. Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging/oppfølging av sykmeldte arbeidstakere Skolen har rutiner for å angi arbeidsrelaterte forhold ved bruk av egenmelding. Det er rutiner for oppfølging av sykmeldte der det utarbeides oppfølgingsplaner senest innen 6 uker og gjennomføres dialogmøte ved 12 uker. Hvis skolen ikke klarer å tilrettelegge, kan personalavdelingen i kommunen

VÅR REFERANSE 4 bistå. Samtidig avdekket Arbeidstilsynet avvik i forhold til helse-,miljø- og sikkerhetslovgivningen. På bakgrunn av tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Begrunnelse: 1. Virksomheten bør ha en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler arbeidstakere, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Arbeidstilsynets erfaring er at slike klager i mange tilfeller blir tilfeldig behandlet, noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser, mv. Det fremkom i tilsynet at virksomheten har en slik rutine men at denne rutinen ikke er bekjentgjort blant ansatte - Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. 2. I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. 3. Virksomheten må utarbeide en skriftlig beredskapsplan / rutine som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og hvordan berørte arbeidstakere følges opp, jfr. Arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 3-1 (2) og internkontrollforskriften 5,2.ledd nr. 7. Rutinene må gjøres kjent for alle arbeidstakerne, jfr. Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr. 2. 4. Virksomheten skal ha et system for avvikshåndtering, jfr. Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) e og internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.7. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr. 8. Det fremkom i tilsynet at virksomhetens avvikssystem ikke virker når avvik meldes fra skolen og videre opp i systemet. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakerne er kjent med rutinen for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført.

VÅR REFERANSE 5 2. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 3. Virksomheten må utarbeide en skriftlig beredskapsplan / rutine som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og hvordan berørte arbeidstakere følges opp, jfr. Arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 3-1 (2) og internkontrollforskriften 5,2.ledd nr. 7. Rutinene må gjøres kjent for alle arbeidstakerne, jfr. Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av beredskapsplanen og skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 4. Narvik kommune må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med avvikshåndteringssystemet, jfr. Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.2 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført til de enkelte enhetslederne. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 01.07.2009 Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Nord-Norge Hallgerd Sjøvoll tilsynsleder (sign.) Kirsti Eldby seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur.

Kopi: - Rektor Jon Framnes, Skistua barneskole, Skistua 22, 8515 Narvik - Verneombud Erlend Dahl Næss, Skistua barneskole, Skistua 22, 8515 Narvik - HVO Jan Helge Olsen, Narvik kommune, Kongensgt. 45, 8514 Narvik VÅR REFERANSE 6