KursAdmin. Brukerveiledning Musikkens Studieforbund

KursAdmin Brukerveiledning Musikkens Studieforbund

Innhold Innledningside side 3 1 Hvordan komme i gang brukernavn og passord side 4 2 «Hjem»-siden startbildetside side 5 3 Symboler du ofte møter i KursAdmin side 6 4 Godkjent studieplan side 7 5 Kurs kurssenter side 8 6 Opprette nytt kurs side 9 7 Send til godkjenning side 17 8 Kopiere kurs side 18 9 Registrere deltagere på kurs side 20 10 Kopiere deltagere fra annet kurs side 22 11 Import av deltagere side 23 12 Frammøteregistrering side 23 13 Forenklet deltagerregistrering side 24 14 Avslutning og rapportering av kurs» side 26 2

Innledning KursAdmin er et program utviklet av Senitel i samarbeid med Voksenopplærings- forbundet, VOFO. Programmet er nettbasert og alltid tilgjengelig på din pc når du har tilgang til internett. Organisasjonens kursaktivitet og tilskudd blir presentert oversiktlig og oppdatert til enhver tid. Ulike former for statistikk og rapporter er tilgjengelig. KursAdmin sparer tid, papir og postgang. Denne veiledningen er basert på Studieforbundet Funkis veiledning. Hvilken nettleser må du bruke? Programmet skal virke i alle nettlesere, men vi anbefaler at du bruker Google Chrome eller Firefox. Det er noen funksjoner som ikke fungerer med Internett explorer (Funksjonene som fremkommer ved høyreklikking). Her laster du ned Google Chrome Her laster du ned Firefox Hvor finner du KursAdmin? For å få tilgang til KursAdmin må fylkesmusikkrådet/studieforbundet opprette deg som bruker i systemet. Når du er opprettet som bruker vil få tilsendt en link til pålogging til KursAdmin. Denne kan du bokmerke på egen pc. Du kan også komme til påloggingssiden via www.kursadmin.org. Pr. november 2012 fins det en testversjon og en produksjonsversjon. Under Musikkens studieforbunds testperiode høsten 2012 skal produksjonsversjonen benyttes. Hvordan kommer du i gang? For å ta i bruk KursAdmin må du få tildelt en rolle med rettigheter fra fylkesmusikkrådet/musikkens studieforbund. Deretter kan du logge deg inn og begynne å registrere kursaktivitet. Du får kurs godkjent, gjennomfører frammøteregistrering og avslutter kurset. Tilslutt blir tilskudd overført fra Musikkens studieforbund. Alt kan skje på nettet til den tid som passer for deg. Denne veiledningen inneholder basisfunksjoner for å kunne registrere og ferdigmelde kurs i KursAdmin. Du vil også finne linker til videoer som illustrerer de ulike funksjonene. Beskrivelse for tilleggsfunksjoner finner du i egen veiledning. Veiledningene er tilgjengelig på http://www.musikkensstudieforbund.no/ 3

1 Hvordan komme i gang brukernavn og passord Når fylkesmusikkrådet/musikkens studieforbund har opprettet deg som bruker får tilsendt en e-post med innloggingsopplysninger. Bilde ny bruker mail (Har du ikke fått innloggingsopplysninger, må du kontakte fylkesmusikkrådet eller Musikkens studieforbund. Klikk på linken; «du kan logge inn via..---» og du kommer til dette innloggingsbildet. Sett inn brukernavn (e-post) og passord: fører deg til bildet under. Her skriver du inn selvvalgt passord og velger et sikkerhetsspørsmål med ditt svar. Sikkerhetsspørsmålet brukes om du senere har glemt passordet du lager og ber om nytt. Klikk på «Lagre» for å komme videre. Har du roller/rettigheter i flere organisasjonsledd/kursarrangører må velge korrekt organisasjonsledd. Du kan også søke ved å skrive organisasjonsleddets navn inn i søkefeltet.. Organisasjonsleddet kommer fram og du klikker på det for endelig valg. 4

Nå kommer din startside Hjem fram. Senere vil siden inneholde aktuelle gjøremål som venter deg når du logger inn. 2 «Hjem»-siden - startbildet Dette er en side som etter hvert skal inneholde nyttig informasjon og gjøremål for deg som bruker av KursAdmin. Siden er under utvikling og innholdet vil kunne endres. Meny-linjen viser fanene for de ulike sentrene i KursAdmin. Venstre side: Hjem: startsiden Studieplan: alle registrerte studieplaner i studieforbundet. Kurs: opprette kurs, legge til deltakere, føre frammøte og regnskap. Navn og adresser: søke etter- eller legge inn opplysninger om nye personer. Rapporter: ta ut faste rapporter om kurs og lage egne rapporter. Administrasjon: Knapp som kun vises for administrative brukere på studieforbundsnivå. Menylinjen høyre side Her finner du mer informasjon og muligheter du kan kjenne til: Brukernavn: Welcome: ditt brukernavn. Meldinger(0): om du har fått noen meldinger knyttet til det du jobber med i KursAdmin. (Fungerer foreløpig ikke fult ut) Testkoret : navn på ditt organisasjonsledd/ kursarrangør vises først på linjen. Mine detaljer: brukerinformasjon om deg selv; du kan endre passord, se hvilke roller du er tildelt, legge inn et bilde av deg selv med mere. Feedback: tilbakemeldinger om programmet. Logg ut: klikke her for å avslutte arbeidsøkten din i KursAdmin 5

3 Symboler du ofte møter i KursAdmin: mer informasjon-dette vil gi deg ekstra informasjon om emnet det er knyttet til. Søk/finn du klikker f.eks på denne for å velge studieplan til kurset ditt. Kalender velg dato for start på kurset ditt. Legg til (ny). Slett/velg bort f.eks. ta bort en deltaker på kurset ditt. Velg f.eks velg studieplan til kurset ditt.. Rediger f.eks. gjøre endringer på timetallet på kurset ditt. Velg kommunikasjon/handling f.eks velg å sende en e-post til en deltaker. Favoritt f.eks. merk en studieplan du bruker ofte som din favoritt Primærvalg f.eks. vises den ved den e-posten som er din primær epost. Den velges automatisk når det skal sendes e-post til deg. Søknad er sendt f.eks, du har sendt kurset til godkjenning Godkjent/gjennomført f.eks vises dette når tilskudd er godkjent. Må utføres valg må gjøres eller felt må fylles ut for å bli godtatt 6

4 Godkjent studieplan Alle kurs må ha en godkjent studieplan for å bli godkjent og få tilskudd. I Musikkens studieforbund har vi godkjente studieplaner til de fleste typer kurs. Om du ikke finner en studieplan kan du skrive en egen plan. Veiledning for dette fins i veiledningen for tillegsfunksjoner. Når du klikker på menyvalget «Studieplan» kommer du til en side hvor du kan søke og se på alle studieplanene som er godkjent. Normalt trenger du ikke å bruke mye tid i denne menyen. Når du skal registrere et nytt kurs velger du studieplan i kursmodulen, se side 9. Studieplanene finner du også på Musikkens studieforbunds hjemmesider: http://www.musikkensstudieforbund.no/ Har du klart for deg hvilken studieplan du skal bruke til kurset, velger du denne når du registrerer kurset i kursmodulen. Du kan gjøre et søk f.eks. etter ordet kor for å se hvilke studieplaner som inneholder ordet. 7

Du kan også velge planer etter hovedområde og kursområde, f.eks: Hovedområde Kor/sang og kursområde Repertoarinnstudering : 5 Kurs - kurssenter Menyvalget «Kurs» fører deg til «Kurssenter». Det er her du arbeider men kursene dine og avslutter kursene slik at tilskudd kan utbetales. Bildet over kan være et typisk bilde fra et «kurssenter». Vi kan dele kurssenteret i 7 deler: 1. Du kan søke blant dine kurs. Søk med kursnr. (kurs-id) eller kursets navn. 2. Tilgjengelig kurs; «aktive kurs». Du kan velge hvilke kurs som skal vises ved å endre status i punkt 3 3. Ulike «filter» for bestemte kurs du vil se på eller arbeide med. 4. Eget menyvalg for «kurssenter». I denne veiledningen omtaler vi kun «Nytt kurs» og kopier kurs Punkt 5-7 framkommer når man har valgt et kurs i lista til venstre. 5. Kurs-ID (kursnummer), kursets tittel og kursets status. 6. Detaljer for kurset du har valgt. Nede til høyre finner du funksjonsknapper for å redigere detaljene og sende kurset til godkjenning. 7. Her kan du arbeide med kurset. Handlingene du vil utføre har egne faner. I denne veiledningen omtaler vi fanene; «Deltakere» og «Frammøtereg» 8

6 Opprette nytt kurs I kurssenteret kan du klikke Nytt kurs. Da kommer dette skjermbildet fram. Dette er første skritt i en veiviser for registrering/søking av kurs. Feltene som er markert med rød stjerne må fylles ut. MSF krever også at feltet fagansvarlig fylles ut. *6.1 Studieplan Ved å klikke på lupen ved Studieplan velger du den studieplanen som er aktuell for ditt kurs. Her kan du gjøre de samme søkene som er nevnt i kapittel 4. Klikk på den gule pilen for å velge studieplan. Du får så se litt om innhold fra studieplanen før du bekrefter valget. 9

*6.2 Kursnavn I feltet kursnavn gir du kurset et navn. Vi ønsker at du bruker følgende form på navnet: Navn på laget - semester - kurstype. Eks: Testkoret - høsten 2012 - fellesøvelser *6.3 Dato, tidspunkt, varighet Fyll ut start- og slutt-tidspunkt for kurset og antall timer med eller uten lærerkostnader. Disse verdiene må legges inn, men kan endres senere ved behov. NB! Kursets timetall (timer med lærer + timer uten lærer) må være innenfor timerammen som gjelder for studieplanen du har valgt. Denne timerammen står i parentes: Timer online er timer der opplæringen skjer via felles tilstedeværelse via internett, f.eks på Skype eller andre programmer for nettmøter. Individuelt arbeid med oppgaver regnes ikke som timer online. Frammøte skal registreres på samme vis som for fysiske møter. *6.4 Kurssted - kursrom Kurssted må legges inn for hvert kurs. Du skal ikke skrive inn i feltet etter «Sted». Du skal klikke på lupen. Da får du fram skjermbildet hvor du legger inn kurssted og kursrom. Første gang du skal legge inn et kurs finner du ingen kurssteder. Du må klikke på Ny sted. I dette skjermbildet må du fylle ut opplysninger i felt merket med stjerne. Du må registrere både bygg og rom. Klikke så på «lagre»-knappen..kurssted er lgret for dette kurset. 10

Det er svært viktig at Postkode (postnummer) registreres korrekt. Dette identifiserer hvilken kommune kurset arrangeres i, noe studieforbundet skal rapporteres til myndighetene. Så må du velge bygg og rom ved å klikke på de gule pilene. Når man registrerer kurs og tidligere har registrert sted kommer du rett til dette vinduet. Når du har fylt ut alle felt med stjerne avslutter du med å trykke Lagre. Om dere gjennomfører undervisningen på flere sted fører dere opp det stedet der hoveddelen av undervisningen gjennomføres. 11

*6.5 Kursansvarlig/Arrangør/Fagansvarlig/Lærer (musikalsk leder) Du er logget inn som kursadministrator i KursAdmin for ditt organisasjonsledd. Derfor kommer ditt navn automatisk opp. Det samme gjelder opplysning om hvem som er arrangør og «kurs-eier». Du kan velge annen kursansvarlig dersom det er flere i ditt organisasjonsledd som deler på denne rollen. Fagansvarlig er den som er lærer/dirigent/instruktør/musikalsk leder/veileder på dette kurset. Klikk på lupen og søk opp personen som er lærer. Foreløpig (2/5-2013) er det ikke mulig å registrere nye personer i dette vinduet. Om personen ikke ligger i persondatabasen må man gå til Navn og adresser og opprette personen der. *6.6. Lagre Når du nå har fylt ut alle obligatoriske felt kan du trykke på lagreknappen. Når du har lagret får kurset automatisk tildelt et kursnummer/kursid. Når du har lagret kommer det også nye knapper nede til venstre: Trykker du nå på fortsett kommer du til neste skritt i veiviseren. Disse skrittene er valgfrie, men vi anbefaler å gå gjennom veiviseren. Om du ikke ønsker å gå gjennom resten av veiviseren, trykker du på lagre og avslutt, og du kan gå direkte til punkt 7 12

6.7 Kursplan I skritt nr. 2 i kursveiviseren kan du utarbeide en kursplan, dvs. en oversikt over hvilke dager kurset skal avholdes. Her kan du legge inn de kurskveldene/ øvelsene dere har planlagt. Dette forenkler arbeidet med å registrere frammøte elektronisk. I dette skrittet i veiviseren er det kun mulig å legge inn de faste ukentlige øvelsene. Ekstra frammøter må evt. legges inn når man registrerer frammøte. Legg inn hvor lenge kurset varer på de faste ukentlige kurskveldene/øvelsene og klikk lag kursplan. Om antall timer ikke passer til sluttdatoen som er lagt inn under skritt 1 i veiviseren oppdateres denne. Det er nå mulig å legge inn kurskvleder/øvelser på andre ukedager ved å klikke på ny dag. Dette kan også gjøres ved fraværsregistrering. Ved å klikke på last ned er det mulig å laste ned en PDF-versjon av kursplanen. 13

Klikk så fortsett for å komme til neste steg i veiviseren 6.8 Økonomi Her får du se hvilke tilskudd som er standard for denne type kurs. I dette tilfelle timer med lærer og timer uten lærer. Klikk så for å komme til neste steg i veiviseren 6.9 Kursbevis Her kan du redigere teksten som fremkommer på kursbevisene som kan genereres fra KursAdmin. I utgangspunktet ligger det en standard tekst inne, som er hentet fra studieplanen. Les mer om utskrift av kursbevis i veilederen for tilleggsfunksjoner. Klikk så for å komme til neste steg i veiviseren *6.10 Læremidler Her skal du legge inn opplysninger om lærestoff og repertoar. Bruk tekstfeltet Læremiddelinformasjon og skriv hva dere planlegger å bruke i undervisningen: 14

Nå er du gjennom veiviseren og kan klikke lagre og avslutt 15

7. Sende kurs til godkjenning Når du er ferdig med å opperette kurset dukker det opp en ny knapp i vinduet for kursdetaljer Send til godkjenning. Klikk på knappen og studieforbundet blir varslet om at dere planlegger et kurs. En saksbehandler i studieforbundet vurderer om kurset oppfyller kravene til å kunne motta tilskudd. Når du har trykket på knappen forsvinner den. Om kurset blir godekjent vil status for kurset bli endret til planlagt. Etterhvert vil du også få beskjed på hjemsiden når kurset er godkjent. 16

8. Kopiere kurs Når du tidligere har registrert kurs i databasen kan du kopiere dette, og dermed forenkle registreringsprosessen. Gå til kurssenteret og klikk Kopier kurs. Velg det kurset du ønsker å kopiere i lista over kurs til venstre, og velg Kopier og endre i det nye vinduet som dukker opp. Legg så inn oppdaterte opplysninger om startdato, sluttdato, sted og evt. kursplan (Timer pr. ukedag). Klikk så lagre og tilpass. 17

Du kan så velge hvilke detaljer du vil kopiere fra kurset: Så må kurset sendes til godkjenning slik det er beskrevet i punkt 7. 18

9. Registrere deltagere på kurs. For at et kurs skal kunne motta tilskudd må det ha minst tre deltagere. Klikk på fanen Deltagere for å komme til deltagerregistrering. Alle deltagere må registreres i navnedatabasen, som er felles for hele Musikkens studieforbund. Første gang du registrerer et kurs, må du sannsynligvis legge inn flesteparten av deltagerne i navnedatabasen. Har du lagt inn et kurs tidligere, ligger sannsynligvis flesteparten av deltagerne i navnedatabasen fra før. For å legge til en deltager på kurset klikker du på knappen Legg til deltager. Du får da opp dette vinduet: For å unngå dobbeltregistreringer må man først gjøre et søk for å se om personen er registrert tidligere. Skriv inn hele, eller deler av navnet, i søkefeltet og trykk søk. 19

Om det er Per Pettersen, Nøtterøy, du ønsker å legge til på kurset trykker du på den gule pilen. Om personen du ønsker å legge til på kurset ikke kommer opp i lista trykker du Ny registrering. Du må minst legge inn følgende opplysninger(feltene som er markert med rød stjerne): Kjønn Fornavn Etternavn Kryss av i ruten for Kun Fødselsår og legg inn Fødselsår. NB: Om du legger inn hele fødselsdatoen, og evt. også personnummeret vil dette være synlig for alle brukere i hele Musikkens studieforbund. Postnummer Poststed (Framkommer automatisk på bakgrunn av postnummer) Om man også registrerer telefonnumre og e-postadresser kan man også benytte seg av mulighetene for å kommunisere med deltagerne direkte fra KursAdmin. Dette er ikke obligatorisk. Trykk lagre. Du får så mulighet til å lagre notater, adresser osv om deltageren. Klikk lagre en gang til, og til slutt legg til på kurset : 20

Slik ser Kursmodulen ut når det er registrert deltagere på kurset. Dette må gjentas for hver deltager. (Det vil senere bli utviklet et verktøy for massepåmelding av flere deltagere i en og samme operasjon) 10. Kopiere deltagere fra annet kurs Når du har registrert deltagere på et kurs er det mulig å kopiere disse over på et nytt kurs. Klikk Kopier deltagere fra annet kurs : Velg kurs i listen til venstre (klikk på det) og dette vinduet dukker opp: 21

Fjern haken på de deltagerne du ikke ønsker å kopiere og klikk Legg til deltagere. 11 Importere deltagere Denne funksjonen fungerer ikke optimalt pr. 2. mai 2013. Videreutvikling av denne er bestilt, men det er mulig å bruke den slik den nå er. Se egen brukerveiledning. 12. Frammøteregistrering Det er mulig å registrere frammøte elektronisk via KursAdmin. Ved innlogging med brukernavn og personlig passord gir man en personlig bekreftelse på hvem som har registrert frammøte, slik at dette erstatter underskriften/signaturen på frammøtelista. Det vil fortsatt være mulig å føre frammøte på papirskjema. Da oppsummeres frammøte på det enkelte kurset ved kursavslutningen. I slike tilfeller må frammøtelisten signeres og oppbevares i laget i 10 år/sendes til studieforbundet. Elektronisk frammøteregistrering Velg fanen Frammøtereg under kursdetaljene. Om du lagde kursplan (punkt 6.7) vil du nå finne igjen datoene i rullegardinmenyen. 22

Velg dag og klikk Fyll i deltagertimer Her kan du nå registrere at alle deltagerne var tilstede ved å trykke alle, eller legge inn antall timer hver deltager var tilstede i feltet under Timer. Om du ønsker å endre dato for kurskvelden/øvelsen, eller endre lengde på kurskvelden trykker du Endre : Registrer endringene og trykk lagre : Om du ikke har lagd kursplan, eller trenger å registrere nye kurskvelder/øvelser trykker du Ny dag. 23

Registrer dato og varighet og trykk Lagre. 13. Forenklet frammøteregistrering Det er også mulig å registrere frammøte manuelt. Man registrerer da frammøte på en papir/excel-dokument i løpet av semesteret. Mal for frammøteliste kan lastes ned fra www.musikkensstudieforbund.no. Frammøtelisten kan enten fylles ut elektronisk eller på papir. Når kurset/opplæringen er ferdig avslutter man kurset på vanlig måte som beskrevet i kapittel 14. I steg 1 i avslutningsprosedyren legger du inn hvor mange timer hver deltager har vært tilstede i løpet av kurset/opplæringen. Frammøtelisten som dokumenterer antall timer deltagelse kan enten lastes opp som et vedlegg til kurset, eller sendes til studieforbundet pr. e-post. NB: Personene må likevel registreres som deltagere på kurset på vanlig måte, se kapittel 9. Opplasting av frammøteliste En frammøteliste (fil) som er ført elektronisk eller en frammøteliste på papir som er skannet kan lastes opp som vedlegg til kurset. Klikk Rediger i Kurssenteret. 24

Velg deretter last opp fil: 25

Deretter legger man inn samlet timetall på hver enkelt deltager i avslutningsprosedyren Ved innlogging med brukernavn og personlig passord gir man en personlig bekreftelse på hvem som har registrert frammøte, slik at dette erstatter underskriften/signaturen på frammøtelista. Om du ikke har mulighet til å laste opp fila kan du også sende en signert frammøteprotokoll til ditt fylkesmusikkråd (Kulturnettverk) 14. Avslutning og rapportering av kurs Når du har sendt et kurs til godkjenning og saksbehandleren i fylkesmusikkrådet/ kulturnettverket har godkjent kurset vil status på kurset endre seg til planlagt. Du må nå klikke på Rediger og endre status på kurset til Åpnet. Om antall kurstimer har endret seg etter at du opprettet kurset må du endre timeantall i kursfaktafeltet. Det er mulig å både øke og redusere antall timer. Klikk Lagre og avslutt. 26

NB: Foreløpig må dette også gjøres selv om man har ført frammøte elektronisk Om registrert sluttdato for kurset er passert kommer knappen Avslutt kurs fram i Kursdetaljene. Klikk på denne for å starte avsluttnings- /rapporteringsprosedyren. I dette vinduet bekrefter man hvor mange timer hver deltager har vært tilstede. Om du har brukt elektronisk frammøteregistrering framkommer dette i kolonnen Timer frammøtereg. Disse tallene må overføres til kolonnene Timer m/lærer, timer u/lærer og Timer online. Om frammøte er registrert på frammøteliste på papir registreres antall timer fremmøte i de samme kolonnene. Klikk så neste Her må du registrere om kurset er arrangert på dagtid, kveldstid eller kombinert dag/kveld. 27

Om deltagerne er registrert uten kjønn, må dette oppgis her. Klikk så neste Her får du en oppsummering av det tilskuddet kurset ligger an til å bli tildelt. Tilslutt klikker du Avslutt kurs Kurset er rapportert til studieforbundet. I kursdetaljene vil kurset nå få status Avsluttet Studieforbundet saksbehandler nå kurset, tildeler tilskudd og utbetaler tilskuddet. 28