Sør-Varanger kommune PRSESSPLAN / PRSESSDESIGN for EVALUERING AV SØR-VARANGER MDELLEN Prosessplan vedtatt av: Rådmannen og prosessgruppa 12. januar 2011 Prosessplan sist endret den: Endringene foretatt av:
INNHLD BAKGRUNN G PRBLEMSTILLING...3 MÅL... 3 FRMÅL (HENSIKTEN MED PRSESSEN)...3 EVALUERING AV SØR-VARANGER MDELLEN INNEN 31. MAI 2011...4 MÅLE EFFEKTEN AV SØR-VARANGERMDELLEN RELATERT TIL...4 VIRKSMHETSLEDERRLLEN...4 ANTALL VIRKSMHETSMRÅDER...4 SUBDELEGASJNSREGLEMENTET...4 STAB/STØTTETJENESTEN...4 INNRETNING RÅDMANNENS LEDERGRUPPE...4 M.V... 4 INTERESSENTER...4 RGANISERING AV ARBEIDET...4 RLLEBESKRIVELSE...4 PRSESSBESKRIVELSE/FRAMDRIFT/TIDSPLAN...5 RESSURSBEHV G FINANSIERING...5 KRITISKE SUKSESSFAKTRER...6 BAKGRUNN G PRBLEMSTILLING Den politiske og administrative ledelse i Sør-Varanger kommune igangsatte høsten 2005 en organisasjonsutviklingsprosess i erkjennelsen av at kommunen hadde et potensiale til å forbedre mange sider ved sin organisasjon og rolle som samfunnsutvikler. Forprosjektet pekte på følgende elementer som hovedutfordringer: Side 2 av 6
- Gode på drift/svake på strategi - Økonomiske utfordringer - rganisasjonskulturen - Kompetanse - Klargjøring av felles utviklingsmål/-retning - Gjennomføring av ønsket utvikling/endring Formannskapet ble oppnevnt som styringsgruppe, og som i april 2006 ga styringssignaler om at de ikke ønsket vesentlig endring i politikerrollen. Delegasjonssystemet opprettholdes og samhandling politikerne administrasjonen videreutvikles. Det hadde over tid vært etterspurt en mer selvstendig virksomhetslederrolle i Sør-Varanger kommune. Videre ble det stilt krav til en samordnet rådmannsrolle/-funksjon og rolleforståelse i stab- og støttetjenester. Det ble videre vektlagt etablering av ulike lederfora/tverrfaglige ledernettverk, faglige nettverk og ivaretakelse av medbestemmelse. Kommunestyret sluttet seg til forslaget til ny organisasjonsstruktur 2 nivåmodell med lokale tilpasninger Sør-Varanger modellen i møte 28.09.2006. Ny organisasjonsstruktur ble iverksatt fra 01.07.2007. MÅL FRMÅL (HENSIKTEN MED PRSESSEN). Formålet med evaluering av Sør-Varanger modellen er: - Evaluering er viktig for å videreutvikle Sør-Varanger kommune som organisasjon - Se etter resultater av innføringen av modellen i forhold til visjon og verdier, personal-, økonomi-, faglige og administrative forhold (sterke og svake sider ved organiseringen) - Analysere erfaringene med innføring av Sør-Varanger modellen - Forbedringspotensiale RESULTATMÅL EVALUERING AV SØR-VARANGER MDELLEN INNEN 31. MAI 2011. MÅLE EFFEKTEN AV SØR-VARANGERMDELLEN RELATERT TIL VIRKSMHETSLEDERRLLEN ANTALL VIRKSMHETSMRÅDER SUBDELEGASJNSREGLEMENTET Side 3 av 6
STAB/STØTTEFUNKSJNEN INNRETNING RÅDMANNENS LEDERGRUPPE M.V. INTERESSENTER Virksomhetsledere Folkevalgte Tillitsvalgte og vernetjenesten Alle ansatte RGANISERING AV ARBEIDET Intern rådgivning/referanser : Tillitsvalgte Folkevalgte Virksomhetsledere Ansatte Prosessleder: Rådmannen Sekretær: Personalsjefen perativ prosess/prosjektgruppe: Ekstern rådgivning/referanser: Førsteamanuensis, dr. polit. Harald Torsteinsen Høgskolen i Harstad Rådmannen Vibeke Øie Edgar Jensen Randi Kubban Beate Ryeng Line Kristoffersen - Fagforbundet Terje Johansson - Utdanningsforbundet RLLEBESKRIVELSE Prosessgruppa: Prosessgruppas rolle er: - Lede og gjennomføre evaluering av Sør-Varanger modellen. Referansegrupper (interne grupper): - Evaluere Sør-Varanger modellen innen gitte frister PRSESSBESKRIVELSE/FRAMDRIFT/TIDSPLAN 1. Rådmannen utarbeider forslag til prosessplan innen 31.12.2010 2. Rådmannen konstituerer prosessgruppe innen 15.01.2011 3. Framskaffe referanser for litteratur 4. Innledende heldagssamling mandag 31.01.2011 med følgende innhold: Side 4 av 6
Tilbakeblikk på organisasjonsutviklingsprosessen - Sør-Varanger modellen v/rådmannen Forskningsresultat, erfaringer, opplevelser, utfordringer, dilemmaer, problemer og utvikling med 2 nivå modell v/førsteamanuensis Harald Torsteinsen 5. Utvikle debatthefte som sendes alle virksomhetsledere, ledernettverk, fagnettverk, folkevalgte, tillitsvalgte, ansatte Innhold: Virksomhetslederrollen Antall virksomhetsområder Subdelegasjonsreglementet Stab/støttefunksjon Innretning rådmannens ledergruppe m.v. Svarfrist 3-4 uker (februar måned) 6. 2. samling i mars måned Nettverk, tillitsvalgte, folkevalgte m.fl. (alle grupper) presenterer i plenum egne konklusjoner fra debattheftene. 7. Nettverk, tillitsvalgte, folkevalgte m.fl. gjennomgår alle innspill hver for seg og gjør endelig konklusjon på bakgrunn av andres innspill; Endrer dette vårt bilde/vår konklusjon? Svarfrist 2-3 uker; Innen utgangen av april måned. 8. Rådmannen konkluderer innen 31.05.2011. Deretter politisk behandling. 9. Ny kartlegging kompetansebehov virksomhetsledere. 10. Evaluering av lederavtalen. 11. Dersom kommuneøkonomien tillater det gjennomføres en ny vurdering av forvaltningspraksisen i Sør-Varanger kommune jfr rapporten fra 2005. Denne nye vurderingen skjer da i form av Kommunekompasset som vurderer forvaltningspraksisen opp mot beste praksis på 8 fokusområder. RESSURSBEHV G FINANSIERING Prosessen planlegges og gjennomføres innenfor ordinær drift og vedtatt budsjett 2011. 2 heldagssamlinger kr 50.000,- Foreleser inkl. reiseutgifter kr 30.000,- Prosessgruppesamlinger kr 5.000,- Materiell kr 5.000,- Uforutsette utgifter 10% kr 10.000,- Til sammen kr 100.000,- Utgifter til gjennomføring av ny vurdering av forvaltningspraksis (Kommunekompasset) kommer i tillegg. Kostnadsoverslag settes opp så snart tilbud mottas fra KS-konsulent. KRITISKE SUKSESSFAKTRER Side 5 av 6
Identifisering av forhold som kan ha betydning for gjennomføring av evalueringen: - Forankring hos alle deltakere i prosessen eierskap til målsettingen, prosessen og resultat. - Evalueringens hensikt må være forstått og erkjent av alle aktører - rganisering av prosessen - Aktørene må kjenne sine roller - Prosessen riktig bemannet, kompetanse, økonomi m.v. Kirkenes, 31.12.2010 Bente Larssen rådmann Side 6 av 6