Kundeseminar TQM Partner - 21 September 2010 Asbjørn Grini, Konserndirektør KHMS TQM Enterprise
AGENDA Hvem/hva er!? Et behov oppstår. Formål og hensikt. Anskaffelsesprosessen. Implementering i selskaper og konsern. Oppsummering og KSF. 2
2009 Mill NOK BERGEN GROUP - FOUR BUSINESS AREAS SHIPBUILDING MARITIME SERVICE OFFSHORE TECHNOLOGY Offshore vessels: Seismic vessels: Research vessels: RoPax Specialized cruise ship Conversions Ship design Maintenance and overhaul of engines Authorized MTU repair yard Maintenance and overhaul of civil and military vessels Docking New build: - Offshore - Onshore Subsea Installation Maintenance Modification Engineering Offshore- and maritime cranes Installation of pipe systems Installation of electrical systems Manpower and project manning Gross revenue: 2 884 EBITDA: 234 Gross revenue: 323 EBITDA: 33 Gross revenue: 1 358 EBITDA: 103 Gross revenue: 690 EBITDA: 66 3
FOCUS ON CORE BUSINESS ASA Business Development Shared Services AS Management AS BG BSM AS BG Risnes AS Bg Idntækni BG Intech AS SPL Norway Shipbuilding AS Maritime Services AS Offshore AS Technology AS Fosen AS Kimek AS Rosenberg AS Dreggen AS BMV AS Skjøndal AS Hanøytangen AS Skarveland AS ShipDesign AS Laksevåg AS Kimek Offshore AS Vest Elektro AS Halsnøy AS Engineering AMIA SiJo AS 4
STRATEGIC LOCATIONS 5
NOK MILLION BERGEN GROUP REVENUE GROWTH Considerably growth over the past years, both organically and through the acquisition of established companies such as Rosenberg Verft, Dreggen Cranes and Fosen Holding 6000 5000 4000 Omsetning 2009 - fordelt pr divisjon SHIPBUILDING OFFSHORE MARITIME SERVICES TECHNOLOGY 3000 2000 1000 0 2005 2006 2007 2008 2009 6
AGENDA Hvem/hva er!? Et behov oppstår. Formål og hensikt. Anskaffelsesprosessen. Implementering i selskaper og konsern. Oppsummering og KSF. 7
Et behov oppstår hvordan vi hadde det... En brukerundersøkelse blant daglige ledere og KHMS ansvarlige i konsernet, foretatt i 2009 viser at selskapene i konsernet bruker ulike metoder for deling av styrende dokumentasjon: Intranett som portal for deling av KS dokumentasjon, støttet av manuell oppdatert liste i Excel. Deling av KS dokumentasjon på fellesområde i MS Explorer og delvis på intranett støttet av manuell vedlikeholdt Excel lister. Bruk av kildedokument med hyperlinker til område i MS Explorer. Mappestruktur på avgrensende områder samt papirkopier som er delt ut. Annen Informasjonssystem med tung brukergrensesnitt. Definere / avgrense behov mest mulig presist i kravspek.
Et behov oppstår hvordan vi hadde det... FELLESNEVNERE: Løsninger støtter ikke automatisk versjonsstyring og kontroll. Begrensninger iht. deling av dokumenter. Eksisterende løsninger er ressurskrevende og lite hensiktsmessig. Uønsket risiko for å ta i bruk feile / foreldete versjoner. Systemene er fokusert på oppfyllelse av dokumentasjonskrav, og ikke prosessrettet. (prosesstankegangen er ISO krav)
Et behov oppstår konkrete eksempler fra selskapene. Utfordringen ligger på tilgjengeliggjøring og vedlikehold på teamledernivå (dokumentkontroll og implementering av gjeldende rutiner og instrukser). (...) Fungerer OK, men sårbart Som en konsekvens av stadig større konkurranse innen flere av markedssegmentene våre selskaper konkurrerer innenfor vurderer vi videreutvikling av dagens kvalitetssystem vi har for selskapene. ( ) Dagens system er i stor grad basert på dokumenter i papirform Vi må ha et system som er spesialtilpasset til KHMS, en kvasiløsning har vi allerede. Vi må revidere KHMS systemet vårt til å bli prosess-orientert....og systemet må være på plass før vi starter dette arbeidet. KHMS systemet må ikke være et stort, tungt og med høy brukerterskel. Dette systemet må være et "visuelt" "klikke" program der du lett finner det du er ute etter i de forskjellige prosessene.
AGENDA Hvem/hva er!? Et behov oppstår. Formål og hensikt. Anskaffelsesprosessen. Implementering i selskaper og konsern. Oppsummering og KSF. 11
BERGEN GROUP - KEY STRATEGIES CORE VALUES Corporate Governance ASA complies with the Norwegian Code of Practice for Corporate Governance, issued by the Norwegian Corporate Governance Board (NUES) Quality management policy Implementing a ZERO fault philosophy, developing long term relationship with customers, continuously improving business processes HSE policy Implementing a ZERO mindset philosophy, commitment from Executive Management in the Group and from Management in all sub companies. Further develop knowledge and skills to improve safety attitude- and consciousness throughout the organization Drug and alcohol policy ZERO tolerance policy 12
Formål og Hensikt. Hva skal en IT applikasjon for Kvalitetsstyring bidra med? Samle, strukturere og følge opp styrende dokumenter. Forenkling og bedre tilgjengelighet for brukere, støtte intuitiv søkefunksjonalitet. Koble dokumenter mot krav. (samsvarsvurdering mot ISO m.m.). Koble dokumenter mot relaterte dokumenter (maler, sjekklister). Dokumentstyring med status, revisjon, dokumenteier, historikk. Tilgangs- endrings- og godkjenningskontroll. Tilby grafisk grensesnitt som støtter prosesstankegangen. Konsernintegrasjon dele dokumenter på tvers. LAV BRUKERTERSKEL ENKELT Å FORSTÅ! Å ta i bruk et IT basert verktøy for Kvalitetsstyringssystemene er forankret i strategien samt handlingsplan. Besluttet på konsernnivå.
AGENDA Hvem/hva er!? Et behov oppstår. Formål og hensikt. Anskaffelsesprosessen. Implementering i selskaper og konsern. Oppsummering og KSF. 14
Anskaffelsesprosessen Et tverrfaglig samarbeid. Utarbeidelse av Krav & Behovsspesifikasjon + Rollefordeling. SELSKAPENE / KONSERN: Samordning, definering samt behovsavgrensning ift omfang av type dok. KONSERN: KHMS (faglig relevans av systemet) IT (krav og ytelse) Innkjøp (kvalitetsstyrt anskaffelse) Selve Anskaffelsesprosessen. Tilbudsutsendelse. Tilbudsevaluering, kriterier og bruk av vektet prismatrise. F.eks. Økonomi (regnskap, likviditet, soliditet,). Priselementer, gjennomføringsevne, etc Tilbakemelding til tilbydere og evt. justering av tilbud Forhandlingsmøter. Harde fakta og jakten på den gode magefølelsen. Kontraktsforhandling / Kontraktsformalia. Signering av kontrakt.
AGENDA Hvem/hva er!? Et behov oppstår. Formål og hensikt. Anskaffelsesprosessen. Implementering i selskaper og konsern. Oppsummering og KSF. 16
Implementering i Selskaper og Konsern. Pilotprosjekt og Oppstart. Fase 1 Pilotgruppe, 2 modne selskaper. Tilpasning kodedata, Installasjon og informasjon, Opplæring i bruk. Superbrukerkurs / Train the trainers course. Kurs, kursmateriale Utvikles selv og er 100% tilpasset vår bruk. Brukerstøtte Intern ressurs. Få hjelp / assistanse når man trenger det. P.t. single point of contact mot TQM Partner. Dvs. koordinering og deling av kompetanse. Evaluering og justering før neste fase: Fase 2 Øvrige selskap. Prioritert Implementerting ift: Forankring i Ledelsen, Modenhet, Motivasjon, Ressurstilgjengelighet i selskapene, Kapasitet på support fra konsern.
Implementering i Selskaper og Konsern. Reelt Case, BG Laksevåg et lite Fyrtårn innen KS i BG. Om BG Laksevåg. Hører til Divisjon Maritime Service. Kontrakt med Forsvaret for bla vedlikeholdsoppdrag på Nansen-klasse fregatter. ISO 9001:2008 sertifisering er et konkret kundekrav fra Forsvaret. Status utvikling av Kvalitetsstyringssystem. Prosessutvikling og implementering av TQM oppstart i 2010. Sertifisering ihht ISO 9001:2008 innen første halvår 2011. Både BG Laksevåg og Sertifiseringsselskapet (TI) ser klare samhandlingsgevinster mellom TQM og ISO Sertifiseringsprosessen. Bruk av TQM forenkler forståelsen for egne prosesser samt synliggjør potensialet ift ISO sertifisering. Adm.Dir. er en tydelig eier av prosjektene og drivkraft i selskapet. Ansatte forstår prosessene, sammenhengene og gevinstene. På sikt vil både TQM og ISO sertifisering tjene seg inn mange ganger
AGENDA Hvem/hva er!? Et behov oppstår. Formål og hensikt. Anskaffelsesprosessen. Implementering i selskaper og konsern. Oppsummering og KSF. 19
Oppsummering og noen Kritiske Suksessfaktorer. består av mange forskjellige selskaper med ulike behov. Stor spredning i selskapskultur, utgangspunkt, produkter, tjenester. Det var derfor viktig for oss å avgrense behov og krav. Unngå Ole-Brum effekten. Mange selskaper har opprinnelig vært selvstyrte grunderbedrifter; Uerfaren med konserntankegang /systematikk. Generell motstand mot endring slik har vi alltid gjort tingene Innsalg av løsninger vs. Konsernvedtak tredd ned over hodene Store gevinster ved å gjøre felles anskaffelse og implementering. Stordriftsfordeler med felles Verktøykasser. TQM Enterprise bidrar til å profesjonalisere bruk og deling av styrende dokumentasjon på en optimal måte. TQM Partner har vist betydelig evne til oppfølging og service fra første dag og er noe vi forventer og håper vil utvikle TQM til det beste for begge parter fremover. Langsiktig samarbeid gir varige resultater!!!
Rollebeskrivelser og ansvar styres best gjennom TQM!
BERGEN GROUP QUALITY THROUGH SERVICE AND INNOVATION THANK YOU FOR YOUR ATTENTION! www.bergengroup.no Source: Company 22