INNLEDNING E2b Forum har vedtatt ny strategi som går ut på å være pådriver for økt bruk av efaktura b2b, uavhengig av format. Som et grunnlag for dette, har e2b Forum Styringsgruppen invitert representanter fra de ikke-finansielle meldingsformidlere (b2bconnect-nettverket), fra banknettverket og fra ERP-leverandørene, for å drøfte årsaker til hvorfor utbredelsen av efaktura bedrifter i mellom ikke er så stor som ønsket. Dette notatet er ment som en tentativ oppsummering av diskusjonen så langt. Hensikten er at denne diskusjonen skal videreføres blant annet i form av en paneldiskusjon på e2b Forums frokostmøte 24.5. DET NORSKE MARKEDET Her i landet har i alt ca. 482 000 bedrifter. Av disse var det bare 624 bedrifter som i 2009 brukte elektronisk faktura; disse sendte ca. 50 millioner fakturaer. Av de ca. 482 000 bedriftene er det bare 636 store bedrifter, mens det finnes ca. 192 000 små og mellomstore bedrifter (SMB-markedet) og hele 289 000 enkeltmannsforetak. SSØ mottok i 2009 640 000 fakturaer på vegne av 160 offentlige etater. Disse fakturaene var sendt fra 63 000 forskjellige firmaer. Bare 3 % av disse var elektroniske fakturaer. Alle disse tallene er fra 2009. SSØ opplyser at antallet efakturaer til dem i 2010 har økt til 5 % (alternativt 8 % avhengig av hvordan en definerer efaktura). I følge andre kilder mangler 80-90% av norske bedrifter den nødvendige programvare til å sende og motta efaktura. Uansett hvordan er ser på disse tallene: Utbredelsen av efaktura er meget begrenset i Norge En vesentlig årsak til dette er bedriftsstrukturen: 99 % av bedriftene har færre enn 50 ansatte. Mange bedrifter har ikke nødvendig programvare for å sende og ta i mot efaktura. GEVINSTER VED BRUK AV EFAKTURA Det er almen oppfatning om at bruk av efaktura vil ha store økonomiske gevinster, både for Utsteder og for Mottager. Imidlertid er det en skjevdeling i gevinstene mellom de to.
Stortingsmeldingen Det gode Innkjøp anslår gevinsten for å ta i bruk efaktura til det offentlige (statlige) til 1,1 milliard kroner over en 10 års periode, mens gevinstene for Utstedere anslås til 178 millioner kroner i samme tidsrom. Det er mange måter å anslå den økonomiske gevinst på pr. bedrifter. Noen tall sier det vil utgjøre 1 2 % av omsetningen til den enkelte bedrift. På mer transaksjonsnivå opererer en med ca. 3 400 kroner pr. faktura. For mer detaljer om besparelsene pr. prosess, se her. I tillegg kommer miljøgevinster ved mindre bruk av papir. Imidlertid er effektene ofte ennå større: Det er som regel Mottager som tar initiativ til overfor Utsteder å få tilsendt efaktura. Det i seg selv innebærer en skjevhet i styrkeforholdet mellom Mottager og Utsteder da Utsteder har mange kunder. Men dette kan føre til at ikke bare begge parter sparer kostnader på bruk av efaktura, men kan også sette i gang en større prosess hvor flere forretningsdokumenter (bestilling, bekreftelse etc), blir elektronisk overført. Konsekvensen av dette kan være at Utsteder ved å utvikle sine prosesser sammen med sin største kunde kan oppnå et strategisk og kostnadsmessig fortrinn overfor sine andre kunder i konkurranse med andre leverandører. På den annen side kan dette føre til en lock-in -effekt som er heldig for Mottager, men ikke Utsteder. Konklusjon: Begge parter reduserer sine administrative kostnader ved å ta i bruk efaktura, selv om gevinsten ved dette blir skjevt fordelt. Innføring av efaktura kan imidlertid også føre til betydelige strategiske effekter i forholdet mellom Utsteder og Mottager som en ikke overskuer når en begynner på denne prosessen. MANGEL PÅ STANDARDER? Elektronisk fakturering mellom bedrifter er ikke noe nytt. En standard for det kom allerede for 20 år siden og heter EDIFACT. Den er brukt av mange store bedrifter, og er fremdeles den mest utbredte standard for elektronisk fakturering b2b. Den utgjør anslagsvis halvparten av markedet for elektronisk fakturering i dag, og er på ingen måte for nedadgående. Man har imidlertid over lang tid ønsket en enklere og billigere teknologi basert på metaspråket XML. E2b Forum etablerte derfor en slik standard for flere år siden som har utviklet seg til å bli en norsk standard. Av de ulike XML-variantene av efaktura som finnes er e2b formatet i dag det langt mest utbredte. Internasjonalt med offentlig sektor i spissen er det imidlertid nå utviklet en ny standard basert på UBL (UBL er en videreføring av XML; begge er oppfunnet av John Bosak). Denne standarden vil nå bli obligatorisk til offentlig sektor innen 1.7. 2012 under navnet EHF. Dette vil utvilsomt bidra til at trafikken for efaktura vil øke i årene fremover da det vil bli obligatorisk for leverandører av varer og tjenester til offentlig sektor (statlige etater og kommuner) å levere fakturaene i det formatet.
Det store effekten av dette vil skje når kommunene tar dette i bruk. Men mest sannsynlig vil dette ta tid langt utover 1.7.2012. Det antas at også privat sektor vil ta dette formatet EHF i bruk i fakturering mellom private bedrifter. Det vil nok imidlertid skje i begrenset utstrekning. Formatene EDI, e2b og EHF (og andre) vil nok i mange år operere parallelt i det norske markedet. Men en annen effekt vil være tydeligere i og med at det offentlige nå vil anvende det eksisterende private infrastruktur for meldingsformidling i form av aksesspunkter (dersom en oppfyller noen tekniske krav beskrevet i PEPPOL-prosjektet). Det vil føre til økt konkurranse mellom meldingsfomidlerne, men også at store etater kan etablere egne aksesspunkt for mottak av efaktura, slik for eksempel Telenor nå tenker. Konklusjon: At det offentlige nå kommer med et (internasjonalt) standard format vil utvilsomt øke trafikken av efaktura i og med at alle leverandører til de offentlige nå må forholde seg til den standarden. Større effekt vil det imidlertid ha at det nå blir en større konkurranse mellom meldingsformidlere (banknettverket og de ikke-finansielle meldingsformidlerne) og ERP-leverandørene (som nå kan opptre som aksesspunkt) og større private bedrifter som kan etablere egne aksesspunkt. EFAKTURA KREVER ENDRINGER AV PROSESSER HOS BEGGE PARTER Å ta i bruk efaktura mellom Utsteder og Mottager er ingen enkel prosess. Det er en rekke tiltak som skal gjennomføres. Det må som regel inngås en Utvekslingsavtale mellom Utsteder og Mottager (som i detalj beskriver hva som sendes og hvordan og hva som gjøres i feilsituasjoner) En må snakke med sin ERP-leverandør for å få ham til å implementere program og prosedyrer for utsending og mottak av standarden. En må eventuelt gjøre avtaler med sin bank eller meldingsformidler Og ikke minst - de interne prosedyrer og prosesser må endres både hos Utsteder og Mottager. I tillegg skal prosjektet få en toppledelses tilslutning, og prosjektet skal prioriteres av en ITavdeling. Samlet sett gir dette en omfattende prosedyre og høy barriere for å ta i bruk efaktura, særlig når en legger til at motivasjonen og agendaen for å få det til kan være ulik hos Mottager og Utsteder. (Det er også en erkjennelse av at den Utvekslingsavtale som e2b Forum har utviklet er for kompleks i bruk, og burde forenkles). Denne prosessen bør gjøres enklere. Oslo kommune har valgt å single ut de store leverandørene (for eksempel Hafslund) for så å inngå konkrete avtaler med dem. Det betyr at det store gross av leverandører som sender en eller få fakturaer pr. år ikke involveres i et efaktura-prosjekt. De enten fortsetter å sende papirfakturaer, eller henvises til nettbanker for betaling. På den måten går implementeringen hurtigere.
Det ble også kastet frempå at løsningen kunne være en uavhengig eller nøytral infrastruktur a la bankettverket (hvor innbetaling av regninger skjer gjennom et nettverk uavhengig av hvilken bank Utsteder eller Mottager benytter).. MOTIVERE UTSTEDER TIL Å SENDE EFAKTURA Som nevnt ovenfor er det i større grad Mottager som får gevinsten av elektronisk fakturering enn Utsteder. I tillegg er kunnskapen og bevisstheten om at også Utsteder får gevinster, liten. Et virkemiddel her kan være å synliggjøre klarere gevinstene for både utsteder og mottager. Normalt har ikke Mottager noen sanksjoner for å få leverandørene til å utstede elektroniske fakturaer. Offentlig sektor kan imidlertid pålegge leverandørene å sende efaktura gjennom sine innkjøpsavtaler. Fakturaer som ike blir sendt elektronisk, blir ikke betalt. (Nå blir dette endret i og med at det ventelig kommer et lovpåbud. Telenor har en sanksjon i form av gebyr på papirfakturaer. Mens Orkla har kontraktsmessige avtaler med leverandørene. Virkemiddel: En bør se nærmere på ulike sanksjonsmidler, alternativt oppmuntringer, for å påvirke leverandørene. SAMARBEID MELDINGSSENTRALER I MELLOM, OG OVERFOR KUNDER. Mange peker på dette som det største problemet. Det foreligger i dag klare samtrafikkavtaler mellom deltagerne i b2bonnect-nettverket, og bankene i mellom. Det er en avtale som sikrer sømløs og gratis meldingsformidling mellom meldingssentralene. Men en opplever ofte at det tar tid å implementere en samtrafikk mellom Utsteder og Mottager når de har forskjellige meldingsformidlere. Dette skyldes en rekke forhold; alt fra ulike forretningsmodeller, til juridiske og tekniske utfordringer. Samtidig er det klart at meldingsformidlere seg i mellom er konkurrenter. Det er idligere gitt en rekke eksempler på dette. Uansett årsak kundene oppleverer dette som en stor barriere for å etablere efaktura formidling seg i mellom. INVOLVERING AV ERP-LEVERANDØRER E2b Forum forsøkte for noen år siden å involvere ERP-leverandørene i problemstillingen. De var da avventende i forhold til at det skulle komme en ny offentlig standard. Den har nå kommet. Det har som følge av dette blitt etablert et ERP Forum (av Difi og NorStella) med fokus på implementeringen av den nye standarden. Selv om dette Forumet har en fokusert oppgave knyttet til det offentliges behov for å ta i mot den nye standarden, er det nå klare trekk om at ERP-leverandørene i sterkere grad vil engasjere seg i efaktura i sin alminnelighet. De får nå et krav på seg til å kunne sende og motta standardformatet, samtidig som de kan se muligheten av å kunne formidle formatet direkte uavhengig av meldingsformidlere. Dermed oppstår ytterligere konkurranse i markedet. Når en i tillegg peker på at de færreste ERP-leverandører i dag har en efakturamodul, sier det seg selv at motivasjonen for å kaste seg inn i et nytt og voksende marked bør være stor.
Referat: Arild Haraldsen