LFH Markedsgruppe HF 26. august kl 12.00, Scandic hotell Fornebu
Agenda 1. Referat fra møtet 11.06.13 2. Strategi oppfølging og prioritering høst 2013 3. Revisjon av Samarbeidsavtale med RHF a) Fremforhandlet forslag, godkjent av adm. direktører i alle RHF (se vedlegg) b) Plan for lansering og implementering av avtalen c) Møter med alle RHF (del av LFH forretningsstrategi 2010-2013) 4. Status/oppfølging NNI a) Nasjonale retningslinjer for vareprøver og utprøving av kapitalvarer b) Dialogmøte med NNI høsten 2013: Tema? 5. Orienteringer fra administrasjonen 6. «Den ideelle anskaffelsesprosessen» (se vedlegg) a) Etablering av arbeidsgruppe b) Idémyldring om fokus, form innhold i prosjektet 7. Eventuelt
Revisjon av samarbeidsavtale med RHF 1. Revisjon av Samarbeidsavtale med RHF a) Fremforhandlet forslag, godkjent av adm. direktører i alle RHF (se vedlegg) b) Plan for lansering og implementering av avtalen c) Møter med alle RHF (del av LFH forretningsstrategi 2010-2013) 2. Endringer fra opprinnelig avtale: a) Det skal utpekes kontaktpersoner (avtaleansvarlig) ved hvert helseforetak b) Unntaksregel om leverandørfinansiering av reiser og konferanser tas bort c) Bedre muligheter for samarbeid om kompetanseutvikling d) Tillate fagstands på konferanser/seminarer i regi av helseforetak e) Nytt punkt om samarbeid innen forskning og innovasjon
Revisjon av samarbeidsavtale med RHF Planer for lansering og implementering: Brev til de andre regionene fra Peder Olsen, vedtatt i ledergruppen i HSØ (orienteringssak i styret HSØ) September Brev til foretakene fra HSØ (Grete Solli) : endringer i avtalen + kontaktperson -frist for tilbakemelding, kopi til fagdirektørene (opplysning på Fagdirektørmøte) September Organisatorisk behandling LMI og LFH primo (orientering) September Kurs/samling for avtaleansvarlige i alle HF om avtalen og praktisering + de øvrige tre RHF-ansvarlige Oktober
Revisjon av samarbeidsavtale med RHF KOMMUNIKASJONSPAKKE: frist 1.oktober (neste Trepartsmøte 7.oktober hos LFH) Veileder/Manual/sjekkliste for opplæring (i lys av avtalene, tatt inn i avtaler om anskaffelser) HMK Veileder/manual/sjekkliste om FOU-samarbeid Brosjyre, ny tekst inkludert fokus på endringer (ny layout) E-læringskurset som App? DILEMMASAMLING a) Revidere eksiterende for å få til å harmonere med ny avtale b) Dilemmaer som konsekvens av revidert avtale (nye formuleringer) Eventuelt samarbeid med sykepleier, leger, MTU, fagforbundene om publisering 7. november DM Arena: Legers etterutdanning 26. november møte med avtaleansvarlige
Orienteringer fra administrasjonen 1. Supplering av markedsgrupper 2. LFH Strategiprosess 2013 3. Nordic Medtech Procurement Conference 13 November 2013 4. Alternativ finansiering av MTU
Innovation in the health sector through public procuremement Nordic Medtech Procurement conference OSLO 13 November 2013
MedTech Nordic Procurement Conference TARGET GROUPS Nordic suppliers of medical devises Nordic sales organizations of global medtech companies Medtech SMEs that want to introduce their products on the Nordic market Governmental managers in the health sector Nordic health politicians Top management of health authorities, regional and local (municipalities) Procurement managers, regional and local People working in the innovation system for more innovation friendly procurements Researchers
MedTech Nordic Procurement Conference OBJECTIVES FOR THE EVENT 200 delegates representing all Nordic countries 40 % of delegates from other nationalities than Norwegian 25 % of delegates from SMEs 25 % of delegates shall represent Nordic and global medtech companies 50 % of delegates shall come from stakeholders to medtech industry The project shall cooperate with the project Public procurement an innovation within health and Nordic Innovation
MedTech Nordic Procurement Conference ELEMENTS IN THE PROGRAM Innovation in public procurement: New regulatory framework for public procurement: Europe + Nordic Experiences from Nordic countries New arenas for dialog in public procurement (public-private partnership) Reporting NORDIC INNOVATION PROGRAM: Public Procurement and Innovation in the Nordic Health Sector Healthcare economics; new tools for implementation of new technology and solutions Examples/best practice from Nordic countries Panel discussion
Program DRAFT TIME TOPIC Comments 09.00 10.00 Registration 10.00 10.20 Welcome words Trond Dahl Hansen, LFH + Nordic Innovation 10.20 11.00 Key note speaker 1 Norwegian Minister of Health 11.00 11.30 INNOVATION IN PUBLIC PROCUREMENT International experiences Europe 11.30 12.30 Lunch 12.30 14.00 INNOVATION IN PUBLIC PROCUREMENT IN THE HEALTH SECTOR Nordic strategies for innovation in public procurement New regulatory framework: EU Procurement Directive + Nordic legislation New arenas for dialog in public procurement Reporting on Nordic Innovation program: «Public procurement and innovation in Nordic health sector» Best practice from all Nordic country Cases, PCP Reporting from all three projects 14.00 14.30 Energy break
Program DRAFT cont. TIME TOPIC Comments 14.30-15.30 Healthcare economics; new tools for implementation of new technology and solutions Health Technology Assessment (HTA) as tool for implementation of new technology Total cost of ownership/lifecycle costs Experiences from NICE, UK Cases/best practice for Nordic countries 15.30 16.15 Panel discussion HEALTHCARE ECONOMICS How can HTA contribute to efficient implementation of new medtech? 16.15 16.30 Closing remarks 17.00 19.00 Networking dinner/mingling Tapas buffet
Potensial speakers Karin Johansson, statssekretær Sosialdepartementet Sverige Yves Verboven, Eucomed Andrew Tailor, ABHI UK `(Nice, UK) Ethical trading initiative (Europe) Hanne Gürtler, Director, DIEH and Per Bondevik, Director, IEH Norway Bertrand Wert, Policy advisor EU Commision Ignasio Gimenesz, Coordinator of «procurement of innovation» prject, Germany Marc Broucquault, Project manager Clubster Santé, France Philip Mayjonad, University Hospital Lill, France Suzan Ikävalko, PCP expert, senior healthcare system manager,culiminatum Innovation Oy, Finland Mariek Van Putten, Program mangere public procurement of innovation, the Netherlands Irène Foglierini, Associate direktor IPMS (International Purchasing and supply management, director for purchasing training, ESCP Europe Foredragsholder fra Investement Day
Workshop 12 November 2013 OBJECTIVES Building of nettwork Improve role understanding Establishment of Nordic reference group Feedback on draft for master and executive programme Agreement on next step, including new date of workshop Max 20 delegates from all four target groups (INHP internals + esternals) TARGET GROUPS Suppliers of medtech devices Costumers (from hospitals and municipalities) Governmental persons Academic staff
Alternativ finansiering av MTU DNB og Lighthous Finance AS (CMA) som partnere Møte i LFH Prosjektgruppe Alternativ finansiering MTU 11.september Videre distribusjon av LFH Tall & Fakta HF McKinsey Rapport fra Legeforeningen Felles aktiviteter med Legeforeningen? DM Arena 7. november
LFH PROSJEKT Den ideelle anskaffelsesprosessen Høsten 2013
Den ideelle anskaffelsesprosessen Prosjektbeskrivelse Etableres for hver enkelt markedsgruppe Parallell prosess i alle markedsgrupper Gjennomføres høsten 2013 Utgangspunkt i blant annet: NAV 21 punkt liste for anskaffelsesprosesser LFH innspill i Helse Sør-Øst: Innkjøps- og logistikkstrategi 2013 Verktøy utviklet av «Leverandørutviklingsprosjektet» (NHO/KS) «Den goda affären»: LFU (kommunalt innkjøpsnettverk i Sverige) og Swedish Medtech
Den ideelle anskaffelsesprosessen Mål for prosjektet Skape omforent prosess i hvert markedssegment Dra nytte på tvers av segmentene Påvirke anbudsprosessen for hvert av markedsområdene
Den ideelle anskaffelsesprosessen Gjennomføring Mål: Etablere mal for prosess Definere elementer i prosessen Beskrivelse av elementene Tidsplan: Etablere arbeidsgruppe i hver markedsgruppe sept. Møter i arbeidsgruppen okt. Presentere, diskutere, beslutte i MG nov. Møter i MG uke 35: Innspill fra MG: Ideer, momenter, hvor trykker skoen i dag, etc. Etablere arbeidsgrupper Forankre tidsplan
NAV anskaffelsesprosess, def. 2010 Besluttet etter samarbeid med LFH
NAVs anskaffelsesprosess 1. Bestilling fra NAV Spesialenheter 2. Forberedelser (faktainnhenting) 3. Eventuell veiledende kunngjøring 4. Oppstartsmøte med leverandørene 5. Bestillermøte (oppstartsmøte NDU + Spesialenheten) 6. Første møte Referansegruppen (kravspek + tildelingskriterier) 7. Arbeid og gjennomgang av dokumentasjon, inkl. kvalitetssikring 8. Utlysning (inkl. kriterier for tildeling) 9. Tilbyderkonferanse 10. Tilbudsfrist 11. Anbudsåpning 12. Kvalifisering (leverandør og produktdokumentasjon 13. Evaluering (med Referansegr. + Spesialenheten + NDU) 14. Innstilling med beslutning 15. Tildeling 16. Eventuell klagebehandling 17. Kontraktsinngåelse 18. Overlevering av resultat til bestiller (spesialenheten) 19. Informasjon til Spesialenheten (kontraktsdokument) 20. Informasjon til HMSene 21. Evaluering (videokonferanse med HMS + leverandørhøring)
Innspill fra LFH til HSØ Innkjøps- og logistikkstrategi 2013-2016
HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH Medlemsforankrede innspill fra LFH 1. Egen arbeidsgruppe etablert 2. To arbeidsmøter gjennomført 3. Arbeidsgruppen konkretiserer budskapene 4. Konklusjonene fra LFH presenteres for Kjetil Istad i et eget møte etter at innholdet er kvalitetssikret av LFH Markedsgruppe HF
HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH PRIORITERINGER FRA LFH 1. Løpende dialog og kompetanseutveksling mellom leverandører og helsetjenesten (arenaer?) Innovasjon, produkt- og prosedyreutvikling (muligheter i markedet) 2. Forankret behovsdefinisjon fra HF (klinikere + innkjøpere + leverandører) Produktbasert/prosedyrefokus? (FOKUS: pasientforløp/behandlingslinje) Kategoriteam (kategoribaserte innkjøp) 3. Tydelig kravspesifikasjon: Hva skal være inkludert og ikke? (produkt, installasjon, tilpasning, opplæring, service m.v.) Hva skal være lokalt/regionalt/sentralt/nasjonalt (def før utlysning) Hva skal inngå i avtalen og hvem skal det gjelde for? (- forutsigbarhet for leverandørene)
HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH NB Store variasjoner internt i HSØ, mellom de ulike HF og fra anbud til anbud POSITIVE ELEMENTER (signaler og enkelteksempler) Årsoversikt over kommende anbud (ref Sykehuspartner) Vilje til dialog: Bedre dialog/statusmøter. Større grad av imøtekommenhet Faglig samarbeid og dialog, spesielt i forkant av anbud Gode, tydelige kravspesifikasjoner Fokus på samfunnsansvar (etikk + miljø) Samhandlingsavtale på plass (RHF + LFH) - ulik grad av implementering Mer klarhet om compliance (ref samhandlingsavtalene) MEN: ulik tolkning i HF
HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH POSITIVE ELEMENTER (signaler og enkelteksempler) Den totale tiden for anbudsprosesser er redusert Fokus på avtalelojalitet (Sykehuspartner, leverandørseminar) Oppfølging og tilbakemelding under veis Mindre grad av individualisme (fra enkeltindivider til systemkontakt) Fast kontaktperson hos Sykehuspartner (for enkelte leverandører og enkelte produktgrupper) Bedre struktur på markedsdata: Bedre struktur på Norkat (Sykehuspartner) Større/bedre fokus på innovasjon og produktutvikling
HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH Forbedringspotensialet Produktanbud eller prosedyreanbud? Kategoribaserte innkjøp (helhetlig vurdering) Profesjonalitet i gjennomføringen (alle ledd) Leverandørens kunnskap og kompetanse må utnyttes (kompetansedeling) Prosedyrer for utprøving, spesielt i forkant av utlysning Like muligheter for alle Ulike prosesser/prosedyrer internt i helseforetakene (inkl produktgrupper) Tidslinje for hva man kommuniserer når Plan for implementering (forutsigbar og realistisk) Mangelfull avtalelojalitet (ikke avrop på inngått avtale) Bedre statistikk/markedsinformasjon Nasjonale retningslinjer (harmonisering av rammebetingelser)
HSØ innkjøpsstrategi FASER I ANSKAFFELSER FØR utlysning Løpende dialog og kompetanseutveksling mellom leverandører og helsetjenesten (arenaer?) Innovasjon, produkt- og prosedyreutvikling (muligheter i markedet) Kommunikasjon med leverandører (informasjon) -tillatt kommunikasjon Tidslinje for hva som kan kommuniseres når Forankret behovsdefinisjon fra HF (klinikere + innkjøpere + leverandører) Produktbasert/prosedyrefokus? (FOKUS: pasientforløp/behandlingslinje) Kategoriteam (kategoribaserte innkjøp) Oversikt over kommende anbud (årsplan) Klarhet/forutsigbarhet om implementering av avtale (avtalelojalitet og konsekvens av brudd på avtalen for begge parter)
HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH FASER I ANSKAFFELSER FØR utlysning forts. Mulighet for utprøving av produkter, før kravspesifikasjon utarbeides Tydelig kravspesifikasjon: Hva skal være inkludert og ikke? (produkt, installasjon, tilpasning, opplæring, service m.v.) Hva skal være lokalt/regionalt/sentralt/nasjonalt (def før utlysning) Hva skal inngå i avtalen og hvem skal det gjelde for? (- forutsigbarhet for leverandørene) Behov for klare og realistiske forventninger om volum
HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH FASER I ANSKAFFELSER FØR utlysning forts. Tidslinje for evaluering, tildeling, oppstart og implementering (forutsigbarhet for leverandøren om når leveranse skal starte) Akseptabel makstid for evalueringsfasen hos HF? Dialog med leverandører også før anbud utlyses (markedsinfo + produktoppdatering + erfaringer fra eksisterende anbud) Rammebetingelser for anskaffelsen i plenum: inkl. logistikkutfordringer + hvilke produkter samt kravspesifikasjon + erfaring fra forrige anbud Diskusjon om kategoriinndeling og tildelingskriterier En-til-en med enkeltleverandører (løsningsforslag)
HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH FASER I ANSKAFFELSER UNDER anbudsfasen Utprøving inkl. vareprøver Kommunikasjon med tilbydere under veis Implementering inkl. info/varekataloger til HF (tidsplan) Unngå endringer i avtalevilkår som kommer i løpet av anbudsperioden Konsekvenser av feil (fra kunde eller leverandør)
HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH FASER I ANSKAFFELSER ETTER tildeling (avtalerett) Plan for implementering (inkl. avtalelojalitet) Klagebehandling - ikke mulighet til å inngå avtale hvis klager er innlevert? Konsekvenser/sanksjoner for mangelfull implementering (tosidig)? Kostnader ved prosessendringer/prosedyreendringer i HF (mangel på forutsigbarhet for leverandørene) Mulighet/fleksibilitet for nye produkter/prosedyrer i anbudsperioden (ref EU regler med grense nok 500 000) Hvordan få inn innovasjon/nye produkter? (eks. 20% av årlig volum/ 20% av hva?) Evaluering av anbudsprosessen