Møte onsdag den 19. oktober kl. 19.00 21:00 Sted: Sylling kirkestua SAKSLISTE 34/2016 Protokoll 35/2016 Meldinger 36/2016 Utvidelse Frogner gravplass 37/2016 Ferdigstillelse av orgelet i Sylling kirke avsluttende regnskap 38/2016 Nominering av kandidater til KA s landsråd 2017 39/2016 Universell inngang Sjåstad kirke (rullestolrampe) 40/2016 Økonomirapport 1-10 Lier den 13.10.2016 Søren Falch Zapffe Leder
Sak nr.34/2016 Godkjenning av protokoll Saksbehandler: Mette Sønsteby Lier kirkelige fellesråd godkjenner protokollen av 30.08.2016
Sak nr. 35/2016 Meldinger Saksbehandler: Mette Sønsteby Lier kirkelige fellesråd tar kirkevergens meldinger til orientering. LOKALT Protokoller fra menighetsrådene (se vedlegg 1) Protokoll fra Administrasjonsutvalget 13.10.2016 ( se vedlegg 2) Lokalt medbestemmelse utvalg (LMU), hadde møte 15.09.2016 Status implementering og konvertering til Kirkepartner IKT AS orientering ved kirkevergen. Status ytre rehabilitering av Sjåstad kirke orientering ved kirkevergen samt henviser til vedlegg 3. Ang. lønnsforhandlinger: Kirkevergen bekrefter at det ikke er avsatt noen pott til lokale forhandlinger ved dette tariffoppgjør. I 2016 er det kun sentrale tillegg. Kirkevergen har signert avtale om kjøp av IKT tjenester fra Kirkepartner IKT AS. Kirkevergen er i dialog med MR ledere for å avgjøre hvem som skal ha tilganger og på hvilket nivå dette skal gis. Irlin Bråthen har stiftspraksis i Frogner sokn og Lier prosti fra 3. oktober til 6. november 2016. Nye mva regler er trådt i kraft. Disse blir ivaretatt av Lier kommunenes regnskapsavdeling. Ny lesepult i Sylling er på plass, Kostnaden er i sin helhet dekket av Sylling menighetsråd. Fra 01.01.2017 får Lier kirkelige fellesråd ansvaret for å skaffe kontor til prostiprest Berit Barre. Kirkevergen jobber med saken. Menighetsrådsrepresentant i Tranby, Dag Rønning har bedt om fritak fra MR og har fått innvilget dette. Glitre Energi Nett er det nye navnet etter fusjonen av nettselskapene EB, Lier Everk og Hadeland energi. Glitre Energi Nett inngår i Glitre Energi-konsernet Kirkestatistikk for inn og utmeldinger for Lier kirkelige fellesråd pr 1.10.2016 (se vedlegg 4) Samlokalisering Kirkevergen ber rådet tenke igjennom hva man tenker rundt dette. Bør det nedsettes en prosjektgruppe som kan utrede mulige løsninger for samlokalisering, fordeler og ulemper ved løsningene, samt fremskaffe en kostnadskalkyle. Eventuelt når bør en slik gruppe etableres? Nytt gjerde settes opp på Tranby etter ønske fra Tranby menighetsråd. Bruker i hovedsak overskuddsmaterialer fra tidligere og egne folk. Kostnaden tas over driftsregnskapet. Invitasjon til åpent møte for foreninger og frivillige sammen med kommunens folkevalgte og administrasjon mandag 17. oktober kl 18.00 på Haugestad (Se vedlegg 5) Tønsberg bispedømme Tilbud om : Foredrag om sjømannskirken (Se vedlegg 6) Sentralt Statsbudsjettet 2017 Momenter av betydning for våre medlemmer (Se vedlegg 7) Kulturminister Helland ønsker seg en lokal og aktiv folkekirke (se vedlegg 8)
Sak nr. 36/2016 Utvidelse av Frogner gravplass Saksbehandler: Geir Larsen Lier kirkelige fellesråd godkjenner styring og gjennomføringsplan for utvidelse av Frogner gravplass som skissert i nedenstående saksbehandling. VEDLEGG PP - Kirkelig fellesråd Utvidelse av Frogner gravplass. SAKSBEHANDLING Styring og gjennomføring av utvidelse av Frogner gravplass Status og kronologisk gjennomgang av saken Usikkerhet vedrørende behov for framdrift og bevilgning medførte vedtak om utsettelse i sak 39/2015. Anbudsdokumenter for kontrahering av landskapsarkitekt er utarbeidet. Skisseprosjekt er innarbeidet i anbudsgrunnlag. Alle dokumenter er ferdig for utsendelse og ny oppstart i prosjektet kan startes omgående. Det er foretatt en gjennomgang av prosessen og økonomien i prosjektet. Endringer framgår i kostnadsoverslaget. Kronologisk gjennomgang av prosessen (notat fra Kirkeverge): 2010.12.13 I henhold til plan og bygningsloven er det ingen hindringer for utvidelse av kirkegården. Jf. reguleringsplanen. Samtale med Gro Bråthen, og Eldbjørg Henriksen (AKH) 2010.12.15 Reguleringsplan fra 1978 var gjeldene i 2010 Endringer i reguleringsplanen må fremmes av grunneier. 2011.02.07 Kirkesjef AKH underretter Riksantikvaren om planene, har drøftet planene med landskapsarkitekt Aud Wefald. Frogner kirke ligger på middelalder grunn, men det nye området som skal utvides er en del av jordbruksarealet til prestegården. 2011.02.07 Jens Rytter: Dette må sees på siden gjeldende reguleringsplan er eldre enn nåværende kulturminnelov (vedtatt 1978), vil jeg anta det er behov for en ny regulering av området. 2011.02.08 Riksantikvar Jens Rytter (Tønsberg): Må kjøre to parallelle prosesser: 1. LKF har en plikt ved utvidelsen av kirkegården etter gml. Plan til å undersøke om den vil virke inn på automatisk fredete kulturminner. Gjøres ved henvendelse til Buskerud fylkeskommune og be om en vurdering av planområdet. (arkeologisk registrering, bekostes av oppdragsgiver LKF) 2. Søke Riksantikvaren om dispensasjon for tiltak som gjelder kirkestedet. 2011.02. Kulturvernleder i Buskerud Fylkeskommune Inger Liv Lund mottar søknad om vurdering av planområdet. 2011.02.15 Kulturminneregistrering Budsjett 93 000 fra Arkelog Kjell Erik Sønsterud. 2011.03.28 FR sak 12/2011 Frogner kirkegård: Hvordan planlegge for neste utvidelse? 2011.04.19 Formell orientering til Buskerud fylkeskommune v/ arkeolog Kjell Erik Sønsterud om utvidelse av Frogner kirkegård
2011.08.04 Riksantikvaren for kulturminner har gitt beskjed om at LKF må gjennomføre en ny reguleringsplan. Området ligger innenfor automatisk fredete kulturminner, dette innebærer at det må gjennomføres arkeologiske registreringer i området fordi området er vurdert som høypotensielt for funn av fredete kulturminner. Forpakter Svein Opsal er informert om planene. 2011.08.10 Kirkesjefen ber Rådmannen i Lier om ny Reguleringsplan for Frogner kirkegård 2011.08.12 Oversikt over kirkegårdsutvidelser og dødelighetsprognoser 2012.02.24 FR sak 04/2012 Avsatt kr 300 000 til ny reguleringsplan + kr 200 000 til et forprosjekt. 2012.03.08 Eldbjørg Henriksen (Planavd.i Lier kommune) bekrefter at kulturminnemyndighetene v /Kjell Erik Sønsterud, kun har krevd kulturminneregistrering og ikke en reguleringsendring. 2012.03.26 Brev til Thorgeir Bjerknes (leder planavdeling) for å påskynde prosess rundt ny reguleringsplan for Frogner gravplass. 2013.02.27 Illustrasjonsplan Frogner gravplass 2013.02.28 Søknad om oppstart Detaljregulering for utvidelse av Frogner gravplass 2013.04.11 Varsling gjennom Lier posten oppstart av planarbeid. 2013.04.04 Oppstartsmøte for detaljregulering (Gunhild Løken Dragsund, Alf Kristian Hol, Aud Wefald, Marius T. Holmen, Jan Petter Vad (planavdelingen) 2013.04. Innkomne merknader etter varsel om oppstart??? Reguleringsbudsjett for Frogner gravplass 2013.04.21 Uttalelse fra gravplassrådgiver Åse Skrøvseth 2013.06.04 Befaring på Frogner gravplass med Lier kommune, Asplan Viak, Buskerud fylkeskommune og Riksantikvaren. 2013.06.21 Frogner gravplass - Lier kommune - varsel om oppstart av planarbeid uttalelse kulturminner 2013.08.22 Arbeidsplan for utvidelse av Frogner gravplass 2013.11 Arkeologisk rapport fra Buskerud fylkeskommune 2013.12.16 Frogner gravplass - gnr 50 bnr 1 - Lier kommune - oversendelse av arkeologisk rapport og pris 2014.03.04 Arbeidsfordeling 2014.03.21 Omtaler automatisk fredet jord. 2014.06.17 ROS analyse for reguleringsplan for Frogner kirkegård 2014.07.02 Planforslag til offentlig ettersyn 2014.07.02 Reguleringsbestemmelser for detaljregulering for Frogner gravplass 2015.01.12 Geotekniske vurderinger av jordsmonnet og drensforhold, MULTICONSULT 2015.02.15 Uttalelse fra Gravplassrådgiver, Åse Skrøvseth 2015.03.05 Fylkeskommunens kulturminnefaglige uttalelse 2015.06. Arbeidsopplegg og økonomisk ramme for Aud Wefald Oppdragsbekreftelse 2015.08.05 Kostnadsoverslag ØKNING FRA 8 MILL til 15 MILLIONER 2015.10.12 Asplan Viak: Prosjektering av utvidelse av Frogner gravplass, Åpen anbudskonkurranse Del 1. konkurransebeskrivelsen 2015.10.12 Asplan Viak: Prosjektering av utvidelse av Frogner gravplass, Åpen anbudskonkurranse Del 2. Kontrakts grunnlaget 2015.10.21 FR vedtar å avvente med å legge prosjektet ut på Doffin til juni 2016. 2015.12.15 Lier kommune har ikke beregnet en tilleggsbevilgning på 7 millioner i budsjett for 2016. Omfang Det vises til sak 27/2015 og 39/2015 som redegjør for omfang og innhold i omforent prosjekt. Kort oppsummert: Kistegravefelt med 650 graver Urnegravefelt med 400 urnegraver Grusveier kantet med storgatestein Belysning og tinestrøm Tekniske anlegg overvann og drenering
Vann og søppelhåndtering Gjerder, porter, sitteplasser og parkeringsplasser Vegetasjonsfelt og jordlager (drift) Gjennomføring Lier Kommune har i sine retningslinjer lagt føringer for hvorledes store byggeprosjekter skal gjennomføres (Dok 6 A). Denne utvidelsen er ikke å betrakte som et «stort» byggeprosjekt. Det er heller ikke underlagt de administrative bestemmelsene som for øvrig gjelder for Lier kommune. Likevel er mange av de praktiske veiledninger og maler hensiktsmessig å bruke og prosjektet vil i størst mulig utstrekning tilpasse disse inn i prosjektet. Behovsutredning i tidligfase er utført og anbudsgrunnlag for videre prosjektering er utført. Neste fase er utarbeidelse av forprosjekt med godkjennelse av dette (KP 3). For dette kontraheres landskapsarkitekt. Detaljprosjekt utarbeides med anbudsgrunnlag for utførelsesentreprise. Før anbudsprosess settes i gang skal konkurransegrunnlag være underlagt tredjepartskontroll. (KP 4). Kontrahering av utførende entreprenør og byggeplassoppfølging anses som siste fase. Organisering Behovsavklaringer og definisjoner av innholdet i prosjektet anses som så godt klarlagt at overordnet styring ut over gjennomføring av KP punkter anses som unødvendig. For hver KP vil saken komme som orientering til Kirkelig fellesråd. Prosjektet organiseres med Kirkeverge som prosjektansvarlig og prosjektleder fra Lier Eiendomsselskap KF. Framdrift I behandling av saken 21.10.15 vurderte Fellesrådet at byggestart i 2017 var korrekt framdrift. For hver KP har Kirkelig fellesråd mulighet til å vurdere videre framdrift. Aktivitet Dato Anbud LARK 10-12, 2016 Prosjekteringsperiode 01-02, 2017 Kontrahering utførelsesentreprise 03-05, 2017 Arbeidsperiode Frogner gravplass 05-09, 2017 Økonomi
Det er foretatt en gjennomgang av tidligere kostnadsoverslag og nytt budsjett er satt opp. Lier kommune har ikke innløsningsrett for festet areal planlagt for utvidelse av kirkegården. Det er således ikke foretatt en vurdering av en eventuell innløsningskostnad for eiendommen. Resterende finansiering er spilt inn i HP for 2017. Kostnadskalkyle Frogner gravplass - kalkyle forprosjekt 2015-kr 1.000 kr Beskrivelse Eks mva mva. Inkl. mva Anleggskost 6 500 000 Parkering 1 000 000 Entreprisekostnad 7 500 000 Generelle kostnader, prosjektadministrasjon 750 000 Byggekostnad 8 250 000 0 Kjøp av tomt (innløsning) 0 Påløpt tidligfase 712 000 - Grunnkalkyle 8 962 000 Nedgravd avfallsløsning 600 000 Skjøtsel av busker og trær i garantitiden 0 Sum spesielle/tilleggskostnader 0 Prosjektkostnad 9 562 000 Usikkerhet +/- 30% (2) 2 870 000 Prosjektkostnad inkl. usikkerhet 12 432 000 3 108 000 15 540 000 Bevilgning HP (9 300 000) Tilskuddsmidler som søkes () Sum tilskudd (0) () Sum Finansiering (9 300 000) Rest finansiering 3 132 000 783 000 3 870 000 (1) I anleggskostnad er følgende innarbeidet: 650 kistegraver og 420 urnegraver. Felt 15 masseutskiftes ikke, men tas i bruk til urnegraver. (2) Usikkerheten er satt til +/- 30%, bl.a. basert på dok 6A.
Sak nr. 37/2016 Ferdigstillelse av orgelet i Sylling kirke - Avsluttende regnskap Saksbehandler: Mette Sønsteby Lier kirkelige fellesråd godkjenner regnskapet for Orgel Sylling kirke VEDLEGG Regnskap Orgel Sylling Kirke Utskrift fra hovedbok SAKSUTREDNING Prosessen med å anskaffe nytt orgel har vært lang, spennende og interessant ifølge orgelkonsulent Abram Bezuijen. Når han ser tilbake på prosessen har det ikke vært noen store overraskelser, selv om orgelet er dyrere enn først antatt. (Viser til regnskap) Det som har vært utfordringene er: 1. Valutakurs Dessverre for Lier kirkelige fellesråd falt kursen dårlig ut. Euroen steg fra 8.50 til 9.65, slikt blir det penger av. I størrelsesorden 3-400 tusen kroner 2. Maling av orgelet. budsjettert var 100 000 på maling. Reell kostnad ble på ca. 193 000kr Ekstra maling for belghus og litt mer gull var ikke tatt med i budsjetteringen. 3. Fortolling hvem skal være ekspeditør. Her ble det litt hektisk aktivitet da systemet er vanskelig å forstå. Regnskapet inneholder også arbeider gjort av snekker Knutsen i forbindelse med å sikre galleriet slik at det tålte det nye orgelets vekt. (ca. 150 000 kr). Videre er kjøp av elektriker arbeid ført opp med ca. 40 000 kr. I tillegg er kost og losji for orgelbyggere og intoneringsmenn innbakt i regnskapet ca. 50 000 Samhandling: Det meste har gått på skinner. Orgelbygger Reil har fulgt opp avtaler og har vært svært grei å samhandle med. Orgelkonsulent har vært mye tilstede ved befaringer, lyttet, råd gitt og fulgt opp alle beslutninger som ble fattet. Oppfølging. Orgelet må nå ivaretas på en best mulig måte, både med tanke på temperatur, fuktighet, setningsmålinger mm. Det er ønsket fra kirkevergen at det utarbeides en plan for vedlikehold i samarbeid med orgelbygger.
Sak nr. 38/2016 Nominering av kandidater til KAs landsråd 2017-2021 Saksbehandler: Mette Sønsteby A. Lier kirkelige fellesråd sender følgende tre representanter til regionalt kontaktmøte i Tunsberg 12. januar 2017: Søren Falch Zapffe Mette Sønsteby??? B. Lier kirkelige fellesråd nominerer følgende kandidat til KAs landsråd 2017-2021 VEDLEGG: Kandidatinnspill til KAs landsråd 2017 2021 Valg til KAs landsråd 2017-20121 SAKSUTREDNING KA (kirkenes arbeids og interesseorganisasjon) er en medlemsorganisasjon der medlemmene styrer, og KA ledes av et landsråd som velges av og blant medlemmene. Valg av landsrådsrepresentanter foregår i regionale kontaktmøter som arrangeres i alle bispedømmeområder. I Tunsberg bispedømme foregår selve valget med direkte valg på regionalt kontaktmøte i Tønsberg 12. januar. For program og påmelding til kontaktmøtet, se http://portal.ka.no/kurs/9f7ba0ea-821e-e611-9429-005056b6158b. Lier har 3 rådsmedlemmer med stemmerett på valget (de deltar gratis). Men, flere kan selvsagt delta om ønskelig. For uten valg til landsrådet, inneholder kontaktmøte også drøfting av KA s politikk, samt et faglig program med rådsopplæring med fokus på lederlønn/ ledersamtale, og forholdet mellom kirkeverge og fellesrådsleder. Det anbefales at fellesrådsleder er en av representantene som deltar på kontaktmøte. Kravet for å være valgbar kandidat til KAs landsråd er: Rådsmedlem på valgtidspunktet (mao. bare faste fellesrådsmedlemmer er valgbare til KAs landsråd). Ikke ansatt i kirkelig organ. Landsrådets oppgaver: Velge dirigentskap og fastsette forretningsorden Vedta valgregler for valg til KAs organer Vedta vedtektsendringer og retningslinjer for kontrollkomiteens arbeid Vedta strategiplan for KAs virksomhet. Fastsette rammer for medlemskontingenten Fastsette styrehonorar og regler for arbeids og møtegodtgjøringer etter forslag fra valgkomiteen Velge styre, valgkomité og kontrollkomité
Velge revisor Forelegges rapport fra kontrollkomiteen Forelegges styrets toårsmelding, årsberetning og regnskap til orientering. Behandle øvrige saker som fremmes av styret, samt saker foreslått av medlemmene. Slike saker må være sekretariatet i hende senest 8 uker før møtet. Landsrådets oppgaver er nedfelt i KAs vedtekter 7. Dette er et viktig sted å være i tiden som kommer med tanke på å ha mulighet for å påvirke omstillinger og endringsprosesser som vil skje i Den norske kirke. Kandidatforslag sendes Carsten Furuseth, cf@tonsberg.kirken.no. Fristen for å sende kandidatinnspill i Tunsberg, er i begynnelsen av november (2 måneder før valget). De som blir valgt til KAs landsråd blir representanter i perioden 2017-2021, og første landsråd er 24.- 25. april.
Sak nr. 39/2016 Universell tilnærming Sjåstad kirke (rullestolrampe) Saksbehandler: Mette Sønsteby Lier kirkelige fellesråd godkjenner å anlegge rampe ved inngangspartiet til Sjåstad kirke, i tråd med vedlagte skisse, under forutsetning av at biskopen godkjenner den. Kostnadsramme kr 350 000. VEDLEGG: Skisse, kostnadsestimat Søknad til Biskopen SAKSBEHANDLING Kravet om universell utforming er nedfelt i en rekke lover bl.a. plan og bygningsloven av 2008 og Lov om forbud mot diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne (diskriminerings- og tilgjengelighetsloven (DTL)). Ønsker vi å være en folkekirke innebærer det at vi tilrettelegger for alle. I forbindelse med utvendig rehabilitering av kirken, ønskes anlagt en rampe på nedsiden av inngangstrappen. Utforming: Rampen skal ha et stigningsforhold 1:16. Bredden vil være 1,6 m. Overflaten kan enten være av skifer eller være brettskurt betong. Støttemurer av granitt B:300 mm. Rekkverket blir likt det som i dag står på kirkestuen. Dvs. rundt stål 16 20 mm og malt. Rampen vil ha varmekabler. Økonomi: Budsjett ca. 350 000 kr. Fremdriftsplan: Starter opp til våren og gjør dette samtidig som kirkebakken planeres.
Sak nr. 40/2016 Økonomirapport pr. 1-10 Saksbehandler: Mette Sønsteby Lier kirkelige fellesråd tar økonomirapport 1-10 til orientering. VEDLEGG Økonomirapport 1-10 drift SAKSUTREDNING 2. tertialrapport (01 10) viser et tilfredsstillende resultat. Budsjettet er ikke periodisert. Noen kommentarer: Utgifter: Lønnskostnader ligger noe under budsjett, noe som skyldes vakante stillinger. (Prostesekretær, kantorstilling Frogner). 1030 ekstrahjelp er overskredet i forhold til budsjett, grunnet oppdekking av lovpålagte tjenester (kantor, innleid kirketjener) 1090 Pensjonsinnskudd periodisering ligger langt under. 1710 og 1700 må sees i sammenheng. Refusjonene fra A-etat følges kontinuerlig opp. Inntekter: Vi har hatt noe mindre inntekter i år enn budsjettert. Dette skyldes i hovedsak færre vigsler og færre utenbygds gravferder. Noe som igjen påvirker inntektene knyttet til preludering kto 1621 1620 og 1650 avgiftspliktig salg må ses i sammenheng. Inneholder bl.a. årlig stell av graver. 1803 tilskudd til prostesekretær er ikke mottatt p.t. 1830 overføring fra Lier kommune er vesentlig lavere enn budsjettert. Dette er skyldes en misforståelse. Lier kirkelige fellesråd har fått kr 763 000 for lite overført. Dette skal rettes opp.