Gruppe personalsjefar frå Rogaland / KS til Lindås kommune 30. august Stad: Personalavdelinga Lindås kommune 09.30 13.30 Rådmann Ørjan Raknes Forthun Personalsjef Helge Tangen Organisasjonssjef Ole Georg Hoaas Andre som bidrar på sine felt blir presentert etter hvert.
Bestilling Lage eit opplegg for ei gruppe personalsjefar frå Rogaland i KSregi om interne utviklingsprosjekt og satsingar innanfor organisasjon / HR : Kort oversikt over mål, milepeler og resultat i utviklingsprogrammet «Lindås 2019» Erfaringene med KF-kvalitet så langt Prosjektmetodikken med hovedvekt på utviklingsprosjekt rettet mot organisasjonen, med vekt på medvirkning og personalprosesser Strategisk kompetanseutvikling / lederutvikling (Vekt på 10- faktor, LEAN, lederavtaler) Utrullingsmodellen for LEAN
Tidsplan 09.30 Velkommen / Praktisk info (Organisasjonssjef Ole Georg Hoaas) 09.35 Lindås kommune på vei mot 2019 (Rådmann Ørjan Raknes Forthun) 10.00 Utviklingsprogrammet «Lindås 2019» (ØRF/OGH) 10.30 Pause 10.45 Erfaringene knytt til etablering av kvalitetssystemet KF Kvalitet. (Rådgjevar Ole Jakob Aarland) 11.15 Prosjektmetodikk spesielt retta mot medverknad og personalprosessar i interne utviklingsprosjekt (OGH) 11.45 Lunsj 12.15 Strategisk kompetanseutvikling med vekt på -10 faktor, lean, lederavtaler osv. (Introduksjon v. personalrådgjevar Hilde Bognøy Kleivdal) (Tid til erfaringsutveksling på tvers av kommunane?) 12.45 Opplegg for utrulling av LEAN i organisasjonen (Prosjektleiar Evy Innselset. 13.15 Spørsmål / dialog
Omstillingsprogrammet Lindås 2019 Ikke et kriseprogram grep i forkant Mandat fra kommunestyret 2013 Spare 50 mill. kroner Utvikle kommuneorganisasjonen Forprosjekt 2013/2014 Programmet vedtatt desember 2014 Avgrensing Den perioden kommunen, slik det så ut i 2014, var ein eigen kommune Utvikle kommuneorganisasjonen Organisering leiarstruktur effektive system for styring og kvalitet Innsparing direkte gjennom budsjettprosessen men der organisasjonsprosessene skulle gi eit bidrag
Helhetlig styring Implementering av Kommuneforlagets kvalitetssystem KFkvalitet rammeverk for internkontroll Forarbeid: Løsning knyttet til AD-struktur Tok inn alle rutiner og prosedyrer fra alle tjenester inn i systemet HMS: Det mest gjennomarbeidede systemet på forhånd Få avvikssystemet til å fungere Videreføring nå: Status personalhandboka Arbeide videre for forståelsen av at avviksrapportering er grunnlag for læring og forbedring Forbedre tekstene... Felles mal for alle prosedyrer System for prosjektstyring prosjektskolen (egen bolk) Kompetanse og metode for å bruke plansystemet som rammeverk for beslutninger om utviklingen i kommunen Ambisjon på sikt: Mer vekt på mål- og resultatstyring Verktøy for helhetlig styring (Kommuneforlagets verktøy?)
LEAN som metode for kontinuerleg forbetring Tidlig pilotprosjekt 2013 retta mot plan og byggesak Startet en snuoperasjon knyttet til kundefokus for disse tjenestene Kom ikke i mål med å ta i bruk LEAN i daglig drift Ny beslutning om å ta i bruk LEAN i «Lindås 2019» Startet med å utvikle et prosesslederkorps i samarbeid med Sonat Forlatt som hovedstrategi for utrulling Mer vekt på spisset kompetanse for å drive fram LEAN-prosjektet Endring sommeren 2015 ansatte en prosjektleder for å større faglig tyngde / større framdrift Brukt på to måter: Leanmetodikk i konkrete organisasjonsprosjekt (eiendomsdrift / lønn& regnskap... Utrulling av lean i driftsavdelingene... Oppstart nå innenfor Helse og omsorg Egen økt
Organisasjonsprosjekt Prinsipp Nok ressurser på strategisk nivå (rådmannsnivå enhetsledernivå) Lyste kommunalsjefstillingar ut heilt i starten av prosjektet Spisse avdelingslederrollen til å ha helhetlig ansvar for drift av tjenestene Prosjekt retta mot dei store tenesteområda Oppvekst Helse- og omsorg Tekniske tenester Andre organisasjonsprosjekt, blant annet... Organisering av interkommunal legevakt og ØHD-sengepost Gjennomgang av merkantile funksjoner Gjennomført et forprosjekt / kartlegging Service / kundesenter trukket ut som eget prosjekt som nettopp er startet opp Interkommunalt prosjekt for lønn- og regnskapsfunksjonen
Organisasjonsprosjekt oppvekst Bakgrunn Avsluttet en langvarig diskusjon om skolestruktur Hadde en eining for PPT / spesialpedaogikk der det var behov for å sjå på samhandlinga opp mot skole/barnehage (Læringssenteret) Skolene og barnehagene egne resultatenheter dvs. mange enhetsledere Prosess Den første tunge organisasjonsprosessen vi gikk i gang med ny prosjektmetodikk Kommunalsjef prosjektleder Laget en plan for prosjektgruppe og referansegrupper som ble fulgt... En veldig forutsigbar prosess, der informasjon og medvirkning var vektlagt Tross ganske store endringer i organisering og lederstruktur ble prosjektet landet uten interne konflikter /spenninger med tillitsvalgte Resultat Kommunalsjef som styrer heile oppvekstsektoren Einingsleiarnivået styrer like tenester som treng koordinering (skule barnehage barnevern ) styrket som strategisk ledernivå Skolehelsetjenesten med lederlinje til kommunalsjef for oppvekst PPT med egen leder lagt direkte under kommunalsjef Gått litt ned på lederressurs, og økt litt i rådgiverressurser i stab hos kommunalsjef
Organisasjonsprosjekt kommunalteknikk og samfunnsutvikling Noen utfordringer: Korleis utnytte planressursene i kommunen best mulig (Tradisjonelt: Arealplanlegging behov for mer ressurser og kompetanse til samfunnsplanlegging) Kundefokus og god flyt mellom ulike tekniske tjenester i møte med kunden (byggesak plan landbruk VVA) Kommunal planlegging og leveranser av vann opp mot Statoil / industrien på Mongstad Planlegging og utvikling av «byen» Knarvik Behovet for forvaltningskompetanse i fagmiljøer med et sterkt fokus på teknisk drift og teknisk utvikling
Helse og omsorg I ferd med å avslutte et organisasjonsprosjekt med gjennomgang av hele organisasjonen Brukte metodikken fra oppvekstprosjektet Forenkling av organisasjonen Største delen av planen er det enighet om, men uenighet når det gjelder organisering av tjenester for funksjonshemmede Viktig poeng: God ressursutnyttelse av ressursene som arbeider i bofelleskap og på dagtid Organisert i færre avdelinger Måtte ha en runde med forhandling knyttet til prosess
Innspill fra mange hold: LEAN «verdi for kunden» Organisasjonsprosjekt for teknisk sektor Service! Fra ekspedisjon til kundebehandling Forvaltningskontoret (H/O) Ny teknologi på trappene Pluss flere innspill
Prosjektmandat - mål
Kva er eit «servicetorg» i 2016? Tradisjonelt har vi sett for oss eit fysisk ope kontorlandskap med fleire skrankar, venteplassar, køsystem og kaffeautomat, gjerne i tilknyting til eit større handlesenter eller bibliotek. Arbeidsgruppa sin «reise»: Frå det fysiske til det digitale servicetorget: Brukaren sitt førsteval er å finne fram, og hjelpe seg sjølv på nettet!
Verdi for kunden som utgangspunkt Kunde Relevant kunnskap på nett Sjølvbetening på nett Sakshandsaming Kundebehov løyst Rettleiing Telefon Kundetorg System Heimesida Telefoni Digitale kanalar Websal Kunnskapsdatabase? Fagmiljø Fagdata Servicetorg