Referat Hovedstyremøte 10.11.2016 Referent: Jenny Ukesmail, printing og opplasting referat: Warlo Kake, kaffe og kontorvakt: Warlo Info fra leder Semestermøte IDI Tone og Gaute var der. Har ikke fått referatet enda Endringer i studieporteføljen Handler om hvilke fag man har, altså oppbyggingen av studiet. Har bl.a. fått påbud om å få inn sikkerhetsfag i data-løpet. Kommer kanskje i 4.klasse. Små endringer Endringer i opptaksrammer Gjelder mer for informatikk. Fra 2018 så kommer opptaket til master til å basere seg på alle fagene fra bachelor. Nå teller bare it-fagene, f.eks. ExPhil teller ikke. Mastersaler Førstemann til mølla-system - de kommer ikke til å endre det. De har funnet feilen som fikk systemet til å crashe i fjor. IDI ser på løsning for å kunne booke timeslots slik at to studenter kunne brukt samme plass. Inkludering masterstudenter IDI, Online og Abakus var enige om at fadderopplegget for masterstudenter var veldig bra i år. På vei i riktig retning. Fortsette å jobbe med dette. Filming av forelesninger Det er først og fremst foreleseren som sier om de ønsker at forelesningene skal bli filmet, i tillegg må foreleser ta initiativet. Deretter må man søke til medieavdelingen, som må bearbeide alt. Litt klønete system. Generelt mener de at videoforelesning ikke gir like god læring, mange mister fokus og fullfører ikke hele videoen. Vil heller jobbe mot å ha kortere, typ 10 min infovideoer om et tema. Lesesaler i eksamensperioden Var inne på hvor mange eksamener og når eksamenene på P15 er. Hvis det eksempelvis er en eksamen helt i starten av eksamensperioden og en helt på slutten - hvorfor kan ikke vi bruke salene i tiden mellom der? En grunn til at vi ikke får lov til å bruke det mellom eksamener er at det skal være ryddig på salene. Thor Håkon foreslo at linjeforeningene kan ta på seg ansvaret for at det skal være ryddet.
Pushet for at vi burde ha direkte kontakt med Studieadministrasjonen for å forhøre oss om mulighetene. Online og Abakus skal sende mail til de neste uke IDI er åpne for å leie og drifte P15 i framtiden. Pratet med DNV GL og Wikipendium Kommer tilbake til dette Jobber med budsjettet Jobbet masse med Hege med dette Semestermøte ITEM Møte neste uke Runde rundt bordet Koskom Har ikke hatt møte denne uken Har hatt fotografering av komiteen Skal ha workshop for å bl.a. se på retningslinjene satt til booking av kontoret og hvordan det har gått så langt Planlagt juleverksted AbaSmash skal ha finale på kontoret en gang neste uke Trond og Åsmund er på Kiwi for å kjøpe mer middagsmat til SnackOverflow Webkom Jobber mest med LEGO Jobber med mailproblemene. Sender mye mail fram og tilbake med Orakeltjenesten Planlegger ekstra workshop der vi skal jobbe på LEGO Arrkom Arrangert sjakkturnering. De 4 beste går videre til ekstern turnering neste søndag mot Nabla og Janus Julebord i dag Snakket med Jubileum om Ordenspromosjonen Fått bekreftet booking av lokalet til Helgesamling. Hatt påmelding til AbaKino readme Vi har hatt arbeidsdag på søndag og workshop på fredag Hadde juleøltest, krasjet dessverre med Internludøl i år også Møte på tirsdag Ting går jevnt og trutt Økonomiansvarlig Jobbet med søknad om støtte fra IDI Jobbet med søknad om støtte fra IME Holdt kurs for nye kassererne, og workshop for de gamle Hatt sosialkveld med kassererne Satt opp budsjett og ført regnskap for HS Jobbet med helheten til Abakus sitt budsjett
Godkjent en pengesøknad med Gaute for et klassearrangement Bedkom Vært på hyttetur, var veldig gøy Hatt internkurs med LinkdIn som tema Jobbet videre med LS-avtalen Hadde Palantir på besøk, som fløy inn fra London-kontoret Kommet med førsteutkast til 3. klasse-undersøkelsen backup Vært på diskusjonskveld Arrangert ledertrening Sett mye på budsjettet Vi er klare for julebord PR Vi har tatt opp Instagram som et medium vi skal jobbe med. Har satt mål om å poste ett bilde i uka Har planlagt julekort-bildetakning Har laget utkast for ledertrøye. Kontaktet leverandører for pris Solgt en ny runde med Abakus-gensere Jobbet med plakater: TV-mandag + drinkplakat til LaBamba Alt klart til julebord LaBamba Arrangert Internludøl, gikk bra Hatt medarbeidersamtaler Har lagt budsjettet klart Siste møte neste uke Nestleder Vært på semestermøte med IDI Har mailet en del med lederen i AbelLan angående kontrakten og diverse Fagkom Workshop med de nye - gått igjennom Wiki og ideer til ikke-faglige kurs Veldig god teambuilding med Fagkom Online Arbeidsgruppen satt til å jobbe med frontingen av tilbudet vårt til bedrifter har hatt første møte Ciber hadde kurs på mandag Eksamensforelesning i ITGK på fredag med Åsmund Eldhuset Ris og ros Ros for bra påmelding på AbaKino Ros til Toralf som vant Abasjakk dagen etter han vant Internludøl Ris til Theodor som ikke hadde drikketillatelse Ros til Koskom for bra søknad om kontrollere Ros til Webkom for å jobbe mye med mailproblematikken
Ros til Nico og Kristine som holdt ledertrening for HS Ros for bra diskusjonskveld Ros for bra dans Ros til backup for godt oppmøte på diskusjonskveld Ros til alle som deltok på ludøl og Labamba for gjennomføring Ris til backup for bingo på diskusjonskveld Ros til Une for å fikse vors før styrefesten Ros til Mats Byrkjeland for å fikse scripts for readme + slackbots + mailen han sendte til HS Ros til Arrkom for å finne billig lokale til Helgesamling Ros til alle økonomiansvarlige, spesielt Hege, for arbeidet med budsjettene Ros til Trym som kommer på julebordet Ros til Sigrid for å ta bilder av komiteer Stor ros til Annette for å lage dans som HS skal fremføre på jubileet til Online Ros til Åsmund for å holde ITGK-kurs Ros til Håvard for å brette alle sangheftene til julebordet Ros til HS for bra representasjon på teknologicamp Ros til Hege for pandaen Ros til Kanye West for å stille til president 2020 Ris til det amerikanske folket for å velge Trump Dagsorden Wikipendium Orientering Snakket med Stian forrige fredag Siden er ferdig og fin, men de er interessert i muligheten med samarbeid med tanke på promotering Vi luftet ideen at i første omgang nå poster vi på Facebook om Wikipendium. Ser på nyåret for å få på plass et videre samarbeid Idé: Bleste for det på Slack også. Status DNV GL Sak Snakket en del med Jenny om det. Var et forslag som hadde kommet opp fra en av pangene i Fagkom om at det har vært et ønske om å holde et kurs hvor man leier inn flinke foredragsholdere i et tema. Det vi har tenkt angående eksponering for DNV GL: Dersom vi henger opp plakater for arrangementet tar vi med logoen deres der. På arrangementet på abakus.no kan også logoen være på et banner. Positiv, og alt er klart for å gå igjennom Diskusjon Anbefales å gjennomføre nå til våren, ettersom det er UKA-år på høsten. Fagkom tar en vurdering på det. Er det et annet arrangement de heller er gira på så er det deres valg, orienter HS eventuelt. Kommer Fagkom på noe bedre blir det opp til dere. Viktig å få en kul foredragsholder. Go all out. Potensielt ha flere foredragsholdere. Konklusjon
Folk er positive til å si ja til DNV GL og at Fagkom jobber videre med det *Jazzhands* Budsjettkveld Sak Hege vil ta opp mye. Hvilke holdninger vil HS ha for pengebruk for 2017, snakke om sosialpenger og workshoppenger, hedring av panger. Det er viktig at vi i HS er enig om hvor mye penger vi har lyst til å bruke. Dette er et UKA-år + LaBamba-situasjonen og Jubileum - blir derfor mindre overskudd enn vanlig, dette er det viktig at vi er klar over. Vi har satt maks 3 Interkom-arrangementer til våren og høsten. Kan bli flere, men vi har ikke budsjettert for dette. Vi må sammenligne budsjettet med 2015 for å få reelt syn på det. Hvorfor er det mer penger i omløp for 2017 (*Ser på excel-ark*): Har en del nye utgifter. LaBamba trenger XX mer grunnet lokaler Jubileumsuken har vi hatt lyst til å bruke mye penger på. Q: Har ikke vi satt av penger til jubileum? Vi har satt av XX i løpet av de siste årene for å bruke til jubileum Satt opp litt over XX til komiteer - for eksempel vil Koskom pynte kontoret Ønsket å utvide klassearrangementer XX og interessegrupper XX ekstra. Veldedighetsarrangementet: XX + XX Webkom skulle få penger til nye servere (XX). Tenkt at denne søknaden går til fondet istedenfor. Med alt dette: Går XX i overskudd. I 2015: XX i overskudd. Selv om det er skremmende tall så når vi har gått igjennom syntes vi det ikke er så ille. Har ikke brukt penger på urimelige ting. Ser på ting vi tenker vi kan kutte: Fjernet støtte til Klovneløpet Bedt Arrkom kutte minst 2 arrangementer grunnet det er UKA. Pleier ikke være paintball og GoKart da Kutter servere, kan gå til Fondet Pizzapenger. Laget en formel slik at alle komiteer regner likt Diskusjon Veldedighetsarrangement Er positiv til veldedighet. XX på et arrangement er kanskje litt mye penger når vi ikke går så mye i overskudd. Kanskje vi kan få eksterne aktører + tidligere abakuler til å spytte inn penger. XX er for å arrangere selve arrangementet. Er det de XX vi sponser du tenker på? Kan kutte det vi donerer, og heller finne andre aktører. Tenker også å kanskje søke IDI Tror vi kan finne sponsorer ganske greit. Ut i fra DK virker folk positive til å ha med eksterne aktører til et slikt arrangement. Q: Når tenker dere at det skal være? Våren er veldig full Ser på en lørdag, 23.mars
Har veldig lyst til å inkludere interkom i prosessen dersom de er åpne for dette Ønsker vi å kutte det ned støtten fra HS til XX? Kan vi ikke kutte støtte helt? Synes det ikke er vits å ha et arrangement uten å støtte det selv, da bruker vi bare XX på fylla. Synes vi skal støtte. Med tanke på at overskuddet er budsjettert til å være veldig lite. Dumt om vi ikke kan godkjenne pengesøknadene som kommer. Kjipt om neste HS ikke kan godkjenne søknader. I år har vi godkjent søknader for XX. I praksis betaler vi fra Interkom og HS-kontoen. Dette blir aldri budsjettert. Sånn som det er nå har vi budsjettert for XX i overskudd. Jubileums-postene Ville det vært naturlig å flytte disse postene ført opp på komiteenes budsjett over på jubileumsgruppen sitt budsjett? Disse punktene går mer på det komiteene skal arrangere: LaBamba skal arrangere fest, Koskom skal pynte kontoret osv. Enig at dette egentlig burde gå på jubileet. Kan være naturlig at de betaler fra deres lommebok, selv om det er komiteene som gjør arbeidet, så er det de som kan betale. Konklusjon Hege, Nora, Gaute snakker med Målfrid, Mats og Peter angående å flytte jubileumskostnadene over på jubileumsgruppen sitt budsjett. Leiekostnader for LaBamba Budsjettert for worst-case. Mulig vi sparer inn her. Forhåpentligvis finner vi et permanent midlertidig lokale. Sosialpenger Er det noen som har lyst til å endre det fra XX per hode slik det har vært siden 2012? Synes det ser greit ut å fortsette med dette. Overskuddet er mindre. Pizzapenger Gaute og Hege har laget en pizza-kalkulator. Komiteene fører inn. Hedring av panger 3 komiteer har lagt inn at de ønsker å få penger til hedring av panger. Dersom vi sier ja, synes jeg alle komiteene skal få muligheten til dette. Dersom vi sier ja tenker jeg i år at vi kan hedre så mange komiteen ønsker å pange, også videre setter vi en fast sum. I år har man en del å ta igjen - noen som fortjent hedring som har gått ut tidligere år. Tanken er at det skal være en fast sum felles for alle komiteene. Alle må ikke bruke det, men alle skal ha mulighet til å bruke det med samme beløp.
Er det ikke bedre at man søker om det? Antallet man hedrer kan variere hvert år. Eventuelt at komiteen spleiser på det. Man trenger ikke å bruke penger for å hedre folk. Er det ikke viktigere å bare hedre de? Vi har en liten seremoni hvor gamle kommer opp, og gir en pergamentrull-ish hvor det står en attest på alt det de har gjort. Trenger ikke koste så mye, men typ rammen readme gir koster jo noe. Dersom noen har gjort en innsats slik at man vil hedre, burde folk være villige til å spytte inn litt penger for å gi de en gave. Det er ikke alle som har samme behov. Vanskelig å sette et beløp som skal være likt for alle Forslag: 100kr per pers som skal hedres. Dersom det koster mer kan man spytte inn selv. Kan man ikke bare sette opp felles budsjettpost på noen par hundre kroner, også kan komiteene ordne med det selv To forslag: en fast sum per år eller en fast sum per person? Konklusjon: Gaute og Hege har fått innspill og legger fram et endelig forslag på budsjettkvelden. Endelig budsjett og regnskap fra i fjor blir presentert på Generalforsamlingen Pengesøknad Wii-kontroller Søknaden Ganske mye høyere enn det AbaSmash sendte til backup. Det er fordi vi vil kjøpe fra Norge, slik at vi får dem raskt. I tillegg har vi lyst til å kjøpe Ingrid sine som ligger på kontoret og har blitt ødelagt + 150 kr slik at vi kan kombinere et gavekort og få enda en kontroll for de pengene.. *Går igjennom de forskjellige kontrollene* Vi har kjøpt billigere alternativer før, men de ble veldig fort ødelagt. Når vi kjøper i Norge kan vi sende tilbake dersom det er noen feil. Diskusjon Q: Hvor mange USB-innganger er på Wiiuen? Er det mulig med to adaptere som hver bruker to USB-innganger - er det ikke bare 3 USB-innganger på Wiiuen? 2 foran og 2 bak Hege er positiv, syntes det er viktig at vi bruker penger til å erstatte det vi har ødelagt også. Q: Dersom Wiiuen til Jonathan blir ødelagt, forventer han erstatning da? Vi burde kanskje ha noen retningslinjer rundt dette. Synes det er helt fair at vi erstatter Ingrid sine kontroller for de er ikke helt ødelagt, vi kjøper dem. Men generelt - hvem har erstatningsansvar? Går litt etter samme retningslinjer som de vi skrev for LaBamba osv. Hvis noen er idiot og ødelegger den, er de selv ansvarlig. Det er normal folkeskikk om man ødelegger noe man låner fra andre Burde kanskje ha noe skriftlig på dette
Burde ha en avklaring på hva skjer hvis noe blir ødelagt. Ingrid snakker med Jonathan om dette, eventuelt kjøper vi vår egen. Avstemning 11 for, 0 avholdende, 0 mot. Søknaden er godkjent Beløp til klassearrangementer Sak Vi ønsker å diskutere muligheten rundt å øke summen på klassearrangementer fra 50kr per hode til 100kr per hode. Vi har økt klassearrangemeter fra 5000 til 10 000kr. Dette blir noe vi vil jobbe med på WS i starten av neste semester. Hovedforslaget fra DK var å gi hver klasse 10K, og gi KTV en ansvaret for at de arrangerer noe. Synes ikke det var en god løsning Vi trenger ikke ta denne videre nå. Vi har satt opp pengene nå, så jobber vi med det videre neste semester. AbaKino Sak Caset er at Trondheim Kino har mange forskjellige saler. Vi har gått for den som har 79 plasser. Nå har vi 75 personer på venteliste. Dette er et populært arrangement. Muligheter for å utvide? Arrkom har en post som heter edruarrangement + ekstraarrangement. Kan vi ta penger herfra for å leie større sal? Diskusjon Synes vi skal hente penger, mange har lyst til å være med. Godt arrangement Dette er også et edruarrangement, og kan plukke opp de som ikke kommer på mange av de andre arrangementene Alternativet er at pengene ikke går til noe Synes det er greit denne gangen, men dette arrangementet har økt fra 3000 til 12 000. Det er ganske stor økning. Har hørt argumentet før at det er et veldig lite sosialt arrangement. Vi må passe på hvor mye penger vi spytter inn i dette semesteret. Kan vurdere neste år at vi kun har det en gang i året og bruker mer penger. Konklusjon Utvide. Gaute tar dette videre Eventuelt Julebord Savner informasjon - hvor lenge kan vi snakke, når skal vi snakke osv? *Finner fram programmet* 20:10-21:00. 50 minutter på alle komiteene. Hold det relativt kort. Hold det typ 2 min Det skal være en hedring.