Lønn 5.0 Versjon 5.15.2
Innhold Hva er nytt i denne versjonen... 2 1 Integrasjoner... 2 2 Oppdatere til 5.15.2... 2 3 A-ordningen... 3 3.1 Betalingsopplysninger og remittering a-melding... 3 3.2 Utleggstrekk (skatt) og Utleggstrekk skatt (SK05 Kemneren i Oslo)... 4 3.3 Periodens lønn A-melding... 4 3.4 Rapporter Lønnsrapporter A-melding oppsummering.... 4 3.5 Kartotek Arbeidssted... 5 3.6 Håndtering av start- og sluttdato på arbeidssteder... 5 3.7 Kopiere person til nytt ansattnummer for å kunne fortsette å benytte opprinnelig ansattnummer... 6 3.8 Sjøfolk... 6 4 Ny import/eksport rutine for personopplysninger... 6 5 Andre endringer... 6 5.1 Import av lønnstransaksjoner... 6 5.2 Kartotek Personer Søk Flere felt... 6 5.3 Periodens lønn Lønnsrapporter Regnskapsbilag til e-conomic... 7 5.15.2 Lønn.doc Copyright 2015 Huldt & Lillevik Side 1
Hva er nytt i denne versjonen 1 Integrasjoner Denne versjonen inneholder flere endringer, og de fleste er knyttet til a-melding. Som kjent ble a-ordningen innført fra 1. Januar 2015. Denne versjonen inneholder rettelser på utfordringer vi har blitt kjent med etter 2 måneder i ordinær drift av a-melding. Versjonen inneholder også ny funksjonalitet i forhold til betalingsopplysninger og kopiering av personer. Les mer nedenfor. VI ANBEFALER AT HELE DETTE PRODUKTNOTATET LESES NØYE! Vi anbefaler alle våre kunder å oppdatere til denne versjonen. Dersom du bruker Ansattportalen, må denne være oppgradert til den siste versjonen, 2014.2 build 286. 2 Oppdatere til 5.15.2 Du laster ned versjonen fra vår hjemmeside http://www.huldt-lillevik.no/node/120. Nederst på siden finner du de siste versjonene. Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal du kjøre på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og oppdatering. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningen før du starter installasjonen. 5.15.2 Lønn.doc Copyright 2015 Huldt & Lillevik Side 2
3 A-ordningen 3.1 Betalingsopplysninger og remittering a-melding Rapporter Terminlister Terminoppgjør. Velg terminen du skal innbetale for, og år 2015. Sett hake i rapporten Remitteringsliste terminoppgjør (og andre rapporter du måtte ønske/trenge). xtrykk på. I fanen for Oppsett kan du velge om du vil skrive ut, forhåndsvise eller eksportere en fil som kan leses inn i nettbanken din, på samme måte som banklisten ved utbetaling av lønn. Innholdet er avhengig av at innsending har gått bra (Ferdigbehandlet i Altinn), men du må hente og sjekke tilbakemeldingene, da meldinger med «Avvisning» ikke skal telles med på terminbetalingen (du skal betale det som er rapportert, og avviste meldinger er ikke rapportert). Derfor er det viktig at du sletter avviste a-meldinger i, korrigerer feil og sender inn a-melding på nytt for å få den godkjent, slik at forskuddstrekk og beregnet arbeidsgiveravgift blir korrekt rapportert. Rapportert forskuddstrekk for skattereglene «Svalbard» og «Jan Mayen og bilandene» er utelatt fra innbetalingsbeløpet, da disse har forfall 2 ganger i året (som før). Egen rutine for betaling av dette skattetrekket kommer senere, så snart Skatteetaten har bestemt seg for rutine. regner ut gyldig KID for både arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk. Eksempel på remitteringsliste med beregnet KID: 5.15.2 Lønn.doc Copyright 2015 Huldt & Lillevik Side 3
Sjekk at riktig kontonummer kommer opp for skatteoppkreveren du skal innbetale til. 3.2 Utleggstrekk (skatt) og Utleggstrekk skatt (SK05 Kemneren i Oslo) Dette er som før, ingen endringer. Betaling gjøres direkte til aktuell kommune. 3.3 Periodens lønn A-melding Vi har laget en ny rapport som oppsummerer verdier i aktuell a-melding (den som vises i skjermbildet). Rapporten finner du på skriverikonet på oppgavelinjen så snart du har generert en a-melding med status «Grunnlag OK». Se punktet Rapporter Lønnsrapporter A-melding oppsummering nedenfor for eksempler og forklaring på rapporten. 3.4 Rapporter Lønnsrapporter A-melding oppsummering. Samme som under Periodens lønn A-melding, men per måned, med mulighet til å velge flere måneder, for eksempel januar og februar for å få oversikt over 1. termin. Rapporten viser kun tall for innsendte, ikke avviste a-meldinger. Det er altså svært viktig å hente tilbakemeldinger for å sjekke status på en innsending! Rapporten vil være delt i ulike oppsummeringer. 5.15.2 Lønn.doc Copyright 2015 Huldt & Lillevik Side 4
3.5 Kartotek Arbeidssted Her er det åpnet for å opprette arbeidssted med juridiske organisasjonsnummer. Dette løser utfordringer hvor et firma bytter fra nullvirksomhet (har ikke arbeidssteder) til eneller flervirksomhet. Dette vil gi mulighet til å sette «Til dato» (sluttdato) på et arbeidsforhold som ikke har vært knyttet til et virksomhetsnummer/arbeidssted tidligere. 3.6 Håndtering av start- og sluttdato på arbeidssteder (gjelder spesielt ved feil på forretningsregel 108). Kartotek Personer A-ordning Vi har tatt inn to nye felt der du knytter arbeidssted til den ansatte, Fra dato og til dato. Når du skal avslutte knytning til et arbeidssted, må du angi «Til dato» på linjen, og Huldt & Lillevik Lønn 5.0 setter andel til 0 automatisk. Dette innebærer at du ikke kan sette «Til dato» før i den måneden arbeidsforholdet blir avsluttet. Du kan altså IKKE registrere «Til dato» fram i tid. Tre aktuelle scenarier for endring eller bytte av arbeidssted: 1. Den ansatte er knyttet til ett arbeidssted og skal bytte til et annet: Når du endrer arbeidsstednummer blir datofeltet nullstilt, slik at du oppgir fra hvilken dato byttet gjelder. Vi vil da automatisk sette dagen før som «Til dato» for forrige arbeidssted. Da vil sluttmerking av forrige arbeidssted (virksomhet) blir riktig i a-meldingen. 2. Firmaet går fra nullvirksomhet til en- eller flervirksomhet: For å få sendt «Til dato» på arbeidsforhold uten tilknytning til virksomhetsnummer, må du i tillegg til å opprette arbeidssted(er) knyttet til virksomhet(er), også opprette et arbeidssted med det juridisk organisasjonsnummer. 5.15.2 Lønn.doc Copyright 2015 Huldt & Lillevik Side 5
Alternativ 1: Registrer arbeidssted koblet til aktuelt virksomhetsnummer på den ansatte, med 100 som andel, og med «Fra dato» den datoen virksomhetsnummer(ne) er gyldig fra (se i enhetsregisteret for dato). Registrer ny linje med arbeidssted knyttet til juridisk organisasjonsnummer, med 0 i andel, og med «Begynt dato» på person som «Fra Dato», og hvor «Til dato» skal være dagen før ikrafttreden av virksomhetsnummer. Lagre oppsettet. Gå inn på arbeidssteder igjen, og slett (Ctrl-Del) det arbeidsstedet som er avsluttet. Lagre. Nå vil sluttet dato på virksomhet knytet til juridisk organisasjonsnummer bli rapportert i a- meldingen. Alternativ 2: Registrer arbeidssted knyttet til juridisk organisasjonsnummer på den ansatte, med «Begynt dato» på person som «Fra Dato». Lagre registreringen. Erstatt arbeidssted på samme måte som under punkt 1 ovenfor. 3. Den ansatte har fordeling mellom flere arbeidssteder, og skal nå avslutte et arbeidssted: Endre fordeling av andel, slik at arbeidsstedet som skal avsluttes blir satt til 0, og riktig «Til dato» blir registrert. De resterende arbeidsstedene må ha en samlet andel på 100. Lagre. Gå inn på arbeidssteder igjen, og slett (Ctrl-Del) det arbeidsstedet som er avsluttet. Lagre. Nå vil sluttet dato på virksomhet/arbeidssted bli rapportert i a-meldingen. 3.7 Kopiere person til nytt ansattnummer for å kunne fortsette å benytte opprinnelig ansattnummer Kartotek Personer (kopiere) Når du nå kopierer en ansatt, vil det nye ansattnummeret bli lagt på den «gamle» oppføringen, mens gammelt ansattnummer blir beholdt på den nye, aktive oppføringen. Du bør ikke bruke «kopier ansatt» funksjonen når du skal opprette nytt ansattnummer på grunn av en spesiell skatteregel, f.eks Svalbard eller Nettolønn. 3.8 Sjøfolk Du kan nå rapportere vanlig utgiftsgodtgjørelse sammen med skatteregel Særskilt fradrag for sjøfolk. 4 Ny import/eksport rutine for personopplysninger 5 Andre endringer Vi har oppdatert import/eksportrutinen for personopplysninger. For å få oversikt over alle felt/opplysninger vi nå kan importere, lag en eksport. Med unntak av skattekortinformasjon importerer vi de samme opplysningene som vi eksporterer. 5.1 Import av lønnstransaksjoner Det er implementert en ny importrutine; Huldt & Lillevik standard fast lengde versjon 2.0. Du finner recordbeskrivelsen i menyvalget Hjelp Recordbeskrivelser Huldt & Lillevik standarder Import av lønnstransaksjoner, Huldt Lillevik import v2.0. 5.2 Kartotek Personer Søk Flere felt I fanen Søk i menyvalget Kartotek Personer er det, ved å høyreklikke og velge flere felt mulig å vise de feltene som har med a-melding å gjøre. 5.15.2 Lønn.doc Copyright 2015 Huldt & Lillevik Side 6
5.3 Periodens lønn Lønnsrapporter Regnskapsbilag til e-conomic Eksport til e-conomic er tatt inn i versjonen. Bilagstekst: Fri tekst, du kan overstyre forslag Opprette avdeling: Huk av her hvis H&L Lønn automatisk skal opprette avdelinger i e-conomic hvis de ikke finnes fra før. Avtale nr: Legg inn oppgitt avtalenummer Brukernavn: Legg inn brukernavn i e-conomic Sikkerhetskode: Legg inn sikkerhetskode. Du kan generere den ved å trykke på knappen. Du kan skru av/på visning av sikkerhetskoden i klartekst ved å trykke på rett bak koden. Day book: Angi navnet på dagboken i e-conomic som lønnstransaksjoner skal bli ført på. Forslaget første gang du velger eksport til e-conomic er standard, men du kan lage dagbok med eget navn i e-conomic. 5.15.2 Lønn.doc Copyright 2015 Huldt & Lillevik Side 7