Registrere utlegg reisekostnader uten diett Forfatter: ingrid.lilleby.solheim@nmbu.no Denne guiden beskriver hvordan du registrerer utlegg og reisekostnader uten diett. Før du kan føre reiseregningen, må du vite hvilket koststed og hvilken arbeidsordre som skal belastes. 1. Åpne skjermbildet Reiseregning. 2. Skjul menyen for å få bedre plass. 3. Velg reisetypen Utlegg reisekostnader uten diett. 4. Skriv inn formålet med reisen/utleggene. 5. Legg eventuelt inn en kommentar. 6. Angi eventuelt forskudd. 7. Legg til det første utlegget, parkering. 8. Spesifiser utlegget. 9. Legg inn det neste utlegget, kmgodtgjørelse. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 1
10. Legg inn resterende utlegg, passasjertillegg. 11. Legg inn kontering, koststed. 12. Legg inn kontering, arbeidsordre. 13. Oppdater alle postene. 14. Kontroller reiseregningen. Legg ved kvitteringer og bilag. 15. Endre status og lagre. 16. Skriv ut, signer og lever. 17. Hent frem menyen igjen. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 2
1. Åpne skjermbildet Reiseregning. Klikk på Timeregistrering/Reiseregning. Klikk på Reiseregning. Klikk på Reiseregning. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 3
2. Skjul menyen for å få bedre plass. For at du skal få bedre plass til skjermbildet Reiseregning, kan du skjule menyen. Det gjør du ved å klikke på vinkelparentesene øverst til venstre. 3. Velg reisetypen Utlegg reisekostnader uten diett. Du velger reisetype ved å klikke i feltet Reisetype. Du skal bruke reisetypen Utlegg reisekostnader uten diett. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 4
4. Skriv inn formålet med reisen/utleggene. I feltet Formål skal du oppgi formål, sted og dato. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 5
5. Legg eventuelt inn en kommentar. I feltet Kommentar kan du eventuelt legge inn andre relevante reiseopplysninger, som ikke fremgår av formålet med reisen. Klikk på Neste trinn. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 6
6. Angi eventuelt forskudd. Hvis NMBU har forhåndsbetalt reiseutgifter for deg, vises denne boksen. Hak i så fall av i boksen for aktuell utgift og klikk på OK. Husk å legge inn kostnaden som en utleggstype under skillekortet Utlegg. Klikk på Avbryt hvis utgiften gjelder en annen reise enn den aktuelle. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 7
7. Legg til det første utlegget, parkering. Du skal nå spesifisere reisens utlegg. Klikk på Legg til for å legge til det første utlegget (parkering). Velg aktuell utleggstype ved å klikke i feltet Utleggstype og velge utleggstype fra listen. Trykk på Tab-tasten for å vise utleggsdetaljene. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 8
8. Spesifiser utlegget. Legg inn datoen for utlegget i feltet Dato. Legg inn en beskrivelse i feltet Beskrivelse. Endre om nødvendig valuta i feltet Valuta. I feltet Val.beløp legger du inn beløpet. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 9
9. Legg inn det neste utlegget, kmgodtgjørelse. Legg til neste utlegg på tilsvarende måte. Velg utleggstype. Velg dato for utlegget. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 10
Legg inn reiseruten som beskrivelse for transportutlegg. Skriv inn antall km for kilometergodtgjørelse. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 11
10. Legg inn resterende utlegg, passasjertillegg. Klikk på Legg til. Velg aktuell utleggstype. Trykk på Tab-tasten for å vise utleggsdetaljene. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 12
Velg dato for utlegget. For passasjertillegg legger du inn navn på passasjer(er). I feltet Ant.Gr.lag legger du inn antall kilometer. Gang antallet med antall passasjerer. I dette eksemplet var det to passasjerer 70x2=140. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 13
11. Legg inn kontering, koststed. Når du har lagt inn alle utleggene, skal utleggspostene konteres. Legg inn aktuelt koststed i feltet Koststed. 12. Legg inn kontering, arbeidsordre. Legg inn arbeidsordre i feltet Arbordre. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 14
13. Oppdater alle postene. Klikk på knappen Oppdater alle poster for å kontere alle radene med den angitte konteringen. Merk! Dersom du ønsker å kontere radene individuelt, kan du klikke på utleggsradene og kontere dem i tur og orden etter behov. Dersom du får denne meldingen, kan du overse den. Den vises av tekniske årsaker og betyr ikke at du har gjort noe feil! Registrere utlegg reisekostnader uten diett 15
14. Kontroller reiseregningen. Legg ved kvitteringer og bilag. Klikk på Neste trinn for å vise et sammendrag av reiseregningen. Et sammendrag av reiseregningen vises. Kontroller at opplysningene stemmer. Hvis opplysningene stemmer, kan du nå legge til vedlegg med kvitteringer og andre bilag som skal følge reiseregningen. Se egen e-guide for Vedlegg av kvitteringer. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 16
15. Endre status og lagre. Endre status til Lagre og send hvis reiseregningen er klar til å sendes på arbeidsflyt for godkjenning. Klikk deretter på Lagre. Klikk på Lagre. Reiseregningen blir tildelt et transaksjonsnummer. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 17
Hvis reiseregningen ikke er fullført kan du lagre den uten å endre status. Du kan da fullføre den på et senere tidspunkt. Guiden Åpne en eksisterende reiseregning beskriver hvordan du åpner en registrert reiseregning. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 18
16. Skriv ut, signer og lever. Klikk på Forhåndsvisning utskrift. Høyreklikk i forhåndsvisningen og velg Print/Skriv ut. Skriv ut på vanlig måte. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 19
Lukk forhåndsvisningen. Signer på det utskrevne reisebilaget. Legg ved originalkvitteringer og lever til økonomiavdelingen på instituttet ditt. Hvis reiseregningen av en eller annen grunn er mangelfull og ikke blir godkjent, får du den i retur for korrigering. Du blir da varslet via e-post. Reiseregningen blir lagt under Dine oppgaver i Agressoskjermbildet. Hent i så fall opp reiseregningen og foreta aktuelle endringer. Lagre og send reiseregningen på nytt. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 20
17. Hent frem menyen igjen. Hent frem menyen igjen. Du har nå lært hvordan du registrerer utlegg/reisekostnader uten diett. E-guiden er slutt. Registrere utlegg reisekostnader uten diett 21