Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT-15-026 AS Resultat av SWOT-analyse av FSAT 1. Bakgrunn Stortinget har gjennom Prop. 1 S (2014-2015) vedtatt overordnet mål for FSAT: Felles studieadministrativt tjenestesenter skal forvalte, utvikle og vedlikeholde studieadministrative system og tjenester for universiteter og høyskoler. Tjenestesenteret skal blant annet legge til rette for og gjennomføre et effektivt og korrekt studentopptak til grunnutdanningene ved universiteter og høyskoler. Gjennom organisasjonsprosjektet høsten 2014 har FSAT utviklet et målbilde for organisasjonen og styret har på bakgrunn av dette arbeidet vedtatt en målstruktur for FSAT. Som et ledd i styrets videre arbeid med strategi for FSAT har styret gjennomført en SWOTanalyse for å få oversikt over virksomhetens styrker, svakheter, muligheter og trusler. 2. SWOT-analysen Analysen ble foretatt på styreseminaret 19. mars 2015. Styret kom frem til følgende resultat: Styrker Helhetlig fellesløsning: Systemer og tjenester utviklet ved FSAT sørger for helhetlig løsning for hele UH-sektor i Norge. Institusjoner trenger ikke å utvikle eller anskaffe egne systemer og tjenester. Helhetlige nasjonale løsninger for opptak og studieadministrasjon sikrer likebehandling Tillit i sektoren: Systemer utviklet ved FSAT har vært i bruk i sektoren gjennom flere år og har fungert bra. Systemer og tjenester har tillitt i sektoren og hos myndighetene. Samarbeid/ Medvirkning: FSAT har en etablert og velfungerende modell for samarbeid og brukermedvirkning. FSAT har etablerte brukerfora og arbeids- og ekspertgrupper for de ulike systemene og tjenestene, og disse er godt forankret hos brukerne. Kostnadseffektivt Systemer og tjenester utviklet og forvaltet av FSAT er billigere mtp
timepris sammenlignet med utviklingstjenester hos private aktører. Det er i tillegg mer kostnadseffektivt å utvikle fellesløsninger samt å samle driften av tjenestene som FS, SO, CRIStin og DV hos FSAT. Endringsvilje FSAT har vist,stor grad av smidighet og fleksibilitet og evne til dialog med UH-sektoren i dens rolle som bestiller av systemer og tjenester. Institusjonene har på sin side vist en evne til å omstille seg og ta i bruk nye tjenester og systemer. Profesjonell utviklingsmetodikk FSAT benytter utviklingsmetodikken SCRUM. Dette bidrar til smidig og iterativ prosess med raske leveranser og tett dialog med kunden/bestilleren. Metodikken bidrar også til kompetanseutveksling og dublering av kompetanse internt i utviklerteamet. Høy kompetanse FSAT har lang erfaring med utvikling av fellesløsninger og representerer høy kompetanse innenfor alle ansvarsområder: opptak, studieadministrasjon, systemutvikling, standardisering og digitalisering av administrative arbeidsprosesser. Langt frem internasjonalt FSAT er i front internasjonalt når det gjelder utvikling av fellesløsninger og standardisering av studieadministrative arbeidsprosesser. FSAT både leder og bidrar i flere internasjonale prosjekter på dette området. Attraktiv og stabil arbeidsplass Har monopol på flere tjenester Har mulighet til å skreddersy løsninger Svakheter Ulike kulturer Organisasjonene som samorganiseres i FSAT er på ulik størrelse og har og har forskjellige kompetanseområder. De preges av ulike kulturer av samarbeid, samhandling og arbeidsmiljø Sårbarhet FSAT har nøkkelpersoner med meget omfattende ansvarsområde. Dette bidrar til stor sårbarhet ved et eventuell bortfall av kompetanse eller kapasitet. Monopol hemmer innovasjon Mangel på konkurranse i sektoren kan på sikt bidra til svekket evne til å tilby innovative løsninger og tjenester. Dårlig forutsigbare på leveranser Mangel på standardisering For homogent organisert samarbeid Fellesløsninger og veletablert samarbeid med faste brukerfora og ekspertgrupper bidrar til noe ensidige innspill: for eksempel kun fra superbrukere og ikke fra fagpersoner (vitenskapelig ansatte). Ikke konkurransedyktige på lønn
Gammel teknologi/teknisk gjeld Muligheter Utnytte mandatet gitt av en ambisiøs eier. Mandatet for FSAT og det vedtatte overordnete målet for virksomheten gir store og spennende muligheter for å ivareta sentrale oppgaver for hele UH-sektoren. Mandatet gir FSAT mulighet til å etablere seg som en viktig aktør for studieadministrative tjenester i Norge. Totalleverandør av stud.adm. informasjon, tjenester og prosesser Etter samordning av FS og SO, dekker FSAT et stort ansvarsområde. Det er på sikt mulig å overta flere oppgaver relatert til studieadministrative tjenester, som for eksempel tjenester som i dag ligger hos NOKUT eller Uninett. Tettere samarbeid med fagmiljø i sektoren FSAT i sin rolle som totalleverandør av tjenester gir mulighet til tettere dialog og utvidelse av sine tjenester for vitenskapelig ansatte ved institusjonene. Standardisering av prosesser FSAT er en totalleverandør på flere av de studieadministrative tjenestene og har en unik mulighet til å bidra til standardisering og innføring av like rutiner for studieadministrative arbeidsprosesser. Fusjonsgevinst Samorganisering av så store kompetanse miljøer som FS og SO gir en viktig gevinst av å samle kompetanse og bidra til synergi mellom fagmiljøene. Dette bidrar til realisering av gevinstene. Struktur i UH-sektoren Færre og større kunder gjør det enklere å jobbe med standardisering av tjenestetilbudet. Færre institusjoner i UH-sektor gir færre beslutningspunkter og mer effektive prosesser. Samarbeid med andre aktører i sektoren som Uninett, Nokut, DBH FSAT samler tjenester for opptak og studieadministrasjon og som et 1.4.4-foretak er FSAT en selvstendig aktør som bør samarbeide tett med andre aktører med lignende mandat for fellestjenester for sektoren som NOKUT, Uninett og DBH. Pådriver for utvikling nasjonalt og europeisk FSAT er i front internasjonalt når det gjelder utvikling av fellesløsninger og standardisering av studieadministrative arbeidsprosesser. FSAT både leder og bidrar i flere internasjonale prosjekter på dette området. Pådriver for digitalisering FSAT har kompetanse både innenfor studieadministrasjon og systemutvikling og bør derfor være sentral i å utvikle digitale løsninger for UH-sektoren. Noe uavklart forhold til flere aktører Her ligger det store muligheter hvis FSAT får til en bedre avklaring. Trusler Finansieringsmodellen De omfattende strukturendringene i UH-sektor kan bidra til uforutsigbarhet i finansieringsmodellen for FSAT. Det er derfor viktig at
strukturendringene konsekvensutredes ved FSAT. Teknologisk utvikling Manglende økonomisk handlingsrom og manglende konkurransedyktighet i rekruttering av ansatte med utviklerkompetanse kan bidra til utvikling av stadig større «teknisk gjeld». Økt tempo i fremtidig teknologisk utvikling kombinert med stadig større prosjektportefølje for FSAT samt større teknisk kompeksitet av leveransene og større krav til integrasjoner av løsningene kan resultere i leveranser som ikke er i tråd med nyeste teknologi. Struktur i UH-sektoren. Større og færre kunder Strukturendringene i UH-sektor kan bidra til at de største kundene ikke lenger ønsker å benytte seg av fellestjenestene utviklet av FSAT da de ofte trenger en videre tilpasning p.g.a institusjonens egenart. De største kundene vil være robuste nok til å utvikle egne og skreddersydde løsninger. Uavklart forhold til UiO/USIT Hvis arbeidsfordelingen ikke blir avklart kan dette være en trussel for FSAT. Manglende samarbeid med andre aktører i sektoren som Uninett, NOKUT og DBH FSATs store oppgaveportefølje kan bidra til at dialogen holdes i større grad med institusjonene og ikke med andre aktører som tilbyr fellesløsninger for sektoren som Uninett, NOKUT og DBH. Hvem gjør hva av de ulike aktørene? Sitter flere og utvikler relativt like tjenester på samme tid, slik at ressursbruken blir dårlig og aktører «kjemper» om de samme oppgavene Fusjonsprosessene utfordrer ordinær drift og utvikling. Strukturendringene i UH-sektor er kostbare å gjennomføre med tanke på de tekniske sammenslåingene av datagrunnlaget og databasene. Det kreves kompetanse og ressurser ved FSAT og hos driftsleverandøren USIT. FSAT blir seg selv nok Virksomheter med stadig større oppgaveportefølje og mer kompleks intern organisasjonsstruktur kan miste effektiviseringsgevinsten og stordriftsfordelen ved å etablere omfattende og krevende rutiner for intern samhandling. Brukernærhet kjenner vi brukerne godt nok Fellesløsninger og veletablert samarbeid med faste brukerfora og ekspertgrupper bidrar til noe ensidige innspill: for eksempel kun fra superbrukere og ikke fra fagpersoner (vitenskapelig ansatte). Ikke endre oss raskt nok Økende oppgave portefølje og økende størrelse på virksomheten, samt eierskap til standardiseringsprosesser og mangel på konkurranse i sektoren kan hemme endringsevnen for virksomheten. Lite investeringsvilje Manglende økonomisk handlingsrom fra eier og/eller manglende vilje til omstilling ved brukerinstitusjoner kan hemme utvikling av tjenester og
innovasjon for FSAT. Manglende satsing økonomisk lite handlingsrom for innovasjon Manglende ressurstilførsel kan på sikt bidra til svekket evne til å tilby innovative løsninger og tjenester. Konkurranse fra arbeidsmarkedet Manglende konkurransedyktighet og lite økonomisk handlingsrom bidrar til svekket evne til å rekruttere de beste utviklere og forvaltere. 3. Fokusområder På bakgrunn av SWOT-analysen kom styret frem til følgende fokusområder for FSAT: - Videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører (12 stemmer) - Pådriver for standardisering og digitalisering av prosesser (10 stemmer) - Være innovative (6 stemmer) - Profesjonell totalleverandør (4 stemmer) - Investere i kompetanse (3 stemmer) - Internasjonalisering (2 stemmer) - Brukermedvirkning (1 stemme) - FSAT historien veien til gevinst (1 stemme)