Hvordan føre timelister i Drilling Her kommer en steg for steg bruksanvisning for hvordan man fører timer i drilling i IFS. Til slutt kommer det noen eksempler, først på en helt normal timeliste, og deretter på noen klassiske avvik fra vanlig schedule. Innhold Innlogging... 2 Føre timeliste... 4 Project Time... 6 Wage code... 10 Schema, prescence og remaining... 12 Levere timeliste... 13 Oppsummering... 14 Noen eksempler... 15 Eksempel på en helt standard timeliste... 15 Extra work etter ordinær tur... 16 Gå i høyere stilling... 17 Utleid til kunde i lavere stilling... 18 Kurs... 18 Fravær fra jobb... 19 Forskyve tur eller jobbe inn mot fri... 20 Føring av timer i ressurspool... 21 1
Innlogging Gå inn på https://office.archerwell.com/internet/ Klikk på Login. Skriv inn ditt normale brukernavn og passord (samme som i current) 2
Når du har logget inn vil du få opp en ny innloggingsboks Brukernavn er global\username (legg merke til at det er brukt backslash \) og passord det samme som i din første innlogging. Hvis dette er første gang du logger inn vil du få opp en tredje innloggingsboks. Repeter brukernavn og passord som i boksen over. Problemer? Denne nettsiden krever Microsoft Internet Explorer 8 eller høyere, forsøk å oppgradere hvis du får problemer. IE 8 / 9 innstallasjon finner man her: http://windows.microsoft.com/en-us/internetexplorer/downloads/ie Hvis du har problemer med å logge inn: kontakt Helpdesk på tlf: 51 20 35 60 3
Føre timeliste Når du har logget deg inn ligger timeregistrering og reiseregning under kategorien Human Resources Velg Time Registration Du kan alltid komme tilbake til denne siden ved å klikke på den øverste figuren Velg den uka du vil føre timer i kalenderen til høyre. Klikk med musepekeren på den aktuelle uka. Vi får bare opp en uke om gangen i IFS. Det vil si at for en offshoretur på 14 dager må man velge uke, føre timer, lagre og bekrefte for 3 uker totalt. 4
Bildet du får opp er en timeliste som består av to deler. Legg merke til de to delene: Project time og Wage hours De to delene er helt adskilt og snakker ikke med hverandre. Project time går rett til fakturaavdelingen og forteller noe om hvem som skal betale lønna. Er det Archerkost? Skal det internfaktureres til en annen rigg? Skal det faktureres kunden? Wage hours går rett til lønnsavdelingen og forteller noe om hva du skal ha utbetalt (utover grunnlønn) eller det forklarer avvik som fravær eller for mange arbeidede timer. 5
I dette eksempelet skal vi føre timer for en derrickman. Han har kontrakt som derrickman og denne kontrakten ligger hos lønnsavdelingen. Grunnlønnen som derrickman mottar han hver måned uavhengig av hva som står på timelisten. Project Time Først fører vi timene som skal være i den øverste delen av timelista: Project time. Denne delen av timelista går rett til fakturaavdelingen og her skal vi fortelle: Hvem betaler? (Riktig plattform. Archer eller kundekost) Hvilken stilling? Hvor mange timer? (både normaltimer og overtidstimer skal registreres her) Hvem betaler: Velg prosjekt. Klikk på ikonet med 3 tynne streker i enden av prosjekt. Prosjektene er organisert som mappene i Windows. Klikk deg frem til riktig prosjekt med ikonene på venstre side. Velg til slutt riktig prosjekt ved å trykke select på høyre side. Velg Offshore hvis du har vært ute på plattform. Velg onshore hvis du har vært på land (demobilisert i på-periode, kurs, møte osv.) 6
Problemer? Finner du ikke prosjektet du skal føre på? IFS er tilpasset hver enkelt arbeidstaker. Du vil derfor kun få opp de prosjektene som er relevante for deg å føre timer på. Dersom du er ute på et nytt prosjekt må koordinatoren din gi beskjed om at det skal åpnes for å føre på dette. Hvilken stilling: Velg under report code. Her skal du velge den stillingen som du har gått i de aktuelle dagene, uavhengig av hva som står i din kontrakt. Klikk på ikonet, skriv inn stillingen og søk den opp. For hver stilling er det to valg: Normal tid eller Overtime 65%. Her velger du normaltid hvis du har jobbet ordinære timer, eller overtid hvis du har jobbet over 12 timer en dag eller over 14 dager en tur. 7
Hvor mange timer: Tast inn riktig antall timer og trykk lagre. Gjenta denne prosessen til du har skrevet alle arbeidede timer den uka, både normaltid og overtid, både Archerkost og kundekost. Legg merke til at når du trykker på save hopper den øverste linja du holdt på å skrive, ned et hakk slik at du kan begynne å legge til en ny linje. Du kan fortsatt redigere timene i de linjene som har hoppet ned i feltet under. Når du går videre til neste uke vil du se at prosjektene du plukket ut følger med. IFS husker hvilke prosjekter du har brukt og de dukker opp helt til du sletter de selv med søppelbøtta som ligger bakerst på linja der prosjektet er. 8
Legg inn kommentarer: Hvis du vil legge inn en kommentar til faktureringsavdelingen legger du den i feltet under timene. Klikk på de timene du vil kommentere, skriv i feltet under. Da er vi ferdig med Project time, og vi flytter oss ned til den nederste delen som heter Wage code. 9
Wage code Så fører vi timene som skal være i den nederste delen av timelista: Wage code. Denne delen av timelista går rett til lønnsavdelingen. Her forteller vi om hva vi skal ha utbetalt på lønna: Ulempetillegg Skal du ha noen ekstra utbetalinger oppå grunnlønna? For mange timer på jobb Har du jobbet for mange timer må lønn få beskjed om overtidsutbetaling eller at du har jobbet inn for å få fri. For få timer på jobb Har du for få timer på jobb må lønn få beskjed om årsak: sykemelding, velferdsperm, innjobbing osv Som sagt så er project time og wage hours to separate deler av timelista. Uansett om du fører overtid eller en høyere stilling i project time så vil ikke dette få noe utslag på lønna. Du må føre det på wage code for at lønn skal få beskjed. Hvis riktig wage code ikke allerede ligger klar så begynner du å skrive i søkefeltet. Når du har tastet et par bokstaver dukker riktig wage code opp. Legg deretter inn riktig antall timer pr dag og trykk lagre Når du trykker lagre hopper linjen du skreiv på ett hakk ned, slik at du kan begynne å skrive på en ny wage code. 10
Noen tillegg er aktuelle å viderefakturere til kunden. Som vi har nevnt tidligere går ikke Wage hours til fakturering. Men det finnes ett smutthull: Hver gang du fører tillegg som for eksempel waiting time og swing shift så dukker det opp en boks som gir deg muligheten til å viderefakturere til en eller flere av de prosjektene du har valgt i den øverste delen. Hvis du vil legge inn en kommentar til lønn gjør du det under Attendance notes. Noen lønnsarter krever at du fører kommentar mot lønn. Da kommer den aktuelle datoen opp med rød skrift 11
Schema, prescence og remaining Schema: Hvis du skal føre timer for din ordinære offshoreperiode ser du at systemet på forhånd veit hvor mange timer du skal jobbe og hvilke dager. Du må allikevel føre timene dine. Mye kan jo ha skjedd som systemet ikke veit. Du kan ha gått i en annen stilling, hatt fravær, jobbet overtid eller jobbet for kunden. Presence: Når du fører timelista forteller du at du har vært tilstede på jobb. Disse timene dukker opp i presence Remaining: Etter hvert som du fører timer ser du at systemet regner ut om du har timer du ikke har gjort rede for eller om du mangler timer. Remaining skal alltid stå i null. Det eneste unntaket som finnes er når man har vært sykemeldt på fritiden. Da skal man føre 12 t sykefravær pr dag og systemet vil telle med dette på remaining. 12
1) På den øverste linjen, som heter schema, ligger timene som systemet veit at du skal jobbe i fht din schedule. Når du legger inn 12 timer i timelisten endrer presence seg til 12 timer. IFS regner ut Schema - Presence = Remaining. I dette tilfellet 12 12 = 0. Her er vi i balanse, systemet forteller oss at alle timer er gjort rede for. 2) Så legger vi til 1 time overtid på Project time. Vi har fortalt systemet at vi har vært 13 timer på jobb, hvorav 1 time er overtid. Presence blir nå 13 timer og Remaining er på 1 time. Systemet forteller oss at vi må redegjøre for 1 time for mye på jobb. 3) Vi legger til 1 time overtime 65% på Wage code og forteller dermed lønn at vi skal ha utbetalt 1 time overtid for den timen vi jobba. Remaining endrer seg til 0 igjen, og systemet har fått beskjed om hva den ekstra timen skal utbetales som. 1) 2) 3) Levere timeliste Når du er ferdig med en uke og har fylt ut både Project time og Wage hours trykker du på lagre og confirm Du ser at timelisten er levert til boresjef/koordinator ved at det står confirmed oppe i høyre hjørne 13
Oppsummering Project Time Går til fakturaavdeling. Hvem betaler? Archer? Kunde? Hvilken stilling? Hvor mange timer? Både normaltimer og overtidstimer skal registreres her 1 2 3 Wage code Går til lønnsavdeling For få timer på jobb Har du jobbet for lite må lønn få beskjed om årsak: sykemelding, velferdsperm, fri etter innjobbing osv Ulempetillegg Skal du ha noen ekstra utbetalinger oppå grunnlønna? For mange timer på jobb Har du jobbet for mange timer må lønn få beskjed om overtidsutbetaling eller innjobbing. 14
Noen eksempler Eksempel på en helt standard timeliste Dette er et eksempel på en helt standard timeliste en helt vanlig tur. Denne derrickmannen har gått nattskift første uka, har hatt drillmud high rate hele turen siden han er tårnmann. Han har vært på 2 timers HMS møte den første uka, hvorav 1 time skal være på Archerkost og 1 time på Talisman. Den siste uka har han vært på 2 timer livbåttrening som skal viderefaktureres Talisman. Uke 1 Uke 2 15
Extra work etter ordinær tur I dette eksempelet blir vår mann stående igjen offshore i 3 dager etter planlagt innreisedag. Årsaken er tåke. Han må svinge over på natt igjen. Husk å skrive klokkeslett og skrive gode notater. Husk å velge kundekost når boksen popper opp: Sving skift føres som antall timer, dvs 2 dager x 12 timer hvis man står igjen i 2 dager eller flere. 16
Gå i høyere stilling Vår mann har kontrakt som Derrickman. Denne kontrakten ligger hos lønn og han får utbetalt minimum sin grunnlønn i hht denne kontrakten uansett hva som står på timelisten. I dette eksempelet skal vår mann gå 4 dager i høyere stilling som ass driller. Husk å skrive i attendance notes hvilken stilling du gikk i. Disse kommentarene går til lønn. 17
Utleid til kunde i lavere stilling Vår mann er som sagt derrickmann. I dette eksempelet bli r han utleid til kunden 4 dager på overtid i lavere stilling, som boredekksarbeider. Han fører timene sine som roughneck i prosjekt. Dette gjør at kunden ikke blir belastet raten for derrickmann, men for en roughneck slik de bestilte. På grunn av at derrickmannen har kontrakt som dette vil han motta overtid og lønn som derrickmann, til tross for at han fører timer i en lavere stilling. Kurs I dette eksempelet skal vår mann på rep av sikkerhetskurs, 2 dager i friperioden. Legg merke til at han nå har søkt opp Gyda Archer Crew Onshore. Dette pga at aktiviteten skjer på land. 18
Fravær fra jobb I dette eksempelet blir vår mann syk 3 dager før utreise. Han er syk til sammen 7 dager og skriver egenmelding på dette. Han reiser offshore den første onsdagen i på-perioden. Nytt med IFS: føre sykefravær i friperioder og føre nattskift i perioden man er sykemeldt. Legg merke til at det vises - 12 i remaining. Dette kan man bare se bort i fra. Uka før utreise: Første uka i på-perioden 19
Forskyve tur eller jobbe inn mot fri I dette eksempelet forskyver vi turen med 3 dager, og man fører på samme måte om man har fri mot innjobbing. Vår mann har 3 dager lenger friperiode og må jobbe 3 dager lenger enn planlagt. Fri: De dagene man skulle vært på jobb, men har fri føres som «Compensation time» i Wage code, og ingen timer i Project time. (Dette pga at man ikke har vært til stede på jobb) Innjobbing: De dagene man skulle hatt fri men jobber, fører man normale timer i Project time og «Accumulated 0%» i Wage code. Fører man på denne måten vil «Remaining» alltid vise 0 20
Føring av timer i ressurspool De som jobber i ressurspool har ikke forhåndsgenererte timer på grunn av at de ikke har fast schedule. De må derfor alltid føre timene sine både på Project time og Wage code for å komme i null på remaining. Føring ved offshoretur: Føring ved kurs: Legg merke til at kurs føres mot onshore både på prosjektdelen og på wage code delen. I report code vil det fortsatt stå offshore, dette har ingen ting å si. Kurs føres alltid som 12 t pr dag, men vil bli satt ned til 8 t i avregningen dersom man passerer årsverket. 21