ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 15/18 20.04.2015 Administrasjonsutvalet 15/44 30.04.2015 Kommunestyret Arkivref: 2013/1103-14 Saksbeh.: Jan Terje Jansen, Teknisk leiar Avdeling: Teknisk avdeling Dir.tlf.: 37185245 E-post: jan.terje.jansen@amli.kommune.no Saksordførar: Tellef Olstad Evaluering av prøveordningen med arbeidsledere på Teknisk avdeling. RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Den vakante stillingen ved Teknisk avdeling tilbakeføres med nødvendige lønnsmidler til budsjettreguleringen i juni 2015, dette for å ivareta arbeidsmiljøet ved teknisk avdeling. Prøveordningen med 2 arbeidsledere avsluttes. Saksframlegg: Evaluering av prøveordningen med arbeidsledere på Teknisk avdeling. Side 1 av 5
SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: Ingen. SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside www.amli.kommune.no Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: - Saksutredning: Endret organisering i Teknisk avdeling. Utv.saksnr: 14/23. Arkivref: 2013/1103-3 - Saksutredning: Organisering av Teknisk avdeling saksnr: 2013/1103 8 - Vedtak i kommunestyret den 18.12.2014 Utvalgsnr: 14/178 i sak nr. 2013/1103 8. - Saksutredning: Prøveordning med arbeidsleder ved Teknisk avdeling saksnr. 2013/1103 12 - Vedtak i Administrasjonsutvalget den 16.03.2015 Utvalgsnr: 15/14 i sak nr. 2013/1103 12 KORT OM SAKA: Formannskapet i Åmli kommune ønsket ikke å ansette ny medarbeider på teknisk avdeling høsten 2013. De ønsket at det skulle ses på muligeten for å organisere arbeidsoppgavene innen Teknisk avdeling uten å ansette ny medarbeider i den ledige Avd. Ingeniør stillingen, dette for å frigjøre lønnsmidler. De ansatte på teknisk avdeling sa seg villige til å prøve en ny måte å orgainsere avdelingen på som en midlertidig løsning ut år 2014, for å komme formannskapet i møte. Forutsetningen var at den ledige stillingshjemmelen på Teknisk avdeling ikke blei fjernet, men satt vakant. Dette for å kunne gå tilbake til opprinnelig bemanning, dersom det viste seg at organiseringen ikke fungerer. Prøveordningen med to arbeidsledere ved Teknisk avdeling var oppe til politisk behandling i desember 2014. Der fattet kommunestyret følgende vedtak den 18.12.2014 Utvalgsnr: 14/178 i sak nr. 2013/1103 8.: Fortsette driften som i dag. Prøveordningen med to arbeidsledere videreføres til 01.04.2015 før en tar stilling til om den nye organiseringen har fungert, og om det skal bli en permanent løsning. I Adm. utvalget den 16.03.2015 i utvalgs sak nr. 15/14 i sak nr. 2013/1103 12 blei følgende vedtak fattet i saken: Saken utsettes for intern evaluering og ny sak til administrasjonsutvalget og kommunestyret i april På bakgrunn av at Adm.utvalget ikke godkjente rådmannen sitt framlegg til vedtak, har Teknisk leder gjennomført en evaluering, som vedtatt, av prøveordningen med 2 arbeidsledere på Teknisk avdeling. Det har blitt sendt ut evalueringsskjema der den enkelte i avdelingen skulle svare anonymt på spørsmål med en poengskala fra 1 til 6, der 1 er dårligst og 6 er best, samt skriftlig på to spørsmål. Resultat er satt opp i tabell. Det kom inn 7 svar av 9 mulige. I evalueringen kommer det fram at de ansatte ved Teknisk avdeling er svært misfornøyd med ordningen med 2 arbeidsledere. På spørsmålet om hvordan deres erfaring med prøveordningen med 2 arbeidsledere har fungert, er gjennomsnittspoengskåren kun 1,71 poeng. På spørsmålet om hvor godt samarbeidet i avdelingen fungerer med 2 arbeidsledere, er gjennomsnittspoengskåren kun 1,42 poeng. Men på spørsmål om hvor fornøyd du er med samarbeidet med dine kolleger på arbeidsplassen, er gjennomsnittspoengsummen 4 poeng. I de skriftlige svarene til spørsmålet nr. 1 kommer det fram at flertallet av de ansatte vil avslutte ordningen med arbeidsledere umiddelbart. Saksframlegg: Evaluering av prøveordningen med arbeidsledere på Teknisk avdeling. Side 2 av 5
I svarene til spørsmål 2. kommer det fram at samtlige ved teknisk avdeling vil tilbake til gammel ordning med en Avd. Ingeniør eller en driftsansvarlig som både har driftsansvar og ansvar for arbeidsplanlegging og oppfølging av de ansatte ved driftsavdelingen. Denne personen bør rekrutteres utenfra dagens organisasjon, samtidig som vedkommende bør ha nødvendig erfaring, faglige kvalifikasjoner og tyngde med arbeidsledelse. Det kommer også fram i besvarelsene at ordningen med to arbeidsledere kan ha skapt mere splid, uro og mindre samhandling i avdelingen pga. at de 2 arbeidslederene ikke har klart å samarbeide. Evalueringen viser at ordningen med 2 arbeidsledere ikke har vært vellykket, det er det samme som konklusjonen i saksutredningen: Organisering av Teknisk avdeling saksnr: 2013/1103 8 som ble behandlet i kommunestyret i desember 2014. MERKNADER/VURDERING: Teknisk avdeling har store utfordringer med å kunne opprettholde et godt arbeidsmiljø over tid, samt å få til samhandling og samarbeid mellom de ansatte ved driftsavdelingen. Avdelingen kjennetegnes av sterke personligheter som setter sitt preg på organisasjonen. Avdelingen har mange ledere av fagorganisasjoner og tillitsvalgte som har mye frikjøpt arbeidstid og annen møtevirksomhet, som kan gi utfordringer med å få utført arbeidsoppgaver ved avdelingen. Det har vært mye personkonflikter opp gjennom tidene, noe som setter sitt preg på arbeidsmiljøet ved avdelingen. Dette resulterer i vanskeligheter med å få til samhandling og gjensidig tillitt. Vedtaket i Kommunestyre i desember 2014 der en ikke ville ansette en ny medarbeider på Teknisk avdeling, har vært med på å forsterke de problemene en har ved avdelingen pga. at man ikke har hatt en mulighet til å gå tilbake til opprinnelig bemanning, der en Avd. Ingeniør tidligere hadde ansvaret for arbeidsplanlegging og oppfølging av de ansatte ved driftsavdelingen. Problemene ved avdelingen har blitt forsterket som følge av reduksjon i bemanning av kontortjenesten og at arbeidsledere kun har kunnet rekrutteres fra egen avdeling. Det viser seg at å ansette arbeidsledere fra samme avdeling til å lede kollegaer, ikke er en god løsning. Ordningen med 2 arbeidsledere fikk en svært dårlig start pga. sterk uenighet fra fagorganisasjonene om hvem som skulle ansettes i den ene midlertidige stillingen som arbeidsleder. Saken måtte til slutt behandles i adm. utvalget i mars 2014. I spørsmålet om Teknisk avdeling kan klare seg uten noen form for arbeidsleder/ Avd. ingeniør e.l. til å ivareta fagansvar og arbeidsledelse, der den enkelte i driftsavdelingen selv skal være ansvarlig for sitt fag og arbeidsområde, er ikke noen god løsning, da dette vil resultere i at den enkelte sitter på sin tue og en vil ikke få til samarbeid eller et godt arbeidsmiljø. Tidligere erfaring viser dette. For å prøve å få til samarbeid og et godt arbeidsmiljø ved driftsavdelingen ved Teknisk avdeling ser ikke Teknisk Leder andre muligheter enn at det må ansettes en ny Avd. Ingeniør / Driftsleder (Tekniker) som kan ivareta den daglige oppfølgingen av driftspersonellet med arbeidsplanlegging og oppfølging. Det vil være viktig å få på plass en ny Avd. Ingeniør / Driftsleder (Tekniker) som kan ivareta den daglige oppfølgingen av driftsavdelingen selv om Teknisk avdelingen skulle bli slått sammen med andre av dagens avdelinger. En kan ikke klare å organisere seg vekk fra samarbeidsproblemene. Den vakante stillingen ved Teknisk avdeling må tilbakeføres med nødvendige lønnsmidler til budsjettreguleringen i juni. Arbeidsmarkedet er i dag av en slik karakter at det er lettere å få rekruttert ny medarbeider som har de ønskede kvalifikasjonene. Saksframlegg: Evaluering av prøveordningen med arbeidsledere på Teknisk avdeling. Side 3 av 5
En ser for seg den framtidige organiseringen av Teknisk avdeling slik: 1. Teknisk Leder har ansvar for økonomi, budsjettansvar, budsjettrapportering, beredskapsplaner og personalansvar med oppfølging av sykemeldte og ansatte i avdelingen. Han har ansvar for utarbeidelse av overordnede planer for avdelingen, oppfølging av HMS og internkontrollsystem, samt saksbehandling for kommunestyret. 2. Avd. Ing/ Driftsleder har ansvar for vei, vann/kloakk, park/grønt og den kommunale bygningsmassen med den daglige oppfølging av driftspersonell/ vaktmestere med arbeidsplanlegging. Ansvar for utarbeidelse av vedlikeholdsplaner for kommunale veier, bygninger og vann og avløp. Samt oppfølging av den daglige HMS og internkontrollen i avdelingen og fungere som brannvernleder. 3. Merkantil medarbeider har ansvar for utsendelse av kommunale avgifter og andre fakturaer, samt kontering av inngående fakturaer, fraværsregistrering og innhenting av tallmateriale til budsjettarbeidet osv. Prosjektleder vil kun ha ansvar for prosjektering, prosjektledelse, byggeledelse og utredningsarbeid for plan- og byggenemda osv. Prosjektleder har økonomiansvar for sine prosjekter. Dagens 30 % lønnsmidler i drift vil bli tilbakeført til den vakante stillingen. Lønn til prosjektleder må komme fra pågående prosjekt. Resultat evaluering av prøveordningen med 2 arbeidsleder på Teknisk avdeling i 2014. Skala fra 1 til 6 der, dårligst = 1 og best = 6. Samarbeid og trivsel med kollegene: Poeng. Gjennomsnitt fra besvarelsene 1: Trives du sammen med dine kolleger? 4,42 2: Løser dere felles arbeidsoppgaver på din arbeidsplass på en god måte? 3: Alt i alt, hvor fornøyd er du med samarbeidet med dine kolleger på arbeidsplassen? 4 4,14 Samlet snitt: 4,18 Spørsmål fra medarbeidersamtalene 2014 om prøveorganiseringen med 2 arbeidsledere: 1: Hvordan er din erfaring med prøveordningen med 2 arbeidsledere? 2: Hvor god fungerer samarbeidet i avdelingen med 2 arbeidsledere? 3. Hvor fornøyd er du med samarbeidet med dine kolleger på arbeidsplassen? 1,71 1,42 4 Samlet snitt: 2,37 Spørsmålene besvares skriftlig: 1: Hva ville du forbedre eller forandre med prøveordningen med 2 arbeidsledere? Se svar 2: Hva er din ønske organisasjonsform? Saksframlegg: Evaluering av prøveordningen med arbeidsledere på Teknisk avdeling. Side 4 av 5
Svar på de to siste spørsmålene: Svar på spørsmål nr. 1 - Avsluttes. - Den må avvikles! Vi kan ikke fortsette slik som nå!! - Avsluttes 1.4.2015. - Avvikle ordningen. - En arbeidsleder. - Ordningen med to arbeidsledere synes å skape mer uro og splid enn samhandling i avdelingen. Evne og vilje til samarbeid / samhandling være til stede i større grad. Personkonflikter må dempes/ opphøre og sak fremheves ("ta ballen, ikke mannen") - Jeg vil ha en arbeidsleder! Vi kan ikke gå tilbake til flat struktur, der det går på tillit. Erfaringen fra det er at de sitter på "sin tue" i de ulike ansvarsområdene. Vi trenger en leder som tør å si ifra og samtidig ønske et godt arbeidsmiljø velkommen. Svar på spørsmål nr. 2 - Jeg ønsker en organisasjon der vi har en leder/formann/avd. leder over VA, bygg, grønt, veg og park. - Teknisk avdeling bør organiseres som en enhet med en driftsansvarlig som både planlegger, tilrettelegger og følger opp drifts- og vedlikeholdsarbeidet. - Vedkommende bør rekrutteres fra "utsiden" og ha nødvendig erfaring / tyngde som arbeidsleder i tillegg til faglige kvalifikasjoner. - Få tilbake driftsingeniøren. - Avdelingsingeniør med praktisk erfaring. - Tilbake til gammel ordning med avd. ingeniør og at hver enkelt har ansvar for sine områder. - En arbeidsleder utenfra eller tilbake til slik det var før ordninga. - Tilbake til tidligere ordning og ha en fagleder. Den vakante stillingen ved Teknisk avdeling tilbakeføres med nødvendige lønnsmidler til budsjettreguleringen i juni 2015, dette for å ivareta arbeidsmiljøet ved teknisk avdeling. Prøveordningen med 2 arbeidsledere avsluttes. Saksframlegg: Evaluering av prøveordningen med arbeidsledere på Teknisk avdeling. Side 5 av 5