Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune

Transkript

1 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 13/ Kommunestyret Arkivref: 2012/ Saksbeh.: Arnhild Smeland, Arkiv- og systemansvarleg Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.: E-post: Saksordførar: Tobias Wessel-Hansen Tangen Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Rapport fra Statsarkivet i Kristiansand sitt tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune tas til etterretning. Påleggene etter tilsynet imøtekommes med følgende tiltak: Arkivplan ferdigstilles innen Mangler ved lokale for bortsettingsarkiv utbedres. Dette er utført pr I tillegg må det utarbeides en risikoanalyse for serverrommet i rådhuset. Denne må oversendes Statsarkivet for godkjenning. Saksframlegg: Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune Side 1 av 5

2 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Endeleg tilsynsrapport og pålegg om utbedringer 2 Endeleg tilsynsrapport SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Plan for utbedring av bortsettingsarkiv, fra Teknisk avdeling Spørsmål frå arkivleder og svar frå Statsarkivet på spørsmål om sprinkleranlegg i serverrom KORT OM SAKA: 28. november 2012 var Statsarkivet i Kristiansand på besøk i Åmli for å ha tilsyn med arkivforholdene i kommunen. Arkivleder deltok hele tiden, rådmann, IKT-rådgiver og arkivmedarbeider deltok delvis. Hensikten med tilsynet var å kontrollere om arkivforholdene i Åmli kommune er i tråd med arkivloven og lovens forskrifter. Tilsynet ble foretatt med utgangspunkt i vår gamle arkivplan fra Statsarkivet påpeker at de i rapporten bevisst har valgt å ha fokus på avvik og punkter til forbedring, noe som gjør at positive funn ikke kommer like tydelig frem i rapporten. Vi fikk følgende to pålegg etter tilsynet: 1. Åmli kommune må ferdigstille og ajourføre sin arkivplan. Statsarkivet i Kristiansand mottar innan ei stadfesting av at planen er ferdigstillt. 2. Åmli kommune må rette dei manglane ved bortsetjingsarkivlokalet som er nemnde i tilsynsrapporten. Statsarkivet i Kristiansand mottar innan ein plan for korleis Åmli kommune tenker dette gjort. MERKNADER/VURDERING: Statsarkivet påpeker at ressursene satt av til arkiv i kommunen nok er tilstrekkelig til å klare den daglige driften av arkivtjenesten, men at kommunen må sette av en del ekstra ressurser til arkivarbeid i en periode for å komme a jour med de tiltakene som blir beskrevet i rapporten. I rapporten blir det særlig satt fokus på følgende (tiltak planlagt/gjennomført av kommunen i kursiv og utheva): Samarbeidsordninger kommunen er en del av Arkivplanen skal inneholde en oppdatert oversikt over hvilke utskilte virksomheter Åmli kommune deltar i, hva slags virksomhet det er snakk om og hvordan arkivet ordnes i det aktuelle samarbeidet. Det skal også gå fram hva som skal skje med arkivet dersom selskapet/samarbeidet avslutter sin virksomhet, eller om kommunen melder seg ut av selskapet. Hva som skal gjøres ift arkiv bør gå fram av samarbeidsavtalen kommunen inngår i hvert tilfelle. Arkivansvar Rådmannen har det øverste ansvar for arkivarbeidet i kommunen. Arkivleder har det daglige ansvaret. Det er viktig at arkivleder er klar over at dette gjelder både sentralarkivet og arkivtjenestene i ytre enheter. Arkivet i de ytre enhetene angår innbyggerne og deres liv direkte, og det er veldig viktig at denne dokumentasjonen blir ivaretatt. Tilsynet viste at ikke arkivleder har full oversikt over arkivdanningen i ytre enheter. Det er viktig at arkivleder gjør seg synlig og tilgjengelig, og ser til at rutiner blir fulgt. Samt hjelper til med å lage gode rutiner. Saksframlegg: Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune Side 2 av 5

3 Arkivplan Åmli kommune må lage en oppdatert arkivplan som skal holdes a jour jf. Arkivforskriften 2-2. Det er nødvendig med en stor innsats for å samle oppdatert versjon av alle rutiner, instrukser, regler m.m. i arkivplanen. Elektroniske arkiv- og fagsystem må dokumenteres i arkivplanen i hht skjema delt ut under tilsynet. Dette er en omfattende jobb som også må involvere IKT-rådgiver. Oversikten skal også gjelde avsluttede systemer. Statsarkivet setter frist til 1. juli 2013 med å ha oppdatert arkivplan ferdig. Arkivplanen må så holdes løpende oppdatert med alle endringer som måtte komme. Dette innebærer at arkivleder må ha fokus på oppgaven i tiden fremover, og la enkelte andre oppgaver ligge. For å imøtekomme kravet om godkjent arkivplan har arkivleder meldt kommunen inn i arkivplan.no der en er i gang med å lage arkivplan som vil bli tilgjengelig for alle. Det samarbeides med de andre kommunene i østregionen. Intensjonen er at arkivplanen skal være ferdig innen fristen, Journalføringsrutiner Kommunen er stort sett a jour med journalføring, men det kan i perioder være et lite etterslep. Kommunen bør tilstrebe å til enhver tid være a jour på dette. Åmli kommune har offentlig postjournal på nett. Dette omfatter likevel ikke hele arkivdanningen til Åmli kommune, og det bør av nettsiden gå fram hvilke arkivdeler som fins i postlista, og hvilke arkivdeler som er utelatt. En liten utbedring her er gjort. Alle rutiner som har med arkivtjenestens arbeid å gjøre må dokumenteres i arkivplanen. Elektroniske arkiv Åmli kommune bruker ephorte som sak-/arkivsystem. Alle kommunens avdelinger bruker dette systemet til ren saksbehandling. Barnehagebarnmapper, elevmapper og personalarkiv er i ephorte. Andre klient-/pasientsaker ligger i fagsystemer. Arkivleder er systemansvarlig for ephorte, og systemet driftes av IKT i Vegårshei kommune. Server er lokalisert i Tvedestrand. Det er planlagt snarlig backup til en server i Vegårshei. Kommunen har flere fagsystem som blir brukt i de ytre enhetene. Driften av disse skjer foreløpig i Åmli, men skal flyttes til Tvedestrand. Det er sentralt for kommunen å huske på at for all arkivdanning som skjer utenfor ephorte er det papir som er gjeldende lagringsmedium. Det er arkivleders ansvar å se til at dette skjer på riktig måte også i de ytre enhetene. Også her vil det være nødvendig å gi arkivleder ekstra ressurser for å få oversikt over dette. Under tilsynet kom det fram at hun ikke har kapasitet til dette slik det er nå. Under tilsynet ble det diskutert hvordan det er mulig å få godkjent fagsystem for elektronisk langtidslagring av arkivmateriale. Det er bare NOARK-godkjente system som automatisk er godkjent for dette. Men det er også mulig å få godkjenning av andre system, men da må hvert system bli rendyrket for f.eks. pasientopplysninger, og at all saksbehandling skjer i ephorte. Papirarkiv Kommunen har p.t. ingen avdelinger med ren arkivdanning på papir. En del av avdelingene tar utskrifter fra fagsystemene og arkiverer på papir. Arkivlokale Åmli kommune har et lokale for bortsettingsarkiv, i tillegg et serverrom i rådhuset. Under tilsynet ble det avdekket følgende problem med serverrommet: o Det var sprinklaranlegg i taket. Det kan skada servar om brannalarm går. o Døra var ikkje låst. Rommet må alltid være låst og det må være avgrensingar for kven som har tilgang til rommet. Døra til serverrommet er nå låst, og det er kun IKT og teknisk avdeling som har nøkkel til rommet. Når det gjelder sprinkleranlegg i serverrommet har arkivleder tidlig i prosessen med bygging av nytt rådhus (i notat av ) gjort prosjektleder oppmerksom på kravene til arkivlokaler, og serverrom ved nybygg. Likevel er serverrommet bygget med fullsprinkling. Saksframlegg: Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune Side 3 av 5

4 Arkivleder har tatt kontakt med Statsarkivet i Kristiansand i forhold til hva vi kan gjøre med dette, og fått følgende svar: Arkivforskriften skiller ikke mellom hva slags materiale som lagres i lokalet, så i utgangspunktet er det ikke tillatt med sprinkleranlegg i serverrom som benyttes til arkivlokale. Det mest korrekte for et slik lokale vil i så måte være et automatisk brannvarslingsanlegg som ikke er koblet til automatisk sprinkleranlegg. Det finnes også slukkemetoder for slike rom som ikke fordrer bruk av vann. Vi går ut fra at kommunen har vurdert slike systemer. Likevel er det et moment at vann fra sprinkleranlegg ikke med sikkerhet vil ødelegge informasjonen på harddisker etc, selv om maskinvaren for øvrig vil kunne skades ved utløsning av anlegget. Kommunen må foreta en dokumentert risikoanalyse for serverrommet og for bruken av sprinkleranlegg i lokalet, med fokus på sikkerheten for opplysningene som er lagret på maskinene i lokalet. Vi ber om å få tilsendt denne analysen før vi tar endelig stilling til om lokalet er tilfredsstillende i forhold til en rimelig tolkning av kravene i Arkivlovforskriften. Konklusjonen blir derfor at vi må foreta en risikoanalyse for serverrommet, som må oversendes Statsarkivet til godkjenning. Også får vi håpe dette er tilstrekkelig til at serverrommet blir ansett som tilfredsstillende til tross for sprinkleranlegget. Når det gjelder lokale for bortsettingsarkiv ble det i brev fra Statsarkivet i Kristiansand gitt en frist til for å rette mangler ved dette rommet. Ved tilsynet ble det likevel funnet flere feil og mangler og mulige utfordringer som må undersøkes nærmere. Følgende må undersøkes nærmere (med plan for utbedring fra Teknisk avdeling i kursiv): 1. Er karma til døra inn til rommet slik at døra har tilstrekkelig brannmotstandsevne? Viss ikkje må dette utbetrast. - Karmen skal festes bedre innen Er kott som går inn i rommet (men har eigen inngang) ein del av same branncelle? I så fall må det undersøkjast om dette rommet tilfredsstiller krava til arkivlokale i arkivforskrifta. - Kottet er et sikringskap og det er sannsynligvis ikke brannvegg i mellom kott og arkivrom. Det vil bli satt opp 2 lag med gipsplater for å tilfredsstille kravene. Samtidig legges lyset over til 1 bryter. Utbedres innen Er det installert stengjeventil (brannspjell) i ventilasjonsanlegget inn til rommet (2 ulike stader)? - Nei det er det ikke. Det ene avtrekket er veldig vanskelig å komme til, dermed vil det stenges og lukkes. I det andre avtrekket vil det bli installert en stengeventil. Utbedres innen Dør mangler sjølvlukkande mekanisme. - Det vil bli installert innen Rommet manglar brannsløkkingsapparat. - Det vil bli kjøpt inn innen Rommet manglar termometer og hydrometer som gjer det mogleg å holde kontroll på klimaet. - Dette er nå på plass. 7. Rommet manglar brann- og innbrotsalarm. - Dette er nå på plass. 8. Hol i tak må tettast slik at dei ikkje svekkjar rommets brannmotstandsevne. - Hullet vil bli tettet igjen innen Kum/sluk i golv må ikkje kunne utgjere fare for arkivmaterialet ved at det kan komme vann/kloakk opp i rommet. - Sluket vil bli tettet igjen innen Alle disse utbedringene er ifølge teknisk avdeling utført pr Saksframlegg: Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune Side 4 av 5

5 Oppsummering Tilsynet var en positiv opplevelse for arkivleder. Vi fikk bekreftet at veldig mye av det vi gjør er veldig bra! Samtidig som vi fikk bekreftet det vi allerede visste, at mange av de viktige oppgavene i forbindelse med arkiv blir nedprioritert til fordel for andre oppgaver. Det er viktig å ha tid til å utvikle og oppdatere arkivtjenesten, arkivsystemet og arkivleder. I hverdagen blir ikke dette prioritert fordi vi har mer enn nok med å holde unna de løpende oppgavene. Arkivleder ønsker seg mer tid til å kunne utvikle sak-/arkivsystemet og rutinene i forbindelse med arkivarbeidet. Her er mye potensiale som ikke blir brukt fordi vi ikke har tid til å arbeide med det. Utvikling av systemet vil komme både saksbehandlere og ledere til gode. I tillegg vil det kunne komme politikere og publikum til gode i form av bedre tjenester på nettsida og i innsynsmodulen mot sak-/arkivsystemet. I tillegg trengs faglig påfyll for å holde tritt ift lover og regler, og stadig nye problemstillinger. Saksframlegg: Rapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune Side 5 av 5