Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune

Transkript

1 Tilsyn med arkivtilhøva i Åmli kommune Førebels tilsynsrapport Sak 2012/16684 Dato for tilsyn: Stad: Åmli Rapportdato: Utarbeida av: Lars Aase Kjetil Reithaug Kjell J. Bråstad

2 Innhald 1 Innleiing Bakgrunn for tilsynet Motteken dokumentasjon Gjennomføring Åmli kommune Oppbygging og organisering Arkivtenesta Tilsynsområde Samarbeidsordningar Medlemsskap i IKA Arkivansvar Arkivplan Journalføringsrutinar Elektronisk arkiv Papirarkiv Arkivlokale

3 1 Innleiing 1.1 Bakgrunn for tilsynet Statsarkivet i Kristiansand var på tilsynsbesøk hos Åmli kommune Heimelsgrunnlaget for tilsynet er gitt i lov av 4. desember 1992 nr 126 om arkiv (arkivlova), 7: Riksarkivaren har rettleiing og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Føremålet med tilsynet var å kontrollere om arkivtilhøva i Åmli kommune er i tråd med arkivlova og lovas forskrifter. 1.2 Motteken dokumentasjon Tilsynet vart varsla i brev av til Åmli kommune. Statsarkivet i Kristiansand bad om å få tilsendt gjeldande arkivplan, inkludert arkivrutinar og relevante instruksar. Statsarkivet mottok følgjande dokument: Gjeldande arkivplan for Åmli kommune datert Gjennomføring Tilsynet vart gjennomført i kommunehuset på Åmli. Frå Statsarkivet i Kristiansand møtte: Statsarkivar Kjetil Reithaug. Seniorrådgjevar Kjell J. Bråstad. Arkivar Lars Aase. Frå Åmli kommune møtte: Rådmann Bjarte Nordås (deltok berre under innleiing og avslutning). Arkivleiar Arnhild Smeland. IKT-rådgjevar Christian Thorbjørnsen (deltok berre under innleiing og elektronisk arkiv). Arkivmedarbeidar Solgunn Fossli (deltok berre under arkivrutinar). 2 Åmli kommune 2.1 Oppbygging og organisering Åmli kommune har i dag eit folketal på ca Kommunen er eit resultat av samanslåinga av Åmli og Gjøvdal i 1960, samt med Tovdal i Kommunesenteret er tettstaden Åmli. 3

4 2.2 Arkivtenesta Kommunen har ei sentralisert arkivteneste, administrativt underlagt administrasjonsavdelinga. Arkivleiaren har også oppgåver knytt til politisk sekretariat, webside m.m. I tillegg bruker ei tilsett ved informasjonssenteret om lag halve stillinga si til skanning, journalføring, postfordeling osv. Arkivleiar opplyser under tilsynet at dei to til saman brukar om lag ei 100 % stilling til arkiv. Slik vi ser det kan dette vere nok til å klare dei daglege oppgåva knytt til arkiv, men for å klare å komme à jour med det som blir skrive vidare i denne rapporten må kommunen i ein periode avsette meir ressursar til arbeid med arkiv. 3 Tilsynsområde 3.1 Samarbeidsordningar Ei rekke offentlege tenester i Åmli vert utført i form av interkommunalt samarbeid, i interkommunale selskap eller av aksjeselskap med kommunalt eigarskap. Arkivplanen til Åmli må innehalde ein oppdatert oversikt over kva for utskilte verksemder Åmli kommune deltek i, kva slags verksemd det er tale om og kva for slags ordning det er for arkiv i det aktuelle samarbeidet. I interkommunale samarbeid har vertskommunen arkivansvaret. Åmli er, slik det kjem fram på kommunens heimeside, ikkje vertskommune for noko slikt samarbeid p.t., men det er usikkert om oversikta på heimesida er fullstendig. Det skal likevel gå fram av arkivplanen kva som skjer med arkivet. Dette er sentralt t.d. om eit samarbeid avsluttast, eller om Åmli trekk seg ut av samarbeidet. Interkommunale selskap har ansvar for sitt eige arkiv. Kvar medlemskommune ved rådmannen har plikt å sjå til at selskapets arkivteneste er tilfredsstillande. Lik som for interkommunale samarbeid må det i avtalar om interkommunale selskap gå fram kva som skal skje med arkivet om selskapet avsluttar si verksemd eller ein kommune melder seg ut av selskapet. Også dette må inn i Åmlis arkivplan. Kva som skal gjerast med arkiv bør inngå som ein del av samarbeidsavtalane Åmli kommune inngår. 3.2 Medlemsskap i IKA Åmli kommune er medeigar i Aust-Agder kulturhistoriske senter (AAKS) i Arendal og kan der få arkivfaglege tenester. AAKS er depot for Åmli kommune, både for papirarkiv og elektronisk arkiv. 3.3 Arkivansvar Forskrift om offentlege arkiv 1-1, andre ledd, fastset at det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit organ skal ligge hos den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jfr. kommunelova 23. Arkivplanen til Åmli bør stadfeste at rådmannen har det øvste ansvaret for kommunens arkiv. Rådmannen gav under tilsynet uttrykk for at han var innforstått med ansvaret. 4

5 Arkivleiar har det daglege ansvaret for kommunens arkivteneste. Det er viktig at arkivleiar er bevisst at dette gjeld både sentralarkivet og arkivtenester i ytre einingar. Under tilsynet kom det fram at arkivleiar ikkje har full oversikt over arkivdanninga i dei ytre einingar. Arkivdanninga i disse einingane angår innbyggjarane og deira liv direkte, og det er svært viktig at denne dokumentasjonen blir ivaretatt. Sjølv om arkivtenesta i ytre einingar er klar over at dei har ein arkivleiar for heile kommunen, er det viktig at arkivleiar gjer seg synleg og tilgjengeleg, og ser til at rutinar blir følgt opp. Det er arkivleiar og rådmann som er ansvarlege for at dokumentasjonen vert produsert korrekt og bevart. 3.4 Arkivplan Åmli kommune hadde ein arkivplan som vart vedteken i kommunestyret i 1998, men som ikkje har vore oppdatert sidan den tid. Åmli kommune må lage ein oppdatert arkivplan som skal haldast à jour, jf. arkivforskrifta 2-2. I arbeidet med arkivplanen frå 1998 gjorde arkivleiar ein god jobb med å samle informasjon om kommunens arkivarbeid, noko som kan takast med vidare. Likevel er det naudsynt med ein stor innsats for å samle ein oppdatert versjon av alle rutinar, instruksar, reglar osv i arkivplanen. AAKS kan bidra med fagleg hjelp i dette arbeidet. For elektronisk journalføring og arkivsystem bør det vere med instruksar i tråd med lista som blei delt ut på møtet (sjå vedlegg 1). Sjølv om desse rutinane fungerar i praksis, er det viktig å dokumentere dette i arkivplanen. Elektroniske arkiv og fagsystem er for dårleg dokumentert i arkivplanen. Det vart delt ut ei liste over opplysningar som må vere med i omtalen av kvart fagsystem (sjå vedlegg 2). Dette er ein omfattande jobb som også må involvere IKT-ansvarleg. Omtalen skal også gjelde avslutta fagsystem. Arkivleiar og rådmann meiner det er realistisk å ha arkivplanen ferdig i første halvår For å få dette til må arkivleiar fritakast frå andre oppgåver i ein periode. Arkivleiar bør få vedtatt planen i kommunestyret eller av rådmannen. Når arkivplanen er ferdig, er det viktig at han vert oppdatert når det skjer endringar i arkivdanninga eller arkivtilhøva i kommunen. 3.5 Journalføringsrutinar Kommunen har i utgangspunktet sentral journalføring. Unntaket for dette er skulen, kor den arkivansvarlege er kjend med ephorte. Under tilsynet kjem det fram at kommunen stort sett er à jour med journalføringa, men at det i periodar kan vere eit etterslep på opp til ei veke. Kommunen bør forsøke å alltid vere à jour med journalføringa. Åmli kommune har offentleg postjournal på nett. Arkivtenesta genererer journal av siste dags post, og sender det til Åmliavisa. Dei er to som utfører kontroll av journalen, og den leggjast ut på heimesida med tre dagars utsetting. På heimesida bør det gå klart fram kva for arkivdelar som finst i postlista, og kva for delar som er utelatne. 5

6 Arkivleiar kjører restansekontroll to gongar i året. Ho sendar lista over restansar rundt til leiarane på dei ulike einingane. Ved førre kontroll, i mai 2012, var det 882 restansar (journalpostar). Dette er eit høgt tall, men gir kanskje ikkje eit korrekt bilete da det også inkluderar heilt nye journalpostar. Ved neste restansekontroll bør alle journalpostar som er innkomne for mindre enn tre veker sia ikkje takast med i oversikta. I samband med restansekontroll bør man og sjå etter sakar som har status (R), og som eigentleg er ferdigstilt. Sjølv om det kjem fram under tilsynet at sakshandsamare stort sett er flinke til å ferdigstille, bør det lagast faste rutinar for dette, som igjen må inkluderast i arkivplanen. Krav om innsyn i dokument sendast direkte til sakshandsamare, som eventuelt tar kontakt med arkivtenesta i tilfeller kor det er tvil om teieplikt. Alle rutinar som er nemnt og ikkje nemnt, og som har med arkivtenestas arbeid å gjere, må dokumenterast i arkivplanen. 3.6 Elektronisk arkiv Åmli kommune brukar ephorte som sak-/arkivsystem. Alle kommunens einingar nyttar dette som elektronisk arkiv for rein sakshandsaming. Berre klient-/ pasientsakar ligg i fagsystema. Skulen og barnehagen skannar og importerar alle dokument inn i kvart barns eigen mappe i ephorte. Arkivleiar er systemansvarleg i kommunen, mens systemet driftast frå Vegårshei kommune. Servar er lokalisert i Tvedestrand, og det er planlagt at det snart skal tas backup på ein servar i Vegårshei. Kommunen har også fleire fagsystem som dei nyttar i ulike ytre einingar. Drifta av desse skjer førebels i kommunen, men skal flyttast til Tvedestrand. Det er sentralt for kommunen å hugse at det for all arkivdanning som skjer utanfor ephorte er papir som er det gjeldande lagringsmedium. Det er arkivleiars ansvar å sjå til at dette skjer på riktig måte også i dei ytre einingane. Også her vil det vere nødvendig å gi arkivleiar ekstra ressursar til å få oversikta over dette. Under tilsynet kom det fram at ho ikkje har kapasitet til dette slik det er no. Under tilsynet blei det diskutert korleis det er mogeleg å få godkjent fagsystem for langtidslagring av arkivmateriale. Det er berre system som er NOARK-godkjende som automatisk er godkjende for langtidslagring. Men det er også mogeleg å få godkjenning av andre system, men da må kvart system godkjennast individuelt og det må komme på plass ein del rutinar. Det er også viktig at fagsystem da blir reindyrka for t.d. pasientopplysningar, og at sakshandsaminga skjer i ephorte. For meir informasjon om dette, sjå Arkivverkets heimeside: Papirarkiv Kommunen har p.t. ingen einingar med rein arkivdanning på papir. Ein del einingar tar derimot utskrift frå fagsystema ut på papir, og har dette som lagringsmedium. Arkivmateriale på papir blir pakka eller bunde inn og satt bort i kommunens bortsetjingsarkivrom. 6

7 3.8 Arkivlokale Åmli kommune har eitt rom for bortsetjing av arkiv, i tillegg er det eit servarrom i kommunehuset. Når det gjeld servarrommet så var det under tilsynet to problem med dette rommet. - Det var sprinklaranlegg i taket. Det kan skada servar om brannalarm går. - Døra vart ikkje låst. Rommet må alltid vere låst og det må vere avgrensingar i kven som har tilgang til rommet. Når det gjeld rommet for bortsetjing av arkivmateriale så blei det i brev frå Statsarkivet i Kristiansand gitt ein frist til for å rette manglar ved dette rommet. Under tilsynet blei det funnet fleire manglar og mogelege utfordringar som må undersøkjast nærare. Følgjande må undersøkjast nærmare: - Er karmen til døra inn til rommet slik at døra har tilstrekkeleg brannmotstandsevne? Viss ikkje må dette utbetrast. - Er kott som går inn i rommet (men som har eigen inngang) ein del av same branncelle? I så fall må det undersøkjast om dette rommet tilfredsstiller krava til arkivlokale i arkivforskrifta. - Er det installert stengjeventil (brannspjeld) i ventilasjonsanlegget inn til rommet (to ulike stader)? I tillegg ber vi om at følgjande manglar blir utbetra. - Dør manglar sjølvlukkande mekanisme. - Rommet manglar brannsløkkingsapparat. - Rommet manglar termometer og hydrometer som gjer det mogeleg å holde kontroll på klimaet. - Rommet manglar brann- og innbrotsalarm. - Hol i tak må tettast slik at dei ikkje svekkjar rommets brannmotstandsevne. - Kum/sluk i golv må ikkje kunne utgjere fare for arkivmaterialet ved at det kan komme vann/kloakk opp i rommet. 7