HERØY KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Arbeidsmiljøutvalget. Det var ingen merknader til innkalling og saksliste.

Transkript

1 HERØY KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Formannskapsalen på rådhuset Møtedato: Fra kl: Til kl: Til stede på møtet Medlemmer: Roy Skogsholm, rådmann Siv Nilsen, kommunalleder 1 Geir Berglund, kommunalleder 2 Bjørn-Åge Remman, hovedverneombud Linda Mathiassen, tillitsvalgt Synnøve Larssen, tillitsvalgt Forfall: Varamedlemmer: Fra adm. (evt. andre): Merknader til innkalling: Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Behandlede saker: 1/11 Underskrifter: Roy Skogsholm Bjørn-Åge Remman Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blad er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Herøy,

2 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/11 10/545 PÅLEGG FRA ARBEIDSTLSYNET - KORTSIKTIGE OG LANGSIKTIGE TILTAK

3 1/11 PÅLEGG FRA ARBEIDSTLSYNET - KORTSIKTIGE OG LANGSIKTIGE TILTAK Arbeidsmiljøutvalgets vedtak/uttalelse: &&& Fyll inn vedtaket i saken under denne linjen Herøy Formannskap har drøftet pålegg fra Arbeidstilsynet datert og gjort følgende vedtak: 1.Formannskapet tar til etterretning at følgende tiltak er gjennomført administrativt: a. Servicekontoret har fått økte budsjettrammer til innleie av vikar i 2011, og det brukes tilkallingsvikar ved behov og ferieavvikling. De nye fagsystemene som er innført på lønn og personal har bidratt til å lette arbeidet og frigjøre ressurser. Opplæringen på nye nye systemene er gjennomført og ansatte har innarbeidet gode rutiner som gjør at de er trygge på de oppgavene de skal utføre. Det er etablert nettverk for ansatte på lønn/personal og post/arkiv. Det holdes jevnlige møter på servicekontoret. b. Det er gjennomført delegering nedover fra enhetslederne der det er mulig. c. Det er gjennomført 25 % stillingsøkning ved helsesekretærfunksjonen og tilgjengeligheten er redusert ved legekontoret ved å innføre telefonsvarer fra kl samt omdisponering av arbeidsoppgaver for å hindre stress. d. Tilgjengeligheten ved teknisk enhet er midlertidig redusert til kl hver dag. I en periode har teknisk enhet også hatt stengt for publikum hver onsdag. 2.Formannskapet godkjenner at følgende tiltak gjennomføres innenfor vedtatt budsjett: a. Det gjennomføres opplæring i administrative systemer for effektivisere saksbehandlingen. b. Inntil videre(inntil nye stillinger er på plass) innføres redusert tilgjengelighet til kl til administrasjonsstaben, teknisk enhet og de øvrige enhetslederne. Servicekontoret skal være tilgjengelig fra kl c. Nye prosjekter utsettes i tid. Unntak er prosjekter der det kan finansieres ressurser for prosjektledelse. d. Saksbehandlingen tilrettelegges slik at en unngår overtid utover lovbestemmelser og at ferier og avspasering kan avvikles fortløpende. Dette vil medføre noe lengre saksbehandlingstid. 3.For å ivareta prosjektledelsen for Samhandlingsreformen frigjøres kommunalleder 1 fra løpende saksbehandling innenfor personalfunksjonen. Dette gjennomføres ved å tilføre lønn og personal en ny 50-% stilling. Overordnet HMS legges også til denne funksjonen. Omorganiseringen gjennomføres ved omrokering innenfor servicekontoret. Stillingsøkningen innarbeides ved budsjettrevisjonen pr og gjennomføres pr Følgende tiltak legges fram til behandling av budsjettet for 2012 og økonomiplanen : a. Styrking av økonomifunksjonen i administrasjonsenheten med en 50% stilling fra for å bistå enhetsledere, kommunallederne og rådmannen i budsjettarbeid, regnskap og budsjettkontroll/rapportering. b. Styrking av helsesekretærfunksjonen. c. Styrking av kontorfunksjonen ved Herøy skole. d. Nye lokaler for helsetjenesten innen Sees i sammenheng med samhandlingsreformen.

4 e. Styrking av IT-funksjonen ved Herøy skole gjennom samordning av bibliotek/skole i 2013 med felles IT-funksjon. &&& Fyll inn vedtaket i saken over denne linjen Behandling: &&& Fyll inn behandlingen av saken under denne linjen Rådmannens innstilling tiltres. &&& Fyll inn behandlingen av saken over denne linjen

5 Innstilling: Herøy Formannskap har drøftet pålegg fra Arbeidstilsynet datert og gjort følgende vedtak: 1.Formannskapet tar til etterretning at følgende tiltak er gjennomført administrativt: e. Servicekontoret har fått økte budsjettrammer til innleie av vikar i 2011, og det brukes tilkallingsvikar ved behov og ferieavvikling. De nye fagsystemene som er innført på lønn og personal har bidratt til å lette arbeidet og frigjøre ressurser. Opplæringen på nye nye systemene er gjennomført og ansatte har innarbeidet gode rutiner som gjør at de er trygge på de oppgavene de skal utføre. Det er etablert nettverk for ansatte på lønn/personal og post/arkiv. Det holdes jevnlige møter på servicekontoret. f. Det er gjennomført delegering nedover fra enhetslederne der det er mulig. g. Det er gjennomført 25 % stillingsøkning ved helsesekretærfunksjonen og tilgjengeligheten er redusert ved legekontoret ved å innføre telefonsvarer fra kl samt omdisponering av arbeidsoppgaver for å hindre stress. h. Tilgjengeligheten ved teknisk enhet er midlertidig redusert til kl hver dag. I en periode har teknisk enhet også hatt stengt for publikum hver onsdag. 2.Formannskapet godkjenner at følgende tiltak gjennomføres innenfor vedtatt budsjett: e. Det gjennomføres opplæring i administrative systemer for effektivisere saksbehandlingen. f. Inntil videre(inntil nye stillinger er på plass) innføres redusert tilgjengelighet til kl til administrasjonsstaben, teknisk enhet og de øvrige enhetslederne. Servicekontoret skal være tilgjengelig fra kl g. Nye prosjekter utsettes i tid. Unntak er prosjekter der det kan finansieres ressurser for prosjektledelse. h. Saksbehandlingen tilrettelegges slik at en unngår overtid utover lovbestemmelser og at ferier og avspasering kan avvikles fortløpende. Dette vil medføre noe lengre saksbehandlingstid. 3.For å ivareta prosjektledelsen for Samhandlingsreformen frigjøres kommunalleder 1 fra løpende saksbehandling innenfor personalfunksjonen. Dette gjennomføres ved å tilføre lønn og personal en ny 50-% stilling. Overordnet HMS legges også til denne funksjonen. Omorganiseringen gjennomføres ved omrokering innenfor servicekontoret. Stillingsøkningen innarbeides ved budsjettrevisjonen pr og gjennomføres pr Følgende tiltak legges fram til behandling av budsjettet for 2012 og økonomiplanen : f. Styrking av økonomifunksjonen i administrasjonsenheten med en 50% stilling fra for å bistå enhetsledere, kommunallederne og rådmannen i budsjettarbeid, regnskap og budsjettkontroll/rapportering. g. Styrking av helsesekretærfunksjonen. h. Styrking av kontorfunksjonen ved Herøy skole. i. Nye lokaler for helsetjenesten innen Sees i sammenheng med samhandlingsreformen. j. Styrking av IT-funksjonen ved Herøy skole gjennom samordning av bibliotek/skole i 2013 med felles IT-funksjon.

6