INNKALLING OG SAKSLISTE TIL MØTE I REPRESENTANTSKAPET FOSEN RENOVASJON IKS

INNKALLING OG SAKSLISTE TIL MØTE I REPRESENTANTSKAPET FOSEN RENOVASJON IKS 09.11.2015 INNKALLING Du innkalles herved til møte i representantskapet i Fosen Renovasjon IKS. MANDAG DEN 09. NOVEMBER kl. 09.30 I BJUGN Bjugin fjordhotell Følgende saker tas opp til behandling: SAK 04/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL SAK 05/15 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER SAK 06/15 BUDSJETT 2016 Både medlemmene og varamedlemmene og andre aktuelle får denne innkallingen. Medlemmene må, hvis de ikke kan, varsle undertegnede, slik at varamedlemmer kan innkalles. Styremedlemmer oppfordres til å møte, og styremedlemmene må varsle hvis de ikke kan møte. Vi kan treffes på telefon 73 85 85 90 eller mobil 971 61 312. Mvh Jon Husdal Leder representantskapet Ola Sørås Daglig leder 1

SAKSLISTE SAK 04/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL MØTEPROTOKOLL REPRESENTANTSKAPET I FOSEN RENOVASJON IKS 13.04.2015 Åfjord Kl. 09.30 Kl. 11.30 Til stede: Jon Husdal, Tor Martin Sunde, Vibeke Stjern, Rune Schei, Anne Toril Rødsjø Forfall: Birger Austad, Hans Eide, Ogne Undertun, Hallgeir Grøntvedt, Gerd Hegvik, Knut Ring, Marit Sletten Andre : Kjell Sverre Tung, Ola Sørås Neste møte ble satt til 9. november 2015 og avholdes i Bjugn. SAK 01/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Innstilling: Representantskapet godkjenner protokoll fra møtet den 17.11.2014 fra sak 05/14 til 08/14. Vedtak: Representantskapet godkjenner protokoll fra møtet den 17.11.2014 fra sak 05/14 til 08/14. SAK 02/15 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Innstilling: Representantskapet tar referat og oppfølingssaker til etterretning. Vedtak: Representantskapet tar referat og oppfølingssaker til etterretning.

SAK 03/15 ÅRSREGNSKAP, ÅRSMELDING OG REVISORBERETNING 2014 Innstilling: 1. Framlagt årsmelding og regnskap for 2014 godkjennes. 2. Underskuddet på selvkosttjenesten renovasjon på kr 662 406 dekkes av tilhørende selvkostfond, og overskudd på selkosttjenesten slam på kr 49 262 settes av til tilhørende selvkostfond. 3. Overskuddet på næringsrenovasjon på kr 411 599 etter skatt settes på driftsfond. Vedtak: 1. Framlagt årsmelding og regnskap for 2014 godkjennes. 2. Underskuddet på selvkosttjenesten renovasjon på kr 662 406 dekkes av tilhørende selvkostfond, og overskudd på selkosttjenesten slam på kr 49 262 settes av til tilhørende selvkostfond. 3. Overskuddet på næringsrenovasjon på kr 411 599 etter skatt settes på driftsfond. 4. Representantskapet tar revisors beretning til etterretning. Jon Husdal Runde Schei Tor Martin Sunde Anne Toril Rødsjø Vibeke Stjern Innstilling: Representantskapet godkjenner protokoll fra møtet den 13.04.2015 fra sak 01/15 til 03/15.

SAK 05/15 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Drift Renovasjon o Ny transportør, RenoNorden, startet kontrakt på innsamling fra 01.04. Både avdelingsleder og flere sjåfører fra Retura ST er ansatt i RenoNorden. Driften har fungert meget bra etter oppstart med ny transportør. o Containertransport utføres av Westgaard som er inne i 3. driftår av kontrakten. Dette fungerer meget bra. o Servicebil som har dunkbytter og innsamling fra returpunkt som hovedoppgaver, er utført i egendrift fra 1. april. Dette har fungert meget bra. Slam o Stokkland er inne i nest siste år av kontrakten, og arbeidet går stort sett bra. Det er et gjentagende problem at det ikke er samsvar mellom varsel om tømming og tømmetidspunkt. Sentralsorteringsanlegg og felles strategi Siden forrige informasjon i representantskapet, har det hovedsakelig blitt jobbet med felles avfallsstrategi. Avfallsstrategien skal være ambisiøs, men med realistiske mål. Noe av bakgrunnen til at det lages en felles strategi er å utnytte samarbeidet i Midt Norge enda bedre. En del av strategien er å harmonisere ordninger slik at vi kan ha felles kommunikasjon, innkjøp etc. Avfallsstrategien bygger i hovedsak på 4 satsingsområder med tilhørende overordnede mål: 1. Ressurser 2. Ytre miljø 3. Samfunnsutvikling 4. Kundeservice Det er i tillegg gjennomført plukkanalyse, som er viktig dokumentasjon for kostnadsberegningene for ettersorteringsanlegget. Foreløpige resultater viser at sammensetning er relativt lik i selskapene. Det er som forventet mye matavfall ca 50 % og ca 10 % plast. Detaljerte resultater er ikke ferdig produsert enda. Strategi Fosen Renovasjon IKS Basert på felles avfallsstrategi skal styret og administrasjonen i Fosen Renovasjon IKS jobbe med en ny avfallsstrategi for selskapet. Denne skal ferdigstilles og presenteres for representantskapet på møtet våren 2016.

SAK 06/15 BUDSJETT 2016 Vedlegg: Vedlegg 1 Budsjett 2016 Vedlegg 2 Økonomiplan med investeringsbudsjett 2016-2019 Saksopplysninger: Budsjett 2016 Budsjettforutsetninger vedtatt i sak 22/15 er lagt til grunn for budsjettet. Lønns- og prisstigning følger statsbudsjettet, mens prisstigning for kontraktsfestet transport er hentet fra statistisk sentralbyrås sider med lastebilindekser. Lønnsstigning 3,5 %. Prisstigning 2,1 %. To akslet lastebil, renovasjonsbil (aug14-okt15) 0,85 %. Tømmertransport, 3- akslet bil med henger (oktober-oktober) 0,55% Planlagte investeringer er vist i vedlagt investeringsplan, Vedlegg 2. Ut over normal drift, er det satt av midler til følgende prosjekt i 2016: Forprosjekt - sentralt ettersorteringsanlegg 150 000 Anbud innsamling slam 100 000 Videreutvikling av GPS programvare og tilpasninger ny kundedatabase 100 000 Detaljregistrering slam 100 000 Estimert årsregnskap er vist i tabell under. Husholdning Næring Slam Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett SUM INNTEKTER kr -24 773 323 kr -24 532 900 kr -7 123 183 kr -6 313 200 kr -9 322 629 kr -9 105 200 SUM VAREKOSTNADER kr 5 360 503 kr 4 680 700 kr 1 987 842 kr 1 656 800 kr 911 298 kr 1 046 900 SUM PERSONALKOSTNADER kr 2 442 436 kr 2 330 600 kr 1 572 638 kr 1 331 800 kr 1 151 434 kr 1 098 700 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER kr 16 911 647 kr 17 526 400 kr 3 138 540 kr 2 926 800 kr 6 968 748 kr 6 992 700 SUM FINANSINNTEKTER kr -77 254 kr -143 300 kr -31 173 kr -1 900 kr -28 462 kr -40 600 SUM FINANSKOSTNADER kr 141 643 kr 138 500 kr 26 230 kr 23 700 kr 6 995 kr 7 500 Totalt kr 5 652 0 kr -429 105* kr -376 000* kr -312 617 0 *Før skatt

Detaljert budsjett er vist i Vedlegg 1. Oppsummert budsjett er vist i tabell under: Husholdning Næring Slam Budsjett 2015 Budsjett 2016 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Budsjett 2015 Budsjett 2016 SUM INNTEKTER kr -24 532 900 kr -24 643 915 kr -6 313 200 kr -7 250 250 kr -9 105 200 kr -9 322 629 SUM VAREKOSTNADER kr 4 680 700 kr 5 803 032 kr 1 656 800 kr 2 154 307 kr 1 046 900 kr 939 831 SUM PERSONALKOSTNADER kr 2 330 600 kr 2 531 451 kr 1 331 800 kr 1 568 203 kr 1 098 700 kr 1 193 398 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER kr 17 526 400 kr 16 750 060 kr 2 926 800 kr 3 111 895 kr 6 992 700 kr 7 271 756 SUM FINANSINNTEKTER kr -143 300 kr -78 876 kr -1 900 kr -31 827 kr -40 600 kr -29 060 SUM FINANSKOSTNADER kr 138 500 kr 144 880 kr 23 700 kr 26 830 kr 7 500 kr 7 155 Totalt kr 506 632 kr -376 000* kr -420 843* kr 60 450 *Før skatt Tabellen under viser utviklingen av selvkostfondene de siste årene og estimat for 2015 Selvkostfond Renovasjon husholdning Slam 31.12.2015 (estimat) 5 732 643 2 387 547 31.12.2014 5 734 470 2 080 113 31.12.2013 6 396 876 2 030 851 31.12.2012 6 907 426 2 214 512 31.12.2011 5 962 359 1 518 399 31.12.2010 3 142 222 538 854 31.12.2009 3 118 436 31.12.2008 4 515 118 I tillegg har selskapet et næringsfond. Dette består av både midler som er bundet i aksjer og frie midler. Fordeling driftsfond Frie midler Aksjer 31.12.2015 (estimat) kr 1 108 542 2 015 100 31.12.2014 795 295 2 015 100 31.12.2013 1 883 696 515 100 31.12.2012 1 577 829 515 100 31.12.2011 1 377 189 515 100 31.12.2010 1 291 624 515 100 31.12.2009 1 300 000 515 100 31.12.2008 1 300 000 515 100 Økonomiplan 2016-2019 Det er ikke planlagt store endringer i driften de fire neste årene. Det planlegges et sentralt ettersorteringsanlegg, men dette vil mest sannsynlig ikke realiseres før tidligst i 2020. De fleste stor kontrakter har vært ute på anbud de siste årene og vil vare gjennom perioden for økonomiplanen. Det legges opp til en del større investeringer i perioden. Alle investeringer finansieres med banklån. Det forutsettes at fortsatt lav rente 1,5-2%, og en prisvekst på 3,5%. Den vedlagte investeringsplanen tar med de prosjekter som kan være aktuelle å gjennomføre i perioden. Erfaringsmessig blir ikke alle prosjekt realisert evt. blir de skjøvet i tid. For beregningene for bokført verdi og gjeld er derfor investeringskostnadene justert med en faktor 0,5.

Det legges opp til en styrt nedjustering av selvkostfondene ved å holde gebyrene uforandret evt. en liten økning. Vurderinger: Renovasjon husholdning Ut over gebyrene består inntektene av varesalg. Disse inntektene er avhengig av mengde og pris. Varemengdene er relativt stabile, men det er noe usikkerhet i prismarkedet. Spesielt har metallprisen gått ned i den siste tiden. Varekostnadene øker som følge av økte mengder til gjenvinningsstasjonene. Dette gjelder spesielt grovavfall og treverk. Personalkostnadene øker som følge av ny ansettelse av medarbeider på servicebil. Dette veies opp av lavere kostnader på kjøpte tjenester som gjenspeiles i at driftskostnader har gått ned. Dette skyldes i tillegg lavere priser på innsamling med ny kontraktør, samt lavere kostnader på vedlikehold av gjenvinningsstasjonene. Renovasjon næring 2015 har vært et år med svært stor aktivitet på næringsrenovasjon med store prosjekter. Det budsjetteres med tilsvarende aktivitet i 2016. Utgiftene følger i stor grad inntektene både når det gjelder varekostnader og transportkostnader. Størst usikkerhet er knyttet til varepris for grovavfall som skal på anbud. Slam Budsjettet for 2015 var noe underestimert på inntektssiden, noe som må korrigeres i budsjett for 2016. Det forventes noe økte utgifter i forbindelse med utbedring av EDB-systemet, samt kostnader i forbindelse med nye anbud. Den største usikkerheten er kostnader på behandling av slammet som skal på anbud. Gebyr Det har vært positive driftsfond både på renovasjon husholdning og slam over flere år. Det foreslås derfor et budsjett uten gebyrøkning. For renovasjon er det budsjettert med 0,5 mil i negativt resultat. For at budsjettet skulle gått i balanse, ville det vært nødvendig med en gebyrøkning på 1,5%. Den lave økningen skyldes reduserte kostnader på innsamling, samt at begrenset økning av prisindeksene som regulerer de største kontraktene. I tillegg er det budsjettert stramt som følge av driftsfondets størrelse.

For slam er det foreslått å holde gebyrene uforandret. Det er budsjettert med 60 000 i negativt resultat. For at budsjettet skulle gått i balanse ville det vært nødvendig med en gebyrøkning på 0,7 %. Framlegg: Styret anbefaler at representantskapet fatter følgende vedtak. 1. Det fremlagte budsjett for Fosen Renovasjon IKS for 2016 godkjennes. 2. Det budsjetteres uten gebyrøkning i 2016. Budsjettet balanseres ved bruk av driftsfond. 3. Avfallsgebyret for et normalabonnement settes til kr. 2466,- eks. mva. Alle andre gebyrer beregnes ut fra dette i følge renovasjonsforskriftene. 4. Årlig gebyr for slaminnsamling/behandling beregnes ut fra forskrifter med en fast pris per tank på kr. 522,- og en pris pr. kbm. på kr. 283,-, begge priser eks. mva. 5. Kommuner som fakturerer kundene selv gis en reduksjon på kr. 25,- eks mva. pr. renovasjons- og slamabonnement. 6. Den foreslåtte økonomiplan med investeringsbudsjett godkjennes.

Vedlegg 1 Budsjett 2016 Tilhører Sak 6/15 Fosen Renovasjon Detaljert budsjett 2016 Hovedadm Husholdning Næring Slam 1200 3550 3551 3540 2015 2016 2015 2016 2015 2016 2015 2016 Gebyrer hush/næring/slam 0 0-20 149 500-19 706 415-3 804 200-4 518 205-8 985 900-9 273 767 Gebyr levering gjenbruksstasjon 0 0-6 600-1 089-601 400-516 374 0 0 Bytte renovasjonsdunk 0 0-8 100-25 036 0 0 0 Renovasjonsgebyr fritid 0 0-2 764 000-3 541 195 0 0 0 Salg av konteinere og beholderer 0 0-11 300-13 178 0 0 0 Andre inntekter -80 500-66 686-69 400-203 485 Papp salg 0 0-40 600-18 720-40 600-98 280 0 0 Papir salg 0 0-225 100-211 600-16 900-18 400 0 0 Metall salg 0 0-650 000-648 000-162 500-72 000 0 0 Utleie personell 0 0 0-1 618 200-1 823 506 0 0 EE-avfall 0 0-220 000-180 561 0 0 0 Tekstiler 0 0-70 000-102 951 0 0 0 Betalte purregebyr -307 200-128 483-119 300-48 862 Sum driftsinntekter 0 0-24 532 900-24 643 915-6 313 200-7 250 250-9 105 200-9 322 629 Avgift forbrenning inkl. st.avg 0 0 1 868 900 2 083 003 839 600 810 057 1 046 900 939 831 Avgift deponi inkl. st.avg 0 0 89 500 96 762 19 500 5 093 0 0 Avgift sortering 0 0 1 062 000 1 386 000 477 100 539 000 0 0 Glass og metallembalasje 0 0 108 200 107 943 10 500 281 0 0 Farlig avfall 0 0 332 800 368 463 37 000 40 940 0 0 Impregnert trevirke 0 0 131 400 212 891 14 600 11 205 0 0 Vindu 0 0 198 800 236 995 22 100 41 823 0 0 Trevirke 0 0 889 100 1 310 974 236 400 705 909 0 0 Sum varekostnader 0 0 4 680 700 5 803 032 1 656 800 2 154 307 1 046 900 939 831 Lønn fast ansatte 3 440 700 3 596 636 0 0 0 0 0 0 Ekstrahjelp 11 835 Overtid 40 000 179 832 0 0 0 0 0 0 Godtgjørelse styre og rep.skap 273 100 278 925 0 0 0 110 000 0 0 Arbeidsgiveravgift 448 800 490 198 0 0 0 11 660 0 0 Premiforsikring KLP 519 900 569 114 0 0 0 0 0 0 Gruppeliv-/ulykkesforsikring 28 000 30 075 0 0 0 0 0 0 Premie LO/NHIO-ordnignene 4 400 4 414 0 0 0 0 0 0 Bedriftshelsetjeneste. 6 200 10 363 0 0 0 0 0 0 Fordeling hovedadm 4 761 100 5 171 392 2 330 600 2 531 451 1 331 800 1 446 543 1 098 700 1 193 398 Sum lønn 0 0 2 330 600 2 531 451 1 331 800 1 568 203 1 098 700 1 193 398 Vedlegg 1 Budsjett 2016 Side 1

Fosen Renovasjon Detaljert budsjett 2016 Hovedadm Husholdning Næring Slam 1200 3550 3551 3540 2015 2016 2015 2016 2015 2016 2015 2016 Ordinære avskrivninger 0 1 611 300 1 830 279 391 500 446 007 32 400 33 080 Transport innsamling 0 6 094 800 5 532 788 0 6 082 400 6 294 399 Containertansport 3 121 700 3 432 014 778 600 1 334 672 Ekstra transport 0 168 200 113 432 95 900 44 113 0 0 Opprydding hyttecontainere 0 91 500 103 376 0 0 0 Sekker 0 181 300 205 876 0 0 0 Leie lokaler 263 500 293 218 0 0 0 0 Elektrisitet 0 28 200 45 623 12 100 11 406 0 0 Leie maskiner 36 500 66 895 5 600 6 371 2 400 1 593 0 0 Leie areal 0 279 300 236 675 63 100 53 443 18 000 15 269 Leie kontainere 0 123 000 110 491 55 800 47 353 42 300 43 188 EDB Utstyr 41 700 34 533 0 0 0 0 0 Reparasjon/vedlikehold hyttekontain... 58 400 22 394 0 Reparasjon/vedlikehold returpunkt 0 25 000 4 496 0 0 Reparasjon/vedlikehold kontainere 0 322 800 283 815 195 300 121 635 0 0 Reparasjon/vedlikehold gjenbrukssta... 0 587 400 328 521 151 200 82 130 0 0 Andre driftskostnader 140 000 105 503 150 300 218 935 42 700 55 713 70 200 15 729 Revisjonshonorar 28 400 28 996 0 0 0 Regnskapshonorar 51 100 52 173 0 0 0 Innfordringer 285 000 246 640 Konsulenthonorar 30 500 67 948 186 300 42 573 9 900 1 360 34 000 29 838 Prosjekt 0 100 000 540 200 145 000 36 300 0 123 400 200 000 Drift av gjenbruksstasjoner 0 2 702 000 2 334 423 300 200 411 957 0 0 Kontorrekvisita 39 100 59 290 0 0 0 0 EDB-programvare 0 274 182 158 300 15 000 0 102 600 Aviser/tidsskrifter 7 200 7 444 0 0 0 Faglitteratur 700 1 525 0 0 0 0 Kurs/oppdatering 172 500 170 099 0 0 0 0 Andre kontorkostnader 113 000 182 319 6 100 15 287 5 800 0 0 Telefon 69 000 77 100 0 0 0 0 Porto 116 800 128 718 0 0 0 27 808 EDB-utgifter 100 000 114 671 0 0 0 Diesel 0 24 400 57 634 6 100 14 408 0 0 Løpende vedlikehold traktor 0 140 100 53 312 35 000 13 328 0 0 Kjøretøy 37 363 9 341 Bilgodtgjørelse, oppgavepliktig 69 000 70 971 0 0 3 483 0 0 Reisekostnader, ikke oppgavepl 38 900 28 084 0 0 704 0 0 Diettkostnader, oppgavepliktig 7 500 6 058 0 0 0 0 Reklame- annonsekostnader 247 900 215 380 0 39 522 0 0 23 034 Kontingenter 156 100 112 879 0 0 4 084 0 0 Forsikringspremier 51 000 52 071 0 0 0 0 Styre- og bedriftsfors., servering 7 000 6 929 0 0 0 0 Bank- og kortgebyr 30 600 55 586 0 0 0 0 Vedlegg 1 Budsjett 2016 Side 2

Fosen Renovasjon Detaljert budsjett 2016 Hovedadm Husholdning Næring Slam 1200 3550 3551 3540 2015 2016 2015 2016 2015 2016 2015 2016 Tap på fordringer, avgiftspliktig 34 500 35 225 0 0 0 Fordeling andre driftskostnader 2 107 000 2 594 436 920 200 1 549 859 729 900 455 167 487 400 589 410 Sum andre driftskostnader 0 0 17 526 400 16 750 060 2 926 800 3 111 895 6 992 700 7 271 756 Renteinntekter 0 0-143 300-78 876-1 900-31 827-40 600-29 060 Sum finansinntekter 0 0-143 300-78 876-1 900-31 827-40 600-29 060 Rentekostnader 0 0 138 500 144 880 23 700 26 830 7 500 7 155 Sum finanskostnader 138 500 144 880 23 700 26 830 7 500 7 155 Resultat 0 0 0 506 632-376 000-420 843 0 60 450 Bruk av driftsfond 506 632 0 60 450 Årsresultat før skatt 0-420 843 0 Vedlegg 1 Budsjett 2016 Side 3

Vedlegg 2 Økonomiplan med investeringsbudsjett 2016-2019 Tilhører Sak 6/15 Følgende legges til grunn for økonomiplanen: 2016 2017 2018 2019 Estimert rente 1,5 % 2,0 % 2,0 % 2,0 % Antatt prisstigning 3,50 % Inntektsøkning næring 3,50 % 3,50 % 3,50 % 3,50 % Gebyrøkning husholdning og slam 0 % 0 % 1 % 2 % Investeringsbudsjett Investeringsår 2016 2017 2018 2019 Prosjekt Generell opprusting gjenbruksstasjoner 2 000 000 500 000 500 000 500 000 Omlastingshall og gravemaskin Ørland 2 000 000 5 000 000 Traktorgraver Ørland gjenbruksstasjon 800 000 Beholdere Returpunkt 60 000 60 000 60 000 60 000 Containere omlasting 750 000 750 000 750 000 750 000 Containere hytte 750 000 750 000 750 000 750 000 Beholdere (80-1000) 100 000 100 000 100 000 100 000 Nedgravde containere 160 000 160 000 160 000 160 000 Byttebu (Ørland, Bjugn, Rissa) 750 000 750 000 750 000 Utbedring returpunkt Linesøya 150 000 Sum investeringer: 5 520 000 4 320 000 7 320 000 2 320 000 Verdi/gjeld/avskriving/avdrag/renekostnader* 2016 2017 2018 2019 Avskriving 1 760 000 1 920 000 1 958 400 2 230 656 Bokført verdi 12 000 000 12 240 000 13 941 600 12 870 944 Samlet gjeld 9 560 000 10 388 861 12 602 311 12 007 558 Avdrag 1 331 139 1 446 550 1 754 752 1 671 939 Rentekostnader 143 400 207 777 252 046 240 151 *Erfaringsmessig blir ikke alle investeringene gjennomført i henhold til investeringsplan, evt. forskjøvet i tid. Det benyttes en faktor 0,5. Resultatutvikling 2016 2017 2018 2019 Inntekter -41 216 794-41 470 553-42 072 859-43 030 816 Varekostnader 8 897 170 9 208 570 9 530 870 9 864 451 Personalkostnader 5 293 052 5 478 309 5 670 050 5 868 501 Andre driftskostnader 24 824 344 25 693 196 26 592 458 27 523 194 Avskriving 1 760 000 1 920 000 1 958 400 2 230 656 Rentekostnader 143 400 207 777 252 046 240 151 Resultat -298 829 1 037 300 1 930 965 2 696 138 Fondsutvikling 2016 2017 2018 2019 Husholdning 5 728 818 5 222 186 4 150 511 2 543 214 Slam 2 392 730 2 332 280 1 872 990 1 184 149 Næring 2 608 542 3 029 384 3 429 384 3 829 384 Vedlegg 2 Økonomiplan med investeringsbudsjett 2016-2019 Side 1