INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte: Fredag den 07. desember kl i Rissa.

Transkript

1 INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte: Fredag den 07. desember kl i Rissa. Saker til behandling: SAK 33 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL SAK 34 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER SAK 35 EVALUERING STYRE SAK 36 ÅRSPLAN/LANGTIDSAGENDA 2013 SAK 37 GJENNOMGANG AVTALER Denne møteinnkallingen blir også sendt til kontaktpersoner i kommunenes administrasjon, rådmennene i kommunene, representantskapets medlemmer og kommunerevisor til orientering. VARAMEDLEMMER I STYRET FÅR INNKALLINGEN, MEN MØTER BARE ETTER NÆRMERE BESKJED. Hvis et styremedlem ikke kan møte må medlemmet selv gi beskjed til sitt varamedlem og dernest varsle oss i administrasjonen. Beskjed kan gis på telefon Mvh Kjell Sverre Tung Styreleder Ola Sørås Daglig leder

2 SAK 33/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL MØTEPROTOKOLL - STYRET I FOSEN REN. Rissa kl Til stede :Kjell Sverre Tung, Ole Hyllmark, Gro Kristiansen og Marit Rennan deltok på møte. Ikke til stede :Laila Lund Andre :Ola Sørås SAK 28/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 23/12 til 27/12. Vedtak: Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 23/12 til 27/12. SAK 29/12 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Vedtak: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. SAK 30/12 TREDJEKVARTALSRAPPORT Styret tar regnskapskontrollen for tredje kvartal 2012 til etterretning. Vedtak: Styret tar regnskapskontrollen for tredje kvartal 2012 til etterretning. SAK 31/12 BUDSJETT 2013 Styret vil anbefale at representantskapet fatter følgende vedtak. 1. Det fremlagte budsjett for Fosen Renovasjon i 2013 godkjennes. 2. Avfallsgebyret for et normalabonnement settes til kr. 2242,- eks. mva. Alle andre gebyrer beregnes ut fra dette i følge renovasjonsforskriftene. 3. Årlig gebyr for slaminnsamling/behandling beregnes ut fra forskrifter med en fast pris per tank på kr. 470,- og en pris pr. kbm. på kr. 255,-, begge priser eks. mva. 4. Kommuner som fakturerer kundene selv gis en reduksjon på kr. 25,- eks mva. pr. renovasjons- og slamabonnement. 5. Den foreslåtte investeringsplan godkjennes.

3 Styret drøftet saken og ønsket følgende endringer: Investerin gsplan oppdateres med å flytte investering av traktorgaver fra 2015 til Presisering av finansiering i pkt. 5. Styret kom fram til følgende enstemmige Framlegg: Styret vil anbefale at representantskapet fatter følgende vedtak. 1. Det fremlagte budsjet for Fosen Renovasjon i 2013 godkjennes. 2. Avfallsgebyret for et normalabonnement settes til kr. 2242, - eks. mva. Alle andre gebyrer beregnes ut fra dette i følge renovasjonsforskriftene. 3. Årlig gebyr for slaminnsamling/behandling beregnes ut fra forskrifter med en fast pris per tank på kr. 470, - og en pris pr. kbm. på kr. 255, -, begge priser eks. mva. 4. Kommuner som fakturerer kundene selv gis en reduksjon på kr. 25, - eks mva. pr. renovasjons - og slamabonnement. 5. Den foreslåtte investeringsplan godkjennes og finansieres med lån/driftsfond. SAK 32/12 INVESTERING KONTEINERE 1. Styret vedtar innkjøp av de avfallsbeholdere som er beskrevet i saken, til en samlet verdi på kr eks. mva. 2. Investeringene i pkt. 1 finansieres ved lån med fordelingsnøkel 0,8 husholdning renovasjon og 0,2 renovasjon næring. Avskrivning settes til 5 år. Vedtak: 1. Styret vedtar innkjøp av de avfallsbeholdere som er beskrevet i saken, til en samlet verdi på kr eks. mva. 2. Investeringene i pkt. 1 finansieres ved lån me d fordelingsnøkkel 0,8 husholdning renovasjon og 0,2 renovasjon næring. Avskrivning settes til 5 år. Underskrifter: Kjell Sverre Tung Ole Hyllmark Laila Lund Gro Kristiansen Marit Rennan In nstilling: Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 2 8 /12 til 32 /12. Styret

4 SAK 34/12 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Driftsorientering 1,9 % sykefravær t.o.m. okt (0,4 % korttids- og 1,5 % langtids sykmelding) Evalueringsmøte med driverne av gjenbruksstasjonene Omlastingshall på Ørland gjenbruksstasjon Klimaregnskap Regnskap Det er ingen vesentlige endringer som tilsier at regnskap skal avvike fra estimat etter 3. kvartalsrapport.

5 SAK 35/12 Vedlegg: Vedlegg 1 EVALUERING STYRE Sammenstilling av resultater (deles ut i møtet) Saksopplysninger: Denne saken tas opp for om mulig å kunne peke på hvordan s arbeid har fungert, både styrker og svakheter. I forkant av møtet fikk alle tilsendt et skjema. Resultater er sammenstilt og sammenlignet med tidligere styreevalueringer i 2007 og Vurdering: Saken legges fram uten innstilling og konklusjonene trekkes på møte. Saken ble lagt fram uten innstilling.

6 SAK 36/12 ÅRSPLAN/LANGTIDSAGENDA 2013 Vedlegg: Vedlegg 2 Årsplan/Langtidsagenda 2013 Saksopplysninger: Vedlagt langtidsagenda er laget basert på tidligere møteplaner og er forsøkt tilpasset til faste hovedsaker som regnskap og budsjett, samt møtene i representantskapet. Vurdering: Styret vedtar vedlagt langtidsagenda for 2013.

7 SAK 37/12 GJENNOMGANG AVTALER Vedlegg: Saksopplysninger: Fosen Renovasjon har fem ansatte i administrasjonen som står for om lag 10 % av selskapets utgifter. Resterende er varer og tjenester som selskapet kjøper. Det er derfor viktig å ha stort fokus på gode avtaler. Selskapet er underlagt lov om offentlig anskaffelser. De største avtalene er: Tjeneste/Vare Andel av omsetning Leverandør Varighet Avtaletype Renovasjon Retura Sør års anbud 17% innsamling Trøndelag Konteinertransport 10% Fosen Transport års anbud Renovasjon farlig Veglo års anbud 1% avfall Behandling Rekom (Statkraft års anbud 10% restavfall varme) Behandling Retura TRV 2013 Tilbudsforespørsel i 2010 grovavfall 4% videreføres med 1.år av gangen Behandling treverk 2% Retura IR 2012 Innhenter pris hvert år. Drift gjenb.st. Ørland 1,5% Margrethe Nilsen 2013 Gammel avtale - videreføres med 1.år av gangen Drift gjenb.st. 1,5% Mesta 2014 Kan videreføres med 1 år Bjugn Drift gjenb.st. Åfjord 1,5% Drift gjenb.st. Rissa 1,5% av gangen Fosen Vekst 2013 Gammel avtale - videreføres med 1.år av gangen Espen Denstad 2013 Gammel avtale - videreføres med 1.år av gangen Innsamling slam 16% Stokland Bilruter års anbud Behandling slam 0,5% Namdal Tankrens års anbud Salg metall Norsk 3% Gjenvinning, Metalco, Fosen Gjenvinning Salg papir/plast/papp 1% 2013 Tilbudsforespørsel års varighet med mulighet til forlengelse Retura TRV 2013 Tilbudsforespørsel i 2010 videreføres med 1.år av gangen

8 I tillegg til avtalene over er det relativt store utgifter i forbindelse med vedlikehold av gjenbruksstasjoner og konteinere, samt avskrivninger på innkjøpte konteinere. Dette varierer mellom små og store oppdrag/innkjøp. Det vurderes ved hvert enkelt innkjøp om det er hensiktsmessig og/eller behov for anbud. Vurdering: De aller fleste avtalene er i henhold til lov om offentlig anskaffelser. En del av avtalene er gamle avtaler med mulighet til årlig reforhandling og forlengelse. Disse kan ligge i en gråsone med tanke på om de er i henhold til lov om offentlig anskaffelser. Oppfølging av avtaler er en del av kvalitetssystemet, og når en avtale utløper gjøres det en vurdering om det er behov for nytt anbud eller om det er tilstrekkelig og hensiktsmessig å forlenge eksisterende avtale. I forhold til reparasjoner og vedlikehold på gjenbruksstasjoner og konteinere, jobbes det med å finne gode aktører lokalt, slik at transportutgiftene reduseres. Dersom vi finner tilstrekkelig antall gode aktører, kan det gjennomføres en tilbudskonkurranse med forespørsel om rammeavtale. Når det gjelder innkjøp av konteinere er det vurdert å gjennomføre felles anbud med andre selskaper for å få bedre priser. Styret tar fremlagte informasjon om avtaler til orientering.

9 Vedlegg 1 Evaluering arbeid (deles ut i møtet) Tilhører sak 36/12

10 Vedlegg 2 Årsplan/Langtidsagenda 2013 Tilhører sak 36/12 Fosen Renovasjon Styremøter/Representantskapsmøter Langtidsagenda februar 23. mars 15. april Represent. 3. mai 7. juni 23. august 27. september 1. november 18. november represent. 13.desember Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Strategi/HMS Ledelsens gjennomgang Gjennomgang forsikringer Halvårsrapp Budsjett forutsetninger Regnskap Regnskap Kvartalsrapport. Kvartalsrapport Budsjett Budsjett Styreevaluering Årsplan/Langtidsagenda Gjennomgang av viktige avtaler