INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte i Fosen Renovasjon IKS: Fredag den 24. juni kl i Rissa. Saker til behandling:

Transkript

1 INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte i Fosen Renovasjon IKS: Fredag den 24. juni kl i Rissa. Saker til behandling: Innhold SAK 16/16 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL... 1 SAK 17/16 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER... 2 SAK 18/16 GJONNOMGANG AVTALER... 4 SAK 19/16 GJENNOMGANG FORSIKRINGER... 6 Vedlegg 1 Møteprotokoll Vedlegg 2 Notat strategidokument Fosen Renovasjon IKS... 9 Denne møteinnkallingen blir også sendt til kontaktpersoner i kommunenes administrasjon, rådmennene i kommunene, representantskapets medlemmer og kommunerevisor til orientering. VARAMEDLEMMER I STYRET FÅR INNKALLINGEN, MEN MØTER BARE ETTER NÆRMERE BESKJED. Hvis et styremedlem ikke kan møte må medlemmet selv gi beskjed til sitt varamedlem og dernest varsle oss i administrasjonen. Beskjed kan gis på telefon Mvh Kjell Sverre Tung Styreleder Ola Sørås Daglig leder

2 SAK 16/16 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 12/16 til 15/16. Vedlegg: Vedlegg 1 Møteprotokoll Side 1 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

3 SAK 17/16 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Saksopplysninger: Driftsorientering Sykefravær hittil i år 0,5 % Stor aktivitet på containerkjøring. Det jobbes med Westgaard for å forberede sommeren. Regnskap Det må avskrives et stort tap på en enkelt kunde. Det hender oftere at det kommer store leveranser fra næringskunder på gjenvinningsstasjonene. Administrasjonen jobber med interne rutiner for å unngå å havne i samme situasjon senere. Det er stort behov for containere. Investeringsbudsjett gjennomgås og drøftes i møtet. Informasjon om anbud slambehandling Det informeres om saken i møtet. Nytt anbud legges ut i løpet av juni med avgjørelse i løpet av august. Det informeres om detaljene i anbudet i møtet. Informasjon om SESAM Det gis informasjon fra styringsgruppemøtet som ble avholdt 14. juni. Informasjon om SeSammen Den regionale avfallsstrategien (SeSammen)og prosjektet som omhandler ettersorteringsanlegget (SESAM) er nå splittet i to separate prosjekter med ulike prosjektledere. Dette for å bedre framdriften i begge prosjektene. SeSammen ledes nå av Gunnhild Flåmo, som er ansatt hos Hamos. Hun skal jobbe ca 75% med dette prosjektet. Den regionale avfallsstrategien har utviklet seg fra å være en overordnet strategi til å bli en handlingsplan for felles utvikling og løsninger. Ny prosjektleder vil starte implementering av ulike tiltak som er satt opp. Strategidokumentet som ble satt opp blir i større grad et levende dokument som oppdateres kontinuerlig. Informasjon om strategi Fosen Renovasjon IKS Vedlegg 2 Notat strategidokument Fosen Renovasjon startet en strategiprosess i siste del av Den har blitt satt litt på vent i påvente av den regionale strategien, SeSammen. Denne har endret form som forklart over. Arbeidet med Fosen Renovasjon IKS strategi er derfor tatt fram og ulike punkter er skissert i vedlagt notat og diskuteres i møtet. Innkjøp av vekt på renovasjonsbiler I kontrakt med RenoNorden er ligger en opsjon på ettermontering av vekter på renovasjonsbilene. Fosen Renovasjon IKS har ikke stort behov for veiing av avfall, men vil Side 2 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

4 kunne benyttes seg av vekt til statistikk og for å ta lærdom til evt. framtidige krav. Dette er ikke nok til å forsvare krav om vekt i anbudet. Dette ble derfor satt som en opsjon i anbudet. Det er vurdert at Fosen Renovasjon IKS kan bidra med 20% av evt. opsjonskostnadene. Fosen Renovasjon Næring har nå inngått en langsiktig avtale med en kunde som krever veiing av avfall. De har besluttet å kjøpe opsjonen på 3 av 5 renovasjonsbiler. Totalt vil dette utgjøre en kostnad på Fosen Renovasjon IKS vil dekke 20%, som tilsvarer Utredning struktur gjenvinningsstasjoner Det har i flere år vært diskutert satsingsnivået og kvalitet på våre gjenvinningsstasjoner. Det er blitt etterlyst konklusjoner i forhold til dette. I praksis har vi utbedret stasjonene etter hvert som det har dukket opp behov. Avfallet som kommer inn på gjenvinningsstasjonene er økende både fra husholdningskunder og næringskunder. To av stasjonene benyttes som omlastingsstasjoner for komprimatorbiler. I en utredning må vi prioritere hva vi ønsker svar på blant flere problemstillinger: Hvor mange stasjoner skal vi ha (må ses i sammenheng med evt. kommunesammenslåinger) Ved hvilke avfallsmengder når vi et nivå som gjør at det vil være økonomisk lønnsomt å effektivisere omlastingen. Hva er klima/miljøbesparelsen ved å effektivisere omlastingen. Side 3 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

5 SAK 18/16 GJONNOMGANG AVTALER Styret tar fremlagte informasjon om avtaler til orientering. Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: Fosen Renovasjon har fem ansatte i administrasjonen som står for om lag 10 % av selskapets utgifter. Resterende er varer og tjenester som selskapet kjøper. Det er derfor viktig å ha stort fokus på gode avtaler. Selskapet er underlagt lov om offentlig anskaffelser. De største avtalene er: Tjeneste/Vare Andel av omsetning Leverandør Varighet Avtaletype Renovasjon RenoNorden års anbud 14 % innsamling Containertransport 11 % Westgaard års anbud, opsjon 2+2 Renovasjon farlig Veglo års anbud, 2 opsjonsår 3 % avfall (2018) er kjøpt Behandling Rekom (Statkraft års anbud 7 % restavfall varme) Behandling Retura TRV 2016 Tilbudsforespørsel i grovavfall 4 % 2010 videreføres med 1.år av gangen Behandling treverk Retura IR 2017 Anbud i års 5 % varighet. Innsamling slam 15 % Stokland Bilruter 2016 Nytt anbud høsten 2016 Behandling slam 2 % Namdal Tankrens 2015 Anbud 2016 (under Salg metall 2 % Salg papir/plast/papp 1 % Norsk Gjenvinning, Metalco, Fosen Gjenvinning utarbeiding) 2013 Tilbudsforespørsel års varighet med mulighet til forlengelse Retura TRV 2013 Tilbudsforespørsel i 2010 videreføres med 1.år av gangen I tillegg til avtalene over er det relativt store utgifter i forbindelse med vedlikehold av gjenbruksstasjoner og containere, samt avskrivninger på innkjøpte konteinere. Dette varierer mellom små og store oppdrag/innkjøp. Det vurderes ved hvert enkelt innkjøp om det er hensiktsmessig og/eller behov for anbud. Side 4 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

6 Vurderinger: Oppfølging av avtaler er en del av kvalitetssystemet, og når en avtale utløper gjøres det en vurdering om det er behov for nytt anbud eller om det er tilstrekkelig, lovlig og hensiktsmessig å forlenge eksisterende avtale. Side 5 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

7 SAK 19/16 GJENNOMGANG FORSIKRINGER Styret tar fremlagte forslag til forsikringsløsning til orientering. Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: Selskapet skal som arbeidsgiver ha forsikringsdekning etter krav i hovedtariffavtaler (HTA), samt som ansvarlig foretak sørge for tilstrekkelig dekning med skade- og ansvarsforsikringer. Vurdering: Gruppelivsforsikring Selskapet har i dag gruppelivsdekning i samsvar med HTA 10. Ulykke/yrkesskade Selskapet har i dag ulykkes/yrkesskadeforsikring i samsvar med HTA 11 og lov om yrkesskadeerstatning. I tillegg er de ansatte dekket ved fritidsulykker. Pensjonsforsikring Fosen Renovasjon har i dag pensjonsforsikring i henhold til krav i hovedtariffavtalen. AFP Fosen Renovasjon har AFP-ordning med 100% utjevning både fra år og år. Helseforsikring/Annen sykdom Selskapet har ingen helseforsikring Bygning og materiell Utstyr og bygninger på gjenbruksstasjonene som eies av Fosen Renovasjon er fullverdiforsikret i IF, med egenandel på Begge arbeidsmaskinene/traktorer har ansvarsforsikring, fører og passasjerforsikring og bedriftsansvarsforsikring. En av traktorene er forsikret med kasko, med egenandel 4000 kr. Servicebil er dekket med ansvar og kaskoforsikring. Kontorutstyr er forsikret til kr med egenandel på 6000 kr. IT Rekonstruksjon av data inngår som en del av IT-avtale med Fosen IKT. Bedrift og Produktansvarsforsikring Forsikret i IF med egenandel på kr og forsikringssum på ,- per skadetilfelle. Side 6 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

8 Vedlegg 1 Møteprotokoll MØTEPROTOKOLL - STYRET I FOSEN RENOVASJON IKS kl Til stede : Kjell Sverre Tung, Hanne K Høysæter, Marianne Brødreskift, Gro Kristiansen og Ole Hyllmark deltok på møte. Forfall : Andre : Ola Sørås SAK 12/16 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 07/16 til 11/16. Vedtak: Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 07/16 til 11/16. SAK 13/16 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Drøftinger i møtet: Infosak om Rekomaksjer behandles i egen sak, 15/16. Roan kommune har vedtatt å gjennomføre anbud på slamtjenesten. Det ble informert om at styreleder og daglig leder har hatt møte med Roan kommune, ordfører, rådmann og teknisk sjef, angående avtale om slaminnsamling. Informasjon om at Åfjord kommune vurderer å gå i dialog med Fosen Renovasjon om omdisponering av arealene som benyttes til gjenvinningsstasjon på Monstad. Det er ønskelig med en fast orienteringssak om SESAM-prosjektet. Det ble gitt en kort status om at SESAM-prosjektet (ettersorteringsanlegget) blir forsinket. Beslutningstidspunkt for bygging utsettes fra 3. kvartal 2016 til 2./3. kvartal Vedtak: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Side 7 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

9 SAK 14/16 REGNSKAP 1. KVARTAL Styret tar regnskapskontrollen for første kvartal 2016 til etterretning. Vedtak: Styret tar regnskapskontrollen for første kvartal 2016 til etterretning. SAK 15/16 AKSJEKJØP REKOM Drøftinger i møtet Saken ble endret fra orienteringssak til egne sak og ble derfor lagt fram uten innstilling. Vedtak: 1. Styreleder gis fullmakt til investering av aksjer i Rekom AS på en verdi inntil kr. 2. Beløpet tas fra driftsfond næring. Underskrifter: Kjell Sverre Tung Ole Hyllmark Hanne K Høysæter Marianne Brødreskift Gro Kristiansen Side 8 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS

10 Vedlegg 2 Notat strategidokument Fosen Renovasjon IKS (Ettersendes i løpet av uke 25) Side 9 Saksliste styremøte Fosen Renovasjon IKS