INNKALLING OG SAKSLISTE TIL MØTE I REPRESENTANTSKAPET FOSEN RENOVAJSON

Transkript

1 INNKALLING OG SAKSLISTE TIL MØTE I REPRESENTANTSKAPET FOSEN RENOVAJSON INNKALLING Du innkalles herved til møte i representantskapet i Fosen Renovasjon. MANDAG DEN 16. APRIL kl I RISSA i Fosen Renovasjons lokaler Følgende saker tas opp til behandling: SAK 06/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLER SAK 07/12 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER SAK 08/12 REGNSKAP OG ÅRSMELDING 2011 SAK 09/12 VALGKOMITE Både medlemmene og varamedlemmene og andre aktuelle får denne innkallingen. Medlemmene må, hvis de ikke kan, varsle undertegnede, slik at varamedlemmer kan innkalles. Styremedlemmer oppfordres til å møte, og styremedlemmene må varsle hvis de ikke kan møte. Vi kan treffes på telefon eller mobil mvh Ola Sørås Daglig leder

2 SAKSLISTE SAK 06/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLER MØTEPROTOKOLLER REPRESENTANTSKAPET I FOSEN RENOVASJON MØTEEPROTOKOLL REPRESENTANTSKAPET I FOSEN RENOVASJON I Bjugn Kl Kl Til stede Jon Husdal, Vibeke Stjern, Per Kristian Skjærvik, Tor Martin Sunde, Hallgeir Grøntvedt, Gerd Hegvik og Anne Toril Rødsjø Andre : Kjell Sverre Tung og Ola Sørås I forkant av møtet hadde administrasjonen i Fosen Renovasjon mottatt vedtak fra Bjugn kommune om nye representanter og vararepresentanter til representantskapet. Selskapsavtalen og praksis har vært at nye representanter trer i kraft fra nyttår etter valg. Nyvalgt varamedlem, Gerd Hegvik, er også varamedlem i styret. I etterkant av møtet ble det derfor enighet om at hun skulle ettersende fullmakt fra Bjugn kommune (se vedlegg). SAK 05/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Innstilling: Representantskapet godkjenner protokollen fra møte den fra sak 01/11 til 04/11. Representantskapet godkjenner protokollen fra møte den fra sak 01/11 til 04/11. SAK 06/11 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER I tillegg til de referatsakene som var lagt inn i sakslista ble det informert om status i Miljøpartnerne. Representantskapet tar referat og oppfølingssaker til etterretning. SAK 07/11 BUDSJETT 2012 Styret la fram følgende enstemmige Framlegg: 1. Det fremlagte budsjett for Fosen Renovasjon i 2012 godkjennes. 2. Avfallsgebyret for et normalabonnement settes til kr. 2375,- eks. mva. Alle andre gebyrer beregnes ut fra dette i følge renovasjonsforskriftene. 3. Årlig gebyr for slaminnsamling/behandling beregnes ut fra forskrifter med en fast pris per tank på kr. 505,- og en pris pr. kbm. på kr. 270,-, begge priser eks. mva.

3 4. Kommuner som fakturerer kundene selv gis en reduksjon på kr. 25,- eks mva. pr. renovasjons- og slamabonnement. 5. Den foreslåtte investeringsplan godkjennes. Styret gis fullmakt til å vedta finansieringen i hvert enkelt prosjekt innenfor rammene i investeringsplanen. 1. Det fremlagte budsjett for Fosen Renovasjon i 2012 godkjennes. 2. Avfallsgebyret for et normalabonnement settes til kr. 2375,- eks. mva. Alle andre gebyrer beregnes ut fra dette i følge renovasjonsforskriftene. 3. Årlig gebyr for slaminnsamling/behandling beregnes ut fra forskrifter med en fast pris per tank på kr. 505,- og en pris pr. kbm. på kr. 270,-, begge priser eks. mva. 4. Kommuner som fakturerer kundene selv gis en reduksjon på kr. 25,- eks mva. pr. renovasjons- og slamabonnement. 5. Den foreslåtte investeringsplan godkjennes. Styret gis fullmakt til å vedta finansieringen i hvert enkelt prosjekt innenfor rammene i investeringsplanen. Jon Husdal Per Kristian Skjærvik Hallgeir Grøntvedt Vibeke Stjern Tor Martin Sunde Gerd Hegvik Anne Toril Rødsjø

4 MØTEEPROTOKOLL REPRESENTANTSKAPET I FOSEN RENOVASJON I Rissa Kl Kl Til stede Jon Husdal, Vibeke Stjern, Rune Schei, Tor Martin Sunde, Hallgeir Grøntvedt, Birger Austad og Ole Hyllmark Andre : Kjell Sverre Tung, Håkan Berdahl, Marit Rennan og Ola Sørås Arnfinn Aastad og Hans Eide fra Bjugn kommune møtte ikke. I løpet av møtet ble det fakset over fullmakt fra Arnfinn Aastad om at Ole Hyllmark kunne representere Bjugn kommune (se vedlegg). I forkant av møtet ble det gjennomført en presentasjonsrunde av de frammøtte og ansatte i administrasjonen i Fosen Renovasjon. I tillegg informerte daglig leder kort om organisasjon, historikk, nøkkeltall og strategi for selskapet. SAK 01/12 VALG AV LEDER OG NESTLEDER I REPRESENTANTSKAPET Jon Husdal ble foreslått som leder av representantskapet av Hallgeir Grøntvedt. Hans Eide ble foreslått som nestleder i representantskapet av Ole Hyllmark. Representantskapet kom fram til følgende enstemmige Jon Husdal velges som leder i representantskapet. Hans Eide velges som nestleder i representantskapet. SAK 02/12 VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL STYRET I FOSEN RENOVASJON Jon Husdal foreslo Gro Kristiansen som fast styremedlem fra Åfjord med Håkan Berdahl som personlig varamedlem. Rune Schei foreslo Kjell Sverre Tung som fast styremedlem fra Rissa med Liv Darell som personlig varamedlem. Representantskapet kom fram til følgende enstemmige Gro Kristiansen og Kjell Sverre Tung velges som faste styremedlemmer. Håkan Berdahl og Liv Darell velges som varamedlemmer. SAK 03/12 VALG AV LEDER OG NESTLEDER I STYRET Rune Schei foreslo Kjell Sverre Tung som styreleder.

5 Hallgeir Grøntvedt foreslo Laila Lund som nestleder. Representantskapet kom fram til følgende enstemmige Kjell Sverre Tung velges som styreleder. Laila Lund velges som nesteleder i styret. SAK 04/12 SUPLERINGSVALG VARAMEDLEM I STYRET Representantskapet kom fram til følgende enstemmig Som ny varamedlem for Ole Hyllmark i styret for Fosen Renovasjon, velges Laila Iren Veie. SAK 05/12 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Langtidsagenda ble gjennomgått. Representantskapet tar referat og oppfølingssaker til etterretning. Jon Husdal Rune Schei Hallgeir Grøntvedt Vibeke Stjern Tor Martin Sunde Birger Austad Ole Hyllmark Innstilling: Representantskapet godkjenner protokollen fra møte den fra sak 05/11 til 07/11 og protokoll fra møte den fra sak 01/12 til 05/12.

6 SAK 07/12 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Utredning næringsselskap Dette er en oppfølging av informasjon gitt i møtet 18.november Det er nå gjennomført en grov utredning av ulike måter å organisere selskapet på. Siden informasjon er det vurdert tre ulike alternativer: 1. Fortsette som i dag med utleie av næringskundene til den aktøren som vinner anbudet på innsamling. 2. Danne et datterselskap (AS) til Fosen Renovasjon som betjener næringskundene. 3. Nedprioritere næringslivet og bare tilby de samme tjenestene som vi har til private husholdninger. Basert på det arbeidet som er gjort er det valgt å gå videre med detaljert vurdering av alternativ 2. Et datterselskap eksempelvis Fosen Renovasjon Næring AS, vil være et rent innkjøpsselskap. Det vil gjennomføres felles anbudsrunder med morselskapet, for å gi best mulig pris til både privat husholdningene og næringslivet. Næringslivskunder på Ørlandet Dette er en oppfølging av informasjon gitt i møtet 18.november På dette møtet ble det informert om at Schancke & Hovde som er et transportfirma på Ørlandet hadde kjøpt opp konkursboet etter avfallsaktør Idar Rønne. Schancke & Hovde var transportør for Fosen Renovasjon gjennom avtale med Fosen Transport. Oppkjøpet ble gjort etter avtale med Fosen Renovasjon om at disse næringskundene skulle fases over til Fosen Renovasjon, og at Schancke & Hovde dermed skulle få mer transport. I en overgangsperiode skulle Schancke & Hovde drifte kundene. Da kundene skulle fases over til Fosen Renovasjon kom vi ikke til enighet og Schancke & Hovde valgte å bryte med Fosen Transport og fortsette virksomheten med avfallsbehandling. På bakgrunn av dette jobber Fosen Transport med å finne en ny transportør for avtalen med Fosen Renovasjon. Avtalen med Fosen Transport går ut i juni 2013, og det vil da bli gjennomført en ny anbudsrund. Drift Det ble gitt en kort orientering om driften i selskapet.

7 SAK 08/12 ÅRSMELDING OG REGNSKAP 2011 Vedlegg: Vedlegg 1: Årsmelding 2011 Vedlegg 2: Regnskap 2011 Vedlegg 3: Revisorberetning Saksopplysinger: Det vedlagte årsregnskap, årsmelding og revisorberetning inneholder de nødvendige saksopplysninger. Revisor har påpekt stort avvik i driftsinntekter i forhold til budsjett. Det er også kommentert at driftsfondet på renovasjon er høyt med tanke på selvkostprinsippet. Vurderinger: Det synes ikke nødvendig å komme med ytterligere vurderinger til denne saken. Både styrets årsberetning og daglig leders bemerkninger synes å gi tilstrekkelig med informasjon i saken. Styret har gjennomgått og rettet opp forhold i årsmeldingen og legger fram følgende enstemmige Framlegg: 1. Styret anbefaler ovenfor representantskapet at årsmelding og regnskap vedtas som fremlagt. 2. Styret foreslår at overskuddet på kr ,- settes på driftsfond, fordelt med henholdsvis på slam og på renovasjon.

8 SAK 0 9 /1 2 VALGKOMITE Vedlegg : Ingen vedlegg Saksopplysninger: På representantskapsmøtet ble det vedtatt et reglement for fastsettelse av årlig styrehonorar og honorar til representantskapsleder. Bakgrunnen for reglementet var å lage et system som var enkelt å følge opp o g som reduserte administrativt arbeid i forbindelse med årlig justering. Reglementet baseres på en prosentvis sats i forhold til daglig leders lønn. Styreleder har ytre ønske om endring av dette reglementet, da det er styrelederes oppgave å fastsette dagl ig lederes lønn. Det er derfor foreslått å opprette en valgkomite som blant annet skal ha som oppgave å fastsette styrehonorar og honorar til representantskapets leder. Vurderinger: Valgkomiteens oppgaver vil bestå av følgende: Komme med forslag til sty remedlemmer som kan stille til valg En gang per år s ette opp og presentere for reprensentantskapet forslag til styrehonorar og honorar for leder i reprensentantskapet Innstilling: 1. Valgkomiteen består av 3 representanter fra representantskapet og velges f or 4 år av gangen. 2. For perioden velges Hallgeir Grøntvedt, Vibeke Stjern og Tor Martin Sunde som medlemmer i valgkomiteen. 3. Tor Martin Sunde velges som leder for valgkomiteen. Representantskapet