Rapport 5/2015. Revisjon av styring og oppfølging av Sykehuspartner HF

Like dokumenter
MalemaL Liv: UTK. Rapport 4/2015. Revisjon av Sykehusapotekene HF

Styret Helse Sør-Øst RHF 19. november 2015

Malema UTK. Rapport 3/2014. Revisjon av Sykehuset Østfold HF

Rapport 4/2016 Revisjon av tildeling og oppfølging av tilskudd til brukerorganisasjonene i Helse Sør-Øst RHF

Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 1/2016

Revisjon av Sunnaas sykehus HF

Revisjon av Akershus universitetssykehus HF

Årsrapport 2014 Vedlegg 4 Oppsummering av revisjonsområdet kompetansestyring

Malema UTK. Rapport 4/2014. Revisjon av Sykehuset Telemark HF

Rapport Revisjon forskning Revmatismesykehuset AS

Handlingsplan for virksomhetsstyring 2016

MalemaL Liv: UTK. Rapport 02/2015. Revisjon av Sørlandet sykehus HF

Vedlegg 3 HANDLINGSPLAN FOR VIRKSOMHETSSTYRING 2017

Revisjon av system for rapportering og oppfølging av styringskrav fra eier som sikrer forankring og gjennomføring

Veiledning. Vi ber om bekreftelse/kommentarer til rettelser på de observasjonspunkter som fremkommer fra og med foil 12 til 17 og foil 19.

Vedlegg 3 til Styresak Handlingsplan for virksomhetsstyring 2015

Rapport 9/2013 Oppsummering av utført revisjonsutviklingsarbeid i Sykehuset i Vestfold HF 2013

Revisjon Sørlandet sykehus HF

Vedlegg 2 til Styresak Handlingsplan for virksomhetsstyring 2015

Handlingsplan for virksomhetsstyring 2016 Status 2 tertial

Revisjonsplan Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst

Status Handlingsplan for virksomhetsstyring 2015

Revisjonsrapport Sykehuset Telemark HF 8/2015. Tiltaksarbeid etter revisjoner utført av konsernrevisjonen

Utkast Revisjonsplan Internrevisjon Pasientreiser HF

VEDTAK: 1. Styret tar Oppdrags- og bestillingsdokumentet for 2011 til etterretning.

Virksomhetsstyring i Sykehuset Telemark Status v/revisjon Effektmål Forbedringsområde Tiltak (Resultatmål)

Revisjon av system for rapportering og oppfølging av styringskrav fra eier som sikrer forankring og gjennomføring

Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR HELHETLIG PLAN FOR VIRKSOMHETSSTYRING Forslag til VEDTAK:

Rapport 1/2014 Revisjon av Hjerte-, lunge- og karklinikken ved Oslo universitetssykehus HF

Rapport Revisjon ledelsens gjennomgåelse risikovurdering Ullevål universitetssykehus HF

Protokoll fra: Revisjonskomiteen Møtedato: kl Møteleder: Andreas Kjær Møtested: Quality Hotell Strand Gjøvik

Årsrapport 2012 Internrevisjon Pasientreiser ANS

Oppsummering Revisjon av Ledelsens gjennomgåelse risikovurdering Helseforetakene i Helse Øst

Status til Handlingsplan for virksomhetsstyring 2015 pr august 2015

Styret Helse Sør-Øst RHF 12. september 2014 SAK NR STATUS REVISJONSPLAN FOR KONSERNREVISJONEN HELSE SØR-ØST

Revisjonsplan Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst

Revisjonsplan Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst

Utkast Revisjonsplan 2015 Internrevisjon Pasientreiser ANS

Malema UTK. Rapport 6/2014. Revisjon av Sykehuset Innlandet HF

Helseforetakenes senter for Pasientreiser ANS 1/2015

Instruks (utkast) for Internrevisjonen Helse Sør-Øst

Rapport 2/2012 Regional revisjon av helseforetakenes styringssystem for eierkrav

Revisjonsrapport Sykehuset Innlandet HF 2/2016. Tiltaksarbeid etter revisjoner utført av konsernrevisjonen

Vedlegg til virksomhetsplan: Bestillinger i oppdragsdokument: IKT:

Vedlegg 1 tidligere vedtak i saken. Styrevedtak i Vestre Viken: Styrets vedtak 25. august 2010, sak 97/10:

Saksredegjørelse. Fig 1. Foretakets modell for virksomhetsstyring og intern kontroll

Styringssystem og internkontroll i SSHF

Revisjonsrapport Sykehuset i Vestfold HF 9/2017. Tiltaksarbeid etter revisjoner utført av konsernrevisjonen

Instruks Internrevisjonen for Pasientreiser ANS. Fastsatt av styret for Pasientreiser ANS,

Instruks for Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst. Erstatter instruks av

Styremøte 15. juni 2016 i Sørlandet sykehus HF. Styresak

Revisjonsrapport Ventetid BUP Sykehuset Østfold HF Internrevisjonen Helse Øst 20.september 2006

Årsrapport 2014 Internrevisjon Pasientreiser ANS

Rapport 6/2015. Revisjon ved nytt Østfoldsykehus

Rapport 2/2012 Regional revisjon av helseforetakenes styringssystem for eierkrav

Revisjonsrapport Oslo universitetssykehus HF 11/2016. Tiltaksarbeid etter revisjoner utført av konsernrevisjonen

Årshjul for styring og oppfølging av de regionale helseforetakenes felleseide helseforetak

INSTRUKS FOR STYRETS REVISJONSUTVALG HELSE SØR-ØST RHF

Rapport Revisjon forskning Sykehuset Asker og Bærum HF

Status og oppfølging av styrevedtak t.o.m

Rapport 8/2016 Revisjon Leverandørenes tilgang til helse- og personopplysninger i Medisinskteknisk. i Sykehuset Østfold HF

Rapport 14/2016. Revisjon av prosess for risikostyring i Digital fornying

Revisjonsplan Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst

Årshjul for styring og oppfølging av de regionale helseforetakenes felleseide helseforetak

Instruks for konsernrevisjonen Helse Sør-Øst

Revisjonsrapport analyse av manglende avtalelojalitet ved kjøp av behandlingshjelpemidler

Utkast instruks Internrevisjonen for Pasientreiser ANS. Fastsatt av styret for Pasientreiser ANS,

Helhetlig risikostyring som en integrert del av mål- og resultatstyringen i Helse Midt-Norge Toril Orrestad

Årsrapport 2014 Vedlegg 3 Oppsummering av revisjonsområdet ressursstyring

Instruks for administrerende direktør. Sykehuset Innlandet HF. Vedtatt i styremøte 30. mai 2012

Revisjonsrapport Ventetid BUP Aker universitetssykehus HF Internrevisjonen Helse Øst

SAK NR TERTIALRAPPORT FOR IKT-PROGRAMMET DIGITAL FORNYING

Styret Sykehuspartner HF 15. november 2017 OPPFØLGING AV VEDTAK FRA FORETAKSMØTE SYKEHUSPARTNER HF 31. MAI 2017

Møteprotokoll. Styre: Helse Sør-Øst RHF Møtested: Møtesenteret Grev Wedels plass 5, Oslo Dato: Styremøte 17. desember 2015 Tidspunkt: Kl

ÅRSHJUL SYKEHUSET INNLANDET 2013

Status og oppfølging av styrevedtak t.o.m

Vedlegg til styresak Program for standardisering og IKT-infrastrukturmodernisering (STIM) Styringsdokument v. 0.90

UTKAST Årsrapport Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst

Internrevisjonsrapport 01/2017. Risikostyring i Helse Nord

Saksframlegg. Styret Helse Sør-Øst RHF 7. februar 2013

Saksframlegg. Styret Helse Sør-Øst RHF 19. november 2015 SAK NR ORIENTERINGSSAK: ÅRSPLAN STYRESAKER. Forslag til vedtak:

Rapport 3/2010. Revisjon av intern styring og kontroll i Sykehuspartner

Årsrapport Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst

Møteprotokoll for styret i Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF

Instruks for administrerende direktør HELSE SØR-ØST RHF. Vedtatt i styremøte 4. februar 2010

FULL EKSTERN EVALUERING AV INTERNREVISJONEN I Helse Vest RHF Februar 2017

INSTRUKS FOR ADMINISTRERENDE DIREKTØR HELSE SØR-ØST RHF. Versjon

Oslo universitetssykehus HF

Instruks for administrerende direktør HELSE SØR-ØST RHF

Styret Sykehuspartner HF 6. desember 2017 OPPFØLGING AV VEDTAK FRA FORETAKSMØTE SYKEHUSPARTNER HF 31. MAI 2017

Sykehuset Innlandet HF Presentasjon av interimsrevisjon November 2013

Angående overlapp mellom styrets rolle og adm. dir. sin rolle

Årsrapport 2011 Internrevisjon Pasientreiser ANS

Styret Helse Sør-Øst RHF 01/12/08 STIFTELSE AV OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS HF. AVVIKLING AV EKSISTERENDE HF.

Instruks for administrerende direktør. Sykehuspartner HF

Årsplan for styret inkl. status for oppfølging av vedtak

Halvårsrapport Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst

Vår ref.: 16/ Postadresse: 1478 LØRENSKOG. Sak 37/17 Oppfølging av konsernrevisjonens revisjon av tiltaksarbeid

Helseforetakenes senter for Pasientreiser ANS 2/2014

VEDTAK: 1. Styret tar protokoll fra foretaksmøte for Sykehuset Innlandet, inkludert Oppdrags- og bestillingsdokumentet for 2013 til etterretning.

Transkript:

Rapport 5/2015 Revisjon av styring og oppfølging av Sykehuspartner HF Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst 6.11.2015

Rapport nr. 5/2015 Revisjonsperiode September oktober 2015 Virksomhet Helse Sør-Øst RHF Sykehuspartner HF Rapportmottaker Styret i Helse Sør-Øst RHF v/styreleder Administrerende direktør Helse Sør-Øst RHF Styret i Sykehuspartner HF v/styreleder Administrerende direktør Sykehuspartner HF Kopi Revisjonsutvalget Helse Sør-Øst RHF Rapportavsender Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Oppdragsgiver Styret i Helse Sør-Øst RHF Revisor Mari Repstad (oppdragsleder), Tove Kolbeinsen og Marte Vestengen Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 1 Innledning... 4 1.1 Bakgrunn... 4 1.2 Mål og problemstillinger... 4 1.3 Omfang og avgrensning... 4 1.4 Revisjonsgrunnlag og metode... 5 2 Oppsummering av revisjonen... 5 2.1 Problemstilling 1: Er ansvar og oppgaver internt i og mellom Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner HF definert og kommunisert?... 5 2.2 Problemstilling 2: Gis styringssignaler fra Helse Sør-Øst RHF til Sykehuspartner HF i etablert styringslinje?... 6 2.3 Problemstilling 3: Er mål og krav i Oppdrag og bestilling operasjonalisert på alle nivåer i Sykehuspartner HF?... 6 2.4 Problemstilling 4: Er Helse Sør-Øst RHFs oppfølging av Sykehuspartner HF målrettet?... 7 Vedlegg 1 - Informasjonsgrunnlag, gjennomførte samtaler, saksgang og rapportbehandling... 8 Vedlegg 2 Detaljgrunnlag... 10 Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 2 av 16

Sammendrag Revisjon av styring og oppfølging av Sykehuspartner HF er gjennomført i henhold til revisjonsplan 2015-2016 for konsernrevisjonen. Bakgrunnen for revisjonen er at Sykehuspartner HF ble etablert som eget helseforetak 1. januar 2015. Dette innebærer blant annet at Sykehuspartner HF nå er en selvstendig juridisk enhet eid av Helse Sør-Øst RHF. Målet med revisjonen har vært å kartlegge og vurdere styring og oppfølging av Sykehuspartner HF som nytt helseforetak. Revisjonen har omfattet utvalgte deler av styring og kontroll i det regionale helseforetaket og Sykehuspartner HF. Med utgangspunkt i mål for revisjonen og de fire problemstillingene som er undersøkt (ref. kap. 1.2) er konsernrevisjonens vurdering: 1. Er ansvar og oppgaver internt i og mellom Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner HF definert og kommunisert? Revisjonen har vist at ansvar og oppgaver for styring og oppfølging i Helse Sør-Øst RHF er definert og kommunisert og at styring og oppfølging av Sykehuspartner HF er innrettet på samme måte som for de øvrige helseforetakene. Revisjonen har videre vist at Sykehuspartner HF har definert og kommunisert ansvar og oppgaver. Det gjenstår imidlertid noe arbeid med formalisering av ansvar og oppgaver i Sykehuspartner HF. 2. Gis styringssignaler fra Helse Sør-Øst RHF til Sykehuspartner HF i etablert styringslinje? Revisjonen har vist at det er noen mangler knyttet til avklaring av styringssignaler i Oppdrag og bestilling 2015 fra RHF-et, og formaliseringen av disse. 3. Er mål og krav i Oppdrag og bestilling operasjonalisert på alle nivåer i Sykehuspartner HF? Revisjonen har vist at det ikke er svakheter knyttet til problemstilling 3. 4. Er Helse Sør-Øst RHFs oppfølging av Sykehuspartner HF målrettet? Revisjonen har vist at det ikke er svakheter knyttet til problemstilling 4. Det fremgår av vedlegg 2 hvilke kriterier som er vurdert knyttet til de enkelte problemstillingene, og til hvilke av kriteriene konsernrevisjonen anbefaler at det gjennomføres tiltak. Helse Sør-Øst RHF og Sykehsupartner HF må selv fastsette hvilke tiltak som må gjennomføres. Denne rapporten er et sammendrag av resultatet av revisjonen. I kapittel 1 gis en beskrivelse av revisjonen. Kapittel 2 oppsummerer resultatet av revisjonen for problemstillingene og konsernrevisjonens anbefalinger. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 3 av 16

1 Innledning 1.1 Bakgrunn Revisjonen styring og oppfølging av Sykehuspartner HF er gjennomført i henhold til revisjonsplan 2015-2016 for konsernrevisjonen. Revisjonsplanen er fastsatt av styret i Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartner HF ble etablert som eget helseforetak 1. januar 2015, og er nå en selvstendig juridisk enhet eid av Helse Sør-Øst RHF. I sak 077-2014 i styret til Helse Sør-Øst RHF fremgår det at hensikten ved å opprette Sykehuspartner som helseforetak er å tydeliggjøre Helse Sør-Øst RHF som strategisk eier og Sykehuspartner som fellestjenesteleverandør. Gjennom endring i strukturen ønsket Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner å oppnå følgende: 1. klarere ansvars- og styringslinjer i forhold til eier 2. klarere leverandør- og partnerrolle i forhold til helseforetakene 3. legge til rette for en ytterligere profesjonalisering av organisasjonen Det første formålet er en forutsetning for at de to øvrige skal kunne oppnås, og klare ansvars- og styringslinjer avhenger av at det er en klar ansvars- og oppgavedeling internt i Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner HF. Konsernrevisjonen har derfor gjennomført en revisjon av styring og oppfølging av Sykehuspartner som nytt helseforetak. 1.2 Mål og problemstillinger Formålet med revisjonene som gjennomføres av konsernrevisjonen er å bekrefte helseforetakets styring og kontroll, risikostyring og virksomhetsstyring, og bidra til forbedring, jf.helseforetaksloven 37a. Målet med denne revisjonen har vært å kartlegge og vurdere styring og oppfølging av Sykehuspartner HF som nytt helseforetak. For å belyse styring og oppfølging av Sykehuspartner HF har revisjonen tatt utgangspunkt i fire problemstillinger: 1. Er ansvar og oppgaver internt i og mellom Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner HF definert og kommunisert? 2. Gis styringssignaler fra Helse Sør-Øst RHF til Sykehuspartner HF i etablert styringslinje? 3. Er mål og krav i Oppdrag og bestilling operasjonalisert på alle nivåer i Sykehuspartner HF? 4. Er Helse Sør-Øst RHFs oppfølging av Sykehuspartner HF målrettet? Kapittel 2 oppsummerer resultatet av revisjonen for problemstillingene og konsernrevisjonens anbefalinger. 1.3 Omfang og avgrensning Revisjonen har omfattet både Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner HF. Revisjonen har omfattet utvalgte deler av styring og kontroll i det regionale helseforetaket og Sykehuspartner HF. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 4 av 16

Hovedfokus i revisjonen har vært de delene som er særlig relevante for arbeidsdelingen og styring og oppfølging mellom Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner HF. I Sykehuspartner HF har økonomi og virksomhetsområdene IKT-tjenester, IKT-service, Prosjekttjenester og HR, økonomi og regnskap vært en del av revisjonen. Det er også innhentet underliggende dokumentasjon for utvalgte avdelinger og seksjoner i de enkelte virksomhetsområdene 1. I Helse Sør-Øst RHF har revisjonen omfattet ledelsen og avdelingene for økonomi, styre- og eieroppfølging, teknologi og ehelse, HR og medisin og helsefag. Innkjøpsområdet er ikke omfattet av revisjonen. 1.4 Revisjonsgrunnlag og metode Revisjonsgrunnlaget som er lagt til grunn for utviklingen av revisjonene er hentet fra helseforetaksloven og rammeverk for virksomhetsstyring, intern styring og kontroll, i Helse Sør-Øst. Revisjonen er utført ved gjennomgang av relevante dokumenter, intervjuer av stab/linje og observasjon i Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner HF. 2 Oppsummering av revisjonen Dette kapitlet oppsummerer resultatet fra problemstillingene som er belyst i revisjonen. Det er utarbeidet to detaljgrunnlag i revisjonen til henholdsvis Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner HF. Detaljgrunnlagene som rapporten bygger på er verifisert hos de reviderte enhetene og er vedlagt rapporten som ett samlet dokument (vedlegg 2). 2.1 Problemstilling 1: Er ansvar og oppgaver internt i og mellom Helse Sør- Øst RHF og Sykehuspartner HF definert og kommunisert? Helse Sør-Øst RHF I denne problemstillingener det undersøkt om Helse Sør-Øst RHF har fordelt og kommunisert ansvar og oppgaver knyttet til styring og oppfølging av Sykehuspartner HF. Videre er prosess for utarbeidelse av Oppdrag og bestilling undersøkt. Revisjonen har vist at Helse Sør-Øst RHF har definert hovedprosesser, delprosesser og fordelt ansvar for de enkelte delprosessene. Hovedaktivitetene er videre beskrevet i et årshjul. De enkelte avdelingenes ansvar og oppgaver er beskrevet ulike steder; i styringsbok, kvalitetssystem eller virksomhetsplan. Det skjer en intern koordinering i Helse Sør-Øst RHF i arbeidet med å utarbeide Oppdrag og bestilling. Fullmaktsmatrise for Helse Sør-Øst RHF er vedtatt i ledergrupppen. Fullmakter, ansvar og oppgaver er kjent. Revisjonen har vist at det ikke er svakheter knyttet til de kriteriene som er undersøkt. 1 Prosjekttjenester: Porteføljekontor IKT-tjenester: Tjenesteproduksjon Datakommunikasjon Nettverksstøtte IKT-service: IKT-service Sør Regional klinisk seksjon HR, økonomi og regnskap: HR tjenester Lønn og refusjonstjenester Lønn S2 (Drammen) Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 5 av 16

Sykehuspartner HF I denne problemstillingen er det undersøkt om Sykehuspartner HF har fordelt og kommunisert ansvar og oppgaver knyttet til styring og rapportering, og hvordan Sykehuspartner HF deltar i utarbeidelse av Oppdrag og bestilling. Oppgavene til virksomhetsområdene i Sykehuspartner HF fremgår av fordeling av Oppdrag og bestilling fra Helse Sør-Øst RHF, Sykehsuparter HFs virksomhetsplan og interne måldokumenter. Fullmaktsstruktur med ansvarsmatrise er behandlet i styret i Sykehuspartner HF. Fullmakter, ansvar og oppgaver er kjent. Revisjonen har imidlertid vist at: Det ikke er utarbeidet instruks for styret og instruks for administrerende direktør som regulerer forholdet mellom styret og administrerende direktør. Konsernrevisjonen er kjent med at det er under utarbeidelse. Det er et krav i Sykehuspartner HF at alle ledere skal ha lederavtale, men revisjonen viste at ikke alle ledere hadde dette. Konsernrevisjonen er kjent med at Sykehuspartner HF skal utarbeide lederavtaler for alle ledere. Konsernrevisjonen forutsetter at planlagte tiltak gjennomføres. 2.2 Problemstilling 2: Gis styringssignaler fra Helse Sør-Øst RHF til Sykehuspartner HF i etablert styringslinje? I denne problemstillingen er det undersøkt om styring av Sykehuspartner HF skjer i henhold til Oppdrag og bestilling som er gjort gjeldende i foretaksmøte. Det er også undersøkt om løpende kontakt og nødvendig dialog utenom foretaksmøter skjer innenfor rammene av Oppdrag og bestilling. Videre er det undersøkt om mål og krav er avklart og forstått. Det foregår mye løpende dialog mellom Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner HF om faglige og personalmessige avklaringer. Avklaringer gjøres ulikt innenfor de ulike fagområdene med hensyn til agendaer/referater/dokumentasjon, men avklaringene er innenfor rammene av Oppdrag og bestilling. Revisjonen har imidlertid vist at: Helse Sør-Øst RHF har i noen punkter i Oppdrag og bestilling skrevet at utdypende styringssignaler skal gis i brevs form. Det er igangsatt prosesser for å avklare og iverksette arbeidet med punktene, men ikke alle punktene er fulgt opp formelt med brev. Konsernrevisjonen anbefaler at det gjennomføres tiltak som sikrer nødvendige formalia i oversendelse av utdypende styringskrav. 2.3 Problemstilling 3: Er mål og krav i Oppdrag og bestilling operasjonalisert på alle nivåer i Sykehuspartner HF? I denne problemstillingen har konsernrevisjonen undersøkt om mål og krav fra Helse Sør-Øst RHF og overordnet nivå internt i Sykehuspartner HF er operasjonalisert på alle nivåer. I tillegg er det undersøkt om Sykehuspartner HF har etablert prosesser for oppfølging og rapportering av mål og krav i Oppdrag og bestilling. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 6 av 16

Sykehuspartner HF har utarbeidet en virksomhetsplan som er basert på, og i samsvar med Oppdrag og bestilling for 2015. Alle bestillinger i Oppdrag og bestilling for 2015 er fordelt på de fem virksomhetsområdene/stab. Det er igangsatt en intern målstyringsprosess høsten 2015. Sykehuspartner HF har etablert prosesser for oppfølging og rapportering av krav i Oppdrag og bestilling. Det er månedlig resultatrapportering og tertialrapportering på alle nivåer. Rapporteringen behandles også i styret i Sykehuspartner HF. Prosessen er dokumentert gjennom virksomhetsplan, rapporteringskalender og årshjul. I tertialrapporten gjennomgås alle mål fra Oppdrag og bestilling. Revisjonen har vist at det ikke er svakheter knyttet til problemstilling 3. 2.4 Problemstilling 4: Er Helse Sør-Øst RHFs oppfølging av Sykehuspartner HF målrettet? Det er undersøkt om det er etablert målrettet oppfølging av Sykehuspartner HF fra Helse Sør-Øst RHF. Dette innebærer at det er etablert et opplegg som sier noe om innhold og hyppighet, at Helse Sør-Øst RHF mottar informasjon om alle virksomhetsområdene og at agenda for oppfølgingsmøtene følges. Revisjonen har vist at opplegget for oppfølging beskriver temaer for møtene og hva dette innebærer av forberedelser i Helse Sør-Øst RHF. Temaene for møtene følger årshjulet i Helse Sør-Øst RHF og aktiviteter i forbindelse med styring og oppfølging, eksempelvis status per tertial, økonomisk langtidsplan, budsjett og Oppdrag og bestilling. Revisjonen har vist at det ikke er svakheter knyttet til problemstilling 4. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 7 av 16

Vedlegg 1 - Informasjonsgrunnlag, gjennomførte samtaler, saksgang og rapportbehandling Informasjonsgrunnlag Dokumentasjon Styresaker Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner HF Brev om styringssignaler Styringsbok og kvalitetssystem Helse Sør-Øst RHF Planer Organisasjonskart Agendaer og referater Lederavtaler Sykehuspartner HF Fullmaktsstruktur/-matrise Rapporter Presentasjoner Gjennomførte samtaler /intervjuer Dato Rolle Helse Sør-Øst RHF 9.9.2015 Spesialrådgiver HR 14.9.2015 Økonomidirektør Finansdirektør Regnskapssjef Controller 14.9.2015 Direktør behov og bestilling 16.9.2015 Administrerende direktør Konserndirektør 16.9.2015 Direktør styre- og eieroppfølging Plansjef styre- og eieroppfølging 23.9.2015 Direktør Tekonologi og ehelse Prosjektsjef Teknologi og ehelse Sykehuspartner HF 8.9.2015 Direktør Prosjekttjenester Strategisk rådigver Prosjekttjenester 8.9.2015 Konstituert direktør IKT-Service 9.9.2015 Konstituert økonomidirektør Regnskapssjef 10.9.2015 Avdelingsleder virksomhetsstyring Spesialrådgiver virksomhetsstyring Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 8 av 16

10.9.2015 Direktør HR, økonomi og regnskap Avdelingsleder Regnskap- og økonomitjenester 11.9.2015 Assisterende direktør IKT-tjenester 21.9.2015 Administrerende direktør Saksgang og rapportbehandling Dato Aktivitet 13.10.2015 Verifisering av detaljgrunnlag Sykehuspartner HF gjennomført 19.10.2015 Verifisering av detaljgrunnlag Helse Sør-Øst RHF gjennomført 28.10..2015 Oversendt utkast rapport fra revisjonen til administrerende direktør 4.11.2015 Tilbakemelding på utkast rapport fra administrerende direktør 6.11.2015 Oversendelse endelig rapport xx.xx.2015 Fremleggelse av endelig rapport og administrerende direktørs oppfølging av tiltaksarbeidet for styret Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 9 av 16

Vedlegg 2 Detaljgrunnlag Til Revisjonsrapport 5/2015 Revisjon: Styring og oppfølging av Sykehuspartner HF som helseforetak

1. Innledning Det vises til presentasjon som ble gjennomgått i oppstartsmøtet for revisjonen. Dokumentet som fremlegges er grunnlag for verifisering av våre observasjoner. I tabellene er det bare tatt med observasjoner til de kriterier som konsernrevisjonen har vurdert som delvis oppfylt eller ikke oppfylt. Kriterier som vurderes som oppfylt vil bli kort omtalt i revisjonsrapporten. Når faktaene er verifisert blir dette detaljgrunnlaget grunnlaget for revisjonsrapporten og legges som vedlegg til denne. 2. Veiledning til leseren 2.1 Dokumentet viser I tabellene i kapittel 3 fremkommer følgende: Kolonne 1: Revisjonskriterier som er undersøkt. Kolonne 2: Beskrivelse av funn/observasjon. Kolonne 3: Konsernrevisjonens vurdering av funn/observasjon mot revisjonskriterier og beskrivelse av konsekvenser. Vurderingskategorier: o Kriteriet vurderes som oppfylt. o Kriteriet vurderes som delvis oppfylt. o Kriteriet vurderes som ikke oppfylt. Kolonne 4: Konsernrevisjonens anbefalinger. Anbefalingskategorier: o Ingen anbefalinger gis. o Anbefaler at tiltak gjennomføres. 2.2 Dokumentet skal benyttes til a) Verifikasjon av funn/observasjoner i kolonne 2 i kapittel 3. Det meldes tilbake til konsernrevisjonen i henhold til avtale. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 11 av 16

b) Etter tilbakemelding på eventuelle feil/uklarheter i funn/observasjoner, gjøres korrigeringer og oppdateringer i dokumentet. Dokumentet danner grunnlag for revisjonsrapporten og kapittel 3 blir vedlagt endelig revisjonsrapport. 3. Funn fra gjennomgangen 3.1 Problemstilling 1: Er ansvar og oppgaver internt i og mellom Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner HF definert og kommunisert? Revisjonskriterier Observasjon/funn Vurdering/Konsekvens Anbefaling Helse Sør-Øst RHF har fordelt og kommunisert ansvar og oppgaver knyttet til styring og oppfølging av Sykehuspartner HF. Kriteriet vurderes som oppfylt. Ingen anbefalinger gis. Sykehuspartner HF har fordelt og kommunisert ansvar og oppgaver knyttet til styring og rapportering. Oppgavene til virksomhetsområdene fremgår av fordeling av organisasjonskart, oppdrag og bestilling fra Helse Sør-Øst RHF, Sykehuspartner HFs virksomhetsplan og interne måldokumenter. Det er ikke utarbeidet instruks for styret og administrerende direktør i Sykehuspartner HF etter etableringen av Sykehuspartner som helseforetak, men utarbeidelse er iverksatt. Kriteriet vurderes som delvis oppfylt. Manglende tydeliggjøring av ansvar og oppgaver i styringslinjen kan medføre risiko for at ledere ikke er kjent med hvilket ansvar de har og at oppgavene dermed ikke utføres. Anbefaler at tiltak gjennomføres. Det er ikke utarbeidet stillingsbeskrivelser for ledere i Sykehuspartner HF, men linjeledere skal ifølge virksomhetsplanen ha lederavtaler. Disse beskriver lederkrav i Sykehuspartner HF, samt egne mål. Ikke alle ledere (utvalgt i revisjonen) har lederavtale på revisjonstidspunkt. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 12 av 16

3.2 Problemstilling 2: Gis styringssignaler fra Helse Sør-Øst RHF til Sykehuspartner HF i etablert styringslinje? Revisjonskriterier Observasjon/funn Vurdering/Konsekvens Anbefaling Styring skjer i foretaksmøter og gjennom Oppdrag og bestilling. Kriteriet vurderes som oppfylt. Ingen anbefalinger gis. Løpende kontakt og nødvendig dialog utenom foretaksmøter skjer innenfor rammene av Oppdrag og bestilling. Kriteriet vurderes som oppfylt. Ingen anbefalinger gis. Mål og krav til Sykehuspartner HF er avklart og forstått. De som er intervjuet i Sykehuspartner HF gir uttrykk for at oppdraget gitt til Sykehuspartner HF er avklart og forstått. Helse Sør-Øst RHF har i noen punkter i Oppdrag og bestilling skrevet at utdypende styringssignaler skal gis i brevs form. Det er iverksatt prosesser for å følge opp punktene, men ikke alle punktene er fulgt opp med brev. Kriteriet vurderes som delvis oppfylt Manglende formalia ved oversendelse av utdypende styringssignal kan medføre usikkerhet om styringssignalenes gyldighet og gi manglende sporbarhet. Anbefaler at tiltak gjennomføres. Punktene i Oppdrag og bestilling dette gjelder, er: 3.1.2 Lønn og personal (HR) Mål 2015 (side 8): (...) Sykehuspartner skal bidra til effektivisering av HR-tjenestene og arbeidsprosessene i øvrige helseforetak. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 13 av 16

Sykehuspartners leveranse konkretiseres i eget brev fra Helse Sør-Øst RHF. 3.1.1 IKT Forvaltning (side 8): Mål 2015: (...) SP skal i tillegg til SLAer, innen 1. mars 2015, utarbeide en omforent kundeplan, hvor leveranseplaner er gjensidig forankret mellom SP og helseforetakene. Rammer for arbeidet avklares i eget brev fra HSØ RHF. Planen skal godkjennes av HSØ RHF. 3.3 Problemstiling 3: Er mål og krav i Oppdrag og bestilling operasjonalisert på alle nivåer i Sykehuspartner HF? Revisjonskriterier Observasjon/funn Vurdering/Konsekvens Anbefaling Mål og krav fra Helse Sør-Øst RHF (og overordnet nivå internt) er operasjonalisert på alle nivåer. Sykehuspartner HF har utarbeidet en virksomhetsplan for foretaket, som er lagt frem for styret i Sykehuspartner HF. Den er basert på og i samsvar med Oppdrag og bestilling for 2015. Kriteriet vurderes som delvis oppfylt. Det er en risiko for at det ikke er klart hvilke krav som stilles til ledere, og hvordan kravene henger sammen med enhetens mål. Virksomhetsområdene har, med utgangspunkt i Sykehuspartner HFs overordnede mål, utviklet egne mål i tråd med overordnede mål og krav. Sykehuspartner HF har høsten 2015 igangsatt en intern målstyringsprosess. Ifølge virksomhetsplanen til Sykehuspartner HF skal alle ledere ha lederavtaler som skal gjelde for Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 14 av 16 Anbefaler at tiltak gjennomføres.

ett år av gangen. Dette er imidlertid ikke gjennomført for alle linjeledere i 2015. Sykehuspartner HF har etablert prosesser for oppfølging og rapportering av mål og krav i Oppdrag og bestilling og virksomhetsplan. Kriteriet vurderes som oppfylt. Ingen anbefalinger gis. 3.4 Problemstilling 4: Er Helse Sør-Øst RHFs oppfølging av Sykehuspartner HF målrettet? Revisjonskriterier Observasjon/Funn Vurdering/Konsekvens Anbefaling Det er etablert målrettet oppfølging av Sykehuspartner HF fra Helse Sør-Øst RHF. Kriteriet vurderes som oppfylt. Ingen anbefalinger gis. Utformet av Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Side 15 av 16