KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE Tid: Onsdag 7. desember 2016 kl. 14.00 Stad: Fjell Rådhus, møterom 321 (3. etasje) SAKER: 24/2016 Innkalling og saksliste 25/2016 Saker til orientering 26/2016 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for 2017 27/2016 Eventuelt Forfall må meldast snarast til Eiliv Engelsen på e-post: een@svw.no eller telefon: 98491215. Kontrollutvalet i Fjell kommune, 30. november 2016 Kristian Garlid Johannessen Leiar Eiliv Engelsen Sekretariat Leiar: Kristian Johannessen Trengereidvegen 64, 5382 Skogsvåg Telefon: 917 00 359 E-post: kristian@garlid-johannessen.com Sekretariat: Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS v/advokat Eiliv Engelsen Postboks 1213 Sentrum, 5811 Bergen Telefon: 55 56 82 68 / E-post: een@svw.no
KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE 25/2016: SAKER TIL ORIENTERING Skriv/dokument: Uavhengighetserklæring frå Deloitte AS v/helge-roald Johnsen av 31.10.2016 Orientering frå Fjell kommune i sak 18/2016 Saksopplysing: Det følgjer av forskrift om kontrollutval ved kommunar og fylkeskommunar 6 at: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Deloitte AS v/helge-roald Johnsen har føreteke eigenvurdering av uavhengighet og objektivitet i samhøve til kommunelova 79. Kontrollutvalet vil handsame eigenvurderinga frå revisjonsselskapet. Deloitte AS vil under møte kort gjera greie for rekneskapsrevisjonsplanen og orientere om gjennomført rekneskapsrevisjon så langt. Innstilling frå sekretariatet: Kontrollutvalet vedtek: Kontrollutvalet tek informasjonen til vitande. Saksopplysing: I samband med prioritering av prosjekt til plan for selskapskontroll 2016-2020 har kontrollutvalet i sak 18/2016 bedt om ei orientering frå Sambandet Sotra Øygarden Bergen AS for å avdekke om det var grunnlag for å prioritere Sambandet Sotra Øygarden Bergen AS for selskapskontroll, samt ei orientering frå Gode Sirklar AS for å følgje opp kva tiltak som er gjort etter utført selskapskontroll i 2011. Kontrollutvalet har mottatt ei orientering frå Fjell kommune i sak 18/2016. Kontrollutvalet vil gjennomgå orienteringa i møte. Innstilling frå sekretariatet: Kontrollutvalet vedtek: Kontrollutvalet tek informasjonen til vitande. 26/2016: FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL FOR 2017 Skriv/dokument: Side 2 av 3
KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE Saksutgreiing med vedtak frå kommunestyret i Fjell kommune av 24.11.2016 med plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2020 Saksopplysing: Kommunestyret har i møte den 24.11.2016 vedteke følgjande plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2020: Kommunestyret godkjenner Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020 og plan for selskapskontroll 2016 2020 med slik prioritering og tidfesting: 1. Tilpassa opplæring, spesialundervisning og PPT - år 2017 2. Plan- og byggesaksbehandling - år 2018 3. Kontrakts- og leverandøroppfølging - år 2019 Kommunestyret viser til plan for selskapsrevisjon for 2012 2016. Planen den gangen prioriterte foruten FjellVAR AS og Sotra Brannvern IKS, Straume Idrettspark AS og Eierskapsstrategi. Kommunestyret ser ikke behovet for å gjennomføre selskapskontroll for Straume Idrettspark AS og Eierskapsstrategi i denne perioden. Finansiering av forvaltningsrevisjon i perioden 2017 2020 skjer gjennom årlege budsjettløyvingar. Det følgjer av forskrift om kontrollutval ved kommunar og fylkeskommunar 9 at: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. Kontrollutvalet vil gjennomgå vedtaket frå kommunestyret av 24.11.2016 med plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for 2016-2020, og setje i gang innleiande arbeid rundt forvaltningsrevisjon og/eller selskapskontroll for 2017. Innstilling frå sekretariatet: Saka vert fremja utan innstilling frå sekretariatet. ***** Bergen, 30. november 2016 Eiliv Engelsen Sekretariat Side 3 av 3
Deloitte. Til Kontrollutvalet i Fjell kommune DeloitteAS Damsgårdsveien 135 Postboks 6013 Postterminalen NO-5892 Bergen Norway Tlf.: +47 55 21 81 00 Faks: +475521 81 33 www.deloitte.no VA VHENGIGHETSERKLÆRING Deloitte AS v/partner Helge-Roald Johnsen sin eigenvurdering av uavhengighet følgjer punktvis i forhold til krav i kommunelova 79 og revisjonsforskriftene 13 og 14: Pkt. 1: Tilsetjingstilhøve Ansvarleg revisor eller andre som deltek i revisjonen har ikkje anna stilling hos kommunen eller i verksemder som kommunen deltek i. Pkt. 2: Medlem istyrande Ansvarleg revisor eller andre som deltek i revisjonen er ikkje medlem organ av styrande organ i noko verksemd som kommunen deltek i. Pkt. 3: Deltek i eller har funksjonar i anna verksemd som kan føre til interessekonflikt eller svekka tillit Pkt. 4: Nærståande Ansvarleg revisor eller andre som deltek i revisjonen har ikkje funksjanar i noko verksemd som kan føre til interessekoriflikt eller svekka tillit til rollen som revisor for Fjell kommune. Ansvarleg revisor eller andre som deltek i revisjonen har ikkje nærståande som har tilknyting til Fjell kommune som er av betydning for vår uavhengighet og objektivitet. Pkt 5: Rådgjevings- eller Vi stadfester at det for tida ikkje vert ytt rådgjevings- eller andre andre tenester som er eigna tenester til Fjell kommune som kjem i konflikt med krav til til å påverke revisors habilitet uavhengighet og objektivitet. Pkt. 6: Tenester under Vi stadfester at det for tida ikkje vert ytt tenester til Fjell kommune som kommunens eigne leiings- og høyrer inn under kommunen sine eigne leiings- og kontrolloppgåver. kontrolloppgåver Pkt. 7: Opptre som Vi stadfester at Deloitte for tida ikkje opptrer som fullmektigfor Fjell fullmektig for den revisjons- kommune. pliktige Pkt. 8: Andre særeigne forhold Vi kjenner ikkje til at det liggføre andre særeigne forhold som er eigna til å svekke tilliten til Deloitte AS som revisor for Fjell kommune. Bergen, 31. oktober 2016»:»: Helge-R~d Johnsen statsautorisert revisor Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of members firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/nolomoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Medlemmer av Den Norske Revisorforening org.nr: 980 211 282
KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE ORIENTERING I SAK 18/2016 Kontrollutvalet i Fjell kommune v/sekretariatet har i e-post av 29.11.2016 mottatt følgjande orientering frå Fjell kommune i sak 18/2016: "Når det gjeld orientering frå selskapet Sotra Øygarden Bergen AS så er det eit selskap som ikkje lenger er aktivt. Fjell kommune overtok alle aksjane i dette selskapet i 2014 og står som eigar, men det er som sagt ingen aktivitet i selskapet. Fjell kommune har sendt inn eit krav til vegdirektoratet og ber om å få refundert Fjell kommune sine kostnader. Kom gjerne tilbake til meg om Kontrollutvalet likevel ønskjer ei orientering om dette selskapet. Når det gjeld orientering om selskapskontroll i Gode Sirklar så vidaresender eg denne eposten til ny dagleg leiar Sigmund Kvernes og ber han førebu ei orientering til kontrollutvalet." ***** Bergen, 30. november 2016 Eiliv Engelsen Sekretariat S_5851563/1_50113501
Fjell kommune Arkiv: Saksmappe: 2016/2937-27226/2016 Sakshandsamar: Grethe Bergsvik Dato: 14.11.2016 SAKSDOKUMENT Utvalsaksnr Utval Møtedato 134/16 Kommunestyret 24.11.2016 Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 og plan for selskapskontroll 2016-2020 Samandrag av saka: Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 og plan for selskapskontroll 2016 2020 har vore behandla i kontrollutvalet. Kommunestyret får begge planane til behandling og må tidfesta og finansiera begge planane. Saka vert lagt fram utan innstilling, men rådmannen kjem med forslag til mogeleg vedtakstekst. Innstilling: Straume, den 14.11.2016 Steinar Nesse Rådmann Lillian Torsvik servicetorgsjef
Handsama i Kommunestyret - 24.11.2016: Sotralista fremja kontrollutvalet si prioritering til plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll: Kontrollutvalet vedtek følgjande prioritering av prosjekt for utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020: 1. Tilpassa opplæring, spesialundervisning og PPT 2. Plan- og byggesakshandsaming 3. Fordeling av idrettsmidlar / Tilskotsforvaltning innan kultur 4. Tryggleik og beredskap 5. HMT 6. Bemanning, sjukefråvær og vikarbruk i barnehagar 7. Kontrakts- og leverandøroppfølging 8. Busetting og integrering av flyktningar / Samhandling med Fjell bustadstifting Øvrige prosjekt som følgjer av utkast til overordna analyse for plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 er uprioriterte, men vil også takast med i utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020. Kontrollutvalet vedtek følgjande prioritering av prosjekt for utkast til plan for selskapskontroll 2016-2020: 1. Eigarskapsforvaltninga 2. Straume Idrettspark AS Framlegg frå Arbeiderpartiet og Høgre v/karsten Henrik Sprenger: Kommunestyret godkjenner Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020 og plan for selskapskontroll 2016 2020 med slik prioritering og tidfesting: 1. Tilpassa opplæring, spesialundervisning og PPT - år 2017 2. Plan- og byggesaksbehandling - år 2018 3. Kontrakts- og leverandøroppfølging - år 2019 Kommunestyret viser til plan for selskapsrevisjon for 2012 2016. Planen den gangen prioriterte foruten FjellVAR AS og Sotra Brannvern IKS, Straume Idrettspark AS og Eierskapsstrategi. Kommunestyret ser ikke behovet for å gjennomføre selskapskontroll for Straume Idrettspark AS og Eierskapsstrategi i denne perioden. Finansiering av forvaltningsrevisjon i perioden 2017 2020 skjer gjennom årlege budsjettløyvingar. Framlegga vart sett opp mot kvarandre og det vart votert slik: Sotralista sitt framlegg fekk 13 røyster og fall (mindretalet: SL, FrP, V, SP, MDG og 1 frå KrF). Arbeiderpartiet og Høgre sitt framlegg vart vedteke med 21 røyster (AP, H og 3 frå KrF) Desse hadde ordet i saken: Svein Bergh, Anita Garlid Johannessen, Daniel Victor Sandvik, Tom Georg Indrevik, Eva Vik og Ernst Einarsen
Vedtak i Kommunestyret - 24.11.2016: Kommunestyret godkjenner Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020 og plan for selskapskontroll 2016 2020 med slik prioritering og tidfesting: 1. Tilpassa opplæring, spesialundervisning og PPT - år 2017 2. Plan- og byggesaksbehandling - år 2018 3. Kontrakts- og leverandøroppfølging - år 2019 Kommunestyret viser til plan for selskapsrevisjon for 2012 2016. Planen den gangen prioriterte foruten FjellVAR AS og Sotra Brannvern IKS, Straume Idrettspark AS og Eierskapsstrategi. Kommunestyret ser ikke behovet for å gjennomføre selskapskontroll for Straume Idrettspark AS og Eierskapsstrategi i denne perioden. Finansiering av forvaltningsrevisjon i perioden 2017 2020 skjer gjennom årlege budsjettløyvingar.
Dokument vedlagt saka: Forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020 Forslag til plan for selskapskontroll 2016 2020 Saksopplysningar: Det er kommunestyret som har det overordna kontrollansvaret for den kommunale verksemda, men vel sjølv eit kontrollutval til å utøve det løpande tilsynet med den kommunale verksemda. To av oppgåvene til kontrollutvalet er å sørgje for at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon og at kommunen sine eigarinteresser i selskap vert kontrollerte. Overordna analyse og arbeid med å utarbeide planar er viktig for at kontrollutvalet skal vert kjent med verksemdsområda og eigarinteressene til kommunen. For å sikre at kommunestyret vel ut dei mest relevante prosjekta, skal kontrollutvalet utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon og ein plan for selskapskontroll. Planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er i utgangspunktet uavhengige av kvarandre, men det kan vere ein føremon å samordne planarbeidet. For å utarbeide gode planar som får fram kva område i kommunen som bør kontrollerast, må det gjennomførast ein overordna analyse av verksemda til kommunen. Den overordna analysen skal gje svar på kva område det er knytt størst risiko til, og kva område det er mest vesentleg for kontrollutvalet å undersøkje. Kontrollutvalet har utarbeidd ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, og ein plan for gjennomføring av selskapskontroll. Kontrollutvalet vedtok i møte den 15.3.2016 prosjektplan og framdriftsplan av februar 2016 frå revisjonsselskapet Deloitte AS for overordna analyse i samband med plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I møte 12. april 2016 identifiserte kontrollutvalet risikoområde og analyserte risikoar ved ulike tenesteområde i Fjell kommune. Basert på kontrollutvalet sine synspunkt har revisjonsselskapet Deloitte AS utarbeidd analysegrunnlag for plan for forvaltningsrevisjon og for plan for selskapskontroll. Etter revisjonsselskapet Deloitte AS si meining er det identifisert fleire område som kan representere ein risiko. Kontrollutvalet drøfta utkastet i møte 23. august 2016, og i samråd med revisjonsselskapet har det utarbeidd ei liste over prioriterte prosjekt det kan vere aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på. Kontrollutvalet vil ha høve til å omprioritere mellom prosjekta i etterkant og fram mot kommunestyret si behandling og endeleg vedtak av dei to planane. Finansiering av revisjon og kontroll: Fjell kommune budsjetterer kvart år med ein sum til kontrollutvalet og for 2017 er det sett av kr 200.000 til revisjon og kontroll. Kostnader til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll varier i storleik og baserer seg på kor omfattande og komplisert ein revisjon og/eller kontroll er. Med bakgrunn i erfaring dei siste tre åra kan kostnaden for ein (1) selskapskontroll variera frå omlag kr 140.000 til omlag kr 250.000. Tilsvarande for ein (1) forvaltningsrevisjon kan kostnaden variera frå omlag kr 150.000 til omlag kr 310.000 som var tilfelle for den mest omfattande revisjonen dei siste åra.
Kontrollutvalet har ikkje vurdert kostnadselementet i sitt framlegg til prioriterte tiltak, heller ikkje tidfesta når i perioden tiltaka skal ha revisjon/kontroll. Det vil difor vere opp til kommunestyret å tidfeste og finansiere både plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Dersom revisjonane og/eller kontrollane vert omfattande, må kommunestyret vurdere å løyva ekstra midlar ut over dei 200.000 som allereie ligg i budsjettframlegget for 2017 og samstundes peika på behov for midlar også for 2018 og 2019. Kontrollutvalet har identifisert og prioritert 8 ulike område som det meiner bør gjennomførast forvaltningsrevisjon på. Det har og identifisert og prioritert 2 område det bør gjennomførast selskapskontroll på. Vedtak i Kontrollutvalet 23. august 2016: Kontrollutvalet vedtek følgjande prioritering av prosjekt for utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020: 1. Tilpassa opplæring, spesialundervisning og PPT 2. Plan- og byggesakshandsaming 3. Fordeling av idrettsmidlar / Tilskotsforvaltning innan kultur 4. Tryggleik og beredskap 5. HMT 6. Bemanning, sjukefråvær og vikarbruk i barnehagar 7. Kontrakts- og leverandøroppfølging 8. Busetting og integrering av flyktningar / Samhandling med Fjell bustadstifting Øvrige prosjekt som følgjer av utkast til overordna analyse for plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 er uprioriterte, men vil også takast med i utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020. Kontrollutvalet vedtek følgjande prioritering av prosjekt for utkast til plan for selskapskontroll 2016-2020: 1. Eigarskapsforvaltninga 2. Straume Idrettspark AS Vurdering: Kommunestyret må behandla kontrollutvalet sitt framlegg til plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020 og plan for selskapskontroll 2016 2020. Kommunestyret må prioritera, finansiera og tidfesta dei ulike tiltaka. Rådmannen legg fram saka utan innstilling, men med forslag til vedtakstekst: Kommunestyret godkjenner Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020 og plan for selskapskontroll 2016 2020 med slik prioritering og tidfesting: 1.... År:... 2.... År:... 3.... År:... 4. osv Finansiering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i perioden 2017 2020 skjer gjennom årlege budsjettløyvingar.