Forvaltningsrevisjon Hordaland fylkeskommune Tilskotsforvaltning innanfor kulturområdet. Prosjektplan/engagement letter

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Forvaltningsrevisjon Hordaland fylkeskommune Tilskotsforvaltning innanfor kulturområdet. Prosjektplan/engagement letter"

Gøran Martinsen
8 år siden
Visninger:

1 Forvaltningsrevisjon Hordaland fylkeskommune Tilskotsforvaltning innanfor kulturområdet Prosjektplan/engagement letter September 2013

2 Innhald 1. Føremål og problemstillingar Bakgrunn Føremål og problemstillingar Avgrensingar Revisjonskriterium Forvaltningslova Alminneleg forvaltningsrett Fylkeskommunale vedtak og retningslinjer Andre sentrale føresegner og retningsliner Metode Dokumentanalyse Intervju Stikkprøvegjennomgang Verifiseringsprosessar Tid og ressursbruk Nøkkelpersonell Tidsbruk... 7

.. 5 2.1.4 Andre sentrale føresegner og retningsliner... 5 3. Metode... 6 3.1 Dokumentanalyse... 6 3.2 Intervju... 6 3.3 Stikkprøvegjennomgang.

3 1. Føremål og problemstillingar 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet i sak 20/13, , utarbeidd prosjektplan for forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltning innanfor kulturområdet i Hordaland fylkeskommune. 1.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med prosjektet vil vere å undersøke i kva grad det er etablert tilstrekkeleg med system og rutinar for å sikre god styring og kontroll med tilskotsforvaltninga innanfor kulturområdet. Med bakgrunn i føremålet er det formulert følgjande problemstillingar: 1. Er det gjort ei tydeleg avgrensing av roller og mynde mellom administrasjonen og politisk nivå, når det gjeld tilskotsforvaltning på kulturområdet? 2. Er sakshandsaminga i samband med tildeling av tilskot tilfredsstillande? a) Er det utarbeidd klåre føringar og/eller kriterium for tildeling av tilskot innanfor dei ulike tilskotsordningane? b) Blir forvaltningslova sin krav til sakshandsaming etterlevd? c) Blir eventuelle interne retningsliner for sakshandsaminga etterlevd? d) Er sakshandsaminga godt dokumentert og etterprøvbar? e) Er det etablert tilfredsstillande system og rutinar for vurdering av habilitet i samband med tildeling av tilskot? 3. Er informasjon om tilskotsordningane tydeleg og gjort tilgjengeleg for målgruppa? 4. I kva grad er det etablert system for å vurdere om tilskota bidrar til å nå dei mål som er sett? a) I kva grad er det formulert tydelege føremål med dei ulike tilskotsordningane? b) I kva grad blir det stilt krav om rapportering frå tilskotsmottakar? c) I kva grad blir det stilt krav om dokumentering av kostnader i samband med rapportering? d) I kva grad blir rapportering frå tilskotsmottakarar nytta for å gjennomføre evalueringar av ulike tilskotsordningar? 5. Er det etablert tilstrekkelege rutinar for koordinering og samhandling mellom kulturavdelinga og andre avdelingar i fylkeskommunen, i tilfelle der det kan vere aktuelt at fleire avdelingar tildeler tilskot til same verksemd eller føremål? 1.3 Avgrensingar Prosjektet vil ha fokus på tilskotsordningar som blir forvalta av Kultur- og idrettsavdelinga i Hordaland fylkeskommune, og hovudfokus vil vere på tilskotsordningar som er definerte som «kultur», samt tilskotsordningar som er definerte som «frivillig arbeid (kultur og idrett)». 3

2 Føremål og problemstillingar Føremålet med prosjektet vil vere å undersøke i kva grad det er etablert tilstrekkeleg med system og rutinar for å sikre god styring og kontroll med

4 2. Revisjonskriterium Innsamla data vil bli vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lovar, andre sentrale føresegn på området, samt relevante fylkeskommunale vedtak og retningsliner. Lista med kriterium under er ikkje utømmande for det som kan vere relevant for prosjektet. Andre kriterium vil kunne kome til dersom det skulle vere naudsynt for å få ei fullstendig undersøking og vurdering av problemstillingane Forvaltningslova Handsaming av søknader om tilskot skal følgje reglane i forvaltningslova. Tildeling av tilskot er i hovudsak enkeltvedtak, og dette inneber at også forvaltningslova sine føresegner om enkeltvedtak skal følgjast. Av forvaltningslova 23 går det fram at eit enkeltvedtak skal vere skriftleg, om ikkje dette av praktiske årsaker vil vere særleg byrdefult for forvaltningsorganet. Vidare går reglar om grunngjeving fram av forvaltningslova 24 og 25. Ifølgje 24 skal eit enkeltvedtak grunngis, medan det av 24 andre ledd går fram at forvaltningsorganet kan la vere å gi ei samtidig grunngjeving for vedtak som fordeler tilskot. Forvaltningsorganet må likevel sikre at handsaminga av søknadene er sporbar, og grunngjevinga for vedtaka må dokumenterast slik at dei kan etterprøvast. Av 27 går det fram at det forvaltningsorgan som har fatta vedtaket, skal sørgje for at partane blir underretta om vedtaket så snart som mogleg, og at det i underretninga skal gis opplysning om klageåtgang, klagefrist, klageinstans og den nærare framgangsmåte ved klage. Retten til å klage på eit vedtak går fram av 28. Kapittel 2 i forvaltningslova omhandlar habilitet, og av 6 første ledd går det fram kva tid ein offentleg tenestemann er å rekne som ugild. Vidare går det fram av 6 andre ledd at ein offentleg tenestemann er «( ) ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.» Alminneleg forvaltningsrett Eit grunnleggjande krav til forvaltninga er at den skal ta avgjerder på grunnlag av ei forsvarleg handsaming. Dette kravet blir rekna som ein ulovfesta rettsregel som supplerer dei lovfesta krava til sakshandsaminga som går fram av forvaltningslova. 1 Forsvarleg sakshandsaming inneber at det organet som skal ta ei avgjerd, har eit forsvarleg grunnlag for å ta si avgjerd. Handsaminga av søknader, og dei vurderingar som blir gjort, må difor vere basert på saklegheit (saklegheitsprinsippet), og at vurderingane er moglege å etterprøve. Dette inneber mellom anna at tildeling av tilskot må vere basert på fastsette tildelingskriterium, og ikkje på utanforliggjande omsyn. 2 1 Hans Petter Graver, Alminnelig forvaltningsrett, 2. utgave, Jf Riksrevisjonen: Riksrevisjonens undersøkelse av tilskuddsforvaltningen i Norsk kulturråd. Dokument 3:12 ( ). 4

Andre kriterium vil kunne kome til dersom det skulle vere naudsynt for å få ei fullstendig undersøking og vurdering av problemstillingane. 2.1.

5 2.1.3 Fylkeskommunale vedtak og retningslinjer Relevante fylkeskommunale vedtak og retningsliner vil bli nytta som revisjonskriterium Andre sentrale føresegner og retningsliner I den grad tildeling av nokre tilskot er delegert frå departement eller direktorat, og det føreligg oppdragsbrev/forventningsbrev eller andre føresegner knytt til forvaltninga av tilskota, vil desse bli nytta som revisjonskriterium. Til dømes føreligg det eit rundskriv frå Kunnskapsdepartementet, V B, som inneheld retningsliner for forvaltning av desentralisert ordning for tilskot til kulturbygg. 5

oppdragsbrev/forventningsbrev eller andre føresegner knytt til forvaltninga av tilskota, vil desse bli nytta som revisjonskriterium.

6 3. Metode Oppdraget vil bli utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 3.1 Dokumentanalyse Rettsreglar og fylkeskommunale vedtak vil bli gjennomgått og brukt som revisjonskriterium. Vidare vil informasjon om fylkeskommunen og dokumentasjon på etterleving av interne rutinar, regelverk m.m. bli samla inn og analysert. Aktuelle dokument kan vere fylkeskommunale retningsliner for tilskotsforvaltninga, vedtak om tilskot, korrespondanse med tilskotsmottakarar, rapporteringar mv. Innsamla dokumentasjon vil bli vurdert opp mot revisjonskriteria. 3.2 Intervju Revisjonen ønskjer å gjennomføre intervju med utvalde personar som arbeider med tilskotsforvaltning innanfor kulturområdet, og vurderer det som føremålstenleg å gjennomføre intervju både med administrativt tilsette og politikarar som er sentrale i tilskotsforvaltninga. Vi reknar med å gjere eit utval på om lag 5 personar. 3.3 Stikkprøvegjennomgang Revisjonen vil gjennomføre stikkprøvar av 25 saker som gjeld tildelingar av tilskot, for å undersøkje i kva grad regelverk, retningsliner og andre føringar har blitt følgt, samt i kva grad det blir rapportert frå tilskotsmottakar om bruken av tilskotet. Utvalet av saksmapper vil bli gjort frå 3-4 ulike tilskotsordningar. For kvar sak vil søknaden, sakshandsaminga, brev til tilskotsmottakar og rapportar frå tilskotsmottakar bli vurdert. Føremålet med gjennomgangen av saksmapper vil vere å undersøke om tildelinga av tilskot er i samsvar med prinsipp om god forvaltningsskikk og krav til forsvarleg sakshandsaming, samt om eventuelle eigne fylkeskommunale krav og retningsliner blir følgt. 3.4 Verifiseringsprosessar Oppsummering av intervju vil bli sendt til intervjuobjekt for verifisering. Det er informasjon frå det verifiserte intervjureferatet som vil bli nytta i rapporten. Faktadelen i rapporten vil bli sendt til fylkesrådmannen for verifisering. Deretter vil heile rapporten, inkludert vurderingsdel og forslag til tiltak, bli sendt til fylkesrådmannen for uttale. Fylkesrådmannen sin uttale vil bli vedlagt den endelege rapporten. 6

Vidare vil informasjon om fylkeskommunen og dokumentasjon på etterleving av interne rutinar, regelverk m.m. bli samla inn og analysert.

8 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately professionals are committed to becoming the standard of excellence Deloitte AS

Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries.

Like dokumenter

Vedtaksoppfølging i Hordaland fylkeskommune Prosjektplan

Vedtaksoppfølging i Hordaland fylkeskommune Prosjektplan Audit & Advisory August 2012 Innhald 1. Føremål og problemstillingar... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Problemstillingar og føremål... 3 1.3 Avgrensing...