Innkjøpsreglement Vedtatt av kommunestyret 17.09.2014 sak 73/14
Innholdsfortegnelse 1 ANVENDELSESOMRÅDE... 3 2 FORMÅL... 3 3 ANSVAR... 3 4 FULLMAKT... 3 5 GENERELLE BESTEMMELSER... 3 5.1 RUTINER... 3 5.2 UNIVERSELL UTFORMING... 4 5.3 MILJØ... 4 5.4 HABILITET... 4 5.5 ETIKK... 4 5.6 OFFENTLIGHET... 5 6 DEFINISJONER... 5 7 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 7.1 BRUK AV INNGÅTTE RAMMEAVTALER... 6 7.2 VALG AV ANSKAFFELSESPROSEDYRER... 7 7.2.1 Alminnelige anskaffelsesprosedyrer... 7 7.2.2 Spesielle anskaffelsesprosedyrer... 8 7.3 ANSKAFFELSESMALER... 8 7.4 DOKUMENTERING... 8 7.5 ARKIVERING... 8 7.6 KUNNGJØRING... 9 7.7 BEHANDLING AV TILBUDENE... 9 7.8 AVVISNINGSBESTEMMELSER... 9 7.9 EVALUERING... 9 7.10 FORHANDLING/AVKLARING... 9 7.11 MEDDELELSE OM AVTALETILDELING OG KLAGEFRIST... 10 8 KONTROLL AV ANSKAFFELSEN OG FAKTURA... 10 9 REKLAMASJON... 10 10 IKRAFTTREDELSE... 10 11 REVISJONSHISTORIKK... 10 Lørenskog kommune Innkjøpsreglement Side 2 av 10
1 Anvendelsesområde Dette reglement gjelder anskaffelse av varer, tjenester, bygg og anlegg som foretas av kommunen, med de unntak som framkommer i lov og forskrift om offentlige anskaffelser (LOA/FOA). Den som skal foreta en anskaffelse på vegne av kommunen skal følge dette reglement. 2 Formål Formålet med reglementet er å gi rammer og retningslinjer for kommunens anskaffelsesprosesser slik at disse gjennomføres effektivt og med god kvalitet. Reglementet skal sikre at alle anskaffelser i Lørenskog kommune gjennomføres i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser (LOA/FOA). 3 Ansvar Rådmannen er ansvarlig for å gjennomføre alle anskaffelser innenfor vedtatt budsjett. I det ligger også ansvar for at anskaffelsen blir gjennomført i henhold til dette reglement. Rådmannen skal påse at innkjøpsfaglig kompetanse og kapasitet sikres til enhver tid. 4 Fullmakt Beslutningsmyndighet og rett til å signere avtaler for kommunens anskaffelser framgår av kommunens delegeringsreglement og attestasjons- og anvisningsreglementet. 5 Generelle bestemmelser Alle anskaffelser skal, i den grad det er relevant og mulig, gjøres ut fra en totaløkonomisk vurdering. Det betyr at det ikke bare er anskaffelseskostnaden som legges til grunn, men også miljøhensyn, service-, bruks-, avhendings- og tilleggskostnader (levetidskostnader) som anskaffelsen forårsaker. De viktigste prinsippene for gjennomføringen av en anskaffelse er: Konkurranse - alle anskaffelser skal i utgangspunktet utsettes for konkurranse. Likebehandling - alle skal behandles likt ingen skal kunne forfordeles. Forutberegnelighet - prosessen må gjennomføres slik det er sagt at den skal gjennomføres. Gjennomsiktighet - det må være åpenhet om alt som gjøres. Etterprøvbarhet - hele prosessen må dokumenteres slik at ettertiden kan se hvordan den er gjennomført. 5.1 Rutiner Kommunens intranett gir nærmere beskrivelse av hvilke rutiner, maler og rammeverk som til enhver tid gjelder for anskaffelser i Lørenskog kommune. Lørenskog kommune Innkjøpsreglement Side 3 av 10
5.2 Universell utforming Oppdragsgiver skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til universell utforming, jf. diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Det innebærer at det skal stilles krav i alle anskaffelser som: fremmer likestilling og likeverd for å sikre like muligheter og rettigheter til samfunnsdeltakelse for alle, uavhengig av funksjonsevne, hindrer diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne, skal bidra til nedbygging av samfunnsskapte funksjonshemmede barrierer og hindre at nye skapes. 5.3 Miljø Offentlige oppdragsgivere skal i henhold til LOA ta hensyn til miljømessige konsekvenser av anskaffelsen under planlegging av den enkelte anskaffelse. Dette medfører at det skal vurderes hvilke krav og kriterier som bør stilles til produktet/tjenesten, leverandøren og/eller avtalegjennomføringsperioden. 5.4 Habilitet For alle kommunens anskaffelser er det viktig å legge vekt på følgende: oppdragsgivers habilitet, jf. reglene i forvaltningsloven og kommuneloven, at oppdragsgiver ikke skal søke eller motta råd fra noen som kan ha økonomisk interesse i anskaffelsen som kan bli benyttet under utarbeidelse av spesifikasjoner for en bestemt anskaffelse, når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En ansatt i Lørenskog kommune kan ikke delta i konkurranser eller inngå avtale med en leverandør der han selv tjenestegjør. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av kommunens ansatte. En ansatt i kommunen kan ikke opptre som konsulent eller som representant for tilbyder ved anskaffelser. 5.5 Etikk Alle anskaffelser skal gjennomføres i henhold til kommunens etiske retningslinjer. De etiske retningslinjene skal fungere som et støttende verktøy i kommunens daglige virksomhet og bidra til å utvikle etisk skjønn hos den enkelte medarbeider og i kommunen som helhet. Enhver som representerer Lørenskog kommune skal bl.a.: sørge for å behandle alle likt, ha blikk for helheten som skapes gjennom kommunens virksomhet, ha en romslig og sjenerøs omgangsform, behandle alle med respekt og omsorg, opptre på en tillitvekkende måte, påse at alle berørte parter får nødvendig informasjon og behandle all sensitiv informasjon med respekt og ikke formidle informasjon til andre enn den som har krav på slik informasjon, sørge for åpenhet og innsyn i dokumentasjonen knyttet til anskaffelser. Kommunen kan kreve av sine leverandører at varene som anskaffes skal være fremstilt under forhold som er i samsvar med nasjonal og internasjonal rett. Hver enkelt ansatt har et personlig ansvar for å påse at kommunens etiske regler blir fulgt. Lørenskog kommune Innkjøpsreglement Side 4 av 10
5.6 Offentlighet For allmennhetens innsyn i dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser gjelder reglene i offentleglova og forvaltningsloven. Det kan kun gjøres unntak fra offentlighet for dokumenter/opplysninger dersom det finnes hjemmel for det i lov eller i medhold av lov. Meroffentlighet skal utøves så langt det er adgang til det. Ved vurderinger av meroffentlighet skal det foretas en avveining av de hensyn som tilsier unntak opp mot allmennhetens behov for innsyn. 6 Definisjoner I dette reglement menes med: Anskaffelse: DOFFIN: EØS-terskelverdi: Konkurransegrunnlag: Kjøp, kontrahering, leie eller leasing av varer, tjenester eller bygg og anlegg. Leie og leasing er inkludert, uavhengig av om oppdragsgiver ved utløpet av avtaleperioden skal ha rett til å kjøpe avtalegjenstanden eller ikke. Nasjonal database for kunngjøring av anskaffelseskonkurranser. Grense fastsatt av EU. Dersom anskaffelsens anslåtte totale verdi overstiger denne grensen, skal anskaffelsen utlyses både i DOFFIN og TED. Kundens beskrivelse av anskaffelsen og anskaffelsesprosessen, angir leveransens omfang og spesifikasjoner, vilkår for konkurransen og avtalevilkår. Grunnlaget for at leverandørene kan inngi tilbud. Kunde/Oppdragsgiver: Hele eller deler av kommunen, den/de enhet/er som i anskaffelsens dokumenter er definert som kunden/oppdragsgiver. Kvalifikasjonskrav: Leverandør: Nasjonal terskelverdi: Oppdragsgiver: Prekvalifiseringsgrunnlag: Rammeavtaler: Minimumskrav til leverandørene, herunder til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle avtaleforpliktelsene og skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Kravene skal ikke diskriminere leverandørene på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet. Leverandør, tjenesteyter eller entreprenør. Grense fastsatt av Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD). Dersom anskaffelsens anslåtte totale verdi overstiger denne grensen, skal anskaffelsen utlyses i DOFFIN. Den som er ansvarlig for gjennomføringen av den enkelte anskaffelser Kundens beskrivelse av hvilke krav som stilles til leverandører for å få anledning til å inngi tilbud. Beskriver kort hva anskaffelsen omfatter. Grunnlaget for at leverandørene kan inngi søknad om deltakelse i konkurransen. Benyttes kun ved begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling over EØS-terskelverdi. Avtale inngått mellom én eller flere enheter og én eller flere leverandører som fastsetter vilkårene for de kjøp (avrop på avtalen) som skal gjennomføres i løpet av avtaleperioden. Lørenskog kommune Innkjøpsreglement Side 5 av 10
Avrop: Samkjøpsavtaler: TED: Tilbud: Tilbyder: Tildelingskriterier Med avrop menes hver enkelt bestilling som gjøres på rammeavtaler i rammeavtalens avtaleperiode og innenfor rammeavtalens omfang. Rammeavtaler som er inngått i samarbeid med andre kommuner og/eller andre offentlige virksomheter/etater. EUs database for kunngjøring av anskaffelseskonkurranser. Bindende løfte (muntlig eller skriftlig) fra tilbyder til oppdragsgiver om å levere varer og/eller ytelser etter nærmere angitte vilkår ved en anskaffelse. Leverandør som inngir tilbud i en anskaffelseskonkurranse. Krav som har tilknytning til avtalegjenstanden, f.eks. kvalitet, pris, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, miljøegenskaper, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice, teknisk bistand, eller tid for levering eller ferdigstillelse. 7 Gjennomføring av konkurransen En anskaffelse skal ikke igangsettes uten at det foreligger en gyldig, skriftlig beslutning om at anskaffelsesprosessen skal gjennomføres. En anskaffelsesprosess kan gjennomføres før budsjettmessig dekning og/eller godkjenning fra politisk hold foreligger, forutsatt at det i konkurransegrunnlaget tas forbehold om at budsjettmessig dekning og/eller godkjenning fra politisk hold må foreligge før avtale kan inngås. For hver anskaffelse skal det utnevnes en avtaleansvarlig. 7.1 Bruk av inngåtte rammeavtaler Dersom anskaffelsen omfattes av allerede inngåtte rammeavtaler, skal disse benyttes. Oversikt over alle rammeavtaler som gjelder for kommunen finnes på kommunens intranett. Når et avrop på en rammeavtale skal foretas, skal følgende vurderes først: Er rammeavtalen fortsatt gyldig? Sjekk om avtalen er innenfor den kunngjorte varighetsperioden, eventuelt om avtalen har blir forlenget i henhold til bestemmelsene i avtalen. Omfattes behovet av den produkt-/tjenestemessige ytelsen som framkommer i rammeavtalen? En rammeavtale med en leverandør innebærer nødvendigvis ikke at man kan anskaffe alt som denne leverandøren kan levere. Det avgjørende er hva som er sagt i kunngjøringen at kommunen skal kjøpe på rammeavtalen, eventuelt med tillegg i avtalen. Er avropet innenfor den økonomiske ramme som er gitt i kunngjøringen/konkurransegrunnlaget? Sjekk at volumet kommunen har kjøpt så langt på avtalen ikke har overskredet det omfanget som ble opplyst i kunngjøringen. Er avropet så stort at det bør kunngjøres som en egen anskaffelse? Sjekk hva avtalens bestemmelser sier om dette. For større kjøp er det innkjøpsfaglig gunstig å gjennomføre ny konkurranse. Avrop på alle rammeavtaler skal gjennomføres i henhold til rammeavtalens bestemmelser, inkludert bruk av eventuelle maler som er vedlagt rammeavtalen. Det er viktig å være klar over at en rammeavtale ikke binder kommunen til noe bestemt uttak. Lørenskog kommune Innkjøpsreglement Side 6 av 10
Det medfører en usikkerhet for leverandørene i forhold til forventet omfang som igjen fører til at betingelsene normalt ikke blir like gode som ved enkeltanskaffelser. Derfor er det viktig å benytte seg av rammeavtalens mulighet til å konkurranseutsette større anskaffelser/oppdrag såfremt det er gjennomførbart, noe som vil medføre mer kostnadseffektive og forutsigbare anskaffelser. Rammeavtalens avtaleansvarlige er ansvarlig for følgende: å utlyse ny konkurranse i god tid før rammeavtalen utløper eller det økonomiske omfanget blir overskredet, at informasjon om avtalene, samt hvordan de skal benyttes, er publisert på intranett, jevnlig følge med på hvor mye kommunen har kjøpt på rammeavtalen i forhold til rammeavtalens økonomiske totalomfang. 7.2 Valg av anskaffelsesprosedyrer Valg av anskaffelsesprosedyre avhenger av følgende faktorer: Anskaffelsens totale anslåtte verdi. Hva som skal anskaffes. 7.2.1 Alminnelige anskaffelsesprosedyrer De mest vanlige anskaffelsesprosedyrer som kan benyttes er: Direkte anskaffelse: Åpen anbudskonkurranse: Begrenset anbudskonkurranse: Konkurranse med forhandling: Anskaffelsesprosedyre som hovedsakelig kan benyttes for anskaffelser under den nasjonale terskelverdi. Oppdragsgiver inviterer minst tre leverandører til å inngi tilbud. Kan i enkelte, svært spesielle tilfeller også gjennomføres ved større anskaffelser. Anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Denne prosedyren kan brukes for alle anskaffelser uansett størrelse. Anskaffelsesprosedyre som bare tillater de leverandører som er prekvalifisert av oppdragsgiver til å gi tilbud og som ikke tillater forhandling. Denne prosedyren kan brukes for alle anskaffelser uansett størrelse. Anskaffelsesprosedyre der oppdragsgiver gjennomfører forhandlinger med tilbyderne, kan benyttes for alle anskaffelser under EØS-terskelverdi. For anskaffelser over EØS-terskelverdi kan prosedyren kun benyttes i særlige tilfeller. Lørenskog kommune Innkjøpsreglement Side 7 av 10
7.2.2 Spesielle anskaffelsesprosedyrer Følgende prosedyrer kan også benyttes, men krever at den som er ansvarlig for gjennomføring har kompetanse innenfor offentlige anskaffelser og kjennskap til hvordan prosedyrene skal gjennomføres. Konkurransepreget dialog: Anskaffelsesprosedyre hvor oppdragsgiver i en eller flere runder fører en dialog med leverandører om alternative løsninger før det gis konkurrerende tilbud. Dynamisk innkjøpsordning: En fullstendig elektronisk prosess for å foreta ordinære anskaffelser, hvis karakteristikker, slik de foreligger på markedet, oppfyller den offentlige oppdragsgiverens krav. Ordningen er begrenset i varighet og er åpen i gyldighetsperioden for alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, og som har levert et veiledende tilbud som er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget. Plan- og designkonkurranse: Anskaffelsesprosedyre som gjør det mulig for oppdragsgiver gjennom en konkurranse, med eller uten premiering, å få utarbeidet en plan eller design som deretter kåres av en jury. Juryens avgjørelse kan være bindende eller innstillende. Benyttes for eksempel på områdene arealplanlegging, byplanlegging, arkitekt- og ingeniørarbeider eller databehandling, Elektronisk auksjon: En elektronisk prosess der det etter en første fullstendig vurdering av tilbudene gjennomføres en gjentagende prosess hvor priser eller nye verdier for visse elementer i tilbudene kan justeres. Visse bygge- og anleggsavtaler og tjenesteavtaler som omfatter intellektuelle tjenester, som for eksempel prosjektering av arbeid, kan ikke rangeres med metoder for automatisk vurdering, og kan derfor ikke gjøres til gjenstand for elektroniske auksjoner. 7.3 Anskaffelsesmaler Maler for gjennomføring av offentlige anskaffelser er tilgjengelige på intranett. Disse skal benyttes i de tilfeller de egner seg. Dette er bl.a. maler for konkurransegrunnlag med vedlegg, maler for evaluering og maler for avtale med bilag. 7.4 Dokumentering Alle anskaffelser skal dokumenteres. Det er den som gjennomfører anskaffelser som er ansvarlig for å påse at så skjer. Det skal føres anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelser over kr. 100.000,-. Den som gjennomfører anskaffelsen er ansvarlig for å påse at så skjer. 7.5 Arkivering Alle dokumenter knyttet til anskaffelsen skal arkiveres i henhold til kommunens arkivrutiner. Før tilbudsåpningen skal alle mottatte tilbud oppbevares uåpnet på betryggende måte og slik at uvedkommende ikke får tilgang til dem. Etter at tilbudene er åpnet, skal originalene i papirversjon leveres til arkiv og den elektroniske versjonen lastes inn i kommunens sak/arkiv system snarest mulig. Lørenskog kommune Innkjøpsreglement Side 8 av 10
7.6 Kunngjøring Alle anskaffelser over nasjonal terskelverdi skal som hovedregel kunngjøres i DOFFIN. Ved kunngjøringer over EØS-terskelverdien skal det også kunngjøres i TED (besørges av DOFFIN). Dersom oppdragsgiver finner det formålstjenlig, kan også anskaffelser under nasjonal terskelverdi kunngjøres i DOFFIN, men i en kortere og enklere kunngjøringsform (Mini- Doffin). Konkurransegrunnlaget eller prekvalifiseringsgrunnlaget kan legges ut på DOFFIN tilgjengelig for alle dersom dette er formålstjenlig. Opplysninger om dette skal framkomme tydelig i kunngjøringen. 7.7 Behandling av tilbudene Etter tilbudsfristens utløp åpnes de innkomne tilbudene samtidig, slik det er beskrevet i konkurransegrunnlaget eller i kunngjøringen. Det skal være minst to representanter for Lørenskog kommune til stede, hvorav minst en skal være ansatt i kommunen. Informasjon om tilbudene skal føres inn i anskaffelsesprotokollen eller, for anskaffelser under kr 100 000, dokumenteres på annen måte. 7.8 Avvisningsbestemmelser Lørenskog kommune følger bestemmelsene i FOA vedrørende avvisning av tilbyder eller tilbud. Det innebærer bl.a. å avvise tilbydere som: er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, og hvor ikke allmenne hensyn gjør det nødvendig å inngå avtale med leverandøren, ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. 7.9 Evaluering Mottatte tilbud skal evalueres slik det er beskrevet i konkurransegrunnlaget. Evalueringsprosessen er todelt: 1. Evaluering av tilbyderne: Kvalifikasjonskrav benyttes i denne evalueringen skal det vurderes hvorvidt tilbyderen er i stand til å levere. 2. Evaluering av tilbudene: Tildelingskriterier benyttes i denne evalueringen skal det vurderes hvorvidt tilbudet dekker kommunens krav. Evalueringen skal dokumenteres på en tydelig og etterprøvbar måte. 7.10 Forhandling/avklaring Ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse kan oppdragsgiver ikke forhandle om elementer ved tilbudene etter at disse er levert inn. Oppdragsgiver kan likevel avklare sider ved tilbudet eller gjennomføre utdypende og presiserende drøftelser, men det må her utvises varsomhet for å unngå at avklaringen/drøftelsene kan anses som ulovlige forhandlinger. Ved konkurranse med forhandling skal det som hovedregel forhandles med alle som har inngitt tilbud såfremt de tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Lørenskog kommune Innkjøpsreglement Side 9 av 10
Oppdragsgiver kan bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser. For hver fase reduseres det antall tilbud det skal forhandles om basert på evalueringen av tildelingskriteriene. Den første reduksjonen kan skje i forkant av forhandlingene men kun dersom det ble opplyst om dette i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. 7.11 Meddelelse om avtaletildeling og klagefrist Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles avtale skal dokumenteres og skriftlig meddeles samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før avtale inngås. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for tilbyder til å klage over beslutningen. Avtale kan ikke inngås før etter at klagefristen er utløpt. For anskaffelser over EØS-terskelverdi skal avtaletildelingen kunngjøres i DOFFIN og TED. 8 Kontroll av anskaffelsen og faktura Mottatte anskaffelser skal kontrolleres for å se om innholdet stemmer med vedlagte pakkseddel/følgeseddel eller lignende. Dersom noe ikke stemmer, må dette tas opp med leverandøren uten ugrunnet opphold. Pakkseddelen arkiveres midlertidig i påvente av faktura. Ved mottagelse av fakturaen, kontrolleres denne mot avtalen på pris og mot pakkseddel på mengde. 9 Reklamasjon Reklamasjon skal gjøres straks ved feil eller mangler og dokumenteres. Dersom det er avtalt dagbøter og/eller timebøter og leveransen er forsinket, skal bøtene kreves inn i henhold til det som framgår av avtalen. 10 Ikrafttredelse Innkjøpsreglementet trer i kraft fra vedtakelse og erstatter innkjøpsreglement vedtatt av kommunestyret 18. mars 2009, sak 35/09. 11 Revisjonshistorikk Revisjonsnr. Dato Saksnr. Type endring Lørenskog kommune Innkjøpsreglement Side 10 av 10