Virksomhetsstyring Dekanskolen UHR 4. desember 2012 Seunn Smith-Tønnessen, UiA
Innhold Strategisk ledelse med mål- og resultatstyring som styringsprinsipp Budsjettet som styringsredskap muligheter og begrensninger Praktisk regnskapsforståelse UHRs dekanskole 4. desember 2012 2
Mål for økten Strategi Tiltak/ handling Budsjett V E R K T Ø Y RESULTATER UHRs dekanskole 4. desember 2012 3
Hvilke verktøy trenger vi for å gjennomføre mer? UHRs dekanskole 4. desember 2012 4
Riksrevisjonens undersøkelse av virksomhetsstyringen ved universitetene Rapportering av resultater knyttes i den grad mål er utformet, sjelden til målene for virksomheten. Måloppnåelsen blir dermed vanskelig å vurdere. Svakhetene i styringssystemene varierer i liten grad mellom universiteter og fakulteter. Uformell styring gjennom kultur, tradisjon og dialog er framtredende. Uformell styring vil imidlertid være personavhengig og lite egnet til langsiktig, helhetlig styring. Det stilles spørsmål ved om svakhetene i universitetenes interne styringssystemer bidrar til å svekke en effektiv overordnet styring. De pågående reformene synes foreløpig ikke å ha hatt vesentlig innvirkning på problemstillingene denne undersøkelsen berører. (s.3) UHRs dekanskole 4. desember 2012 5
Strategisk ledelse med mål- og resultatstyring som styringsprinsipp
Innhold KDs styring. Prinsipper for mål- og resultatstyring (MRS) Institusjonenes strategistyring og interne MRS Resultatbasert ledelse UHRs dekanskole 4. desember 2012 7
KDs styringsdokumenter St.prop nr 1 overordnede mål overordnede tall Heftet Om budsjettet for universiteter og høgskoler alle detaljer oversiktlige oppstillinger sektormål, virksomhetsmål og styringsparametre Tildelingsbrev etter stortingsvedtak inneholder detaljerte føringer samt fullmakter detaljer på mål og oppfølgingspunkter/rapporteringspunkter UHRs dekanskole 4. desember 2012 8
Institusjonens tilsvar til KD Budsjett 2014 levert 1. november 2012 Rapport 2012 og Plan 2013 leveres 15. mars 2013 Dialog: Etatstyringsmøte i perioden mars-juni Mellom KD og styret Strategisk perspektiv UHRs dekanskole 4. desember 2012 9
Styring internt i u&h KD har gitt mål og resultatkrav økonomiske rammer (noen enkeltføringer) fullmakter Institusjonen /fakultetet/evt instituttet må koble sammen intern strategi og planer budsjettfordeling kvalitetssikringssystemet UHRs dekanskole 4. desember 2012 10
Bevilgning Aktivitetsplaner Regnskap UHRs dekanskole 4. desember 2012 11
UHRs dekanskole 4. desember 2012 12
Styring i UHsektoren Finansiering Formål/visjon Reglementer og føringer U&H skal tilby utdanning av høy internasjonal kvalitet U&H skal oppnå resultater i forskning og fagligog kunstnerisk utviklingsarbeid av høy internasjonal klasse Strategi U&H skal være læresteder og forskningsinstitusjoner med evne til å møte behovene i samfunnet U&H skal ha personal og økonomiforvaltning som sikrer effektiv utnyttelse av ressursene Fastsettes av KD Fastsettes av institusjonene UHRs dekanskole 4. desember 2012 13
KDs målstyringsmodell Sektormål Styringsparametre Særskilte prioriteringer endres årlig Rapporteringskrav statistikk relativt fast Risikovurderinger skal være en del av styringssystemet UHRs dekanskole 4. desember 2012 14
KDs system fra 2013 (pr oktober 2012) Sektormål 1: Universiteter og høyskoler skal gi utdanning av høy internasjonal kvalitet i samsvar med samfunnets behov. Kvantitativ styringsparameter: Gjennomføring på normert tid Kvantitativ styringsparameter: Andel uteksaminerte kandidater tatt opp på doktorgradsprogram seks år tidligere Kvalitativ styringsparameter: Studentene skal lykkes med å oppnå læringsutbyttet som er definert for studieprogrammene. Sektormål 2: Universiteter og høyskoler skal i tråd med sin egenart, utføre forskning, kunstnerisk- og faglig utviklingsarbeid av høy internasjonal kvalitet. Kvalitativ styringsparameter: Resultatoppnåelse på forskning i forhold til institusjonens egenart Kvalitativ styringsparameter: Samspill mellom forskning og utdanning Sektormål 3: Universiteter og høyskoler skal være tydelige samfunnsaktører og bidra til internasjonal, nasjonal og regional utvikling, formidling, innovasjon og verdiskaping Kvantitativ styringsparameter: Andel inntekter fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) utenom forskningsfinansiering fra EU og NFR Kvalitativ styringsparameter: Samarbeid med samfunns- og arbeidsliv Kvalitativ styringsparameter: Fleksibel utdanning UHRs dekanskole 4. desember 2012 15
.. KDs system Sektormål 4: Universiteter og høyskoler skal ha effektiv forvaltning av virksomheten, kompetansen og ressursene i samsvar med sin samfunnsrolle. Kvalitativ styringsparameter: Langsiktig økonomisk planlegging Kvalitativ styringsparameter: Robuste fagmiljøer Kvantitativ styringsparameter: Andel kvinner i dosent- og professorstillinger Kvantitativ styringsparameter: Andel midlertidig ansatte Innenfor disse sektormålene legger regjeringen i 2013 særskilt vekt på at sektoren prioriterer: Økt kapasitet i høyere utdanning, særlig i profesjonsfagene Økt forskingsinnsats i realfag, teknologifag og profesjonsfag Økt samarbeid, arbeidsdeling og konsentrasjon UHRs dekanskole 4. desember 2012 16
Hva er virksomhetsstyring på UiA? Prinsipp: Mål- og resultatstyring Strategiske planer Operasjonalisering av disse Nødvendige verktøy for å kunne lede Kjente og forutsigbare prosesser Og hva bør det ikke være? Papirøvelser for hyller og skuffer Noe KD har bestemt (men det og ) Noe direktøren eller øk direktøren har bestemt UHRs dekanskole 4. desember 2012 17 17
Fra strategi til resultater Strategiske mål: Universitetet i Agder skal ha attraktive og anerkjente studier og læringsmiljøer ha anerkjente forskningsmiljøer ved alle fakultetene i samarbeid med samfunn og arbeidsliv være en aktiv samfunnsaktør UHRs dekanskole 4. desember 2012 18
UHRs dekanskole 4. desember 2012 19
Eksempel plandokument I 2015 er det et mål at en økende andel av studiesøkerne i Norge har UiA som førstevalg. de store utdanningsprogrammene ved UiA har god søking og gode tilbakemeldinger i nasjonale evalueringer. UiA har minst tre fagmiljøer som er godt kvalifisert for søknader om status innenfor NOKUTs ordninger med sentre for fremragende utdanning. alle de yrkesrettede studieprogrammene skal ha partnerskap med relevant arbeidsliv og ha samarbeid med andre utdanningsinstitusjoner. det skrives masteroppgaver knyttet til forskningsprosjekter ved alle fakultetene. Forslag til tiltak 2013 Fak. oppfølging Budsjett Det aller viktigste! Status/resultat UHRs dekanskole 4. desember 2012 20
Styringsparametere under utarbeidelse UiA skal ha anerkjente forskningsmiljøer ved alle fakultetene Antall publikasjonspoeng (nivå 1 og 2) Publikasjonspoeng/fagårsverk/ og førstestillingsårsverk Tildelinger pr fagårsverk fra EU og NFR Kvalitative styringsparametere: Omfang av kunstnerisk utviklingsarbeid Organisering i forskningsgrupper Styrets faglige satsningsområder Resultatoppnåelse på forskning i forhold til sin egenart. (KD) Samspill mellom forskning og utdanning (KD) UHRs dekanskole 4. desember 2012 22
Risikovurdering hvor kan det gå galt? UHRs dekanskole 4. desember 2012 23
Overordnet: O1 O2 O3 O4 Forankring av strategiplanen og tiltaksplanene hos ledelse og ansatte Ledelse på alle nivå Evne til faglige prioriteringer Utvikling av et godt arbeidsmiljø Sektormål 1: U1 U2 U3 U4 Studieporteføljen a) Tilpasning til samfunnets behov b) Tilgang på fagpersonell til å gi ønsket portefølje Rekruttering av studenter Gjennomføring Internasjonalisering Sektormål 2 og 3 F1 F2 F3 F4 Rekruttering av ansatte med høy vitenskapelig kompetanse Ekstern finansiering Forskningsetikk Prioritering av samfunnskontakt/formidling Sektormål 4: E1 E2 E3 E4 Tilstrekkelig fokus på likestilling Investering av tid og ressurser i effektiviseringstiltak Utnytting av IKT Infrastruktur a)kapasitet bygg b) Tilgjengelighet/nedetid IT-systemer UHRs dekanskole 4. desember 2012 24
Overordnet Fak/ intern prosess UiA (styret) Prosess for virksomhetsstyring Jan Feb Mar Apr Mai Jun Sept Okt Nov Des Rapport VP (inkl økonomi) -1 Plan KD/VP fak og avd Ledelsens dialogmøter med fakultetene Aktivitetsoppnåelse - 1 Nye studier +1 Status VP (inkl Forskningsm. -1 økonomi) Utdanningsm. -1 Revidert budsjett Bud. uttelling KD +1 LES (ledermøte) for UiA diskusjon om mål og overordnede tiltak +1 Mål og overordnede tiltak +1 møte dir/dek (analyse/åpen diskusjon) Dir/dek diskusjon tiltak +1 (konkrete forslag) Jan Feb Mar Apr Mai Jun Sept Okt Status VP (inkl økonomi) Studieportefølje/ opptak +1 Kriterievedtak budsjett +1 Statsbudsjett +1 Ferdigstilling tiltak +1 dek/dir VP +1 Budsjett +1 Nov Des Fak. rapp. VP (inkl økonomi) -1 VP +0 Budsjett +0 Nye/nedlegging studier +1 Fak. rapp. forskning -1 Fak. rapp. utdanning -1 Statusrapport VP (inkl økonomi) +0 Statusrapport VP (inkl økonomi) +0 Nye/nedlegging studier +2 Tildelingsbrev +1 Interne prosesser på enheten om VP og budsjett +1 UHRs dekanskole 4. desember 2012 25
2011/2012 Årshjul styret: MRS, økonomi/budsjett og KSS Des styre: Årshjul MRS-prosess 2013 Styreevaluering Nov styre: Hovedmål 2012 Budsjettfordeling år 2012 Budsjettforslag til KD år 2013 1.1. Tildelingsbrev 15. febr: DBH-tall Feb styre: Regnskap 2011 (ekstern/intern) Plan og rapport til KD inkl risikoanalyse Okt styre: Vedtak budsjettmodell Regnskap 2. tertial Nye studietilbud 2012 t.o.m. master (endelig etableringsvedtak) Opptakstall 2012 15. okt: DBH-tall Okt: Statsbudsjettet 1. mars: Plan og Rapport April/mai/juni: Etatstyringsmøte April styre: Orientering om resultatuttelling i KDs finansieringssystem budsjett 2013 Status strategidokument* Mai styre: Nye studietilbud 2012 t.o.m. master (førstegangsbehandling) Sept styre (2-dagersmøte med nytt styre) Utdanningsmelding inkl fakultetsrapporter KSS (evt juni) Gjennomgang av UH-lov, styrets ansvar, strategier, diskusjon om styrets rolle, arbeidsform og egenevaluering Juni styre: Revidert budsjett Regnskap 1. tertial Halvårsstatus Plandokumentet og Strategidokumentet Orientering om målprosess og budsjettmodell Konsernregnskap 2011 Strategiske budsjettprioriteringer 2013* Forskningsmelding inkl fakultetsrapporter KSS (evt mai) UHRs dekanskole 4. desember 2012 * Møteplassering avhenger av vedtak vedr MRS-prosess 26
Årshjul UiS UHRs dekanskole 4. desember 2012 27
Bruk av mål- og resultatstyring internt KD Institusjon Fakultet/avdeling Sektormål i hht loven Rolle/Strategi Strategi Virksomhetsmål og fokusområder Virksomhetsmål og fokusområder Fra KD Egne Fra KD Egne Virksomhetsmål og fokusområder Identifisere Identifisere KSF Risiko KSF Risiko Styringsparametre Fra KD Styringsparametre Egne Styringsparametre Fra KD Institusjonen Egne Tiltaksplaner Utvikling, drift og kontroll Tiltaksplaner Utvikling, drift og kontroll Måling og analyse av resultater Måling og analyse av resultater Styringsdialog, læring og forbedring UHRs dekanskole 4. desember 2012 28
Årshjul fakultetsledergruppe: EKSEMPEL ARBEIDSPLAN MRS, økonomi/budsjett og KSS Desember: Arbeid/sluttføring budsjett og årsplan n+1 Risikovurderinger 1.1. Januar: Årsplan og Budsjett vedtatt i fakultetsstyret innen 31.1. Regnskapsanalyse N-1 November: Analyser ift studiumrapport. Oktober: Analyse regnskap 2. tertial Status årsplan. Konsekvenser? September: Oppstart plan og budsjettprosessen N+1 Opptakstall N+1 Okt, styret: Nov/des: Tildelingsbrev Nov: Plan og budsjett, styret Opptak N+1 inkl nye studier 15. febr: DBH-tall Mai styret: Nye studier +1 Juni styret: revidert budsjett Mai: Februar: Årsrapport N-1? (Jfr frist utd.mld/forskmld) Mars: Dialogmøte med universitetsledelsen Analyser av stud.data høst og N-1, forskning N-1. Strategigjennomgang/rullering - langtidsplan inkl rekruttering April: Vurderinger Fakultetsrapport KSS N-1 Søknadsfrist nye studier 15.4. Søkertall høstsemester. Analyser/tiltak? Analyser studentdata vår: Opptak/registrering/oppmeldt eksamen Analyse regnskap 1. tertial August: Fremmøtetall. Analyser og tiltak? Gjennomgang av budsjettmodell UiA Juni : Tilbudstall opptak høst fastsettes Status årsplan. Evt revisjon UHRs dekanskole 4. 1. desember 2012 2011 29
UHRs dekanskole 4. desember 2012 30
Hvordan virksomhetsstyre? Resultatbasert ledelse RAMMEVERKET og BEGREPENE: Steg 4: Læring og forbedring Steg 1: Overordnede mål og strategi Lederforankring og dialog Steg 2: Handlingsplaner Styringsparametere Risikovurdering Steg 3: Resultatmåling og vurdering Klare mål forankret i strategien Planer med milepæler (VP, HP, TP ) Målbare styringsparametre Risikovurderinger Årshjul med målepunkter, systematikk i måling Vurdering og analyser ledermøter intern styringsdialog Korreksjoner underveis for å oppnå mål Implementering av forbedringstiltak Evt måljusteringer UHRs dekanskole 4. desember 2012 31
Budsjettet som styringsredskap muligheter og begrensninger
Finansieringssystemet for UH-sektoren Moduler og kriterier Studiepoeng Resultat Stk.pris Studentutveksling Publiseringspoeng Pris-/lønn justert Historisk ramme Studier Basis Phd-kandidater EU-midler Relativ fordel. Stk.pris Stipendiat/Postdoc NFR-midler UHRs dekanskole 4. desember 2012 33
Utdanningsinsentivene Antall avlagte studiepoengsenheter (SPE) Alle studieprogrammene i UH-sektoren kategoriseres. Det er 6 kostnadskategorier fra 34-135 tusen per avlagt 60-SPE. Satsene er ment å skulle dekke 40 % av totale kostnader. Antall inn- og utreisende utvekslingsstudenter 7.000 per utvekslingsstudent (min 3 mnd). Stykkprisbasert KD-pålagt opprettelse/nedleggelse av st.plasser finansieres ved at 40 % kommer fra Resultatuttelling, mens resterende 60 % av totalkostnaden tilføres/trekkes ut av Basis. UHRs dekanskole 4. desember 2012 34
Forskningsinsentivene Doktorgradskandidater (vekt 0,3) (kr 338.800/kandidat i 2012) Vit. publisering (vekt 0,3) (kr 31.952/publ. poeng) EUs 7. rammeprogram (vekt 0,18) (kr 1.075/pr 1.000 kr) NFR og reg. forskningsfond (vekt 0,22) (kr 151/1.000 kr) UHRs dekanskole 4. desember 2012 35
Budsjettering internt i u&h KD har gitt mål og resultatkrav økonomiske rammer (noen enkeltføringer) fullmakter Institusjonene må bruke budsjettet til å gjennomføre strategien Budsjettet må avspeile aktiviteten reell og ønsket KDs budsjettmodell ikke ment for direkte bruk i institusjonene (for grovmasket) men kan tilpasse intern budsjettmodell til KDs insentiver UHRs dekanskole 4. desember 2012 36
Budsjettprinsipper/budsjettmodell Styret fastlegger budsjettprinsipper for vesentlige deler av budsjettet 1. Rammebudsjett eller detaljbudsjett 1. Fra styret gjerne rammebudsjett 2. I fakultetene/instituttene gjerne detaljbudsjett 2. Oppbygging av rammebudsjett - prinsipper basis (blackbox eller budsjetteres hvert år?) historisk? aktivitetsstyrt? resultattildelinger KDs modell egne strategiske vektlegginger strategiske elementer størrelsen på elementene/forholdsvis UHRs dekanskole 4. desember 2012 37
prinsipper Administrasjonen utarbeider budsjett på bakgrunn av KDs føringer Styrets prinsipper Styrevedtak som skal følges opp med penger Styrets handlingsrom i tallbudsjettet ofte de strategiske satsingene Budsjettmodellen er ofte mer egnet for strategisk styring enn tallbudsjettet! Dvs at dekanene bør følge nøye med når modellen diskuteres! UHRs dekanskole 4. desember 2012 38
1. UiAs budsjettfordelingsmodell Hovedstruktur Moduler 500 De 5 fakultetene 400 Strategisk Avdeling for lærerutdanning Universitetsbiblioteket Øvrige administrative enheter Resultat 300 200 Universitetsstyret Ledelsen Budsjetteknisk enhet Basis 100 0 Fakultet Fellesadmin Styret/Ledelsen Fullbudsjetterte særkostnader Enheter UHRs dekanskole 4. desember 2012 39
1.1 Fakultetene Moduler og kriterier 500 400 300 200 100 Normert tildeling Stk. pris Normert tildeling Strategisk Resultat 0 Fakultet Fellesadmin Styret/Ledelsen Fullbudsjetterte særkostnader Stk.pris Stk.pris Relativ fordel. Basis Relativ fordel. Normert tildeling UHRs dekanskole 4. desember 2012 40
1.2 Fellesadministrasjonen Moduler og kriterier 500 400 300 200 100 0 Fakultet Fellesadmin Styret/Ledelsen Fullbudsjetterte særkostnader Pris-/lønn justert Resultat Strategisk Styretildeling Styretildeling Basis Stk. pris Normert tildeling % av IK UHRs dekanskole 4. desember 2012 41
500 1.3 Ledelsen/styret Moduler og kriterier 400 300 200 100 0 Fakultet Fellesadmin Styret/Ledelsen Fullbudsjetterte særkostnader Pris-/lønn justert Styretildeling Styretildeling Normert tildeling Strategisk Basis % av IK UHRs dekanskole 4. desember 2012 42
1.4 Fullbudsjetterte særkostnader Moduler og kriterier 500 400 300 200 100 0 Fakultet Fellesadmin Styret/Ledelsen Fullbudsjetterte særkostnader Realbudsj. Basis UHRs dekanskole 4. desember 2012 43
Insitamenter til måloppnåelse Basis = aktivitet Resultat: Styrer handlinger i ønsket retning for å oppfylle strategien Resultattildelinger må brukes med fornuft Vite at de fører til ønsket adferd Kunne måles og påvirkes Strategiske tildelinger: For å gjennomføre strategien UHRs dekanskole 4. desember 2012 44
Strategisk økonomistyring Litt enkel teori Inntekter Hva vet vi om inntektsutviklingen? Inkl strategiske forutsetninger Ulike scenarier med forutsetninger Hva kan påvirkes? Hvordan? Kostnader Hva vet vi om kostnadsutviklingen? Inkl strategiske vedtak/planer Ulike scenarier med forutsetninger Hva kan påvirkes? Hvordan? Effektivisering UHRs dekanskole 4. desember 2012 45
Kostnadsdrivere Ansatte (lønn) Studenter pg phd-kandidater Studietilbud, spesialiseringer, kurs, emner Forskning Lokaler Andre påvirkbare kostnader: Utstyr, energi, reiser Hva koster et vedtak? Helårs- og flerårsaktiviteter Betydning for inntektssiden Interne styringsmodeller som fremmer/hemmer effektiv ressursbruk?
Ansatte Alderssammensetning Hva vet vi om ledighet ellers? Strategisk planlegging ved kjente/plutselige avganger Muligheter ved samarbeid (og fusjon)? Administrasjon Bibliotek Undervisning
Studenter og Studietilbud Dyrt å ikke få gjennomstrømming Treffe break even i opptakstall Studietilbudet: Strategisk styring og kynisme Vet vi nok/noe om hva studiene koster? Balanse inntekt/kostnad Antall studenter som følger Mange kurs med lite antall er dyrt Eksamen, portprøver, andre tilbud som koster
Kort oppsummert Kunnskap er nødvendig for å drive strategisk økonomistyring Hva koster aktivitetene Tilhørende inntektsside Prioritering betyr også ned- eller bortprioritering Ostehøvel eller konkrete kutt God økonomistyring og gjennomtenkte (og forståtte) budsjettmodeller trengs
Praktisk regnskap
Regnskapet som styringsverktøy Regnskap er historie Derfor dårlig styringsverktøy korreksjoner kommer for sent Budsjettet er styringsverktøyet Brukes som analyseverktøy Kvaliteten på regnskapet avhenger av kvaliteten i budsjettarbeidet (på konti, formål, prosjekt, perioder ) kontering av regnskapsbilag SHIT IN = SHIT OUT UHRs dekanskole 4. desember 2012 51
Skillet mellom eksternregnskap og internregnskap Eksternregnskapet er det offisielle regnskapet. Det skal vise universitetets totale økonomi, fordelt på inntekter/kostnader, eiendeler/gjeld/virksomhetskapital satt opp etter standard maler fra KD Internregnskapet viser netto forbruk sammenlignet med budsjett ofte fordelt på budsjettenheter (fakulteter, fellesadministrasjon ). Internregnskapet viser i hovedsak den delen som er viktig for statsoppdraget. UHRs dekanskole 4. desember 2012 52
Oppdragsaktivitet (boa) Regnskap Et ordinært for regnskap Universitetet fra privat i firma Agder INN Eksterne inntekter UT Overskudd Overskudd Kostnader Avregning BFV - skyldig KD eller underforbruk/mindreforbruk Går til virksomhetskapital Går til gjeld i balansen note 15 Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV) Bidragsaktivitet (BoA) Inntekter Tildeling fra KD + NFR og annen statlig virksomhet + Bidragsaktivitet UiAs statsoppdrag fra Stortinget Kostnader Kostnader UHRs dekanskole 4. desember 2012 53
Internregnskap innrettes etter institusjonens behov Økonomimodellen konteringsstrengen Konto (eks: lønn, drift, investering) Ansvarssted (eks: fakultet, institutt, enhet) Formål (eks: utdanning, forskning, administrasjon) Prosjekt/tiltak (prosjekter eller øremerkede midler, kan også inndeles i undernivå for aktiviteter) Opp til institusjonen å innrette internregnskapet etter behov Kan rapportere på konti (overordnet og detalj) Rapporter etter ledelsens behov (forhåndsdefinerte maler) UiA: Rapporteringsgrupper Prosjektregnskap (forutsetter konsekvent føring av alle kostnader, også lønn, mot prosjektene) UHRs dekanskole 4. desember 2012 54
Fullmakter Styret delegerer budsjettfullmakter til avdelinger/fakulteter - budsjettbalanseansvar Styreleder har budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres I FORKANT av bestillingen: Påse at anskaffelse er i samsvar med gjeldende lover og regler - regler for statlige anskaffelser - UiAs innkjøpsavtaler Påse at det er budsjettmessig dekning Påse at anskaffelsen er økonomisk forsvarlig -effektiv bruk av statens midler Den som har budsjettdisponeringsmyndighet delegerer bestillingsmyndighet (på prosjekt, konti, kronebeløp ) UHRs dekanskole 4. desember 2012 55