Rapporteringskrav for Innholdsfortegnelse

Transkript

1 Rapporteringskrav for 2012 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Rapport og planer Struktur på dokumentet Nasjonale styringsparametre under sektormålene Om resultater og ambisjonsnivå på styringsparametrene Annen rapportering Oppfølging etter etatsstyringsmøtet Aktivitetskrav Rapportering om SAK i ingeniørutdanningen Rapportering om førskolelærerutdanning Universell tilrettelegging Studentkapasitet Midler tildelt over kap Rapportering på likestilling Større investeringsprosjekter Forvaltning av aksjefullmakt Sikkerhet og beredskap Felles føringer Regnskapsrapportering Datarapportering til DBH Rapportering til selskapsdatabasen... 11

2 1. INNLEDNING I tildelingsbrevet for 2012 vises det til at institusjonene skal hente rapporteringskravene fra Database for statistikk om høgre utdanning (DBH). Dette dokumentet beskriver felles rapporteringskrav for statlige universiteter og høyskoler. Departementet gjør oppmerksom på at rapporteringskrav på følgende områder er nye eller endret for 2012: Rapportering om mål, resultater og måloppnåelse Rapportering om SAK i ingeniørutdanningen 2. RAPPORT OG PLANER Institusjonene skal innen 15. mars 2013 sende inn dokumentet Rapport og planer Dokumentet skal sendes i 25 eksemplarer til Kunnskapsdepartementet, Postboks 8119 Dep., 0032 Oslo, samt ett elektronisk eksemplar til postmottak@kd.dep.no. Nedenfor følger mal for strukturen og minimumskrav til rapportering. Rapport og planer skal imidlertid inneholde alt det som er vesentlig for å kunne vurdere institusjonens drift og planer. 2.1 Struktur på dokumentet Dokumentet skal ha følgende struktur: 1. Innledning Innledningen skal inneholde en kort vurdering av resultatutviklingen og nåsituasjonen, og med utgangspunkt i denne, styrets strategiske vurderinger for planperioden. Styret skal også gi en vurdering av eget arbeid. 2. Resultatrapportering for Rapportering på mål Resultatrapporteringen skal deles inn etter institusjonens egne virksomhetsmål. Institusjonen skal presentere resultater på de nasjonale styringsparametrene og institusjonens egne styringsparametre og gi en vurdering av måloppnåelsen, jf. mal for dette nedenfor. Det skal vises til institusjonens ambisjonsnivå og risikovurderinger i analysen. Departementet forventer at regjeringens politiske prioriteringer for 2012; økt kapasitet i høyere utdanning, særlig i profesjonsfagene, økt forskingsinnsats i realfag, teknologifag og profesjonsfag, og økt samarbeid, arbeidsdeling og konsentrasjon (SAK), inngår i institusjonenes rapportering på mål. Vi ber om at teksten disponeres på følgende måte: 1. Virksomhetsmål 1, med angivelse av hvilke(t) sektormål virksomhetsmålet skal bidra til 1.1 Styringsparametre (egne og nasjonale), herunder Ambisjonsnivå, Resultater og Analyse 2. Virksomhetsmål 2, med angivelse av hvilke(t) sektormål virksomhetsmålet skal bidra til 2.1 Styringsparametre (egne og nasjonale), herunder Ambisjonsnivå, Resultater og Analyse 2

3 osv. 2.2 Annen rapportering For annen rapportering, brukes overskriftene fra gjeldende avsnitt i kap Planer for Plan for virksomheten Institusjonens rapportering av planer til departementet skal også inneholde institusjonens egne virksomhetsmål og styringsparametre. Det skal angis ambisjonsnivå i henhold til institusjonens strategier og mål, jf. mal for dette nedenfor. Institusjonens risikovurderinger skal reflekteres i planene og integreres i disse. Vi ber om at teksten disponeres på følgende måte: 1. Virksomhetsmål 1, med angivelse av hvilke(t) sektormål virksomhetsmålet skal bidra til 1.1 Styringsparametre (egne og nasjonale), herunder Resultatutvikling, Ambisjonsnivå, Risikovurdering og Tiltak 2. Virksomhetsmål 2 med angivelse av hvilke(t) sektormål virksomhetsmålet skal bidra til 2.1 Styringsparametre (egne og nasjonale), herunder Resultatutvikling, Ambisjonsnivå, Risikovurdering og Tiltak osv. 3.2 Plan for tildelt bevilgning Institusjonene skal presentere styrets vedtatte budsjett, herunder planlagt disponering og fordeling av avsetninger, med en begrunnelse for prioriteringene som er foretatt. Planlagte tiltak skal presenteres med tallbudsjett. Det må fremkomme dersom de planlagte tiltakene har flerårig budsjettvirkning. Planene og prioriteringene må være i samsvar med fastlagte mål for sektoren og institusjonenes særskilte forutsetninger og strategier. 2.2 Nasjonale styringsparametre under sektormålene Tabellen nedenfor gir forklaringer til de nasjonale styringsparametre og veiledning når det gjelder rapporteringen. Vi viser til omtalen av de nasjonale styringsparametrene i tildelingsbrevet for Departementet vil se 2012 som en utviklingsperiode for felles, nasjonale styringsparametre og vil ha dialog med sektoren om dette. Departementet forventer at institusjonene i rapporteringen analyserer resultatene på styringsparameterne og vurderer tiltak for å bedre måloppnåelsen. For eksempel vil resultat på styringsparameteren Gjennomføring på normert tid gi mulighet til å vurdere og eventuelt sette i gang tiltak blant annet knyttet til frafall, omvalg eller forsinkelse i studieprogresjonen. 3

4 Hva måler den viser formålet med styringsparameteret. Ordet måler relateres til sektormål : hvilke aspekter ved sektormålet ønsker departementet å få belyst. Formålet med parameteren gir også en viss veiledning når det gjelder hva man ønsker å vurdere. Hvordan samles data inn presiserer hvordan styringsparameteren skal beregnes (kvantitative styringsparametre) eller gir veiledning for tilnærmingsmåter når institusjonene skal rapportere. Sektormål 1: Universiteter og høyskoler skal gi utdanning av høy internasjonal kvalitet i samsvar med samfunnets behov. Nasjonal styringsparameter Hva skal den måle og veiledning til rapportering Kvantitativ styringsparameter: Hva måler den: Gjennomstrømming Gjennomføring på normert tid Hvordan samles data inn: Individdata i DBH gjør det gradvis mulig å følge studentene gjennom utdanningsløpet. I 2012 vil dette gi data for overgang fra første til andre året i et utdanningsprogram. Institusjonene må også vurdere andre data som belyser gjennomføring. Kvantitativ styringsparameter: Andel uteksaminerte kandidater tatt opp på doktorgradsprogram seks år tidligere Kvalitativ styringsparameter: Studentene skal lykkes med å oppnå læringsutbyttet som er definert for studieprogrammene Hva måler den: Gjennomføring i doktorgradsutdanning Hvordan samles data inn: Institusjonene må rapportere prosentandelen som har fullført doktorgraden av alle doktorgradskandidatene som ble tatt opp på doktorgradsstudier for 6 år siden. For eksempel skal det i rapporteringen for 2012 rapporteres for 2006-kullet. Ingen permisjoner skal trekkes fra. Hva måler den: Kvaliteten i studentenes læringsutbytte Hvordan samles data inn: Rapportering gjøres gjennom de tilgjengelige data som anses som mest hensiktsmessige. Eksempelvis bruk av kandidatundersøkelser, studentundersøkelser, analyser av studentdata. Sektormål 2: Universiteter og høyskoler skal i tråd med sin egenart utføre forskning, kunstnerisk og faglig utviklingsarbeid av høy internasjonal kvalitet. Nasjonal styringsparameter Hva skal den måle og veiledning til rapportering Kvalitativ styringsparameter: Hva måler den: Kvalitet på forskningsresultatene Resultatoppnåelse på forskning i forhold til sin egenart Hvordan samles data inn: Institusjonene må definere sin egenart, jf. tildelingsbrevets punkt 3.3 om institusjonenes oppfølging av ny målstruktur. Institusjonene må rapportere forskningsresultater i forhold til institusjonens prioriteringer for å styrke 4

5 eller videreutvikle denne egenarten. Kvalitativ styringsparameter: Samspill mellom forskning og utdanning Hva måler den: Hvordan forskning og utdanning gjensidig bidrar til økt kvalitet Hvordan samles data inn: Institusjonene må ut fra sin egenart rapportere på data som gir grunnlag for å vurdere utfordringer og muligheter i samspillet mellom forskning og utdanning. Sektormål 3: Universiteter og høyskoler skal være tydelige samfunnsaktører og bidra til formidling, internasjonal, nasjonal og regional utvikling, innovasjon og verdiskaping. Nasjonal styringsparameter Hva skal den måle og veiledning til rapportering Kvantitativ styringsparameter: Hva måler den: Institusjonenes relevans for aktører Andel inntekter fra bidrags- og på ulike nivå i samfunnet oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) utenom EU og NFR Hvordan samles data inn: Tall (i hele tusen) hentes fra Note 1 til årsregnskapet og omfatter summen av Inntekt fra oppdragsfinansiert aktivitet og Tilskudd til annen bidragsfinansiert aktivitet utenom EU og NFR, jf. Rundskriv F Andelen beregnes i forhold til totale driftsinntekter. Tallene må kommenteres i forhold til institusjonens Kvalitativ styringsparameter: Samarbeid med samfunns- og arbeidsliv egenart og ev. andre faktorer. Hva måler den: Institusjonens samfunnsrolle Hvordan samles data inn: Institusjonene må ut fra sin egenart rapportere hvilke hovedaktører de samarbeider med og hvilke resultater dette samarbeidet har gitt, herunder om arbeidet i Rådet for samarbeid med arbeidslivet (RSA) og arbeidet med samfunnskontrakt. Kvalitativ styringsparameter: Fleksibel utdanning Hva måler den: Institusjonenes arbeid med desentraliserte tilbud og fjernundervisning, samt tilgjengeliggjøring av ordinære utdanningstilbud gjennom tekniske og organisatoriske løsninger Hvordan samles data inn: Institusjonene må rapportere hvordan arbeidet med fleksibel utdanning er nedfelt i institusjonens styringsdokumenter og hvordan arbeidet blir fulgt opp, jf. også deltakelse i ecampus. Sektormål 4: Universiteter og høyskoler skal ha effektiv forvaltning av virksomheten, kompetansen og ressursene i samsvar med sin samfunnsrolle. Nasjonal styringsparameter Hva skal den måle og veiledning til rapportering Kvalitativ styringsparameter: Hva måler den: Hvorvidt langsiktige økonomiske Langsiktig økonomisk planlegging planer støtter opp under institusjonens mål og 5

6 strategier Hvordan samles data inn: Institusjonene må rapportere om trender som framgår av økonomiske langtidsplaner/prognoser og gi en vurdering av avsetningsnivået og hvordan avsetningene er planlagt disponert sett i sammenheng med institusjonens egne mål og strategier. Kvalitativ styringsparameter: Robuste fagmiljøer Hva måler den: Indikerer bl.a. resultat av SAK Hvordan samles data inn: Institusjonene må rapportere hvordan de vurderer fagmiljøenes robusthet ved egen institusjon og hvilke SAK-tiltak eller initiativ institusjonen har iverksatt. Kvantitativ styringsparameter: Andel kvinner i dosent- og professorstillinger Kvantitativ styringsparameter: Andel midlertidig ansatte Hva måler den: Likestilling i faglige toppstillinger Hvordan samles data inn: DBH-data: Prosentandel kvinner i hovedstilling, dosent og professor Hva måler den: Midlertidighet i uh-sektoren Hvordan samles data inn: DBH-data: Den totale prosentandel midlertidig ansatte i de tre kategoriene saksbehandler og utrederstillinger støttestillinger til undervisning, forskning og formidling undervisnings- og forskerstillinger Stillingskodene som skal inngå i kategoriene følger Midlertidighetsutvalgets (Rindalutvalget) utvalg av stillingskoder. Alle finansieringsformer skal inngå. Sektormål 5: Universitetet i Bergen, Universitetet i Oslo, Universitetet i Stavanger, Universitetet i Tromsø og Norges teknisk- naturvitenskapelige universitet skal bygge opp, drive og vedlikeholde museum med vitenskapelige samlinger og utstillinger for publikum. Nasjonal styringsparameter Kvalitative styringsparametre: Andel av samlingene og objektene som er tilfredsstillende sikret Andel av samlingene/objektene som er tilfredsstillende bevart Hva skal den måle og veiledning til rapportering Hva måler de: Tilfredsstillende sikring og bevaring av samlingene Hvordan samles data inn: Institusjonene skal rapportere hvordan de vurderer tilstanden med utgangspunkt i de nye resultatindikatorer for sikring og bevaring for universitetsmuseene som skal rapporteres til DBH. Vedr. DBH-rapporteringen: Når det gjelder 6

7 rapporteringen på bevaring, kan institusjonene velge om de, etter en hensiktsmessighetsvurdering, vil rapportere på det totale antallet objekter eller samlinger. Institusjonene kan fastsette egne resultatindikatorer ut over de som står i tabellene. Institusjonene skal rapportere i tabellene under kulturhistorisk museum og/eller naturhistorisk museum. Når det gjelder sikring og bevaring, skal institusjonene rapportere prosentvis magasinareal av det totale arealet som har en tilfredsstillende grad sikring ut fra de fastsatte kriteriene i tabellen. De skal også rapportere prosentandel av det totale antallet objekter/samlinger som har en tilfredsstillende grad av bevaring ut fra de fastsatte kriteriene i tabellen. For eksempel skal institusjonene rapportere prosentvis hvor stort magasinareal som har tilfredsstillende standard når det gjelder kriteriet skallsikring. Den resterende prosentandelen vil dermed være ikke tilfredsstillende Om resultater og ambisjonsnivå på styringsparametrene I Rapport og planer ønsker departementet at institusjonen skal rapportere om ambisjonsnivå på styringsparametrene. Tidligere har vi bedt om dette for året planen gjelder. Et mer langsiktig ambisjonsnivå vil være knyttet til institusjonsspesifikke strategiplaner og handlingsplaner. Institusjonen skal derfor selv spesifisere eventuelt årstall det langsiktige ambisjonsnivået gjelder. I Rapport og planer har departementet tidligere bedt om at institusjonen rapporterer resultater for de tre siste årene. Hvilke resultater det er interessant å sammenligne med kan imidlertid variere. Det kan være institusjonens egen utvikling over tid, men det kan også være en sammenligning med andre institusjoner eller med et snitt for sektoren. Å angi årlige resultater på denne måten er heller ikke så enkelt på kvalitative styringsparametre. Departementet ber derfor om en beskrivelse av resultatutviklingen for det aktuelle styringsparameteret, så kan institusjonen selv velge ut relevant informasjon. 2.3 Annen rapportering Oppfølging etter etatsstyringsmøtet Rapport og planer skal inneholde rapportering på forventninger formidlet i tilbakerapporteringsskrivet etter etatsstyringsmøtet, samt orientering fra KD Aktivitetskrav I tildelingsbrevet for 2012 er det fastsatt aktivitetskrav for enkelte utdanninger og forventning om at opptaksnivået på enkelte utdanninger opprettholdes. Dersom institusjonene ikke har oppnådd aktivitetskravene, må institusjonen redegjøre for årsaker til dette og hvilke tiltak 7

8 institusjonen har iverksatt for å sikre at kravene oppnås. Institusjonene bes også å rapportere om opptaksnivået er videreført på nevnte utdanninger. Dersom opptaksnivået ikke er videreført, bes institusjonen redegjøre for årsaker til dette og hvilke tiltak institusjonen har iverksatt Rapportering om SAK i ingeniørutdanningen NOKUTs evaluering viser at det er mange små og sårbare fagmiljø i ingeniørutdanningen. Departementet har bedt Universitets og høgskolerådet (UHR) ved Nasjonalt råd for teknologisk utdanning om å koordinere nasjonale og regionale prosesser for å bidra til samarbeid, arbeidsdeling og faglig konsentrasjon i ingeniørutdanningen, jf. brev av 28.september Departementet ber om at den enkelte institusjon gjør grundige strategiske vurderinger og gjennomgår studieportefølje og profilering i ingeniørutdanningen ut fra framtidige regionale og nasjonale behov og i lys av samarbeid med andre institusjoner for å oppnå en god samlet ressursutnyttelse. Departementet ber om at institusjonene rapporterer om dette arbeidet Rapportering om førskolelærerutdanning NOKUTs anbefalinger i evalueringen av førskolelærerutdanningen skal følges opp. Institusjonene skal rapportere særskilt om status for oppfølgingstiltak i eget vedlegg til Rapport og planer i tråd med departementets brev av 21. oktober Universell tilrettelegging Institusjonene skal rapportere på arbeidet med å legge til rette for et universelt utformet læringsmiljø Studentkapasitet For planlegging av eventuell videre opptrapping av studieplasskapasiteten er det ønskelig å få en samlet oversikt over potensiell studiekapasitetsøkning ved institusjonene. En slik oversikt vil gi viktig informasjon for eventuell tildeling av nye studieplasser. Vi ønsker en oversikt over antall studieplasser, knyttet til fagområder, som institusjonen kan øke kapasiteten med på kort sikt (høsten 2013). I vurderingene skal det legges til grunn en 60/40 pst. finansiering av nye studieplasser i tråd med gjeldende finansieringssystem, samt gjeldende budsjettnivå og infrastruktur. Vi ber institusjonen besvare det elektroniske kartleggingsskjemaet Skjema for studentkapasitet til Rapport og planer ( ), som ligger på DBHs internettside Skjemaet skal returneres ferdig utfylt elektronisk til departementet (postmottak@kd.dep.no), men også som eget vedlegg til Rapport og planer. Spørsmål knyttet til kapasitet og planer for vekst vil være aktuelle tema for dialogen i etatsstyringen årene fremover. Institusjonene kan i budsjettforslag til statsbudsjettet for 2014, jf. vedlegg 3 til tildelingsbrevet, justere og spesifisere ytterligere sine ønsker om studieplasser, jf. frist 1. november 2012 for innsendelse av institusjonens satsingsforslag Midler tildelt over kap. 281 Det skal rapporteres på bruk av midler som tildeles over kap. 281 under et eget punkt i Rapport og planer Rapporteringen skal også omfatte tildelinger som omtales i de prosjektspesifikke tillegg til tildelingsbrevene som institusjonene mottar i løpet av For hvert av tiltakene skal det gis en beskrivelse av arbeidet institusjonen har utført, og det skal 8

9 bekreftes at midlene er benyttet i samsvar med forutsetningene i tildelingsbrevene. For tiltak der det er hensiktsmessig, bør også tiltakets resultater og grad av måloppnåelse inngå. Rapporteringen for hvert tiltak bør ikke overstige en halv side Rapportering på likestilling Likestillingsombudet (LDO) er pålagt å følge opp likestillingen på nasjonalt plan. LDO har utarbeidet spesifikasjonskrav for rapportering når det gjelder uh-sektoren. UHR har med utgangspunkt i disse spesifikasjonskravene arbeidet med en mal for rapportering på likestilling som er tilpasset uh-sektoren og som tilfredsstiller lovens krav. Så snart de er ferdig utarbeidet, vil de bli sendt institusjonene. Dersom UHRs forslag til rapporteringsmal ikke er ferdig tidsnok til rapporteringen, vil styret likevel ha ansvar for å rapportere iht. lovens krav og vil da måtte vurdere om spesifikasjonsheftet som LDO har utarbeidet, ønskes benyttet. Det stilles allerede krav til rapportering på likestilling som styringsparameter. Dette er en del av rapporteringen som Kunnskapsdepartementet må ha for å følge opp egne sektormål. Kravene til LDO er hjemlet i likestillingsloven og kommer i tillegg til rapporteringskravene som Kunnskapsdepartementet stiller. Styret har ansvar for at rapportering på likestilling tilfredsstiller lovens krav Større investeringsprosjekter Departementet ønsker å ha en oversikt over planlagte, større investeringsprosjekter. Dette gjelder både investeringsprosjekter forutsatt dekket innenfor nåværende bevilgning, slik som for eksempel Statsbyggs kurantprosjekter eller andre leieprosjekter, og investeringsprosjekter som institusjonen fremmer som satsingsforslag, jf. vedlegg til tildelingsbrevet med mal for oppsett av satsingsforslag (vedlegg 3). Kurantprosjekter over 50 mill. kroner og private husleieavtaler med en samlet kostnad på over 80 mill. kroner skal vurderes av regjeringen før de kan settes i gang. Prosjekter med en investeringsramme på 750 mill. kroner eller mer skal gå gjennom en konseptevaluering (KS 1) før de kan planlegges videre. Departementet ønsker derfor at prosjektene vurderes av departementet på et tidlig stadium i prosessen og før institusjonene har satt i gang et større utredningsarbeid. Institusjonen skal utforme en kort beskrivelse av behov, dokumentere vurderinger som er gjort av institusjonens samlede bygningsmasse for effektiv utnyttelse og målsetting for eventuelle prosjekter (sluttilstand), herunder antatt størrelse, i Rapport og planer. Kunnskapsdepartementet vil etter en samlet vurdering, på grunnlag av strategiske målsettinger for sektoren og institusjonenes dokumenterte behov, foreta en prioritering av prosjekter som bør utredes videre Forvaltning av aksjefullmakt Institusjonens eierskap i aksjeselskaper skal være av faglig interesse, og det skal fastsettes resultatmål for eierskapet. Styret skal gi en overordnet vurdering av forvaltningen av fullmakten, herunder institusjonens samlede eierskap, institusjonens strategi og mål, og hvilken betydning eierskapet har for institusjonens øvrige virksomhet. 9

10 Sikkerhet og beredskap Departementet har i tildelingsbrevet gitt føringer vedrørende beredskapsarbeidet. Det skal rapporteres med utgangspunkt i disse føringene i Rapport og planer Felles føringer Nedenfor følger krav og forventninger som regjeringen har vedtatt og som gjøres gjeldende for alle institusjoner innen statsforvaltningen. Disse gjelder nasjonale mål som hele regjeringen har et særlig fokus på. For en detaljert fremstilling av disse henvises det til tildelingsbrevet for Prioritering av økt rekruttering av personer med nedsatt funksjonsevne i arbeidet med inkluderende arbeidsliv Virksomhetene skal sette aktivitets- og resultatmål for å redusere sykefraværet, øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne, og stimulere til at yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med seks måneder. Virksomhetene skal i Rapport og planer systematisk beskrive sine aktivitets- og resultatmål, samt redegjøre for resultatoppnåelsen og de aktivitetene som støtter opp under denne. Økning av antallet lærlinger i statsforvaltningen Hver virksomhet skal rapportere om hvilke lærefag som vurderes som aktuelle, og antall lærlinger fordelt på lærefag. Det vises til PM "Om oppfølging av arbeidet med å øke antallet læreplasser i statsforvaltningen og rapportering av lærlinger til Statens sentrale tjenestemannsregister (SST)". Institusjonene skal rapportere antall lærlinger fordelt på følgende lærefag i tabell til DBH: Kontor- og administrasjonsfaget IKT- Servicefaget Dataelektronikerfaget Sikkerhetsfaget Andre kategorier Dersom institusjonen rapporterer på Andre kategorier skal aktuelle lærefag spesifiseres i Rapport og planer. Viderebruk av offentlige data Det skal framkomme av Rapport og planer hvilke data som er gjort tilgjengelige. Dersom publikumstjenester blir etablert uten tilgjengeliggjøring av rådata, skal dette begrunnes i Rapport og planer. Utvikling i geografisk fordeling av statlige arbeidsplasser Underliggende virksomheter skal i sine Rapport og planer omtale statistikk over utviklingen i den geografiske fordelingen av arbeidsplasser i virksomheten. 3. REGNSKAPSRAPPORTERING Institusjonene skal rapportere regnskap hvert tertial til DBH. Det vises til eget brev om rapportering av regnskapet for 2011 og delårsrapportering i

11 4. DATARAPPORTERING TIL DBH Alle rapporteringskravene til DBH med spesifikasjoner ligger på internettsiden Her ligger også informasjon om rutiner for rapportering. Det er viktig å rapportere data korrekt, i tide og med god kvalitet. Institusjonene må derfor sørge for å etablere nødvendige rutiner og systemer for å sikre høy datakvalitet. Betydningen av resultatrapportering for departementene og underliggende virksomheter er understreket i Reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelser om økonomistyring i staten. 5. RAPPORTERING TIL SELSKAPSDATABASEN Selskapsdatabasen er et register over selskaper departementet har eierinteresser i. Databasen danner grunnlag for departementets vurdering av forvaltningen av delegerte fullmakter og skal bidra til at viktig informasjon til enhver tid er offentlig tilgjengelig. Departementet vil følge opp institusjonens rapportering. Institusjonen skal sørge for at følgende er rapportert til Selskapsdatabasen: Innkallinger til ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger Årsrapport, årsregnskap og revisors beretning Protokoller fra ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger Aksje- og eierinteresser til statsregnskapet Vedtekter, stiftelsesdokumenter, eventuelle avtaler mellom institusjon og selskap og eventuell tredjepart Informasjon om styret, herunder om medlemmene er valgt av de ansatte og hvor lenge de har hatt styrevervet og når dette utløper Nøkkeltall Nøkkeltallene som skal rapporteres, fremgår av Selskapsdatabasen. Selskapsdatabasen har lagt til rette for at institusjonene kan registrere også andre nøkkeltall, dersom de ønsker det. Institusjonen skal påse at rapporteringen til Selskapsdatabasen er komplett for alle selskaper, også for tidligere år. Databasen skal til enhver tid ha fullstendig og oppdatert informasjon, og dokumenter i forbindelse med avholdt generalforsamling skal være registrert i Selskapsdatabasen senest 30. juni hvert år. Ved opprettelse av nye eierforhold i aksjeselskaper skal de relevante opplysningene nevnt over, rapporteres umiddelbart. Ulike forhold som påvirker selskapets eierstruktur, aksjekapital eller andre forhold av betydning skal også rapporteres straks det er gjort endringer. Institusjonene skal rapportere eierskap i aksjer til statsregnskapet for regnskapsåret 2012 direkte til DBH. Det vil være en særskilt link til denne rapporteringen. Fristen for rapporteringen vil være 1. februar 2013, og denne rapporteringen vil bli nærmere omtalt i departementets brev i desember 2012 om frister for rapportering. 11