Kommunalteknikk Konkurransegrunnlagets del I Konkurransereglene for Fredlybekken Fase 1. Separering Ullins veg Dato: 07.04.2014 Del I konkurransegrunnlaget versjon 01.10.2013
1 INNLEDNING 1 1.1 OPPDRAGSGIVER 1 1.2 ANSKAFFELSENS FORMÅL OG OMFANG 1 1.3 GENERELLE KONKURRANSEREGLER 1 1.4 KONKURRANSEFORM 1 1.5 KUNNGJØRING 1 1.6 UTFORMING AV KONTRAKTEN 1 2 KONKURRANSEGRUNNLAGET M.V. 2 2.1 KONKURRANSEGRUNNLAGET 2 2.2 SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 2 2.3 INFORMASJONSMØTE / BEFARING 2 3 TILBUDET 3 3.1 UTFORMING AV TILBUDET 3 3.1.1 TILBUDSBREV 3 3.1.2 TILBUDSVEDLEGGENE 3 3.1.3 SPRÅK, FORMAT, FORSEGLING OG MERKING 3 3.2 TILBUDETS INNHOLD 3 3.2.1 FORBEHOLD OG AVVIK 3 3.2.2 ALTERNATIVE TILBUD 4 3.2.3 VEDSTÅELSESFRIST 4 3.3 TILBUDETS INNHOLD 4 3.4 LEVERING AV TILBUDET 4 3.4.1 ADRESSE FOR LEVERING AV TILBUD. 4 3.4.2 TILBUDSFRIST FRIST FOR MOTTAK AV TILBUDET 4 3.5 ANNET 4 3.5.1 OFFENTLIGHET 4 3.5.2 KOSTNADER 4 3.5.3 TILBUDSÅPNING OG PROTOKOLL 4 3.5.4 OPPDRAGSGIVERS FORBEHOLD 5 4 KVALIFIKASJONER 6 4.1 TABELL KVALIFIKASJONSKRITERIER 6 5 TILDELING AV KONTRAKT 8 5.1 TABELL TILDELINGSKRITERIER 8 5.2 TABELL KVALITETSKRITERIER 9 6 MALER FOR TILBUDSBREV OG TILBUDSVEDLEGG 10 7 BILAG 11
1 Innledning 1.1 Oppdragsgiver Trondheim kommune, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Prosjektet gjelder Fredlybekken Fase 1. Separering Ullins veg. I forbindelse med etablering av nytt separert hovedsystem for avløp fra Nardosenteret til Nidelva (Fredlybekken), skal avløpsledninger langs Ullins veg med tilhørende sideveger separeres, og uvirksomt separatsystem oppstrøms skal gjøre virksomt. Dette er det første av mange delprosjekter, som til sammen vil utgjøre prosjektet som går under navnet Fredlybekken. Prosjektet er nærmere beskrevet i konkurransegrunnlagets Del II. 1.3 Generelle konkurranseregler Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 gjelder for anskaffelsen. 1.4 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse, dvs at det ikke er tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, jf de nærmere reglene i anskaffelsesforskriftens 12-1 og 21-1. 1.5 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-databasen (www.doffin.no). 1.6 Utforming av kontrakten Kontrakten vil bestå av dokumentene som utgjør konkurransegrunnlaget. jf pkt. 2 nedenfor, leverandørens tilbud, eventuelle referater fra avklaringsmøter og et avtaledokument. Avtaleforholdet reguleres av kontraktsbestemmelser i henhold til NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid, med de presiseringer som følger av Trondheim kommune, Kommunalteknikks avtaledokument. Se Bilag B Avtaledokument. 1
2 Konkurransegrunnlaget m.v. 2.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: - Konkurransegrunnlagets del I (Konkurransereglene), dvs. dette dokumentet med vedlegg. - Bilag A: Konkurransegrunnlagets del II (Oppdragsbeskrivelse). - Bilag B: Avtaledokument med skjema for statusrapport og endringsmeldinger - Bilag C: Ledningskart - Bilag D: Geoteknisk notat - Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra befaring eller informasjonsmøte i henhold til nedenstående bestemmelser. 2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan tilbyder ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller endres. Spørsmålet skal stilles til: Navn: E-post: Birgitte G. Johannessen birgitte.johannessen@trondheim.kommune.no med kopi til kommunalteknikk.postmottak@trondheim.kommune.no Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp og senest 1 uke før tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiver vil sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. 2.3 Informasjonsmøte / Befaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte / befaring. 2
3 Tilbudet 3.1 Utforming av tilbudet 3.1.1 Tilbudsbrev Tilbyder skal levere tilbudsbrev basert på mal som vedlagt denne tilbudsinnbydelsen, jf pkt nedenfor. 3.1.2 ene Tilbudet skal inneholde de tilbudsvedlegg som er angitt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, og tabellen over tildelingskriterier i pkt 5 nedenfor, jf begge tabellenes kolonne C: Dokumentasjonskrav. Dokumentasjonen skal systematiseres i hht. den vedleggsstrukturen som fremgår av tabellenes kolonne D:. 3.1.3 Språk, format, forsegling og merking Tilbudet skal utformes på norsk Tilbudet skal utformes i et originaleksemplar på papir og et eksemplar i elektronisk format på minnepenn. Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. Tilbudet skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Trondheim kommune, Kommunalteknikk v/ Birgitte G. Johannessen Erling Skakkes gate 14 Tilbud Fredlybekken Fase 1, Separering Ullins veg. 3.2 Tilbudets innhold 3.2.1 Forbehold og avvik Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. Før tilbyder eventuelt tar forbehold eller utformer tilbud med avvik, bør derfor juridisk kompetanse konsulteres. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverøndøren stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen, jf pkt 2.2. Tilbyders henvisning til standadiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom vilkårene avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Slike henvisninger vil følgelig kunne lede til avvisning. Eventuelle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal beskrives i egen rubrikk i tilbudsbrevet jf pkt 6.1. Tilbyderen kan ikke påberope forbehold og avvik som er beskrevet på annen måte eller på andre steder i tilbudet. 3
3.2.2 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Tilbud på andre løsninger enn de spesifiserte eller på annen måte ikke er i overrensstemmelse med konkurransegrunnlaget vil derfor anses som tilbud med forbehold eller avvik, jf pkt 3.2.1 ovenfor 3.2.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende i 90 dager fra tilbudsfristens utløp. 3.3 Tilbudets innhold 3.4 Levering av tilbudet 3.4.1 Adresse for levering av tilbud. Alle tilbud skal leveres med bud til følgende adresse: Trondheim kommune Ekspedisjonen i Erling Skakkes gate 14, 7004 Trondheim 3.4.2 Tilbudsfrist frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver, dvs kommet frem til angitt adresse, innen følgende frist: Mandag 5 mai kl 13:00. Når tilbudet er levert ber vi om at tilbyder bekrefter dette ved å sende en e-post til: birgitte.johannessen@trondheim.kommune.no med kopi til kommunalteknikk.postmottak@trondheim.kommune.no. 3.5 Annet 3.5.1 Offentlighet I henhold til 23 i lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd av 19. mai 2006 nr 16 ( Offentleglova ), er tilbud unntatt offentlighet kun frem til leverandør er valgt. Oppdragsgiver har taushetsplikt om forretningshemmeligheter i tilbudene, jf anskaffelsesforskriften 3-6. Ved begjæring om innsyn i leverandørens tilbud vil oppdragsgiver ta kontakt med leverandøren for å avklare hvilke opplysninger som er å anse som forretningshemmeligheter. Oppdragsgiver har plikt til å gjøre en selvstendig vurdering av hva som er omfattet av taushetsplikten, og leverandørens vurderinger kan derfor ikke automatisk legges til grunn. 3.5.2 Kostnader Leverandøren må selv dekke kostnader til å utarbeide tilbud og andre kostnader han påføres ved å delta i konkurransen. 3.5.3 Tilbudsåpning og protokoll Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene og tilbyderne vil heller ikke få tilsendt utskrift av protokollen. 4
3.5.4 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 5
4 Kvalifikasjoner For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende kriterier, krav og dokumentasjon legges til grunn slik det fremgår av tabell 4.1 I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner som er gjengitt nedenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner må Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabell 4.1 Det vedlegges en underskrevet erklæring fra hver av de aktuelle underleverandører med følgende tekst: Undertegnede firma [ underleverandøren må fylle inn eget navn og oranisasjonsnummer] forplikter seg til å utføre følgende arbeider [underleverandøren må fylle inn hvilke arbeider som han skal utføre for tilbyder] for leverandøren [navn på tilbyderen] i prosjekt [navn på prosjektet]. Tilbudet skal bestå av standard tilbudsbrev og de tilbudsvedlegg som er angitt i kolonne D i tabell 4.1, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. 4.1 Tabell kvalifikasjonskriterier A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjonskrav D: Firma- registrering, skatt og HMS Obligatoriske krav Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgiving i det land hvor leverandøren er etablert. 1.1 Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp. (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) Tilbuds- Vedlegg 1.2 Skatteatest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp. (Utstedes av kemner/kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor) 1.3 6
Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med mal vedlagt konkurransegrunnlagets del I ( 1.4). 1.4 Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en tilfredstillende økonomi til å gjennomføre kontrakten Foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette for de siste tre år. 1.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha tilfredstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretakets viktigste arbeider de siste tre årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Foretaket skal ha sentral godkjenning i tiltaksklasse 3 i godkjenningsområdene Overordnet ansvar for prosjektering og Vannforsynings-, avløps- og fjernvarmeanlegg evt. legge ved dokumentasjon som viser at tilsvarende lokal godkjenning kan oppnås. 1.6 1.7 Utfylt og undertegnet miljøerklæring i samsvar med mal vedlagt konkurransegrunnlagets del I ( 1.8). 1.8 Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. 1.9 Den som støtter seg på andre foretak skal vedlegge tilsvarende dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf. innledende tekst i dette punkt 4. 7
5 Tildeling av kontrakt Tilbudet skal bestå av standard tilbudsbrev og de tilbudsvedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. Tildeling av kontrakt skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomiske mest fordelaktige basert på beregnet ekvivalent tilbudspris. Følgende kriterier legges til grunn: 1. Pris 2. Kvalitet 5.1 Tabell tildelingskriterier A: Kriterier C: Dokumentasjonskrav D: Pris Utfylt tilbudsskjema i samsvar med mal vedlagt konkurransegrunnlagets del I ( 2.1). Tilbudsskjema skal ha opplysninger om honorar fordelt på delaktiviteter, totalpris, timepriser, vektet timepris og opsjon 2.1 Kvalitet Utfylt prisskjema i samsvar med mal vedlagt konkurransegrunnlagets del I ( 2.2). Prisskjema skal ha opplysninger om tilbudt personell og deres timepriser og timeandel av totalt antall timer. Arbeidsopplegg: Beskrivelse av arbeidsopplegg og fremdriftsplan. Delaktiviteter skal beskrives med KTR-ark Prosjektorganisasjon: Redegjørelse for tilbyderens prosjektorganisasjon for å løse dette oppdraget, med navn og CV for tilbudt personell. CV skal angi formell utdannelse og arbeidserfaring. Det skal dokumenteres en bemanning som dekker følgende fagområder: vann og avløp og veg. 2.2 2.3 Tilbuds- Vedlegg 2.4 Pris vil bli vektlagt i form av tilbudt honorarramme. Denne prisen vil bli korrigert med en faktor som representerer kvaliteten på tilbudet. Dette gjøres ved at det beregnes en ekvivalent tilbudspris som er lik tilbudt pris korrigert for kvalitet (dvs avvik fra maks score for kvalitetskriteriene). Ekvivalent tilbudspris (ETP) = Pris * korreksjonsfaktor for kvalitet 8
Et perfekt tilbud vil få en korreksjonsfaktor =1 Øvrige tilbud vil få justert opp prisen. Jo lavere kvalitet, jo mer justeres prisen opp. Oppdraget tildeles tilbyder med laveste ekvivalent tilbudspris. Ekvivalent tilbudspris (ETP) beregnes etter følgende formel: der M = maks karakterscore på skala, i dette tilfelle 5 v = vekt på de ulike kvalitetskriteriene. Summen av v = 1 (100%) m = tildelt karakter mellom 1 og 5 Vurderingstema innenfor kvalitet og vektingen mellom disse framgår av oppstillingen nedenfor. 5.2 Tabell kvalitetskriterier Kvalitetskriterier (gis karakter fra 1-5) Vekt (v) Arbeidsopplegg Herunder vil oppdragsgiver vurdere leverandørens arbeidsopplegg for 50% gjennomføring av oppdraget Formell utdanning Herunder vil oppdragsgiver vurdere tilbudt personells formelle 15 % utdanning Erfaringstid Herunder vil oppdragsgiver vurdere tilbudt personells erfaringstid 15 % Relevans utdanning og erfaring Herunder vil oppdragsgiver vurdere hvor relevant tilbudt personells 20% utdanning og erfaring er for dette prosjektet Karakter for formell utdanning og erfaringstid beregnes matematisk på grunnlag av CV for tilbudt personell. Ved vurdering av utdanning gir MSc/Siv.ing og BSc/Ingeniør score 5 og teknisk fagskole score 3. Erfaringstid beregnes lineært med score 5 for 15 år. Karakter for arbeidsopplegg, relevans utdanning og erfaring vurderes skjønnsmessig på en skala fra 1-5, hvor 5 er maksimal score. 9
6 Maler for tilbudsbrev og tilbudsvedlegg Maler for følgende dokumenter er vedlagt konkurransegrunnlaget: Tilbudsbrev 1.4: HMS egenerklæring 1.8: Miljøerklæring 2.1: Tilbudsskjema 2.2: Prisskjema 10
7 Bilag Følgende bilag er vedlagt konkurransegrunnlaget: Bilag A: Konkurransegrunnlagets del II (Oppdragsbeskrivelse). Bilag B: Avtaledokument med skjema for statusrapport og endringsmeldinger Bilag C: Ledningskart i målestokk 1:1000 (A1) Bilag D: Geoteknisk rapport inkl. vedlegg 11