Brukerveiledning for ledere / saksfordelere ved Høgskolen i Telemark (HiT) KORTVERSJON 1.7.011 - JPe Innhold Side 1 Kjekt å vite 1.1 Arkiv- og saksbehandlingssystem 1. Arkiveringsplikt 1.3 Interne notat 1.4 Utgående brev 1.5 Fordeling av post / ledersøk 1.6 Godkjenne dokumenter 1.7 postmottak@hit.no 1.8 Arkivtjenesten HiT Pålogging i ephorte 3 3 Symboler i ephorte 3 4 Fordele post adressert til egen enhet 3 5 Mottatte kopier til egen enhet 4 6 Søke etter sak eller dokumenter 4 7 Godkjenne journalpost / dokument 4 8 Besvare / avskrive restanser 5 9 Opprette ny sak 5 10 Opprette ny journalpost / dokument 6 11 Redigere dokumenter under arbeid 6 1 Egne merknader / tillegg 6 13 3 kjente feil som hindrer bruk av ephorte 7 14 Hvor finner du kursdokumentasjon til ephorte? 8 Send en e-post til: postmottak@hit.no eller ring tlf. 505 / 5030 eller 5081 Brukerveiledning ephorte 011 Kortversjon for ledere/saksfordeler ved HiT Side 1
1 Kjekt å vite 1.1 Arkiv- og saksbehandlingssystem I 004 inngikk UNINETT FAS en rammeavtale med Ergo Group om ephorte som elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem for høgskolesektoren. Per i dag har 8 høgskoler (statlige og vitenskapelige), samt Universitetet i Bergen og Universitetet i Oslo gjort avrop på avtalen og bruker ephorte i sin daglige drift. HiT innførte ephorte 8.5.006 med fullelektronisk arkivering samt sentralisering av arkivtjenesten. ephorte ved HiT er ikke integrert med e-postsystemet, og e-postfunksjoner i ephorte kan ikke benyttes. Unntak: Funksjonen Send kopi med e-post kan benyttes. Faglig tilsatte ved HiT har ikke tilgang til ephorte, og må få dokumenter oversendt vha funksjonen Send kopi med e-post.. 1. Arkiveringsplikt Et offentlig organ skal arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i virksomheten, som enten har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Arkivplikten gjelder for både de brevene man mottar eller sender ut, og de interne notatene. Husk at også e-postmeldinger, telefaks, sms m.v. kan ha verdi som dokumentasjon. Slike meldinger kan videresendes til postmottak@hit.no for registrering i ephorte. 1.3 Interne notat Interne notat brukes ved korrespondanse innad i HiT. Mottaker (som er ephorte-bruker)har tilgang til notatet straks det er ferdigstilt. N-notat gir mottakeren restanse, d.v.s. at henvendelsen må avskrives: Leses og besvares eller tas til etterretning/orientering.x-notat brukes kun ved saksframlegg eller notater som ikke bør påføres mottaker. 1.4 Utgående brev Utgående brev printes ut og undertegnes før utsending. I ephorte endres status til E (ekspedert). 1.5 Fordeling av post / Ledersøk Oversikt over post som skal fordeles ligger på Ledersøk (til venstre i ephorte-bildet) Ved hver enhet ved HiT er det en ansvarlig saksfordeler. Arkivtjenesten mottar inngående brev, journalfører og sender posten Ufordelt til den enkelte enhet. Saksfordeler sørger for viderefordeling og eventuelt påføring av kopimottakere på sin enhet. Notater mottatt fra Fellesadministrasjonen (FA) eller andre enheter i HiT fordeles på samme måte. 1.6 Godkjenne e dokumenter Saksbehandler kan sende leder dokumentet til godkjenning. Dokumentene du skal godkjenne finner du også i Ledersøk. 1.7 postmottak@hit.no Dette er høgskolens offisielle e-postadresse og adressen du bruker for videresending eller henvendelser pr. e-post til arkivtjenesten. 1.8 Arkivtjenesten HiT Arkivtjenesten er plassert i FA i Porsgrunn, og har 3 ansatte: Telefon: 505 / 5081 / 5030 Arkivtjenesten registrerer inngående post, kvalitetssikrer og journalfører dokumenter som utarbeides ved HiT, og følger opp restanser, dokumenter under arbeid m.v. Arkivets nettsider finner du her: http://www.hit.no/nor/hit/aa-jobbe-ved-hit/administrative-verktoey/arkiv-og-dokumentbehandling Brukerveiledning ephorte 011 Kortversjon for ledere/saksfordeler ved HiT Side
Pålogging i ephorte Gå til Start Alle programmer Administrative programmer ephorte prod Logg deg på via FEIDE, og rollen kommer automatisk opp. Klikk OK Neste gang du logger deg på, gå direkte til på skrivebordet (før FEIDE-innlogging) Husk alltid å logge deg av når du er ferdig i ephorte! Avlogging i ephorte Logg av her : 3 Symboler i ephorte Åpne hurtigmeny Gjøre oppslag + søk For alle ikoner hvor det finnes en pil ned vil en kunne åpne en hurtigmeny Finnes i felt hvor det er mulig å gjøre oppslag og søk. Finnes i felt hvor det er mulig å velge en verdi fra en rullegardinsmeny. Gjøre valg fra meny 4 Fordele post adressert til egen enhet (Journalposter/Dokumentposter) 1 Gå til Ledersøk (i venstremenyen) Velg 3 Fra resultatlisten over Ufordelte, velg dokumentet du skal fordele, og klikk på hurtigmeny Som leder/saksfordeler får du Ufordelt post til din enhet som du skal fordele til saksbehandler. 5 Påfør saksbehandler (velg ev. fra ) Her kan du også: Varsle saksbehandler med e-post, Påføre (og lagre) merknad Påføre kopimottaker(e). 4 I hurtigmenyen du får frem, velg Fordel Brukerveiledning ephorte 011 Kortversjon for ledere/saksfordeler ved HiT Side 3
5 Fordele mottatte kopier til egen enhet 1 3: Fremgangsmåte er som punkt 1 3 over, men velg søket 4. I hurtigmenyen du får frem, velg Rediger JP : Som leder/saksfordeler får du Ufordelte kopiert til din enhet som du skal fordele til saksbehandler. Hvis du ønsker, kan du også påføre flere kopimottakere. 5. Påfør kopimottaker(e) under fanen Interne mottakere (velg ev. fra ): 6 Søke etter sak eller dokumenter Avansert søk gir flest søkemuligheter 1 Velg Avansert søk og klikk Velg søkealternativ: 3 Sett inn søkeord, og klikk (øverst til venstre) Husk å skille på om du søker etter saker (Saksmapper/Mapper) eller dokumenter i en sak (Journalposter/Dokumentposter). Alternative søk hentes frem vha helt til høyre på 1. linje. Søkeord kan hentes frem via (helt til høyre på linja. Ved søk på Dato kan Intervall velges) Du kan søke etter begynnelsen av, deler av eller slutten av et ord med bruk av * 7 Godkjenning av journalpost/dokumentpost 1 Gå til Ledersøk (i venstremenyen) Søket henter frem alle dokumenter som du skal godkjenne før de kan ferdigstilles og ekspederes 6.Husk å varsle med e-post (sett kryss i feltet) slik at saksbehandler raskt får melding om at du har godkjent dokumentet. Velg 3 Etter at dokumentet er gjennomlest, kan du godkjenne eller returnere konseptet til saksbehandler. 4 Fra resultatlisten velger dokumentet du skal godkjenne (ev. returnere), og klikk på rullegardin til høyre for konvolutt Dersom du ikke skal godkjenne, fjern haken i boksen Godkjenner. Legg til merknad og varsle med e-post. 5 Velg Godkjenn/ Returner i dialogboksen: Brukerveiledning ephorte 011 Kortversjon for ledere/saksfordeler ved HiT Side 4
8 Besvare/avskrive dine restanser (oppgaver) Gå til Fellessøk: Resultatliste over restanser: 1 Skal du besvare et inngående brev, velg rullegardin til høyre for konvolutt for det dokumentet du skal besvare. Fra hurtigmenyen velger du Besvar/Avskriv + Svar med utgående post Opplysninger i Innhold arves. Endre litt på overskriften som foreslås. Lagre og nytt dokument + velg mal Skriv brevet (hvis det ikke er hentet fra disk) Velg Tillegg (øverst på siden) og Tilbake til ephorte Web Videre fremfangsmåte sei punktet Opprette ny journalpost/dokumentpost Hurtigmeny fra journalpostnivå: Tilbake til ephorte: En restanse (oppgave) vises for deg med et rødt flagg: Skal du besvare et N-notat, velg Svar med notat fra hurtigmenyen. Videre fremgangsmåte er som beskrevet over. 3 Ønsker du å avskrive direkte? Velg aktuell avskrivningsmåte (TE, TO eller TLF). Ved bruk av TLF - lag en merknad. Du må da alltid besvare eller avskrive direkte dette dokumentet. 9 Opprette ny sak Nye dokumenter / saker som kommer inn opprettes gjerne av arkivet, men ledere kan selv opprette saker. 1 Gå til Husk: Søk alltid om det finnes en sak vedrørende det du jobber med fra før! Utfyllende beskrivelse for oppretting av ny sak finner du i Rutine 6 på: http://www.hit.no/nor/hit/aa-jobbe-ved-hit/administrativeverktoey/arkiv-og-dokumentbehandling/ephorte/rutiner-for-lederesaksbehandlere Registrer en beskrivende tittel Brukerveiledning ephorte 011 Kortversjon for ledere/saksfordeler ved HiT Side 5
10 Opprette ny journalpost/dokumentpost Alle dokumenter som er nødvendige for å dokumentere saksbehandlingen ved HiT skal registreres som en journalpost i ephorte! 1 Stå på saksnivå velg hurtigmeny Ny journalpost dokumenttype: Videre fremgangsmåte er beskrevet i Rutinene 7 og 8 på: http://www.hit.no/nor/hit/aa-jobbe-ved-hit/administrative-verktoey/arkiv-ogdokumentbehandling/ephorte/rutiner-for-ledere-saksbehandlere Ved elektronisk arkivering er registreringsbehovet utvidet i forhold til tradisjonell journalføring, og interne dokumenter må da også registreres. Følgende dokumenttyper brukes: I Inngående post (fra ekstern avsender) U Utgående post til ekstern mottaker. Benyttes også i.f.m. personal- og studentsaker. N Interne notat korrespondanse innad i høgskolen X Interne notat. Saksframlegg, utredninger, og dokumenter kun til orientering Y Mappedokument blir ikke bevart. Nytt saksframlegg eller ny utgående post må aldri benyttes. (HiT har ikke innført utvalgsmodul, og har ikke e-postsystemet integrert med ephorte). 11 Redigere dokumenter under arbeid 1 Gå til Fellessøk: Gå til arkfanen 3 Klikk på rullegardin til høyre for brevark og velg Rediger tekstdokument Arkfanen Dokumenter ligger i nedre del av skjermbildet. Blir tilgjengelig hvis du trykker på teksten i journalposttittelen (dokumenttittelen). 4 Rediger dokumentet. Videre framgangsmåte som ved oppretting av ny journapost/dokumentpost Rutinene 6 og 7 på: http://www.hit.no/nor/hit/aa-jobbe-ved-hit/administrative-verktoey/arkivog-dokumentbehandling/ephorte/rutiner-for-ledere-saksbehandlere 1 Egne merknader/tillegg: Brukerveiledning ephorte 011 Kortversjon for ledere/saksfordeler ved HiT Side 6
13 3 Kjente feil som hindrer bruk av ephorte Feil 1 - Trusted sites: Dersom mangler nederst på ephorte siden, vil ikke redigeringsikonene virke når det trykkes på pilen. Velg da Tools fra verktøylinjen øverst på skjermen, Internet Options i rullemeny. deretter Deretter fanen Security. Neste bilde velges grønn hake Trusted sites og deretter Sites, Siste bilde velges Add Fjern haken ved Require server. Close og og OK på neste. Oppdater maskinen ved å trykke F5 knappen på tastaturet, og menyvalget skal nå virke igjen. Brukerveiledning ephorte 011 Kortversjon for ledere/saksfordeler ved HiT Side 7
Feil - Google Trykk Start knappen på maskinen, og velg Min datamaskin. Deretter Legg til eller fjern programmer Listen over programmer på din maskin kommer opp alfabetisk. Dersom Google står oppført kan den fjernes ved å trykke på teksten som blir uthevet blå og det kommer da opp valget. Feil 3 - Pop-up Blocker Dersom du har pop-up på maskinen vil du få en gul linje over ephorte-merket øverst på siden. Det vil spørre om : tillat alltid https://hit.ephorte.uninett.no? (eller noe som ligner..) Dette hindrer bruken av funksjoner i ephorte, og skal fjernes på følgende måte: Trykk på Tools og deretter Pop-up Blocker, velg Turn On Pop-up Blocker. Tillat Pop-up fra uninett.no osv. Riktig innstilling blir da følgende: Turn Off Pop-up Blocker - og på linjen under Pop-up Blocker Settings. Andre feil? Utenom disse 3 feilene kan det forekomme feilmeldinger når du skal inn og redigere på et Word-dokument du jobber med. Det kommer da for eksempel beskjed om at maskinen ikke finner C:/området eller lenke/streng til dokumentet du søker. Ring IT ringes på tlf 5051(Øystein Gjertsen) eller tlf 5050 (IT-vakten), som kan hjelpe med dette. Problemet gjelder ikke ephorte, men er en innstilling på maskinen som IT kan fikse. 14 Hvor finner du kursdokumentasjon k til ephorte? Utfyllende kursmateriell finner du på lenker til på adressen: http://www.hit.no/nor/hit/aa-jobbe-ved-hit/administrative-verktoey/arkiv-ogdokumentbehandling/ephorte/kursmateriell-ephorte Brukerveiledning ephorte 011 Kortversjon for ledere/saksfordeler ved HiT Side 8