PUBLIC 360 BRUKERVEILEDNING

PUBLIC 360 BRUKERVEILEDNING Gro Wisting Haugland, versjon 1 11.12.2013

Innhold INNLEDNING... 3 EKSEMPLER PÅ DOKUMENTTYPER SOM SKAL ARKIVERES I PUBLIC 360... 4 HJELP-FUNKSJONEN I PUBLIC 360... 5 ROLLER... 6 OPPRETTE PERSONLIG SKRIVEBORD... 7 SØK... 11 Hurtigsøk... 11 Globalt hurtigsøk... 12 Utvidet søk... 12 OPPRETTE NY SAK... 14 Redigere sakskortet... 16 OPPRETTE UTGÅENDE BREV... 17 OPPRETTE INTERNT NOTAT (med eller uten oppfølging)... 23 BESVARE ET INNKOMMET BREV ELLER ET INTERNT NOTAT... 24 Besvare med bruk av brevmal... 24 Besvare med e-post... 27 AVSKRIVE EN RESTANSE... 29 BEHANDLE E-POST... 30 Arkivering av innkommet e-post, som dokument i ny sak... 30 Arkivering av innkommet e-post, som dokument i eksisterende sak i Public 360... 33 Besvare innkommet, arkivert e-post med utgående e-post... 37 2

INNLEDNING Public 360 er et fullstendig dokumenthåndteringssystem som understøtter mange ulike prosesser, som for eksempel saksbehandling, arkivering, håndtering av kontrakter og styrende dokumenter, epost, møteadministrasjon samt prosjektarbeid og samhandling. Denne brukerveiledningen tar for seg de mest sentrale funksjonene Høgskolen i Buskerud og Vestfold benytter fra 01.01.2014., og er ment å være en hjelp for ledere og saksbehandlere i oppstartsfasen etter fusjonen. Brukerveiledningen vil bli oppdatert og videreutviklet ved innføring av eventuelle nye funksjoner og moduler. HBV er som offentlig organ pålagt å dokumentere sin virksomhet i et godkjent dokumenthåndteringssystem. Dette følger av arkivforskriftens 2-6. Dokumenter som gjelder egen høgskole, dokumenter av prinsipiell karakter, dokumenter som har verdi som dokumentasjon og dokumenter som har medført saksbehandling, skal alltid registreres i dokumenthåndteringssystemet. 3

EKSEMPLER PÅ DOKUMENTTYPER SOM SKAL ARKIVERES I PUBLIC 360 Styre-, råds- og utvalgssaker Møtebøker fra høgskolens styrende organer Utgående korrespondanse som representanter for høgskolen har undertegnet Inngående korrespondanse som høgskolen skal besvare, også e-poster Henvendelser vedrørende samarbeid Egne fagplaner, studieplaner, emneplaner, rammeplaner Kontrakter, avtaler, alle forpliktelser av faglig eller økonomisk karakter Høringer (egne og andres) Oppnevninger og deltakelse i prosjekter, utvalg, råd mv. (interne og eksterne) Referater og protokoller fra kollektive råd, utvalg, organisasjoner mv. Høgskolens egne håndbøker, instrukser og planer Prosjektdokumentasjon Klagesaker Statistikk (egne) Publikasjoner rapporter (egne) Personalsaker Studentsaker Eksamensoppgaver Eksamensprotokoller Master-oppgaver (besvarelser) Ph.d. saker 4

HJELP-FUNKSJONEN I PUBLIC 360 I hjelp-funksjonen i Public 360 finner du forklaring og fremgangsmåte for de fleste viktige funksjoner, samt informasjon om endringer i nye versjoner. 5

ROLLER Public 360 er rollebasert. Det betyr at en del funksjonalitet og rettigheter følger rollene du innehar. Øverst på høyre side, hvor navnet ditt og organisasjonstilknytning fremgår, får du også opp rollene du har tilgang til. Klikk på navnet ditt. For å endre rolle, velg [Bytt aktiv rolle] Symbolet foran rollen viser hvilken rolle du jobber i. 6

OPPRETTE PERSONLIG SKRIVEBORD Klikk på pila ved siden av navnet ditt øverst til høyre. Gå til [Skrivebordsadministrasjon], og velg [Opprett personlig skrivebord]. 7

Gi det personlige skrivebordet et navn, og klikk på [Opprett]. Klikk på fanen [Sett inn]. Klikk så på [Webdel]. Klikk på kategorien [360 webdeler], velg [Min status] og klikk [Legg til] Klikk øverst i høyre hjørne. 8

For å sette ditt personlige skrivebord som standard skrivebord, klikk på pila ved siden av navnet ditt øverst til høyre i bildet, velg [Skrivebordsadministrasjon] og [Bibliotek for personlige skrivebord]. Klikk på kontekstmenyen (de tre prikkene) 9

Klikk på de tre prikkene i dialogboksen, og velg [Sett som standard skrivebord]. Skrivebordet ditt er endret: 10

SØK Noe av det viktigste for at et arkiv- og dokumenthåndteringssystem skal fungere godt, er at brukerne finner igjen saker og dokumenter som er registrert i systemet. Når du skal registrere en sak eller dokument må du først sjekke om det finnes en sak fra før. For å unngå at det opprettes en ny sak som allerede eksisterer, er det lurt å søke både på [Sak] og [Dokument]. Det er tre forskjellige måter å søke på,[hurtigsøk], [Globalt Hurtigsøk] og [Utvidet søk]. For saksbehandlere/ledere vil det til vanlig være tilstrekkelig å bruke hurtigsøk eller globalt hurtigsøk. Hurtigsøk Klikk på [Søk], velg [Sak]og velg fanen for hurtigsøk. Skriv ordet eller begynnelsen av ordet du ønsker å søke på, og avslutt med prosenttegn (%). Avgrens eventuelt søket ved å legge til ekstra ord. Unngå prosenttegn i begynnelsen av et ord. Det gjør søket veldig tungt, og du vil sannsynligvis få for mange treff. 11

Globalt hurtigsøk Globalt hurtigsøk kombinerer flere søkefunksjoner og søkemotorer og gir treff på saker, dokumenter, kontakter osv. Det er her også mulig å søke i fritekst, dvs. å få treff på filinnhold. Utvidet søk Klikk på [Søk sak], og åpne fanen for utvidet søk. Skriv ordet eller begynnelsen av ordet du ønsker å søke på, og avslutt med prosenttegn (%). Avgrens eventuelt søket ved å legge til ekstra ord. Unngå prosenttegn i begynnelsen av et ord. Det gjør søket veldig tungt, og du vil sannsynligvis få for mange treff. Søk i alle felt i utvidet søk kan kombineres. 12

Forklaring på ulike søkefelt: Ved søk i tekstfelter, skriver du begynnelsen av ordet (eller hele ordet) og trykker på Enter. Du får da opp alle saker som har treff på søkeordet. Søkeresultatet vises nederst på siden, under søkefeltene. På samme måte fungerer også søk i felter som har [Hent-knapp] bak feltet. etter å ha skrevet inn søkeord (eller deler av søkeord), trykker du Enter, eller klikker på symbolet bak feltet. Ved søk i felt med rullegardinliste, velger du søkeord ved å klikke på pilen og velge verdi fra listen. I felter med kalender på høyre side, kan du velge dato ved å klikke på symbolet og velge dato i kalenderen. For ytterligere informasjon om søk, bruk Hjelp-funksjonen: 13

OPPRETTE NY SAK Før du oppretter ny sak, må du alltid sjekke om det finnes en sak allerede. Bruk søkefunksjonene hurtigsøk, globalt hurtigsøk eller utvidet søk. Se egen prosedyre. Er du usikker på om saken allerede finnes i Public 360, kontakt arkivet! Dersom du ikke får treff ved søk, kan du opprette ny sak. Klikk på fanen [Ny], og velg [Sak]. Du får så opp sakskortet (se neste bilde), som må fylles ut med metadata om saken. Som f.eks. sakens tittel, ansvarlig person, eventuell tilgangskode mv. 14

Stå i arkfanen [Generelt] og fyll ut i feltene med rød stjerne. Sjekk at innholdet i de forhåndsutfylte feltene er riktig. Det er kun arkfanen [Generelt] som normalt fylles ut. Du trenger derfor ikke klikke på [Neste], men gå direkte til [Fullfør]. Saken er nå opprettet, og Public 360 generer automatisk et saksnummer. 15

Redigere sakskortet Hvis du må rette registreringer i sakskortet, klikk på pila bak sakstittelen, og du får opp flere valg. Velg [Rediger egenskaper], gjør endringene og klikk [Fullfør] for å lagre. 16

OPPRETTE UTGÅENDE BREV Søk opp saken du skal knytte dokumentet til. Se egen prosedyre for søk. Velg arkfanen [Dokumenter], deretter [Nytt dokument] og [Velg mal]. Velg f.eks. [Uni Brev] Dokument ut, Saksdokument. Klikk [OK]. 17

Du får opp dokumentkortet (se bilde under). Her skal du registrere metadata om dokumentet. Stå i arkfanen [Generelt] og fyll ut i feltene med rød stjerne. Sjekk at innholdet i de forhåndsutfylte feltene er riktig. I feltet [Tittel] skriver du overskriften på brevet ditt. Husk også å legge til en mottaker. [Mottaker]: finner du enklest ved å skrive de første bokstavene og trykke [Enter] eller trykke på haken til høyre for feltet. Hvis du skriver prosenttegnet og trykker [Enter] får du opp alle registrerte kontakter. 18

Hvis du ikke finner riktig mottaker, må mottaker registreres som ny kontakt. Klikk på [Ny Kontakt] til høyre for mottakerfeltet. Fyll ut navn og adresse. Husk å legge til e-postadresse hvis det er aktuelt å sende brevet fra Public 360. Navn og adresse vil bli flettet inn i brevet. Mottaker blir opprettet som «Uregistrert kontakt» og kan ikke gjenbrukes. Dersom du har kontakter du har hyppig kontakt med, kan du be arkivet registrere kontakten for deg slik at den blir liggende som registrert kontakt i Public360 og kan gjenbrukes. [Kopi til]: tilsvarende som [Mottaker] over. 19

[Mal]: Velg mal fra nedtrekksmenyen i felt for mal. [Tilgangskode]: Fylles ut dersom dokumentet, avsender/mottaker eller deler av dokumenttittelen skal skjermes på offentlig journal. [Tilgangsgruppe]: Fylles ut dersom ansattes tilgang til dokumentet skal begrenses. Klikk på [Fullfør]. Word åpnes, og du kommer inn i HBVs brevmal. Når du er ferdig med brevet ditt, klikker du på krysset øverst i høyre hjørne av skjermen: Du må deretter klikke i tre dialogbokser. 20

Klikk på [Lagre] Svar [Ja] på spørsmål om innsjekking. Klikk [Ok ] Dokumentet er registrert, og har nå status [Reservert]: Klikk på den blå dokumenttittelen. Du kommer inn på dokumentnivå, og kan endre status på dokumentet ditt til [Ekspedert]. 21

Når du har endret status til [Ekspedert], dukker brevet opp hos arkivet og vil bli journalført. Dette betyr ikke at dokumentet ditt er sendt til ekstern mottaker. Du kan sende dokumentet med vanlig post, eller med e-post direkte fra Public 360 avhengig av om det må underskrives eller ikke. For å sende dokument med e-post: Stå på dokumentnivå. Klikk på pila ved siden av dokumentets tittel, velg [Send til] og f.eks. [Send som vedlegg med e-post]. 22

OPPRETTE INTERNT NOTAT (med eller uten oppfølging) Samme fremgangsmåte som for å opprette utgående brev. Søk opp saken du skal knytte et nytt dokument til. Se egen prosedyre for søk. Velg arkfanen [Dokumenter], deretter [Nytt dokument] og [Velg mal]. Når du skal opprette et notat, kan du velge mellom internt notat med oppfølging (N) og internt notat uten oppfølging (X). Velg internt notat med oppfølging, dersom du ønsker et svar på notatet ditt, eller at mottaker skal foreta seg noe. Velg internt notat uten oppfølging, dersom notatet bare er ment å skulle ligge på saken som dokumentasjon. Notater kan ha en eller flere mottakere. Notater med oppfølging, kan påføres forfallsdato. NB: Du må endre status på notatet ditt fra [Reservert] til [Ekspedert], for at det skal dukke opp i mottakers innboks i Public 360. 23

BESVARE ET INNKOMMET BREV ELLER ET INTERNT NOTAT På venstre side på skrivebordet ditt, under [Dokument], finner du [Ubesvarte]. Dette er en liste over innkomne dokumenter og N-notater (notater med oppfølging), som ikke er besvart eller avskrevet på annen måte. Denne listen vil du også finne på det personlig tilpassede skrivebordet. Her vises også antallet ubesvarte dokumenter i parentes. Besvare med bruk av brevmal Dersom du velger å besvare med brev (ikke e-post), får du opp dokumentkortet som må fylles ut først. 24

Sjekk at forhåndsutfylte felt har riktig innhold. Husk å velge mal. Klikk på [Fullfør]. Når brevet er ferdig skrevet, finner du det under [Korrespondanse under arbeid] i venstremenyen på skrivebordet. Du må endre status på dokumentet til [Ekspedert]. Da sendes brevet til arkivet og vil bli journalført der. Dette betyr ikke at dokumentet ditt er sendt til ekstern mottaker. Du kan sende dokumentet med vanlig post, eller med e-post direkte fra Public 360 avhengig av om det må underskrives eller ikke. 25

Velg (huk av) det dokumentet du ønsker å besvare/avskrive, og klikk [OK]. 26

Besvare med e-post Dersom du velger [Besvar med e-post], kommer du inn i Outlook. Legg inn mottaker (dersom ikke mottakers adresse ligger der) og skriv svaret ditt. [Arkiver i 360]-knappen er aktiv. Når du klikker på [Send] vil du få opp dokumentkortet. 27

Kontroller at innholdet i de forhåndsutfylte feltene er korrekt, og klikk deretter på [Fullfør]. E-posten er nå registrert på saken, har status [Ekspedert] og vil bli endelig journalført av arkivet. Du får en kvittering på at e-posten er registrert i P360: 28

AVSKRIVE EN RESTANSE Innkomne dokumenter (brev og N-notater) som du ikke skal besvare, må avskrives på annen måte. Du finner disse dokumentene under [Ubesvarte] i venstremenyen, samt på skrivebordet i Public360. Velg (huk av) dokumentet du ønsker å avskrive, og klikk på [Avskriv]. Velg avskrivingsmåte. Mest vanlig er TE = Tatt til etterretning. Når du har avskrevet dokumentet forsvinner det fra [Ubesvarte], og vil heller ikke dukke opp på din restanseliste ved den kvartalsvise restansekontrollen. 29

BEHANDLE E-POST Arkivering av innkommet e-post, som dokument i ny sak Klikk på ikonet [Vis/skjul sidepanelet]. Du får opp et sidepanel i Outlook, med elementer fra Public360. Klikk på e-posten du ønsker å arkivere, og dra den over i slippsonen der hvor det står [Opprett dokumenter]. Huk av for [Dokument inn], og klikk ok. 30

Du får da opp registreringsbildet for dokumentet: Alle felt med rød stjerne bak må ha et innhold. De fleste feltene fylles automatisk ut, men saksfeltet må fylles ut manuelt. Dersom e-posten du skal registrere er første dokument i en ny sak, klikk på i høyre hjørne av bildet. Du får opp dette bildet: [Ny sak ] oppe Fyll inn en dekkende tittel for saken, i tittelfeltet. Dersom saken skal ha en tilgangskode eller tilgangsgruppe, må disse feltene endres. Felt for ansvarlig enhet (og person), fylles automatisk ut med e-postens mottaker. 31

Dersom du velger å sette på en tilgangskode på saken, f.eks. UO Unntatt offentlighet, blir det lagt til et nytt tittelfelt [Offentlig tittel]. Det er innholdet i dette feltet som vises på offentlig journal. Dersom det ikke er nødvendig å skjerme ord i tittelen på dokumentet, er det heller ikke nødvendig å fylle ut dette feltet. Da blir det innholdet i feltet [Tittel], som vises på offentlig journal. Klikk deretter på [Fullfør] nederst i bildet. Du kommer tilbake til Outlook, og ser at eposten din er lagt inn i sidepanelet Samtidig har e-posten du har arkivert fått en hake, som betyr at den er importert og arkivert i P360 Klikk på [Hjem] for å komme tilbake til oversikten igjen. 32

Arkivering av innkommet e-post, som dokument i eksisterende sak i Public 360 Klikk på ikonet [Vis/skjul sidepanelet]. Du får opp et sidepanel i Outlook, med elementer fra Public 360. Dobbeltklikk på [Søk og arkiver] 33

Dobbeltklikk på [Saker] Du får opp dette bildet: Tre måter å finne fram til riktig sak på: Dersom du kjenner saksnummeret, kan du skrive inn dette i feltet [Søk etter saker] og klikke på forstørrelsesglasset. Saksnummer skrives på formen: 13/00061 Hvis du klikker på [Historikk], får du opp de sakene du har vært inne på i det siste, og kan velge derfra. Hvis du klikker på [Mine åpne saker], får du opp alle dine pågående saker, dvs. saker som er under arbeid og ikke er avsluttet. 34

Når du har søkt fram riktig sak, klikk på e-posten du vil arkivere og dra den over til saken i sidepanelet. Velg [Dokument inn], og klikk [OK]. 35

Klikk på [Fullfør] E-posten er arkivert i Public360. Arkivet søker opp dokumenter registrert av saksbehandler/leder, og foretar endelig journalføring. 36

Besvare innkommet, arkivert e-post med utgående e-post Klikk på e-posten du skal svare på, i sidepanelet i Outlook Velg [Besvar med e-post] E-posten åpnes, med referanse til dokumentet/e-posten du svarer på i tittelfeltet. [Arkiver i Public 360]-ikonet er aktivt. Når du klikker på send, kommer registreringsbildet i Public 360 opp. 37

Sjekk at innholdet i feltene med rød stjerne er riktig, og klikk [Fullfør]. E-posten er lagret i Public 360, og restansen er avskrevet. 38