Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: 29.11.2016, Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl. 19:00 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 16/36 16/44 Frammøteliste Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Torbjørn Østby (Ap), leder Jan Aage Moen (H), nestleder Rannveig Lade (R) Eirik Milde (H) Meldt forfall Torhild Grimseth Huseby (Sp) Turid Eriksen (Ap) Håvard Tafjord (H) Ellen Simensen (Ap) Antall stemmeberettigede fremmøtte 7 av 7. Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon Ingen Møtende fra administrasjonen: Rådmann Roar Vevelstad og innkjøpsavdelingen ved Trond Sydskogen. (navn leder). (navn nestleder) Merknader Merknader til innkalling og dagsorden framgår av behandlingen av sak 16/36
Saksnr Innhold Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra møtet 27.9 2016 Informasjon fra rådmannen om avtalen angående Svingenskogen Resultat av eierskapskontroll med Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Uavhengighetserklæring fra Deloitte Møteplan 1. halvår 2017 Referater og meldinger Eventuelt Valg av revisor - kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret U. off, Offl. 13, Fvl. 13, 1.ledd nr. 2 PS 16/36 Godkjenning av innkalling og saksliste (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Ingen merknader vedrørende innkalling. Leder varslet at siste sak skulle behandles for lukkede dører Innkalling og saksliste godkjennes PS 16/37 Godkjenning av protokoll fra møtet 27.9 2016 1. Protokoll fra møtet 27.9 2016, godkjennes Protokoll fra møtet 27.9 2016, godkjennes
PS 16/38 Informasjon fra rådmannen om avtalen angående Svingenskogen 1. Informasjon fra rådmannen om avtale angående Svingenskogen, tas til orientering Informasjon fra rådmann om avtale angående Svingenskogen, tas til orientering. PS 16/39 Resultat av eierskapskontroll med Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 1. Kontrollutvalget tar selskapsdelen av eierskapskontroll med Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS, til orientering Sekretariatet orienterte om resultatet av kontroll av Østfold interkommunale Arkivselskap IKS. Utvalget stilte spørsmål vedrørende oppfølging av de funn som omtales i rapporten. 1. Kontrollutvalget tar selskapsdelen av Eierskapskontroll med Østfold interkommunale Arkivselskap IKS, til orientering 2. Behov for kontroll av Halden kommune sin eiermelding for Østfold interkommunale Arkivselskap IKS, vurderes i forbindelse med neste planperiode. PS 16/40 Uavhengighetserklæring fra Deloitte 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig i Deloitte, tas til etterretning Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor i Deloitte, tas til etterretning
PS 16/41 Møteplan 1. halvår 2017 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet i 1. halvår 2017: 14. Februar 2. Mai 20. Juni Møtestart kl. 18.00. Kontrollutvalget endret sekretariatets forslag til møtedato fra 14. februar til 28. februar. 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet i 1. halvår 2017: 28. februar 2. mai 20. juni Møtestart kl. 18.00. PS 16/42 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 16/43 Eventuelt Kontrollutvalget diskuterte hvem som skulle dra på de to konferansene som kommer i 2017. Turid Eriksen representerer utvalget på konferansen på Gardermoen 1 2 februar 2017. Sekretariatet melder henne på. Håvard Tafjord representerer utvalget på konferansen i Tromsø 7 8 juni 2017 Leder orienterte utvalget om en kvalitets- og utviklingsrapport om Halden skolene. Rådmann viste til at rapporten ble behandlet av undervisnings- og oppvekstutvalget den 16.11 2016. Leder ba sekretariatet om at rapporten sendes til medlemmene.
1. Turid Eriksen representerer utvalget på konferansen på Gardermoen 1 2 februar 2017 2. Håvard Tafjord representerer utvalget på konferansen i Tromsø 7 8 juni 2017 PS 16/44 Valg av revisor - kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret Unntatt offentlighet etter Offl. 13, Fvl. 13, 1.ledd nr. 2 Saken er unntatt offentlighet til kommunestyret har fattet endelig vedtak