// Mamut Butikkdata Introduksjon til Mamut Butikkdata
Introduksjon til Mamut Butikkdata Introduksjon til Mamut Butikkdata Innhold Nyheter i Mamut Butikkdata versjon 3.5... 3 Om Mamut Butikkdata... 4 Definisjoner av ord og uttrykk i programmet... 8 Kom i gang... 9 Hva bør du tenke på før du setter i gang... 10 Innlogging til Mamut Butikkdata... 13 Salg, betaling, retur og faktura... 14 Salg... 14 Betaling... 23 Kasseinnskudd og -uttak... 26 Faktura... 28 Retur av varer... 29 Ordre/faktura hentet fra regnskapssystemet... 31 Hurtigtaster i salgsvinduet... 33 Kasseopptelling og dagsoppgjør... 34 Veiviser for dagsoppgjør... 35 Oppdatere lagerbeholdning... 35 Oppdatere produkter og kunder... 36 Administrasjon og innstillinger... 37 Daglige rutiner... 38 Innstillinger... 39 Brukere og sikkerhet... 51 Rapporter... 55 1
Introduksjon til Mamut Butikkdata Administrer lisensinformasjon... 56 Parameterstyring... 56 Andre innstillinger... 57 Installasjon og førstegangs oppstart... 58 Installasjon av Mamut Butikkdata... 58 Installasjon - sjekkliste... 59 Førstegangs oppstart... 61 Ny versjon... 68 Oppdatering til ny versjon... 68 2 Versjon 3.5 POS.BKL.INTRO.NO.035.1
Nyheter i Mamut Butikkdata versjon 3.5 Nyheter i Mamut Butikkdata versjon 3.5 Utvidet rabatt funksjonalitet I versjon 3.5 har rabatt funksjonaliteten blitt utvidet. En ny Rabatt knapp plassert i salgsvinduet gir deg muligheten til å gi rabatt på totalsum av salget. Rabatten kan enten gis i prosent eller som en fast sum. I tillegg er ordrerabatt i prosent på kunde i Mamut Business Software nå overført til Mamut Butikkdata. Du kan se denne rabatten i det nye feltet Ordrerabatt (%) på kundekortet. I tillegg kan du sette ordrerabatt i prosent på kunden hvis kunden opprettes i Mamut Butikkdata. Ny funksjonalitet ved bruk av integrert betalingsterminal En ny innstilling gir deg muligheten til å automatisk starte avstemming av din betalingsterminal direkte etter at Dagsoppgjøret er ferdig. Du kan aktivere denne funksjonaliteten ved å velge innstillingen Initier avstemming i betalingsterminal ved kjøring av dagsoppgjør, under Administrasjon Innstillinger Dagsoppgjør. Hvis din betalingsterminal ikke har skriver, kan du velge å skrive ut rapporter fra betalingsterminalen gjennom Mamut Butikkdata. Dette gjør du ved å trykke på knappen Skriv ut ved siden av Skriv ut rapporter fra betalingsterminal på skriver for rapporter i Mamut Butikkdata, under Administrasjon Innstillinger Eksterne enheter. Merk! For å bruke funksjonaliteten må din betalingsterminal integrasjon støtte dette. Funksjonaliteten er støttet ved bruk av Nets og Point. Forbedret brukervennlighet i produktlisten Du kan legge til produkter ved å trykke på + ikonet på produktlinjen. 3
Introduksjon til Mamut Butikkdata Om Mamut Butikkdata Mamut Butikkdata er en komplett, brukervennlig og moderne kasseløsning for alle mindre virksomheter. Løsningen er integrert med Mamut Business Software, og er alt du trenger for å drive salg over disk. Integrert med Mamut Business Software Systemet fungerer i samspill med din Mamut Business Software-database, uten at det vil være nødvendig å foreta større endringer i innstillingene der. Du må imidlertid sørge for å ha en oppdatert versjon av Mamut Business Software installert. Merk! Se også avsnittet "Hva bør du tenke på før du setter i gang?" for informasjon om øresavrunding, betalingsformer m.m. Synkronisering Du kobler deg opp mot Mamut Business Software-databasen rutinemessig, slik at de nødvendige dataene kan hentes fra databasen. Systemet henter ned produkter, priser, betalingsvilkår med mer, og salgene fra kassesystemet føres tilbake. Mamut Butikkdata trenger ikke alltid være tilkoblet din Mamut Business Software-database, men må tilkobles i visse situasjoner, som for eksempel ved synkronisering av kunde- og produktregister. Dermed ivaretas driftssikkerheten også om du har Mamut Business Software-databasen installert et annet sted, eller i et større nettverk. Enkel installasjon Systemet settes enkelt opp første gang ved hjelp av veiviseren for førstegangs oppstart. I tillegg kan du konfigurere systemet ved hjelp av et eget innstillingsvindu. Som systemadministrator kan du også ivareta sikkerheten, både i form av brukeradministrasjon, for å kontrollere brukernes tilganger til systemet, og i form av sikkerhetskopieringsrutiner. Registrering av salg og betaling Systemet er tilrettelagt for kundedisplay. Salg og betaling registreres enkelt i et brukervennlig skjermbilde. Produktene hentes inn via egendefinerte hurtigtaster, strekkodeleser eller ved oppslag i produktregisteret. Når du tar imot betaling, kan dette skje på en rekke ulike måter. Kunden kan betale kontant, eller med kort. Det kan også oppstå situasjoner der kunden kommer med Gavekort eller Tilgodelapp, og skal ha penger tilbake som følge av dette, eller der kunden betaler i utenlandsk valuta. Kanskje betaler kunden med en kombinasjon av disse. 4
Om Mamut Butikkdata Parkering av salg Det er mulig å parkere salg. Dette gir deg muligheten til å sette et påbegynt salg til parkert, hjelpe andre kunder, hente opp igjen det parkerte salget, for så å fortsette salgsprosessen. En liste over alle parkerte salg hentes frem ved å trykke på knappen Parkert. Alle parkerte salg slettes ved kjøring av Dagsoppgjøret. Returer Du kan registrere retur av vare, og du kan betale de kontant, gjennom en tilgodelapp eller direkte til kredittkortet. Rabatter Du kan gi rabatter og endre enhetspriser på hver enkelt varelinje. Dersom det registreres salg mot en bestemt kunde, og deretter opprettes faktura, vil vedkommendes pris fra økonomisystemet benyttes. Detaljert produktinformasjon og lagerbeholdning Du kan se detaljer om produktet med informasjon om blant annet mva., vekt, volum og kostpris. Du kan også hente nøyaktig lagerbeholdning. Har du slått inn et produkt flere ganger, kan varelinjene slås sammen i registreringsbildet og på kvitteringsutskriften. Anonyme salg med beløpsgrense eller registrering av salg på kunde Som standard registreres salgene mot en "ukjent" kunde, Kontantkunde. Du kan sette beløpsgrense på slike anonyme salg, slik at disse ikke kan registreres dersom summen overskrider en bestemt grense. Kunderegisteret overføres rutinemessig fra Mamutdatabasen, slik at du kan registrere salg på kunder som allerede er registrert der. Du kan se detaljert informasjon om kunden. Fakturering Vanlige kassesalg registreres vanligvis uten at det spesifiseres informasjon om kunden. Kassesalgene blir da overført til Mamut Business Software-databasen under ett. Du kan imidlertid også registrere salget på en bestemt kunde, for eksempel dersom du ønsker å sende kunden en faktura på kjøpet i etterkant. Kassesalg som skal faktureres, overføres til ordreregisteret i Mamut Business Software. Fakturaer som opprettes i Mamut Butikkdata, blir først opprettet i Mamut Business Software ved dagsoppgjør, og fakturaene må skrives ut fra Mamut Business Software, ikke fra Mamut Butikkdata. 5
Introduksjon til Mamut Butikkdata 6 Opprett nye kunder fra kassen Du kan opprette nye kunder fra kassen. Disse blir da straks overført til økonomisystemet, slik at du kan fakturere derfra. Kontantuttak/innskudd i kassen Du kan også foreta innskudd og uttak i kassen. Formålet med dette kan være å fylle opp eller tømme kassebeholdningen etter behov, eller kanskje utlegg fra kassen. Avstemming og kasseoppgjør I kassen er det to rutiner for oppgjør. Ved Kasseopptelling telles kassebeholdningen opp for salg utført fra forrige kasseopptelling og frem til et tidspunkt. Ved Dagsoppgjør overføres salget til økonomisystemet, og lagerbeholdningen oppdateres. Berøringsskjerm (Touch screen) Alle funksjoner ved registrering av salg, bortsett fra søk etter kunde eller produkt, kan betjenes med berøringsskjerm. Du kan sette opp systemet slik at produktene kategoriseres og tilegnes ulike hurtigtaster på skjermen. Disse hurtigtastene kan også grupperes slik du selv ønsker det. Du kan naturligvis også benytte systemet med vanlig skjerm. Skrivere for kvitteringer og rapporter Du kan koble til kvitteringsskriver, og også skrive ut rapportene fra systemet på denne, eller du kan velge at rapportene skal skrives ut på en egen skriver. Du kan også skrive ut egne gavekort og tilgodelapper direkte fra systemet. Tilpasset kvitteringsutskrift Du kan redigere kvitteringsutskriften slik at den kan vise informasjon om mva., ekspeditørnavn eller identifikasjon og egne tekster. Rapporter Systemet har en rekke rapporter som blant annet kan gi deg oversikt over omsetningen for de ulike brukerne, omsetningen fordelt på timer i løpet av dagen(e), salg som ikke er oppgjort, samt rapporter i forbindelse med oppgjørsrutinene. I administrasjonsvinduet kan du se statusinformasjon med nøkkeltall. Brukerrettigheter Du kan administrere rettighetene til de ulike brukerne, slik at du kontrollerer hvem som har tilgang til for eksempel dagsoppgjør eller å gi rabatter. Brukerne logges automatisk av systemet for systemets sikkerhet.
Om Mamut Butikkdata Opplæringsmodus Du kan starte systemet i opplæringsmodus for å øve deg eller lære opp medarbeidere. I opplæringsmodus registreres alt i en eksempeldatabase samt i den løpende bruksrapporten (journalminnet). Du starter opp programmet i opplæringsmodus via Start-menyen i Windows. Under programgruppen Mamut Butikkdata velger du Mamut Butikkdata opplæringsmodus. Du vil tydelig kunne se at systemet går i opplæringsmodus. DataTools Programmet benytter verktøy for vedlikehold av databasen som kalles DataTools. Programmet installeres sammen med programfilene, og kan startes derfra (MDataTools.exe). Du kan også starte DataTools fra Start-menyen i Windows, i programgruppen Mamut Butikkdata. Systemkrav Se fullstendige og oppdaterte systemkrav og anbefalinger på: www.mamut.no/system. 7
Introduksjon til Mamut Butikkdata Definisjoner av ord og uttrykk i programmet Avsluttet salg: Dette er et salg som oppgjort/betalt. Opptalt salg: Dette er et salg som er betalt og inkludert i en kasseopptelling. Økonomisystem: Mamut Business Software inneholder en rekke data som rutinemessig overføres til kassepunktet. Programmet omtales som økonomisystemet, i motsetning til Mamut Butikkdata som har en egen database ved kassepunktet. Superbruker: En superbruker er en bruker av programmet som har tilgang til all funksjonalitet i systemet. Systemadministrator: En systemadministrator har gjerne tilgang til funksjoner som vanlige brukere ikke kommer i kontakt med, som sikkerhetskopiering, brukeradministrasjon med mer. I Mamut Business Software kan en bruker være tildelt en forhåndsoppsatt tilgangsmal som kalles Systemadministrator. Denne gir tilgang til de funksjonene som programvareleverandøren antar vil være mest relevante for en systemadministrator. PLU: PLU er et egendefinert nummer for en vare som fungerer på samme måten som EANkode, men ikke følger denne standarden. Dagsoppgjør: Dagsoppgjør er betegnelse på funksjonen for å avslutte en serie med salg i ett kassepunkt. Dagsoppgjør gjøres på et gitt tidspunkt. For at et salg skal bli med i dagsoppgjøret må det være med i en kasseopptelling. Opplæringsmodus: Du kan starte systemet i opplæringsmodus for å øve deg eller lære opp medarbeidere. I opplæringsmodus registreres alt i en eksempeldatabase. Du starter programmet i opplæringsmodus fra Start-menyen i Windows. Under programgruppen Mamut Butikkdata velger du Mamut Butikkdata opplæringsmodus. Du vil tydelig kunne se at systemet går i opplæringsmodus. Journalminne/løpende bruk: Løpende bruk refererer til alle utskrifter, endringer i innstillinger, åpninger av kasseskuff og inn-/utlogginger som utføres i programmet. Informasjonen registreres og kan skrives ut fra rapportmodulen. X-rapport og Z-rapport: Mamut Butikkdata inkluderer flere rapporter. Rapportene X- rapport og Z-rapport presenterer salgsregistreringer i ulike perioder. Z-rapporten viser salg som er foretatt mellom to dagsoppgjørprosesser. X-rapporten viser kasseløsningens registreringer siden sist Z-rapport. Z-rapporten kan derfor ses på som en dagsoppgjørsrapport, og i programmets rapportmodul heter den Dagsoppgjør (Z-rapport). 8
Kom i gang Kom i gang Installasjon og førstegangs oppstart Installasjonen foregår trinnvis ved hjelp av en veiviser, og tar deg direkte videre til en veiviser for førstegangs oppstart. Merk! Mamut Butikkdata må installeres av en forhandler. Innstillinger Enkelte innstillinger er påkrevet og du blir ledet gjennom en veiviser første gang du starter programmet. I tillegg finnes en rekke tilpasningsmuligheter. Les mer om dette under "Innstillinger". Registrering av salg Gjør deg kjent med hovedvinduet for registrering av salg. Vinduet kan tilpasses med egne knapper for produkter du selger ofte. Les mer om dette under "Om registrering av salg". Kasseopptelling og Dagsoppgjør Kasseopptellingen og dagsoppgjøret bør gå raskt og effektivt. Alle brukere bør kjenne til kasseopptellingen, og kanskje også dagsoppgjørsfunksjonen. Systemet er som standard satt opp slik at det forutsettes at disse foretas i én og samme prosess, men du kan dele de opp under innstillingene dersom du ønsker dette. Les mer om dette under "Daglige rutiner". Oppdatere produkter og kunder Mamut Butikkdata baserer seg på produktregisteret i Mamut. Produktene hentes ved førstegangs oppstart. Denne funksjonen brukes deretter for å lese inn produktregister og kunderegister fra økonomisystemet (Mamut Business Software), i tillegg til at betalingsformer blir oppdatert. Funksjonen bør benyttes rutinemessig ved å klikke Administrasjon - Oppdater produkter og kunder. Les mer om dette under "Oppdatere produkter og kunder". Opplæringsmodus Du kan starte systemet i opplæringsmodus for å øve deg eller lære opp medarbeidere. I opplæringsmodus registreres alt i en eksempeldatabase. Du starter programmet i opplæringsmodus fra Start-menyen i Windows. Under programgruppen Mamut Butikkdata velger du Mamut Butikkdata opplæringsmodus. Du vil tydelig kunne se at systemet går i opplæringsmodus. 9
Introduksjon til Mamut Butikkdata Hva bør du tenke på før du setter i gang Mamut Business Software-versjon Du må ha en oppdatert versjon av ditt Mamut Business Software-program. Installer sist tilsendte DVD eller last ned fra www.mamut.no. Du må vite hvor Mamut Business Softwaredatabasen er installert, slik at du kan angi eller bekrefte riktig filbane til databasen for tilknytning av Mamut Butikkdata. Mamut Business Software må dessuten være installert og førstegangs oppstart fullført på den samme maskinen som du skal kjøre Mamut Butikkdata på. Deretter kan du frigjøre en brukerlisens via Hjelp - Om - Administrer lisensinformasjon - Installerte datamaskiner. Betalingsbetingelse I Mamut Business Software-databasen må du registrere en Betalingsbetingelse med beskrivelsen Kassesalg. Du kan opprette denne under Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister - Betalingsbetingelser. Betalingsformen må være Kontant. Pass på at det ikke er avmerket i feltet Tilgjengelig på Internett. Under Avansert skal du merke av for Skal reskontroføres. Merk! Kontroller at det ikke er avmerket for Kontant under Avansert på betalingsbetingelsen. 10 Øreavrunding Du må opprette et produkt for øreavrunding i Mamut Business Software. Du skal senere velge dette i innstillingene i Mamut Butikkdata. Produktet må også være tilknyttet lageret du skal benytte for butikkdata-systemet. Dersom du på Betalingsformer velger en annen avrunding enn standard (0,01), vil differansene som oppstår konteres på en konto i regnskapet. For å kunne utføre korrekt avrunding må du velge et produkt for øreavrunding. Produktet må finnes i økonomisystemet, og følgende krav gjelder: Produktet må være knyttet til lagerstedet for butikkdata-systemet, men må ikke oppdatere lagerbeholdning: Avmerkingsboksen Oppdatere lagerbeholdning i fanekortet Lager må være av. Produktet må være mva-fritt: Velg Ingen avgift/avgiftsfri i mva-feltene. Produktet må være lenket til konto for øreavrunding i regnskapet: Velg riktig konto i fanekortet Innstillinger. Produktet må være aktivt: Velg Nei i Inaktiv-feltet på fanekortet Diverse. Dersom du i økonomisystemet ikke allerede har et slikt produkt som du kan velge her, må du opprette det der. Deretter kan du velge Administrasjon - Oppdater produkter og kunder i butikkdatasystemet for å hente produktet, slik at du kan velge det her.
Kom i gang Microsoft SQL Server Programmet benytter en SQL-database. Dersom du ikke har installert en SQL Server 2005- eller 2008 R2-versjon allerede, vil installasjonsveiviseren installere gratisversjonen Microsoft SQL Server Express 2005. Du må være tilkoblet Internett for at denne nedlastingen skal kunne fungere. Merk! Hvis Mamut Butikkdata ikke er installert på samme PC som SQL-serveren som brukes av din Mamut Business Software-installasjon - og PC-en inngår i en arbeidsgruppe - må du aktivere Gjestekontoen på PC-en som kjører Mamut Business Software-installasjonen og legge den til i SQL-serveren som administrator. Tilgang Du bør tenke gjennom hvem som skal ha tilgang til Mamut Butikkdata. Disse brukerne må være registrert i Mamut Business Software først. Du må angi en valgfri 4-sifret PIN-kode for deg selv i første omgang. Ha denne klar når du starter opp. Det er for eksempel kun superbruker som har tilgang til dagsoppgjør. Her kan du også bestemme blant annet hvem som skal kunne gi rabatter i kassen, og hvem som skal kunne se dekningsbidrag og opprette fakturaer. Se mer om dette under "Brukere og sikkerhet". Maskinvare Er all maskinvare klar til bruk? I innstillingsvinduet angir du kasseskuff, kundedisplay, skriver for kvitteringer med mer. Systemet lar deg velge for eksempel kvitteringsskrivere som er installert på maskinen ved kassepunktet. Også kasseskuff og kundedisplay legges opp som om de var skriverdrivere. Se fullstendige og oppdaterte systemkrav og anbefalinger på: www.mamut.no/system. Firmainformasjon på kvitteringsutskrift Du kan inkludere firmanavn, adresse eller annen informasjon på kvitteringsutskrifter ved å klikke Administrasjon - Innstillinger - Kvittering. Angi relevant informasjon i feltene Tekst over varelinjer og Tekst under varelinjer og summering. Lager Hvilket lager skal varene selges fra? Har du flere lager i Mamut Business Software, må du velge lager under installasjonen. Mamut Butikkdata baserer seg på produktregisteret i Mamut Business Software. Produktene hentes ved førstegangs oppstart, og rutinemessig senere. Kun produkter som ikke krever Serienummer, Vareparti eller Utløpsdato kan overføres. Produktene må også være knyttet mot lageret det selges produkter fra - selv om det ikke er en lagervare. 11
Introduksjon til Mamut Butikkdata Lagerbeholdning oppdateres ved dagsoppgjøret. Du kan eventuelt konfigurere systemet slik at lagerbeholdningen kan oppdateres oftere, manuelt. Les mer om dette i delen "Innstillinger - Dagsoppgjør". Regnskap Betalingsformene for Kontanter, Bankkort/kredittkort og eventuelt Gavekort må knyttes mot kontoer i kontoplanen i Mamut Business Software. Systemet foreslår kontoer for dette, men har du behov for spesielle kontoer, må disse opprettes i Mamut Business Software først. Rutiner for kasseopptelling Benytter du en kasse som deles av flere brukere, eller har hver bruker en egen kasseskuff? Opererer du med separat kasseskuff og kasseopptelling for hver bruker, må du oppgi dette før du setter i gang. Alternativt kan du merke av for Kasseopptelling medfører alltid dagsoppgjør i innstillingene for Dagsoppgjør, slik at når en kasse telles opp vil det alltid utføres et dagsoppgjør. Før den første kasseopptellingen bør du også sette opp valører som passer best med det systemet du benytter for innskudd i banken. Kanskje trenger du også en "valør" for Kasseuttak og Kasseinnskudd. Se mer om dette under "Innstillinger". Hurtigtaster for ofte solgte produkter Hvilke produkter ønsker du å gjøre tilgjengelige på hurtigtastene? Vanligvis legges de produktene man selger mest via kassen her. Du kan legge opp inntil 16 produkter på hurtigtastene i registreringsvinduet, slik at de registreres ved ett eneste trykk/klikk. Resten kommer du til via knappen Produkter. Les mer om dette i delen "Innstillinger - Registrering av salg". Utover dette er det en rekke tilpasningsmuligheter i innstillingene for Mamut Butikkdata. Det anbefales å gjøre seg kjent med disse. Tips! Se også avsnittet "Installasjon - sjekkliste" nedenfor. 12
Kom i gang Innlogging til Mamut Butikkdata Innloggingsbildet vises hver gang systemet startes, eller etter at en bruker har logget seg ut. Ingen funksjoner i systemet er tilgjengelig før du har logget inn. Vinduet brukes også for å avslutte programmet. Slik logger du deg inn 1. Velg knappen med ditt brukernavn. 2. Skriv inn din PIN-kode. PIN-koden består av 4 siffer. Skriver du feil, kan du klikke/trykke på CLR for å ta bort, eller på Avbryt. Du blir logget inn i systemet, og kommer inn i vinduet for registrering av salg. PIN-kode: Dersom det er første gang en bruker logger seg inn i systemet, eller første gang etter at PIN-koden ble endret av administrator, må brukeren angi ny PIN-kode. PIN-koden må også gjentas før brukeren logges inn i systemet. Les mer om PIN-koder i delen "PINkode i Mamut Butikkdata". Merk! Dersom du har glemt PIN-koden, må du kontakte systemadministratoren som har tilgang til å legge inn en ny PIN-kode. Logg ut: Velg Logg ut for å logge ut av systemet. Avbryt: Klikker du Avbryt, avsluttes hele Mamut Butikkdata. Denne knappen brukes både hvis du vil avslutte før du har logget inn, og hvis du har logget ut og vil avslutte. Dette er eneste måte å avslutte programmet på. 13
Introduksjon til Mamut Butikkdata Salg, betaling, retur og faktura Salg Alle prosesser som har med registrering av salg å gjøre, startes fra ett og samme vindu. Vinduet kan betjenes fra kassen, med enten en berøringsskjerm, et vanlig tastatur eller en kombinasjon av disse. Registreringsvinduet kan konfigureres med blant annet hurtigtaster. Dette gjøres i vinduet Administrasjon - Innstillinger - Registrering av salg. Det kan også tilpasses hver enkelt bruker under Administrasjon - Brukere og sikkerhet. Tips! Du kan aktivere funksjonen for automatisk utlogging hvis du vil bli automatisk logget ut av systemet etter hver salgsregistrering. Dette kan være en nyttig funksjon hvis du sjelden registrerer salg, og ønsker å hindre at uvedkommende får tilgang til data i ditt butikkdata-system. Les mer i delen "Andre innstillinger" nedenfor. Salgsprosessen består av 3 hoveddeler: Velge Kunde og Slå inn varer. Dette kan gjøres i valgfri rekkefølge. Ta imot betaling eller Opprette en faktura. Faktura må skrives ut fra Mamut Business Software senere. Retur av varer. Dette kan gjøres når som helst i løpet av prosessen. I tillegg kan salg parkeres. Les mer om dette i delen "Parkering av Salg". Mer informasjon om registrering av salg finner du i delen "Registrere et salg" under. Hvert registrert salg i butikkdata-systemet kan ha følgende statuser: Avsluttet. Opptalt, men ikke oppdatert på lager. Opptalt og Oppdatert på lager: Dette gjelder kun for systemer som inkluderer funksjonalitet for separat oppdatering av lagerbeholdning. Ikke Opptalt, men Oppdatert på lager: Dette gjelder kun for systemer som inkluderer funksjonalitet for separat oppdatering av lagerbeholdning. Inkludert i dagsoppgjør. 14
Salg, betaling, retur og faktura Registrere et salg Når du registrerer et salg, kan du selv definere produktantall, enhetspris, rabatter og så videre (avhengig av dine tilgangsrettigheter). Når du har lagt inn produktet eller produktene i hovedvinduet, klikker du på den aktuelle varelinjen for å åpne produktvinduet. Antall For å legge inn flere enn ett av samme produkt kan du enten trykke på antallet før du henter inn produkter, eller klikke på salgslinjen og endre antallet etterpå. Bruker du hurtigtastene, kan du klikke antallet først, eller klikke flere ganger på hurtigtasten for å endre antallet. Enhetspris og Rabatt I registreringsvinduet kan du klikke/trykke på en salgslinje for å få opp et detaljert vindu. Fra dette vinduet kan du endre antall, enhetspris samt registrere rabatter dersom du har tilgang til det. Systemadministrator bestemmer hvem som skal kunne ha tilgang til dette under Administrasjon - Brukere og sikkerhet. Fritekst Gjennom å klikke på en salgslinje kan du i vinduet som åpnes også skrive inn en valgfri tekst som beskriver produktet. Teksten som du registrerer i feltet Fritekst, vises under varelinjen på kvitteringen. Teksten synkroniseres med ditt Mamut Business Softwaresystem, der den lagres i ordreregisteret på fanekortet Produktlinjer under knappen Ordrelinjetekst. Dersom du har valgt å slå sammen produktlinjer med samme produkt, pris og rabatt, vil ikke friteksten vises i Mamut Business Software.. Klikk på søkeknappen for å få mer informasjon om produktet. 15
Introduksjon til Mamut Butikkdata Eksempel: Standard kontantkunde, kontant betaling 1. Klikk/trykk på eller skann inn produktet/produktene kunden vil kjøpe. 2. Klikk Betaling. 3. Klikk Kontanter. 4. Tast inn beløpet kunden betaler i feltet Kontanter. 5. Klikk/trykk på Kvittering, og gi tilbake eventuelt vekselbeløp. 6. Klikk Lukk for å avslutte salget. Systemet er klart til å registrere et nytt salg. Du kan lese mer om å ta imot betaling i avsnittet "Ta imot betaling i kassen" nedenfor. 16 Tips! Du kan aktivere funksjonen for automatisk utlogging hvis du vil bli automatisk logget ut av systemet etter hver salgsregistrering. Dette kan være en nyttig funksjon hvis du sjelden registrerer salg, og ønsker å hindre at uvedkommende får tilgang til data i ditt butikkdata-system. Les mer i delen "Andre innstillinger" nedenfor. Slå inn varer Alle salg må ha minst én salgslinje. For hver vare som slås inn opprettes en salgslinje som vises i feltet Salgslinjer. Du kan slå inn varer på ulike måter: Skanne EAN-kode med strekkodeleser. Produktet legges inn i en salgslinje med antall 1. Taste EAN/PLU på nummertastaturet og Enter. Rekkefølgen for søk i produktregisteret etter det oppgitte nummeret er som følger: produktnummer, EAN-nummer, leverandørens produktnummer. Produktet legges inn i en salgslinje med antall 1. Klikke eller trykke på knappene for hurtigvalg. Ett trykk på en hurtigvalgknapp legger inn en salgslinje med 1 stk. valgt vare. Hurtigknappenes funksjon defineres under Administrasjon - Innstillinger - Registrering av salg. Klikke eller trykke på knappen Produkter. Da åpnes vinduet Velg vare. Når brukeren har markert en vare og klikker Velg, settes en vare av den valgte typen inn som en salgslinje, og bruker kommer tilbake til hovedbildet. Uansett hvilken måte du velger å sette inn en salgslinje på, kan du angi antallet av varen som skal selges. Bruk tallknappene eller tastaturet for å angi antall. Dersom det blir slått inn et produktnummer som ikke eksisterer, vil produktlisten åpnes, slik at du kan finne produktet der. En vare som slås inn flere ganger, vil enten få akkumulert opp antallet på en salgslinje, eller legges til som en ny salgslinje. Dette styres av innstillingene som du finner under Administrasjon - Innstillinger - Registrering av salg.
Salg, betaling, retur og faktura En salgslinje kan endres etter at den er lagt inn. Du kan for eksempel endre/overstyre antall på linjen samt endre enhetsprisen og rabatt i prosent. Dette gjør du ved å klikke på den aktuelle salgslinjen, og deretter utføre endringene i vinduet som åpnes. I dette vinduet kan du også angi en valgfri tekst om produktet i feltet Fritekst. Teksten vises på kvitteringsutskriften under varelinjen. Det er ikke mulig å redigere produktnavn i Mamut Butikkdata. Les mer om dette i avsnittet "Registrere et salg". Du kan Angre etter å ha hentet inn en vare ved å klikke eller trykke på knappen Del. Du kan også avbryte hele salget ved hjelp av knappen Avbryt. Det er ikke mulig å overstyre mva-satsene som er oppgitt på produktet. Velge kunde Klikk/trykk på knappen Velg kunde i Hovedbildet. Da åpnes vinduet Velg kunde med en liste over kunder. Merk! Alle salg må ha en kunde. En standardkunde er forvalgt i innstillingene, og benyttes dersom du ikke velger noe annet. Du kan velge kunde når som helst i registreringen av salg, helt frem til du har begynt prosessen med å ta imot betaling. Hvordan velge kunder Du kan velge kunde ved og dobbeltklikke på kunden, eller ved å klikke på kunden og klikke Velg. Når du har valgt ønsket kunde, klikk Lukk for å fortsette salget. Hvordan søke i vinduet Du kan søke i vinduet ved å skrive inn søkeordet. Du kan også velge hvilken kolonne det skal søkes på, ved å klikke/trykke på kolonneoverskriften. Klikk på nytt for å endre sorteringsrekkefølgen. Du kan dessuten bruke parameteren '%' (som betyr 'inneholder') når du søker etter en kunde. Ved bruk av denne parameteren vil kun produkter som inneholder det angitte kriteriet vises i listen. Hvis du for eksempel skriver inn %r i søkefeltet, vil resultatet kun vise kundenavn som inneholder en "r". Hvordan sortere listen Som standard er listen sortert på kundenavn. Du kan endre hvordan listen sorters ved å klikke på kolonnens overskrift. Listen vil da sorteres enten økende eller synkende avhengig av om du klikker en eller to ganger på overskriften. Du kan sortere listen ved å klikke på de ulike overskriftene. Har du tastatur tilgjengelig, kan du også søke ved å skrive i søkefeltet. 17
Introduksjon til Mamut Butikkdata Opprette ny kunde Finnes ikke kunden registrert fra før, kan du opprette en ny. Mer informasjon Knappen Mer informasjon viser detaljert informasjon om kunden. Feltene kan ikke endres. Fra dette vinduet kan du også hente ordrer og hente fakturaer fra ditt regnskapssystem, som du deretter kan betale i Mamut Butikkdata. Dette gjør du ved å klikke den respektive knappen. Importer Dersom systemet har kontakt med økonomisystemet kan du importere kunderegisteret ved å klikke på Importer. Dermed oppdateres registeret. Kundekortet Kundekortet inneholder informasjon om dine kunder. Informasjonen kan ikke endres i Mamut Butikkdata. For å se på kundekortet klikk på Kunder, en liste over tilgjengelige kunder vil da åpnes, velg ønsket kunde og klikk på Mer Informasjon. I tillegg til kontaktinformasjon, inneholder kundekortet Kunde-ID, Org.nr., Mva-nr., Status og Kategori. Hvis kunden har ordrerabatt i prosent registrert i Mamut Business Software, vil dette vises i feltet Ordrerabatt (%). Les mer om rabatter i kapittelet Om rabatter. Når du klikker knappen Betal faktura, vil systemet hente inn alle fakturaer som ikke er betalt, tilhørende valgt kunde. Les mer om dette i kapittelet Betaling av fakturaer hentet fra regnskapssystemet. Knappen Hent ordrer gir deg muligheten til å hente ubehandlede salgsordre fra Mamut Business Software på den valgte kunden. Les mer om dette i kapittelet Hente ordrer fra regnskapssystemet. Finne produkter Vinduet Velg vare åpnes under registrering av salg når du klikker på knappen Produkter. Vinduet kan brukes for å sette inn en salgslinje med et produkt, eller det kan brukes for å se mer detaljert informasjon om en vare. Hvis innstillingen Bruk produktgrupper for valg av produkt er aktiv, vil du få opp produktgruppene/undergruppene først. 18
Salg, betaling, retur og faktura Hvordan velge produkter Du har muligheten til å velge et produkt ved å dobbeltklikke på produktet, klikke på det grønne ikonet eller ved å velge en produktlinje og klikke Legg til. Du kan endre antall produkter direkte på produktlinjen ved å aktivere en linje ved å klikke på den, trykk et nummer, og antall produkter på linjen vil endres. Når du har registrert alle ønskede produkter, klikk Lukk. Hvis du bruker produktgrupper når du velger produkter fra produktlisten, kan du nå gå tilbake til det siste produktgruppenivået. Dette gjøres ved å trykke på pilen som ligger i produktlisten. Hvordan søke i vinduet Du kan søke i vinduet ved å skrive inn søkeordet. Du kan også velge hvilken kolonne det skal søkes på, ved å klikke/trykke på kolonneoverskriften. Klikk på nytt for å endre sorteringsrekkefølgen. Du kan dessuten bruke parameteren '%' (som betyr 'inneholder') når du søker etter et produkt. Ved bruk av denne parameteren vil kun produkter som inneholder det angitte kriteriet vises i listen. Hvis du for eksempel skriver inn %r i søkefeltet, vil resultatet kun vise produktnavn som inneholder en "r". Hvordan sortere listen Som standard er listen sortert på produktnavn. Du kan endre hvordan listen sorters ved å klikke på kolonnens overskrift. Listen vil da sorteres enten økende eller synkende avhengig av om du klikker en eller to ganger på overskriften. Mer informasjon Ønsker du mer informasjon om et produkt, kan du merke det i listen og klikke på Mer informasjon. Importer Du kan importere produkter direkte fra regnskapsprogrammet ved å klikke på Importer. Dermed oppdateres registeret. 19