NORGES IDRETTSHØGSKOLE Administrerende direktør 1. februar 2011 STY-O-SAK 03/11: IKT-handlingsplan for 2011 I møte 18. juni 2009 vedtok Styret NIHs IKT-strategi for 2010-2012 (STY-SAK 27/09, se vedlegg 2). Ifølge strategien skal det årlig utarbeides en handlingsplan som konkretiserer hvilke tiltak som planlegges gjennomført i året i overensstemmelse med strategien. IKT-seksjonen har utarbeidet vedlagte handlingsplan (vedlegg 1). De viktigste tiltak i planen er overgang til nytt operativsystem (Windows 7) og kontorstøtteprogram (MS Office 2010), utvikling av ny, sikker printløsning, nytt design av det trådløse nettverket og sikring av studentenes tilgang til bibliotekets elektroniske ressurser. Videre skal det gjennomføres diverse tiltak for å øke informasjonssikkerheten (se også STY-SAK 08/11). Handlingsplanen har vært behandlet og er godkjent i AL og FL. Styret tar saken til orientering. Vedlegg: 1. IKT-handlingsplan 2011 2. IKT-strategi 2010-2012
IKT seksjonen/nih Januar 2011 VEDLEGG 1: Handlingsplan 2011 Denne handlingsplan konkretiserer hvilke tiltak som planlegges gjennomført i 2011 i overensstemmelse med NIHs IKT-strategi 2010-2012 Handlingsplanen deles inn i kvartal og inneholder oversikt over hvilke aktiviteter/prosjekter som har prioritet i IKT-seksjonen. For å gi et inntrykk av oppgavenes omfang er for hvert punkt estimert forventet tidsforbruk. I kolonnen Ref. punkt er det vist til hvilke(t) hovedpunkt(er) i IKT-strategien som punktet er relatert til. Det vises til strategien for beskrivelse av bakgrunnen for de enkelte temaer. Hovedpunkter i IKT-strategien 1. Økt bevissthet og kompetanse i hele organisasjonen, samt økt forankring i ledelsen. 2. Økt stabilitet og kapasitet i den grunnleggende IKT- infrastruktur. 3. Økt datasikkerhet. 4. Tilgjengelighet til data (standardisering, anvendelse, verktøy og lagringsmedier). 5. Avklaring/etablering av systemeierskap. 6. Vedlikehold og utarbeiding av nye systemintegrasjoner. 7. Pedagogisk IKT-verktøy. 8. Bedre og mer effektiv drift og brukerstøtte. Hvor ikke annet fremgår, er det IKT-seksjonen som er ansvarlig for gjennomføring.
IKT seksjonen/nih Januar 2011 Kvartal 1/2011 (januar mars) Tiltak nr Hva Bakgrunn/formål Hvem Tid/frist/forbruk Ref. punkt 1 Gjennomføre møte med Framover planlegger IKT-leder to IKT-leder Februar/ 1dag 1 studentstyre/tillitsvalgte ganger pr. år å gjennomføre møte med studentene for å sikre en langsiktig og god utvikling av IKT sett i forhold til behov meldt av studentene. 2 IKT-strategi og handlingsplan drøftes i ledergrupperne (AL og FL) og i Styret Strategi og handlingsplan må være forankret i ledelsen. IKT-leder og leder AFD Januar-februar/1 uke 1 3 Utarbeide og iverksette en plan for opplæring i bruk av Microsoft officepakken 2010 4 Oppgradere kontorstøtteprogram til MS Office 2010 5 Oppgradere PC klientene med nytt operativsystem (Windows XP -> Windows 7) Jf. punktet nedenfor skal vi gå over Office 2010 i løpet av 1. kvartal. Det er viktig å kunne tilby et bra opplæringsopplegg for de ansatte for å få en god overgang til ny versjon. Vi skifter standard fra MS Office 2003 til 2010-versjonen. Dette har vært etterlyst en stund. Vi skifter standard fra Windows XP til Windows 7. Formålet er å øke sikkerheten samt la brukerne ved NIH få gode av nye funksjonalitet. 6 Utarbeide IKT- tjenestekatalog Formålet med katalogen er å beskrive de tjenester som IKT leverer. Utkast til katalog skal drøftes med ledelsen. Applikasjonsansvarlig Januar/3 dager (ekskl. kursdager) Applikasjonsansvarlig Februar/10 dager 4 og 7 Klientansvarlig Januar - juni/6 uker IKT-leder Januar/1 uke 1 1 2 og 7
IKT seksjonen/nih Januar 2011 7 Utvikle ny og sikker løsning for utskrift 8 Implementere Cerebrum (Feide) 9 Nytt design og implementering av trådløst nettverk Formålet med prosjektet er å øke informasjonssikkerheten og spare ressurser (papir, toner, vedlikehold). Det skal etableres en løsning hvor dokumentet først skrives ut når skriveren har lest ens adgangskort. Printen kan skrives ut fra en hvilken som helst printer som er koblet på nettverket. I første omgang etableres løsningen i biblioteket og i SIM. I forbindelse med innføringen av Feide (nytt påloggingssystem vedtatt av KD) skal det etableres et nytt system for identitetsforvaltning og brukeradministrasjon, Cerebrum. Dette har vært underveis i lang tid, men er nå i sluttfasen. Det er samarbeidsprosjekt med USIT (UiO). For økt stabilitet og tilgang er det behov for å utvide kapasiteten samt modernisere nettverkskomponentene med mer moderne infrastruktur. 10 Nytt design av nettverk For å redusere antall lokalenett og få en mer logisk struktur er det behov for å se på arkitekturen, ref. også rapport om IKT-leder/prosjektstøtte Februar-Mars/4 uker 2 og 3 Utv. ansvarlig/prosjektstøtte Mars-april/6 uker 2, 4 og 8 Nettverksansvarlig/eksternstøtte Februar/1 uke 2 Nettverksansvarlig/eksternstøtte Mars/1 uke 2
IKT seksjonen/nih Januar 2011 11 Oppgradere sentralbordløsningen 12 Oppgradere servere til Windows 2008. 13 Oppgradere e-postløsningen til Exchange 2010. 14 Gjøre den eksisterende VPNløsning sikrere eller overveie alternative løsninger for ekstern tilgang. 15 Gi tilgang til bibliotekets elektroniske ressurser for studenter utenfor campus 16 Vurdere nye åpningstider ved IKT-seksjonen. informasjonssikkerhet (Uninett) og behov relatert til brannmur. For å opprettholde tjenesteleveranser for Servicetorget (integrasjon mot e- postsystemet/kalender) og fordi leverandør ikke lenger yter support til nåværende løsning. Alle fysiske og virtuelle plattformer skal oppgraderes fra versjon 2003 til 2008. Dette inkluderer å produsere nye og oppdaterte serveroversikter. (Klargjøring FEIDE). For optimal ytelse samt å kunne tilby brukerne ny og forbedret funksjonalitet. Dette er også et krav i forhold til Cerebrum/ FEIDE. Det er behov for økt samtidig tilgang (antall lisenser) samt å opprettholde støtte fra leverandør. Studenter og ansatte skal kunne benytte Bibliotekets elektroniske verktøy utenfra (eksternt). For å kontrollere trafikken samt å skape nødvendig arbeidsro for seksjonens ansatte skal nye åpningstider og andre mulige tiltak vurderes. Nettv.-/telefoniansvarlig Februar/mars/1 uke Serveransvarlig/støtte Februar/4 uker 2, 3 og 4 Serveransvarlig/støtte Januar/4 uker 2 Nettverksansvarlig/eksternstøtte Februar/2 uker 4 Nettverksansvarlig/eksternstøtte Februar/2 uker 4 og 7 IKT-leder Februar/2 dager 2 og 8 2
IKT seksjonen/nih Januar 2011 17 Implementere tiltak vedr. informasjonssikkerhet Som oppfølging på møter med Uninett gjennomføres tiltak i overensstemmelse med anbefalinger fra Uninett. IKT-leder og leder AFD Hele året 3
IKT seksjonen/nih Januar 2011 Kvartal 2/2011 (april juni) Tiltak nr. Hva Bakgrunn/formål Hvem Tid/frist Ref. punkt 18 Utarbeide rutine for sikker bruk Mobiltelefoner og andre mobile IKT-leder/klientansvarlig April/2 uker 2 og 4 av mobiltelefoni enheter er en sikkerhetsmessig utfordring. NIH må utarbeide en rutine/policy for synkronisering med Outlook. I den forbindelse må vi velge et antall standard mobiltelefoner for bruk ved NIH. 19 Utarbeide serviceerklæring for tjenestene som beskrives i tjenestekatalogen Skape en forståelse av hva IKT skal arbeide med samt gi brukerne informasjon om hva som kan IKT-leder April/1 uke 1 og 4 20 Revurdere standarder for valg av pc-er (Windows/MAC) 21 Utarbeide prosedyrer for krisehåndtering/backup 22 Modernisere kablingen samt implementere IP-telefoni. 23 Forberede migrering til virtuell server (Innersvingen/nih.no) forventes av støtte/respons. Gjøre en ny vurdering i forhold til produkt/type og behovet fra skolen. Utarbeide skriftlig dokumentasjon for gjenoppretting ved svikt eller fravær av tjenesteleveranser. For å opprettholde tilgangen og stabil telefoni- og nettverkstilgang er det behov for å gjennomføre utskifting av kabling. Førsteprioritet har UF-bygget. I samarbeid med ekstern leverandør bistå i prosessen med migrering av dagens Intranett/internett løsning til ny plattform (server). Klientansvarlig Mai/3 dager 2 Applikasjon- /Serveransvarlig Juni/2 uker 3 Nettverksansvarlig/støtte Juni/1 uke 2 og 3 Serveransvarlig/Info. avdelingen Juni/evt. etter avtale 2 og 5
IKT seksjonen/nih Januar 2011 24 Vurdere behov for fysiske og virtuelle servere. 25 Utarbeide bedre rutiner for brukerstøtten 26 Utvikle ny og sikker løsning for utskrift 5 Oppgradere PC klientene med nytt operativsystem (Windows XP -> Windows 7) 17 Implementere tiltak vedr. informasjonssikkerhet IKT skal ha et så lite antall fysiske servere som mulig, ref. strategi og bruk av virtuell teknologi. For bedre struktur og en felles forståelse for hvorledes arbeidet skal utføres. Formålet med prosjektet er å øke informasjonssikkerheten og spare ressurser (papir, toner, vedlikehold). Det skal etableres en løsning hvor dokumentet først skrives ut når skriveren har lest ens adgangskort. Printen kan skrives ut fra en hvilken som helst printer som er koblet på nettverket. Løsningen etableres i resten av NIH. Vi skifter standard fra Windows XP til Windows 7. Formålet er å øke sikkerheten samt la brukerne ved NIH få gode av nye funksjonalitet. Økt sikkerhet, anvendelse og mer media støtte. Som oppfølging på møter med Uninett gjennomføres tiltak i overensstemmelse med rapport m.m. fra Uninett. Serveransvarlig April/1 uke 2 og 4 IKT-leder/ansvarlige Juni/1 uke 8 IKT-leder/prosjektstøtte April - desember/6 uker Klientansvarlig Januar - juni/6 uker IKT-leder og leder AFD Hele året 3 2 og 3 2 og 7
IKT seksjonen/nih Januar 2011 Kvartal 3/2011 (juli september) Tiltak nr. Hva Bakgrunn/formål Hvem Tid/frist Ref. Punkt 27 Gjennomføre opprydding på Fjerne unødvendige komponenter Serveransvarlig September/1 2 og 3 server rom samt merke kabling av hensyn til bl.a. informasjonssikkerhet (Uninett). uke 28 Gjennomføre opprydding på Fjerne unødvendige komponenter Nettverksansvarlig September/1 2 og 3 telesentralen samt merke kabling av hensyn til bl.a. informasjonssikkerhet (Uninett). uke 29 Opprette/klargjøre infrastruktur For å kunne tilby en sikker løsning Utv.- og Klientansvarlig Juli/1 uke 3, 4 og for Mac-klient 30 Modernisere IKT-instruks for student og ansatte. 31 Vurdere utvidelse av SAN (lagringsløsning - plan) 32 Utvikle en integrasjon TimeEdit Outlook (Fronter) 33 Oppgradering av terminalservere (vurdere) 34 Integrere NIH Medias servermiljø i IKT-seksjonens miljø for bruk av MAC som arbeidsflate. I forbindelse med innføringen av Feide vil det være behov for revidere gjeldende instruks slik at den er oppdatert. For kontinuerlig å ha tilstrekkelig lagringskapasitet. Det er ønskelig at fagansatte kan få undervisningstider overført til Outlook. For å opprettholde stabile leveranser til studentmiljøet NIH Medias produksjoner lagres i dag på servere som er plassert i NIH Medias lokaler. Det er ikke optimalt verken sikkerhets-, driftseller arbeidsmiljømessig. Serverne må overføres til serverrommet. IKT-leder og leder AFD Serveransvarlig Applik.- og/utviklingsansvarlig August/2 uker 7 3 August/2 4 dager Juli/1 uke 6 Serveransvarlig Juli/2 dager 2 Server-/utv. ansvarlig Julioktober/avhe ngig av plan 4
IKT seksjonen/nih Januar 2011 17 Implementere tiltak vedr. informasjonssikkerhet 26 Utvikle ny og sikker løsning for utskrift Som oppfølging på møter med Uninett gjennomføres tiltak i overensstemmelse med anbefalinger fra Uninett. Formålet med prosjektet er å øke informasjonssikkerheten og spare ressurser (papir, toner, vedlikehold). Det skal etableres en løsning hvor dokumentet først skrives ut når skriveren har lest ens adgangskort. Printen kan skrives ut fra en hvilken som helst printer som er koblet på nettverket. Løsningen etableres i resten av NIH. IKT-leder og leder AFD Hele året 3 IKT-leder/prosjektstøtte April - desember/6 uker 2 og 3
IKT seksjonen/nih Januar 2011 Kvartal 4/2011 (oktober desember) arbeidet blir utført. 37 Oppgradere TimeEdit til versjon 3 Følge applikasjonsleverandørens anbefaling om å oppgradere til siste versjon for å sikre drift og support. 38 Lage en integrasjon TimeEdit Agresso (faktureringsløsning for Utleie, avvikle TimeDebit) 26 Utvikle ny og sikker løsning for utskrift 34 Integrere NIH Medias servermiljø i IKT-seksjonens miljø Utarbeide en framtidig løsning slik at Utleie får fakturert eksterne kunder. Formålet med prosjektet er å øke informasjonssikkerheten og spare ressurser (papir, toner, vedlikehold). Det skal etableres en løsning hvor dokumentet først skrives ut når skriveren har lest ens adgangskort. Printen kan skrives ut fra en hvilken som helst printer som er koblet på nettverket. Løsningen etableres i resten av NIH. NIH Medias produksjoner lagres i dag på servere som er plassert i Applik.- og/utviklingsansvarlig Applik.- og/utviklingsansvarlig Oktober/2 dager 2 November/4 uker IKT-leder/prosjektstøtte April - desember/6 uker Server-/utv. ansvarlig Tiltak nr. Hva Bakgrunn/formål Hvem Tid/frist Ref. punkt 35 Plan for IP versjon 6 Oppgradere netteverksprotokollen Nettverksansvarlig/støttet November/2 2 og 3 TCP/IP for bedre sikkerhet og økt ytelse i nettverkstrafikken (PCnettverk) uker 36 Oppdatere rutiner for gjennomføring av backup Synliggjøre faktiske backup jobber samt kvalitetssikre at Serveransvarlig Oktober/1 uke 4 Julioktober/avhengig 6 2 og 3 4
IKT seksjonen/nih Januar 2011 NIH Medias lokaler. Det er ikke optimalt verken sikkerhets-, driftseller arbeidsmiljømessig. Serverne må overføres til serverrommet. av plan
IKT-strategi 10. juni 2009 VEDLEGG 2: IKT-strategi 2010-2012 Utviklingen innen IKT foregår i raskt tempo. De løsninger som anses som state of the art det ene år, kan være foreldet det følgende år. Derfor bør IKT-strategien ikke ha for lang tidshorisont. Det bør være et levende dokument som revideres med korte mellomrom. Samtidig er det opplagt at en del av de strategier og tiltak som nevnes i denne IKTstrategien også vil være aktuelle etter 2012. De langsiktige tiltak som nevnes i dokumentet er tiltak som det ikke er realistisk å få gjennomført i 2010-2012, men som vi ut fra tingenes nåværende tilstand vurderer bør gjennomføres etter 2012. IKT-strategien følges opp med årlige handlingsplaner som konkretiserer hvilke tiltak som planlegges gjennomført det kommende år i overensstemmelse med strategien. Med informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) menes teknologi og systemer av teknologi som anvendes til å skape, omdanne, utveksle, mangfoldiggjøre og publisere informasjon i form av tekst, lyd, bilder og/eller tall. * Norges idrettshøgskoles IKT-strategi er grunnlaget for NIHs planlagte og styrte teknologiske utvikling. IKT-strategien bidrar til å fastlegge de overordnede strukturelle og ledelsesmessige retninger for IKT-utviklingen og IKT-anvendelsen på høgskolen. IKT er en vesentlig del av hverdagen ved NIH og får større og større betydning for NIHs virksomhet. Så vel studenter som vitenskapelig og teknisk-administrativt personale er avhengige av IKT-tjenester for å løse sine daglige og langsiktige oppgaver. Når nettet er nede og IKT-tjenestene utilgjengelige, er det mange av høgskolens gjøremål som forsinkes eller helt stopper opp. Hvis det velges uhensiktsmessige IKT-løsninger eller de anvendes for lite/dårlig går det ut over effektiviteten i løsningen av primæroppgavene. En god IKT-infrastruktur og et godt IKT-servicetilbud er en forutsetning for å nå de mål som NIH har formulert i strategisk plan 2006-2010, jf. delmålet: NIH skal ha et stabilt IKT-system og brukereffektive IKT-tjenester. En betydelig utfordring for NIH er å realisere potensialet i IKT til å forbedre og effektivisere virksomheten. Det er like mye en utfordring til organisasjon og kompetanse som til teknologi og krever at videreutviklingen av tjenestetilbudet følges av en tilsvarende utvikling av organisasjon og prosesser, bruker- og lederkompetanse, ikke bare i IKT-seksjonen, men på NIH som helhet. På den bakgrunn er det IKT-tjenestenes overordnede mål å: 1
IKT-strategi 10. juni 2009 Sikre alle brukergrupper formålstjenlige og brukereffektive IKT-tjenester med tilstrekkelig kapasitet, stabilitet, tilgjengelighet og sikkerhet Bidra til at NIH får et fortrinn i konkurransen om de beste studentene, forskere og lærere. Delmål I det følgende beskriver vi de områder hvor vi vurderer at det er behov for nye tiltak i de kommende år. De enkelte punkter innledes med en kort vurdering av nåsituasjonen. Deretter følger en beskrivelse av målet for innsatsområdet og strategien som skal føre frem til måloppnåelsen, inkl. konkrete tiltak som foreslås gjennomført. Tiltakene er delt opp i kortsiktige tiltak som bør realiseres i 2010-2012 og langsiktige tiltak hvor tidshorisonten rekker ut over 2012. Alle tiltakene vurderer vi er viktige, men det er urealistisk å gjennomføre samtlige i løpet av de kommende to år. 1. Økt bevissthet og kompetanse i hele organisasjonen, samt økt forankring i ledelsen Vi vurderer at beslutningsprosessene vedr. strategiske valg angående teknologi, systemer, datasikkerhet m.m. hittil i for stort omfang er truffet av IKT-seksjonen alene. Det er uheldig av to årsaker: For det første reduserer det IKT-beslutningenes legitimitet i organisasjonen. Prosjektene vil ha en tendens til å bli betraktet som rene IKT-tekniske problemstillinger selv om formålet med prosjektene er å effektivisere hverdagen for NIHs medarbeidere. Dermed er det en stor risiko for at potensialet i IKT ikke utnyttes fullt ut. For det andre er det en fare for at det i enkelte tilfeller oppstår feil prioriteringer i forhold til de faktiske faglige/administrative behovene. Omvendt gjelder det også at IKT-dimensjonen for ofte blir glemt i prosjekter som i utgangspunktet er faglige/administrative prosjekter. Slike prosjekter baserer seg ofte på IKT i en eller annen form. En del prosjekter settes i gang uten å dra inn IKTseksjonen eller også kontaktes IKT-seksjonen først i sluttfasen, når prosjektet skal implementeres. En konsekvens kan være at løsningen kun blir halvgod, fordi det ikke er sammenheng mellom prosjektets faglige/administrative mål og de (system)tekniske verktøyer og tjenester som IKT kan tilby. NIH må bli bedre til å tenke IKT i alle typer prosjekter slik at vi utvikler arbeidsprosesser som bruker IKT effektivt til å forenkle, effektivisere og forbedre faglige/administrative arbeidsoppgaver. En vesentlig forklaring på den beskrevne manglende forankring er sannsynligvis at de fleste på NIH som ikke har en IKT-bakgrunn har problemer med å forholde seg til IKT-faglige problemstillinger og løsninger. Det skyldes til dels at IKT-seksjonen ikke alltid har vært flink nok til å formidle IKT-faglige temaer på en for legmann forståelig måte og at seksjonen tidligere har hatt en tendens til å være lukket i forhold til resten av NIH. Men det henger også sammen med at kunnskapsnivået på tvers av organisasjonen, når det gjelder IKT, i en del tilfeller er for lavt. 2
IKT-strategi 10. juni 2009 En for stor gruppe av medarbeidere har relativt lav kompetanse, hvilket også går ut over effektiviteten i det daglige arbeid (og hindrer utnyttelsen av IKT-potensialet). Det må ses i sammenheng med at NIH ikke har et strukturert opplæringsprogram som tilbyr relevante IKT-kurs/-opplæring. Samlet sett er vurderingen at vi bør øke IKT-bevisstheten og kunnskapsnivået på NIH slik at vi kan utnytte det fulle forbedrings- og effektiviseringspotensial som IKT representerer. Målet er i høyere grad å forankre strategiske/vesentlige IKT-beslutninger i ledelsen og å øke IKT-bevisstheten i organisasjonen som helhet, å presisere IKT-seksjonens rolle og ansvar i forhold til styring og kontroll når det gjelder IKT-tekniske løsninger og å høyne den samlede IKT-kompetanse på NIH. Strategi NIH skal trekke de IKT-messige konsekvenser inn i beslutningsgrunnlaget for alle viktige beslutningsprosesser. IKT-seksjonen og/eller leder av AFD skal være deltaker i relevante utviklingsprosjekter. IKT-messige beslutninger vedr. systemomlegninger/-endringer, omfattende versjonsoppdateringer m.m. som får større konsekvenser for ansatte og/eller studenter skal godkjennes av relevante styrende organer (AL/FL) innen iverksettelse. NIH skal ha større fokus på utvikling av ansattes IKT-kompetanse. Alle krav og tilbud til medarbeiderne om å bruke bestemte systemer skal understøttes av relevant informasjon og mulighet for utdanning og support i anvendelsen av systemene for å sikre optimal anvendelse og kompetanseutvikling. Konkrete tiltak Kortsiktige Årlig drøfte IKT-strategi og handlingsplan i ledergrupperne (AL og FL) og i styret L-AFD og leder av IKT-seksjonen deltar i min. et seksjons-/avdelingsmøte pr. år på alle seksjoner/avdelinger (for å bevisstgjøre om IKT) IKT-seksjonens medarbeidere skal ha opplæring i formidling (av IKT-faglige problemstillinger til legmann) Langsiktige Kartlegge medarbeidernes IKT-kompetanse Etablere et strukturert tilbud om kurs og opplæring for ansatte (kurskatalog m.m.) Etablere superbrukerordninger for de enkelte fagsystemer 3
IKT-strategi 10. juni 2009 2. Økt stabilitet og kapasitet i den grunnleggende IKT-infrastruktur Infrastrukturen (nettverk, serverpark, telefonsystemet, printere og sluttbrukerutstyr (pc, telefon m.m.)) er relativ stabil i dag, men når det oppstår problemer har det ofte vist seg at vår kompetanse og våre nødløsninger ikke er gode nok. L-AFD vurderer at dette primært skyldes to forhold: For det første er vi en liten institusjon med relativt få IKT-medarbeidere. Det er i seg selv en utfordring. Vi er sårbare fordi det typisk kun er enkeltmedarbeidere som jobber med og har overblikk over vitale deler av infrastrukturen som nettverket og serverparken. For det annet har IKT-seksjonen tidligere ofte vært alene om å treffe de strategiske valgene vedr. teknologi m.m. (jf. pkt. 1). Beslutningsprosessene har i noen tilfeller vært preget av utilstrekkelig kartlegging og planlegging av kapasitet, kompetanse og opplæring. Resultatet er en infrastruktur som er relativ kompleks og kompetansekrevende å vedlikeholde. IKT-seksjonen har de senere år gjennomført en rekke tiltak for å redusere sårbarheten, men målet er å redusere sårbarheten i IKT-infrastrukturen ytterligere. Oppetiden definert som tilgjengelighet til alle tjenester skal være på minst 99 % i arbeidstiden (kl. 08.00 15.45 (15.00)). Infrastrukturen skal danne basis for brukerog kosteffektive løsninger samt rasjonell utnyttelse av høgskolens ressursbruk på ITområdet. Strategi For å oppnå målet må vi gjennomføre tiltak som Reduserer sårbarheten i kompetanse, også i lys av at erfaringen viser at markedssituasjonen gjør det vanskelig å rekruttere medarbeidere med stor erfaring samt høy og bred kompetanse. Øker kapasiteten i seksjonen Sikrer at IT-utviklingen så vidt mulig skjer i overensstemmelse med de anbefalinger og standarder som gjelder for den offentlige sektors ITanvendelse, jf. for eksempel retningslinjene fra Fornyings-og administrasjonsdepartementet og anbefalingene fra UHR og Uninett. Konkrete tiltak Kortsiktige Vurdere hvilke funksjoner og systemer som er nødvendige å ha in house og hvilke som med fordel kan driftes eksternt ( outsourcing ), herunder analysere behovet for økt samarbeid med andre institusjoner Utarbeide beredskapsplan for infrastrukturen basert på risikovurderinger Integrere NIH Medias servermiljø i IKT-seksjonens miljø Utarbeide langsiktig plan for utskifting av kablingen m.m. i bygningene (i samarbeid med Eiendomsavdelingen) Inngå service- og vedlikeholdsavtaler med ekstern leverandør for all kritisk hardware Utarbeide bedre retningslinjer for nyanskaffelse hhv. utskiftning av pc-er basert på IKT-seksjonens viten og erfaringer samt brukernes ønsker og behov 4
IKT-strategi 10. juni 2009 Langsiktige Vurdere relokasjon av servere til bedre sikret rom Sørge for IP-telefoner til alle Utarbeide printerpolitikk, jf. at det er ikke faste retningslinjer for innkjøp/leie av printere, inngåelse av serviceavtaler, innkjøp av toner, plassering av printere osv. Samtidig er ansvaret for printere hhv. multifunksjonsmaskiner fordelt på to enheter: IKT-seksjonen og trykkeriet. Det gjør koordineringen vanskeligere og skaper forvirring hos brukerne. Utvikle løsning for ansatte hvor print først skrives ut når printeren aktiveres med adgangskort (eller lignende løsning) 3. Økt datasikkerhet Sikkerhet blir et stadig viktigere tema. Trusselbildet er økende, og det er en skremmende utvikling fra rampestreker til organisert kriminalitet. Bekjempelse av dette fordrer stadig mer kompetanse og teknisk innsikt. Det krever gode verktøy og rutiner samt opplæring og bevisstgjøring. I den forbindelse må man huske på at UoH-sektoren har særlige utfordringer sammenlignet med andre Internett-tilknyttede virksomheter. Sikkerhetsbehovet er i utgangspunktet like høyt, men samtidig må nettverkene være åpne nok til at forskning og utdanning kan gjennomføres. NIH må generelt jobbe videre med å høyne datasikkerheten, men den største utfordring ser vi i forhold til sluttbrukerne i forbindelse med bl.a. bruk av mobile enheter (bærbare pc-er, mobiltelefoner m.m.), håndtering og især lagring av sensitive og fortrolige opplysninger samt overordnet manglende bevissthet om viktigheten av sikkerhetsaspektet. For mange ansatte på NIH bryr seg ikke om anvisninger fra IKT-seksjonen om sikkerhetsoppdateringer m.v. Målet er å identifisere og lukke de alvorligste potensielle sikkerhetsbrister og å øke bevisstheten om datasikkerhet blant brukerne. Strategi NIH må styrke informasjonssikkerheten på høgskolen Velge gjennomprøvde sikkerhetsløsninger Sørge for at elektronisk kommunikasjon med ansatte, studenter og eksterne oppfyller kravene til sikker kommunikasjon Konkrete tiltak Kortsiktige Utarbeide bedre og mer brukervennlig informasjon om IKT-sikkerhet Sikre dataene med daglig backup av alle filer lagret på servere og felles lagringsløsninger 5
IKT-strategi 10. juni 2009 Etablere bedre rutiner og systemer rundt lagring av forskningsdata (i samarbeid med forskningsadministrasjonen) Utarbeide sikkerhetsløsning for håndholdte enheter (mobiltelefoner m.m.), for eksempel ved økt bruk av kryptering Langsiktige Gjennomføre regelmessige risikovurderinger av de mest kritiske systemer og ved implementering av nye systemer Revidere sikkerhetspolicy i overensstemmelse med Uninetts maler Overveie implementering av automatisk tilgangskontroll som sikrer at pc-er som ikke oppfyller NIHs sikkerhetskrav ikke får tilgang til nettverket Utarbeide bedre rutine for kassering av utstyr (komponenter med lagringsmedier) 4. Tilgjengelighet til data Kravene til tilgjengelighet er store, især i lys av høgskolens økende IT-bruk. Med tilgjengelighet menes i denne sammenheng muligheten for å få tilgang til sine tjenester (dvs. filer, programmer, databaser m.m.) eksternt fra. Med innføringen av en VPN-løsning er NIH kommet langt i forhold til å sikre ansatte tilgjengelighet til egne tjenester og data uansett hvor de befinner seg. Det er dog fortsatt mulig å forbedre tilbudet. For eksempel gir dagens VPN-løsning ikke ansatte og studenter tilgang til bibliotekets elektroniske ressurser (elektroniske tidsskrifter og søkedatabaser). Målet er samme tilgjengelighet som beskrevet i pkt. 2 til egne tjenester og data uansett hvor man befinner seg (under forutsetning av at det finnes tilgang til Internettet der hvor man befinner seg). Strategi NIH må fjerne strukturelle hindringer for mobilitet Konkrete tiltak Kortsiktige Gjøre den eksisterende VPN-løsning sikrere eller overveie alternative løsninger Utvide VPN-løsning slik at den gir tilgang til bibliotekets elektroniske ressurser eller finne annen løsning som gir denne tilgangen Legge til rette for bruk av håndholdte enheter som mobiltelefoner, jf. bl.a. sikkerhetsaspektet i pkt. 3 Langsiktige 6
IKT-strategi 10. juni 2009 Vurdere behovet for å etablere samhandlingsløsninger ( sharepoint ) som gir mulighet for at grupper av personer deler informasjon og samarbeider om prosesser/dokumenter 5. Avklaring av systemeierskap IKT-seksjonen har ansvar for innkjøp, installasjon, drift og vedlikehold av all programvare som brukes på NIH. IKT-seksjonen er imidlertid ikke systemeier (med unntak av standard programvare som operativsystemet). Systemeier er den som sammen med ledelsen er ansvarlig for den operasjonelle funksjonaliteten, herunder at systemet brukes i henhold til gjeldene avtaler, lover og regler. Systemeier er faglig ansvarlig for valg av systemer/programvarer og skal f.eks. ta stilling til behov for oppgraderinger, antall lisenser, opplæringstiltak og evt. overgang til annen programvare. Systemeierskapet må plasseres hos den eller de brukere hvor den funksjon som programvaren skal understøtte naturlig hører til. Som eksempel kan nevnes at systemeierskapet for referansehåndteringsverktøyet Reference Manager er plassert i biblioteket. For spesialprogramvarer er det typisk ikke IKT-seksjonen som bør være systemeier (da de ikke kjenner og bruker systemene). NIH har imidlertid hittil i stort omfang agert som om IKT-seksjonen var eier av alle systemer. Det har inn i mellom skapt frustrasjon i fagmiljøene rettet mot IKT-seksjonen når systemer ikke (lenger) har fungert hensiktsmessig (pga. manglende oppdateringer, for få lisenser osv.). Problemet er at vi i dag for en del spesialprogramvarers vedkommende ikke har pekt ut en systemeier. Målet er at det er tilknyttet en systemeier til alle programvarer som anvendes på NIH. Strategi NIH må Legge til rette for at alle fagsystemer får tilknyttet fungerende systemeierskap Konkrete tiltak Kortsiktige Kartlegge alle programvarer/systemer Utarbeide en rollebeskrivelse for systemeiernes virksomhet Langsiktige Peke ut systemeiere for de relevante systemer i samarbeid med avdelinger og seksjoner 7
IKT-strategi 10. juni 2009 6. Nye systemer og integrasjon av systemer Ved oppstart av nye systemer tas det ofte for lite hensyn til behovet for tilstrekkelig rutine- og kompetanseoppbygging og til de arbeidsmiljømessige endringer innføring av IT-systemer fører med seg. Innføring av nye systemer kan resultere i betydelige endringer i organisasjonen/arbeidsdelingen og oppgaveløsningen. Hvis man undervurderer dette, kan det bidra til frustrasjon og svak motivasjon for å ta systemene skikkelig i bruk, og hensikten med omleggingen kommer for mye i bakgrunnen samtidig med at effektivitetsgevinsten blir mindre eller helt uteblir. Vi vurderer at innsatsen for å tydeliggjøre gevinster og hensikt med nye systemer må økes, for å lette implementeringen og for å forebygge arbeidsmiljømessige problemer i denne fasen. Det må avsettes tilstrekkelig med tid og rom for en god implementering av slike systemer. En annen betydelig utfordring er at en rekke fagsystemer som anvendes på NIH ikke er tett nok integrert og at samme data registreres flere ganger i ulike systemer. Disse forholdene medfører redusert datakvalitet og effektivitet, høye forvaltningskostnader, lang behandlingstid og dårlig tjenestekvalitet på flere områder. En tredje utfordring er valg og evt. utvikling av nye systemer. Det er ressurskrevende for en liten institusjon som NIH å skaffe seg overblikk over og treffe valg blant eksisterende systemer. Det er enda mer krevende å utarbeide kravspesifikasjoner eller evt. utvikle systemer selv. Målet er å investere i de beste systemer, få optimalt samspill mellom systemene og å avsette tilstrekkelige ressurser til smertefrie implementeringer av systemer slik at vi oppnår høyere effektivitet, bedre tjenestekvalitet og reduserer kostnader. Strategi NIH må Profesjonalisere implementeringen av systemer Skape størst mulig integrasjon mellom systemer og data på tvers av avdelinger og seksjoner, herunder sikre at data inntastes en gang (og gjenbrukes i relevante sammenhenger) samt vedlikeholdes ved kilden Kun utvikle NIH-spesifikke systemer (på egen hånd eller ved ekstern hjelp) i tilfeller hvor det dokumenteres økonomisk og teknologisk mest hensiktsmessig Undersøke muligheten for å samarbeide med andre institusjoner i forbindelse med utvikling av nye systemer, jf. bl.a. UHRs/Uninetts initiativer Bruke åpne standarder/åpen kildekode og felles statslige/offentlige komponenter i størst mulig omfang ved anskaffelse og utvikling av ny programvare, jf. retningslinjene fra FAD. Konkrete tiltak Kortsiktige 8