Enkelt, intuitivt og begripelig IKT-STRATEGI. Randaberg kommune RANDABERG KOMMUNE IKT-STRATEGI VEDTATT I KOMMUNESTYRET

Transkript

1 RANDABERG KOMMUNE IKT-STRATEGI VEDTATT I KOMMUNESTYRET Enkelt, intuitivt og begripelig IKT-STRATEGI Randaberg kommune Frå Børaunen (Foto: Ove Tennfjord)

2

3 Innhold 1. INNLEDNING IKT STRATEGI FOR RANDABERG KOMMUNE STRATEGISK BETYDNING, AMBISJONSNIVÅ OG STYRING INFRASTRUKTUR PROGRAMVARE OG DATABEHANDLING RESSURSER, KOMPETANSE OG ORGANISERING IKT TILTAKSOMRÅDER IKT leveransemodell Elektroniske tjenester til innbyggerne Elektroniske tjenester til de ansatte Samhandling Prosessoptimalisering Mobile enheter Nettverk Trådløse nett Elektronisk handel Ny telefonløsning Applikasjoner Kompetanseoppbygging Sosiale medier Sikkerhet Teknisk sluttbrukerutstyr Grønn IT Servere og lagring Operativsystemer Versjon: 1.0 IKT-strategi for Randaberg kommune Side 2 av 11

4 1. Innledning En IKT strategi er ledelsens instrument for å styre virksomhetens bruk av IKT. Dette gjelder både IKT funksjonen som innsatsfaktor og anvendelsen av IKT i virksomheten. Virksomhetsstrategi, mål og operasjonelle planer danner grunnlaget for å treffe de nødvendige overordnede beslutninger når det gjelder retning, anskaffelse, anvendelse, drift og vedlikehold av IKT løsninger. I kommuneplanen heter det i kapittel om digital kommune fra side 42: Slik vil vi ha det: Vi skal utnytte informasjonsteknologiens muligheter for å bidra til økt livskvalitet for innbyggerne våre uansett alder. Følgende vedtak ble gjort av et enstemmig kommunestyre den i sak 104/2012 budsjett 2013 og økonomiplan : Et oppdatert IT system som tilfredsstiller dagens krav til informasjonsflyt er viktig for en effektiv drift av kommunen. Det som også er viktig er at IT systemet svarer til reelle behov i kommunen, slik at systemer ikke innføres kun for sin funksjonalitet, men fordi man faktisk har behov for det. En enkel behovsanalyse og sårbarhetsanalyse bør ligge tilgrunn for videre innvesteringer. Det legges også til grunn at Rådmannen finner midler i sin pott til IT til å løse utfordringer med innført system med ipad i kommunestyret. Kommunenes Sentralforbund (KS) har vedtatt å iverksette Program for IKTsamordning i kommunesektoren, KommIT. Programmet er treårig med oppstart i KS ferdigstiller våren 2013 Digitaliseringsstrategi for kommunesektoren. Digitaliseringsstrategien setter nasjonale mål og kan fungere som rammeverk for utviklingen av lokale digitale strategier for kommuner og fylkeskommuner. Dette legges til grunn i arbeidet med IKT-strategien for perioden og bygger derfor på følgende: IKT som strategisk verktøy for Randaberg kommune Tilgjengelig programvare Anvendelse av ny teknologi Tilstrekkelig finansiering av IKT Sikkerhet for lagrede data Miljø som kriterium ved anskaffelse og drift IKT leveransemodell samt tilgjengelighet og valg av leverandører Kunnskap i organisasjonen for anvendelse av IKT verktøy En moderne infrastruktur. IKT strategien for Randaberg kommune, den grønne landsbyen, er basert på de overordnete mål som kommunen har for tjenestetilbudet til innbyggerne. Det er viktig at strategien blir en integrert del av strategiarbeidet ellers. Dette for å ha styring og ikke minst legge rammene og være tydelig på at slik gjør vi det i Randaberg kommune Versjon: 1.0 IKT-strategi for Randaberg kommune Side 3 av 11

5 2. IKT strategi for Randaberg kommune 2.1 Strategisk betydning, ambisjonsnivå og styring Verdimodell: IKT er et strategisk verktøy. IKT strategien skal bygge på kommunens planer og målsetninger. Ledelsen har et aktivt fokus på IKT for å realisere mål, planer og effektive arbeidsprosesser. Det er viktig å sikre forretningsmessig fokus ved implementering av IKT løsninger. Sikrer nærhet, gjensidig forståelse, kunnskap og eierskap til viktige IKT beslutninger og prioriteringer Styring og finansiering: IKT skal i hovedsak styres og finansieres fra kommunens IKT budsjett. Viktige beslutninger og investeringer besluttes og forankres i ledergruppen. IKT avdelingen skal så tidlig som mulig involveres i behovsanalyser. Vi har i dag to IKT miljøer i Randaberg kommune; et på skole (Harestad og Grødem) og et sentralt i kommunen. Styring og finansiering av IKT satsingen på skolene og sentralt vil bli gjennomgått i perioden. Behovsanalyser, beslutningsgrunnlag, kravspesifikasjoner, anbudsrunder, anskaffelser, kontrakter og implementering skal utføres i tett samarbeid mellom IKT funksjonen, bruker og ledelsen. (ref. kommunestyrevedtak /2012) Informasjons og IKT sikkerhet: Informasjons- og IKT sikkerhet skal være en del av sikkerhetskulturen. Miljø: Miljø skal være et kriterium ved anskaffelse, anvendelse, drift og vedlikehold av IKT løsninger. Ny teknologi: Ny teknologi innføres etter behov og i størst mulig grad basert på kost/nytte vurderinger Versjon: 1.0 IKT-strategi for Randaberg kommune Side 4 av 11

6 2.2 Infrastruktur Driftsmodell: Det skal etableres en driftsmodell med en kombinasjon av tykke og tynne klienter. Type utstyr vurderes etter behov. Grad av standardisering: Tilgjengelighet, oppetid og redundans: Utstyr, drift og vedlikeholdsrutiner skal standardiseres og sentraliseres. Dette for å redusere kostnader og effektivisere vedlikehold og behov for opplæring. Stabil tilgang til IKT løsningene i normal arbeidstid er kritisk for virksomheten. Der er ingen garanti for tilgjengelighet og stabilitet utenom normal kontortid. I forbindelse med Samhandlingsreformer innen helsesektoren øker behovet for tilgjengelighet for systemene. Dette vil bli håndtert ved økt satsing på redundante løsninger for kritiske systemer. 2.3 Programvare og databehandling Programvare: Standard programvare og systemer skal foretrekkes. Det vil si at Randaberg kommune i minst mulig grad vil foreta egne tilpasninger som ikke blir støttet av leverandør. Tilgjengelighet: Programvare og data skal være tilgjengelig for brukerne på en sikker måte uavhengig av lokasjon. Databehandling: Data skal lagres sentralt for å ivareta informasjonssikkerhet og samhandling. Der det benyttes ASP/skyløsninger skal det opprettes databehandlingsavtaler som sikrer trygg datalagring og god tilgjengelighet. Universell utforming: Ved utforming av nettsteder vil kommunen sørge for at kravene fra Web Accessibility Initiative standarden tilfredstilles Versjon: 1.0 IKT-strategi for Randaberg kommune Side 5 av 11

7 2.4 Ressurser, kompetanse og organisering Leveransemodell: Leveransemodellen for IT tjenester skal evalueres. Sourcing av IT tjenester skal gjennomgås og ekstern drifting av tjenester, applikasjoner og servere skal vurderes. Leverandører: Oppstår det behov for ekstra IKT ressurser skal dette dekkes ved hjelp av eksterne leverandører. Brukernes kunnskapsnivå: Nivå for ønsket kunnskap for anvendelse av IKT verktøy skal defineres for forskjellige brukergrupper. Utvikling skal følges opp gjennom etablering av opplæringsprogrammer. Versjon: 1.0 IKT-strategi for Randaberg kommune Side 6 av 11

8 3. IKT Randaberg kommune skal fremstå som en moderne kommune også innen IKTområdet. IKT tjenester leveres på følgende områder: 3.1 Tiltaksområder Randaberg kommune planlegger en rekke store utbyggings og oppgraderingsprosjekter de neste årene. Dette gjelder innenfor skole, helse og omsorg, barn og familie, tekniske tjenester og politikk/administrasjon (kommunestyresal). Det er viktig at IKT infrastruktur, programvare og tjenester er i stand til å håndtere dette. Det er derfor identifisert en rekke IKT relaterte tiltak/prosjekter som Randaberg kommune ønsker å realisere i de neste 3 år. Disse er beskrevet i pkt Tiltakenes /prosjektenes målsetning, prosjektgrupper og planer beskrives i egne prosjektdirektiv når prosjektene startes. Prioriteringen av prosjekter skjer gjennom budsjettprosessen i tett samarbeid mellom IKT og ledelsen IKT leveransemodell (SourceIT) Randaberg kommune vil evaluere leveransemodellen for IKT tjenester. Sourcing av IKT tjenester skal gjennomgås og alternativer for drifting av tjenester, applikasjoner og servere skal vurderes Elektroniske tjenester til innbyggerne (PORTIN) Randaberg kommune vil utvide det elektroniske servicetilbudet og selvbetjeningstilbudet til sine innbyggere gjennom innbyggerportalen. Flere elektroniske skjema, for eksempel søknader om kommunale tjenester, vil bli tatt i bruk. Der det er mulig vil disse skjemaene integreres i fagsystemer. Sikre påloggingsløsninger som for eksempel Bank ID og Min ID vil bli tatt i bruk. Versjon: 1.0 IKT-strategi for Randaberg kommune Side 7 av 11

9 Et utvidet tilbud vil bedre kvaliteten på flere av de tjenestene som kommunen yter og derav tilgjengeligheten for våre innbyggere. Vi ønsker at tilgangen på informasjon og tjenester fra kommunen skal bli lettere både når det gjelder tid og sted Elektroniske tjenester til de ansatte (PORTIN) Ansattportalen vil bli utviklet videre i kommunen. Denne portalen skal bli plassen der de ansatte finner viktig informasjon, for effektivt å kunne utføre sitt arbeid. For eksempel: Viktige meldinger, tilgang til planer og strategiske dokumenter. Portalen vil videre være innfallsporten til flere applikasjoner (for eksempel HRM og Kvalitetslosen, Agresso, Sak og arkiv etc) og dermed gi muligheter for en effektiv tilgang og bruk av kommunenes IT løsninger Samhandling Randaberg kommune vil ta i bruk nye samhandlingsløsninger for å få til en mer effektiv deling av informasjon. Dette vil bla. gi mulighet for å opprette prosjektrom/temarom for deling av informasjon mellom personer og grupper av personer. Maler for prosjektrom er opprettet. Disse kan tilrettelegges og anvendes av alle som er involvert i prosjektrelatert arbeid. Kommunen ønsker videre å legge om sitt filsystem (F:, P:, etc. ). Målsetningen er bedre tilgang på lagret informasjon og mer effektive gjenfinningsmuligheter. Lagringsstrukturen bør i størst mulig grad bli prosessbasert. Det vil si at lagring og gjenfinning av informasjon relateres til en arbeidsaktivitet ikke til en struktur eller organisasjonsenhet. Randaberg kommune vil bedre tilgjengelighet og få til effektiv informasjonsutveksling mellom de ansatte. Funksjoner som tilstedeværelse, kortmeldinger, telefonkonferanse, samtidsdeling av dokumenter og mulighet for lyd og videokonferanse vil bli tatt i bruk. Et område hvor det planlegges å innføre verktøy for dette er innen tjenesteområdet Helse og Omsorg Prosessanalyse Randaberg kommune skal fortsette å analysere og forbedre sine arbeidsprosesser. Inovativ bruk av informasjonsteknologi vil være et viktig element. Det vil si bedre utnyttelse av den teknologien kommunen har i dag, og muligheter for å ta i bruk nye teknologier og verktøy Mobile enheter Kommunen vil fortsette å ta i bruk mobile enheter som f.eks bærbare Pcer, smarttelefoner og nettbrett basert på en kost/nytte vurdering. Nye teknologier kommer kontinuerlig på markedet. Sammensmeltingen av PC/nettbrett til hybridløsninger med både tastatur og touch skjerm samt tilgangen på trådløse nettverk gir økt tilgjengelighet Versjon: 1.0 IKT-strategi for Randaberg kommune Side 8 av 11

10 på informasjon. Mulighetene som ligger i dette til å arbeide mer effektivt og dermed gi bedre tjenester til innbyggeren vil Randaberg kommune utnytte Nettverk Randaberg kommune vil sluttføre overgangen til fibernett for alle lokasjonene i kommunen. Kapasiteten på internettforbindelsen vil bli øket. Denne vil fortløpende bli evaluert og oppgraderinger vil bli vurdert på kost/nytte basis Trådløse nett Randaberg kommune vil fortsette å bygge ut trådløse nett i forskjellige avdelinger. Disse nettene vil gi både besøkende, ansatte og elever tilgang til nettverk og informasjonssystemer som er viktig for en effektiv utførelse av daglige aktiviteter og arbeidsprosesser. Utbygging av trådløse nett vil bli basert på anbefalinger fra Post og teletilsynet og Statens strålevern Elektronisk handel Den offentlige handelsplassen ehandel.no er etablert for å effektivisere anskaffelsesprosessen i offentlige virksomheter. Randaberg kommune vil implementering e-handelsløsninger for effektivisering og kvalitetssikring av attestering, anvisning og betalingsrutiner Ny telefonløsning Randaberg kommunes telefonløsninger er udaterte og dyre i bruk. En ny samlet telefoniløsning for hele kommunen bør implementeres i løpet av perioden fram til Den nye løsningen må ha funksjonalitet som tilfredsstiller dagens og krav til moderne telefoni Applikasjoner Funksjonelle og oppdaterte applikasjoner er viktig for å få til effektive arbeidsprosesser i kommunen. Skytjenester vil bli vurdert på linje med lokal drifting av applikasjoner. Ulike systemer skal i størst mulig grad kunne snakke sammen slik at informasjonen kan flyte på en effektiv måte. Dette vil det fokuseres på ved nyanskaffelser og ved oppgradering av eksisterende systemer Kompetanseoppbygging Opplæringsprogrammer må implementeres og systemstøttefunksjonen utvikles slik at brukerne kan få utnyttet dataløsningene optimalt. Dette gjelder både for basis løsninger slik som Office og for fagapplikasjoner. Versjon: 1.0 IKT-strategi for Randaberg kommune Side 9 av 11

11 Sosiale medier Randaberg kommune benytter sosiale medier. Offentlig forvaltning har nytte av å bruke sosiale medier i; 1) virksomhetens overordnede kommunikasjonsarbeid/ omdømmebygging, 2) prosjektarbeid og kampanjer og 3) som arbeidsverktøy for kunnskapsmedarbeidere. Dette vil fortsette og utvides der det viser seg formålstjenlig Sikkerhet Ny teknologi og økt kompleksitet øker kravene til informasjonssikkerhet i kommunesektoren. Bruk av mobile enheter, minnepinner og trådløse nettverk utgjør et trusselbilde som medfører større sikkerhetsrisiko enn tidligere. Når informasjonssikkerhet skal prioriteres og implementeres, er det helt nødvendig å forankre mål og planer i hele organisasjonen. Bedring av sikkerheten må være en løpende prosess. Det har tidligere vært lagt stor vekt på at sikkerhet er et ansvar som ligger hos ledelsen, men for å oppnå god sikkerhet må alle ansatte både forstå og følge de rutiner og prosedyrer som danner grunnlaget for god sikkerhet. Ansatte i kommunen som har tilgang til kommunens datanett skal gis nødvendig opplæring for å kunne ivareta dette. Dette vil gjøres gjennom opplæringsprogrammer. Alle dataløsninger i Randaberg kommune skal tilfredsstille Datatilsynets krav til sikkerhet og personvern Teknisk sluttbrukerutstyr Tynne klienter kjørt gjennom terminalserver vil fortsatt være utstyret som blir levert til den vanlige bruker. PCer, stasjonære eller bærbare, vil brukes der det er behov for lokal datakraft eller mobilitet. Andre løsninger som nettbrett/pcer hybrider vil bli vurdert fortløpende og tatt i bruk på kost/nytte basis Grønn IT Randaberg kommune (IKT) vil fortsette med å implementere tiltak for å redusere energibehovet og få på plass en grønnere profil. Noen av de viktigste områdene er: - Virtualisering av servere som fører til mindre antall maskiner - Innkjøp av nye servere med ny strømsparende teknologi (blade) - Bruk av Tynne Klienter i stedet for PC - Multifunksjonsmaskiner (MFM). Dette reduserer behovet for et stort antall printere - Printing på begge sider av papiret - Ekstern pålogging som reduserer behov for reiser - Resirkulering av gammelt utstyr - Jobbe hjemmefra - Slå av strømmen på utstyr ved arbeidsdagens slutt - Styring av utskrifter til aktuell printer ved bruk av adgangskort eller pin kode Versjon: 1.0 IKT-strategi for Randaberg kommune Side 10 av 11

12 Servere og lagring Virtualiseringen av serverparken vil fortsette. Oppgraderinger og utskiftninger av servere vil bli foretatt etter behov. Belastningen overvåkes kontinuerlig. Bruk av blade-teknologi for servere minsker behovet for fysisk plass og reduserer strømforbruket. Lagringsløsninger (SAN=Storage Area Network) vil effektivisere bruken av disker Operativsystemer Randaberg kommune vil i løpet av perioden oppgradere operativsystemet på Pcer og servere slik at de tilfredsstiller organisasjonenes krav til funksjonalitet og stabilitet på IT installasjonene. Dette gjelder i hovedsak operativsystemet Windows. På skolene benyttes også operativsystemet Linux. Skolene oppdaterer dette etter behov. Versjon: 1.0 IKT-strategi for Randaberg kommune Side 11 av 11