Styresak -22/2009 -vedlegg 2 Utredning av muligheter for administrativt samarbeide (IKT) på tvers av MF, NIH, NMH, KHIO og AHO - anbefaling med motivering Rapport oversendt 8.mai 2009
1 Innledning... 2 1.1 Bakgrunn... 2 1.2 Mandat... 3 1.3 Sammensetning... 3 1.4 Gjennomføring... 3 2 Status innen IKT på de ulike institusjonene... 3 3 Forslag til administrativt samarbeide (IKT)... 4 3.1 Felles prosjekter (prosjektsamarbeide)... 4 ITIL... 4 FEIDE... 6 3.2 Felles leverandøravtaler... 6 3.3 Felles gjennomføring av opplæring... 6 3.4 Felles tjenestekatalog... 6 3.5 Kompetanseutveksling... 7 3.6 Sammenligning av tjenester/systemer/plattform... 7 3.7 Felles infrastruktur... 7 3.8 Utveksling av tjenester... 8 3.9 Felles strategi... 8 4 Konklusjon... 8 4.1 Områder hvor institusjonene vil kunne dra nytte av samarbeid... 8 4.2 Videre samarbeide... 10 4.3 Invitere med flere høgskoler... 10 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Kunsthøgskolen i Oslo, Menighetsfakultetet, Norges idrettshøgskole, Norges musikkhøgskole og Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo er små selvstendige institusjoner som ønsker å utrede muligheter for å administrativt samarbeide for: å redusere kostnader
utnytte kapasitet og kompetanse på en bedre måte øke kvaliteten på de administrative tjenestene 1.2 Mandat Institusjonene oppnevner en felles arbeidsgruppe som skal utrede områder innen IKT der institusjonene kan dra nytte av samarbeid og foreslå konkrete samarbeidsprosjekter / samarbeidsformer. 1.3 Sammensetning Hver av høgskolene oppnevner en representant til arbeidsgruppa. Gruppen har bestått av: Lars Moe (MF) Robert Haugan (NMH) Navid Sami (KHIO) Hans Tranekjær Andresen (NIH) Frode Gether-Rønning (AHO) Gruppen har hatt 5 møter fordelt på de ulike skolene. 1.4 Gjennomføring Det ble tidlig i prosessen avklart et ønske om å dele arbeidet (rapporten) i to hoveddeler. Gruppen ønsket på den ene side å presentere konkrete forslag til tiltak som i løpet av året vil kunne gi både kostnadsreduksjoner, forenklet drift, bedre ressursutnyttelse og bedre kvalitet på de tjenestene som de respektive IKT avdelingene yter. I tillegg var det behov for å utarbeidet en oversikt over de ulike tjenestene og de prosesser, roller og infrastruktur som skolene legger til grunn for sin IKT virksomhet. I rapporten har vært lagt vekt på å beskrive infrastrukturen, men at man i et videre anbefalt samarbeide jobber videre med å beskrive tjenester og prosesser. 2 Status innen IKT på de ulike institusjonene De institusjonene som deltakerne i gruppen representerer har tilnærmet samme størrelse. Dette gir oss mye av den samme driftssituasjonen og mange av de samme utfordringene. Som det fremgår av den vedlagte infrastrukturoversikten har skolene tildels ulike plattformer. Organiseringen av IKT avdelingene er forskjellig og dermed også ansvarsområder og roller. Et eksempel her er AV / multimedia fagområdet
som ikke alle steder ligger under IKT-avdelingen. IKT sjefenes og IT avdelingenes plassering i organisasjonen, lønn og budsjett avviker også i stor grad. I Uninett sammenheng er vi «like små» sammenlignet med de andre høgskolene. 3 Forslag til administrativt samarbeide (IKT) Gruppen har diskutert ulike former for administrativt samarbeide som kan bidra til å nå de ønskede målsettinger i mandatet. 3.1 Felles prosjekter (prosjektsamarbeide) Skolene kjører nesten kontinuerlig prosjekter av ulik størrelse både relatert til endring, innføring eller oppgradering av infrastruktur og/eller implementering / endring av tjenestetilbudet. Prosjektene kjøres normalt enten i egen regi eller som deltagelse i UNINETT initierte prosjekter. Aktuelle samarbeidstiltak: Holde hverandre oppdatert på hvilke prosjekter som planlegges igangsatt Deltagere i referansegrupper som prosjektene oppretter Felles prosjekter med deltagelse i både i hovedprosjektet og tekniske underprosjekter. Gode eksempler på felles prosjekter er ITIL og FEIDE. ITIL På IT leder samlingene 2008 ble det besluttet å igangsette et initiativ for å finne muligheter for et felles prosjekt mellom utdanningsinstitusjonene. Hensikten med prosjektet skal være å utarbeide en IT-driftsmodell som skal gi økt tjenestekvalitet og mer proaktiv IT-drift. Det ble på IT leder samling i november 2008 enighet om at prosjektet skulle iverksettes, med en pilot hos AHO og HiBu. Prosjektet planlegges nå gjennomført innenfor en kostnadsramme på kr 525.000,- Følgende er grunnlag for kostnadsrammen: HiBu egenandel 50.000,- Til fakturerbare tjenester AHO egenandel 50.000,-
Til fakturerbare tjenester Freecode egenandel 100.000,- Prosesshuset 100.000,- Øvriger høgskoler 225.000,- Signup-fee 15 høgskoler à 15.000,- Prosjektet har oppstart medio oktober 2009, og skal sluttføres innen 1. april 2010. Fordelene ved å gjennomføre prosjektet vil for høgskolene være: Felles etablert rammeverk for effektiv it-drift Økt kundefokus og tjenestekvalitet Frigjøring av ressurser til proaktivt arbeid Økt forståelse for endringsbehov Målet med prosjektet er følgende: Utarbeide standardiserte prosesser og rutiner for følgende prosessområder Hendelseshåndtering Endringer og kontroll Tjenestestyring Utarbeide standardisert implementering i et verktøy basert på fri programvare Utarbeide standardiserte roller og organisering Utarbeide en mal for opplæring og innføring Utarbeide PRINCE2 basert roadmap for utrulling Prosjektet vil skape en konseptmodell for implementering av ITIL i ITavdelinger ved landets høgskoler. Konseptmodellen er også ment å kunne benyttes som grunnlag for utrulling i IT-avdelinger av sammenlignbar størrelse i offentlig sektor (kommune/stat). Gjennom dette vil prosjektet danne en plattform for standardisert og mer effektiv it- drift, med hovedmål å tilby økt tjenestekvalitet i sektoren. Prosjektet skal levere følgende: Prosesskart og prosessbeskrivelser Rollerdefinisjoner og rollebeskrivelser
Beskrivelse av initiell tjenestekatalog Beskrivelse av CMDB struktur Beskrivelse av hvordan sette opp standardkonfigurasjon i verktøy Prosjekthåndbok med roadmap for utrulling Dette initiativet er et godt eksempel på hvordan skolene kan samarbeide på tvers i sektoren FEIDE FEIDE er konsept som går ut på at hver bruker i utdanningssektoren - elev, student eller ansatt - får et brukernavn av sin skole, høgskole eller universitet som kan brukes i hele sektoren. Samme brukernavn virker overalt, både ved egen institusjon og ved nasjonale fellestjenester, med samme passord eller sertifikat. Både AHO, NIH og KHIO står foran innføring av FEIDE. Det bør derfor utredes mulighetene for et prosjektsamarbeide i forbindelse med at det må implementeres både et brukeradministrativt system (BAS) samt grensesnitt mot SAP (personal) og FS (student). 3.2 Felles leverandøravtaler Fremstå som en enhet mot leverandører (f.eks. kursleverandører) Utveksle erfaringer om ulike leverandører Gjennomføre felles konkurranser 3.3 Felles gjennomføring av opplæring Adobe porteføljen 3D programvare Kjøp av felles kurs (felles avtaler som gir økt uttak) Deling via en virtuell digital læringsplattform Deling av Office kompetanse 3.4 Felles tjenestekatalog En viktig del av ITIL prosjektet er å dokumentere de ulike tjeneste som IT avdelingene yter. Med de ulike tjenestene som utgangspunkt er det enklere å dokumentere rutiner, informasjonsflyt, roller og ikke minst service-nivå for de samme tjenestene. En godt dokumentert tjenesteportefølje gir forutsigbarhet både for tjenesteyter og brukere av tjenestene. Det blir også lettere å argumentere internt i organisasjonen for nødvendige ressurser i forhold til det tjenestenivå som er forventet eller vedtatt. En felles tjenestekatalog vil også kunne være et nyttig grunnlag i forbindelse med diskusjonene om reorganisering / sammenslåinger innenfor sektoren.
3.5 Kompetanseutveksling Fortsette IT-ledermøter, også å invitere med VETHS, PHS på disse. Kompetansenoder, dvs. oppbygging av kompetanse et sted som alle kan bruke, krever samarbeidsavtaler. Et eksempel kan være MAC. [IT-leder-UH] liste for utveksling av kompetanse, eventuelt også en egen WIKI web løsning Utveksling av kompetanse innen streaming/opptak/flash AV, ITadministrasjon (prosessammenligning, dokumentasjon Erfaring med leverandører og løsnings sammenligning Sikkerhet (ROS-analyser) Backupstrategi AV (Audio Visuell bruk og støtte) 3.6 Sammenligning av tjenester/systemer/plattform Kompetanseutveksling og samarbeide om IT-strategi vil på sikt kunne føre til at skolenes IKT plattformer vil bli mer like. Dette vil etterhvert kunne gi større mulighet for å outsource / insource tjenester mellom skolene. Et godt eksempel på dette er økende virtualisering av maskinparken (server og klient) samt valg av open source (fri programvare) løsninger. Oversikt over plattform og tjenester innbærer også dokumentasjon av: Tjenestenivå (oppetid, tilgjengelighet) Utveksling av ideer og erfaringer Driftsrutiner Maler Det er startet et dokumentasjonsløp av de ulike plattformene med ulike tjenester. Den foreløpige tekniske oversikten er ikke lagt ved rapporten, men er tilgjengelig på forlangende. Gruppen ønsker å fortsette å holde denne oppdatert. 3.7 Felles infrastruktur Samlokalisering av servere Lokale ulikheter gjør det vanskelig å slå all serverdrift sammen. Urealistisk med felles vaktordning, dette krever mer ressurser, og spesifikk lokal infrastruktur kompetanse hos hver enkelt medarbeider Katastrofelokasjon
Utrede mulighet for en felles alternativ lokasjon ved totalskade ved brann, bombe, el. 3.8 Utveksling av tjenester Gjensidig tilbud av konsulenttjenester, dvs hente spisskompetanse hos hverandre (gjensidig), for eksempel: Plotting (AHO, KIFO) Hyllekart (MF) Filmredigering, konvertering av VHS. (NIH) Lydteknikk (NMH) Lys/scene (KIFO) Levering av kurs Apple Mac (integrasjon mellom plattformer) (KHIO, AHO) 3.9 Felles strategi Fri programvare ( OpenSource ) Virtualisering (teknologi) Cloud computing (teknologi) Felles utnytte tjenester fra Gartner Group Sikkerhetspolicy 4 Konklusjon 4.1 Områder hvor institusjonene vil kunne dra nytte av samarbeid Vi har på møtene i gruppen drøftet muligheten for samarbeid på forskjellige nivåer. Man kan forestille seg samarbeidsrelasjoner som strekker seg fra uformell og ustrukturert erfaringsutveksling i den ene ende av et kontinuum til sammenslåing av høgskolenes IKT- enheter til en felles IKT- avdeling i den annen ende. Mellom disse to yterpunkter finnes en rekke forskjellige samarbeidsformer som kan være relevante for høgskolene: 1. Uformell erfaringsutveksling 2. Strukturert erfaringsutveksling med faste møter 3. Felles kompetanseoppbygging (utveksling av kunnskaper, felles kurs og lignende) 4. Samarbeidsprosjekter av forskjellig art
5. Konsulenttjenester (en høgskole fungerer som konsulent for en eller flere av de andre på spesifikke områder) 6. Felles drift av deler av IKT-virksomheten (for eksempel serverdrift), men høgskolene bevarer for øvrig selvstendige IKT- enheter. Dvs. gjensidig tilbud av tjenester. 7. Felles IKT-avdeling. En analyse av de fem høgskolenes IKT-plattformer (infrastruktur, hardware, software, tjenester m.v.) som gruppen har gjennomført, viser at det på det nåværende tidspunkt ikke er formålstjenlig å gjennomføre samarbeid på nivå 6 og 7. Høgskolenes IKT-plattformer er tildels bygget opp på forskjellig måte og krever detaljert lokal kompetanse. En felles organisering av virksomheten vil være omfattende og kostnadskrevende. Dessuten viser tilbakemeldinger fra brukerne at desentralisert brukerstøtte representerer en kritisk suksessfaktor i forhold til å levere riktige tjenester til rett tid (fornøyde brukere). Nærhet til brukerne er kritisk. Den teknologiske utviklingen mht f.eks. virtualisering vil på sikt kunne gjøre den enklere å insource / outsource av tjenester på tvers av høgskolene på flere områder enn det som er foreslått som konkrete tiltak i rapporten. Til gjengjeld er det absolutt realistisk og hensiktsmessig å etablere administrativt samarbeide på nivåene 2 til 5. Alternative samarbeidsformer er beskrevet i kapittel 3 ( Forslag til administrativt samarbeid"). Det er ikke sikkert at alle disse forslagene kan og skal gjennomføres. Det vil de fortsatte drøftelser i gruppen (på nivå 2) avdekke. Det er denne samarbeidsformen som i utgangspunktet pr i dag vil gi de største gevinstene mht de drøftingspunktene som ligger i mandatet til gruppen: å redusere kostnader utnytte kapasitet og kompetanse på en bedre måte øke kvaliteten på de administrative tjenestene De høgskolene som er representert i dette samarbeidet er små i forhold til de øvrige høgskolene. UNINETT skal i utgangspunktet betjene hele sektoren, men vi opplever i flere situasjoner at de ikke kan eller vil lytte til våre behov. Fordelene med det samarbeidet som nå tar form er at vi samlet kan fremme behov samtidig som vi i fellesskap bedre kan utnytte de løsningene som UNINETT tilbyr sektoren. Medarbeiderne i våre IKT-avdelinger har færre spesialiserte roller, dvs. at de i større grad har breddekompetanse. I stedet for at den enkelte skole har nødvendig spisskompetanse, vil spisskompetansen i stedet være fordelt på tvers av skolene. Gjennom et samarbeidet kan dette positivt utnyttes. Den enkelte skole kan operere som kompetansenode på sitt spesialområde. Et
eksempel på dette er kompetanse på Apple produkter (MAC) som f.eks. AHO og KHIO besitter. Det har i utgangspunktet ikke ligget innenfor gruppens mandat å drøfte områder for faglig og organisatorisk samarbeide, men vi ønsker likevel å kommentere følgende: Når det gjelder faglig samarbeid (skolenes primærvirksomhet) mener vi det bør utredes nærmere muligheten for å utvikle og tilby kurs på tvers av skolene levert gjennom en felles digital læringsplattform (deling i en virtuell læringsplattform). Når det gjelder muligheter for organisatorisk samarbeidet er dette representert ved nivå 6 og 7 slik det er beskrevet i rapporten. 4.2 Videre samarbeide Fortsette Erfaringsutveksling gjennom temamøter og ved at gruppen møtes jevnlig Utarbeide felles tjenestekatalog Dialog i forbindelse med å utarbeide (felles) IKT-strategi. Viktige strategiske avklaringer gjelder blant annet virtualisering og "Cloudcomputing") Bevisste felles valg av "Open Source" (fri programvare alternativer) Video streaming av forelesninger ROS (Risiko og sårbarhetsanalyser) Lisensiering i forbindelse med deling av digitale læringsressurser (Creative Commons) Pilotere en felles digital læringsplattform basert på fri programvare alternativet "MOODLE" 4.3 Invitere med flere høgskoler Veterinærhøgskolen (på forespørsel har de et sterkt ønske om å være med videre) Politihøgskolen (foreløpig uavklart)