VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 12.08.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Ingun Elisabeth Rosenberg tlf 950 67 309.Ålesund Kommune v/rådmannen Serviceboks 21 6025 ÅLESUND TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG Vi viser til tilsyn gjennomført ved Spjelkavik ungdomsskole, 19.03.2009. Til stede fra skolen: rektor Arne D. Sunde, verneombud Bjørn Ødegård, lærer Torill Einang Langø, tillitsvalgt Anders Lindbeck og lærer Marianne Mogstad. Til stede fra Arbeidstilsynet: inspektør Mariann Nordal og seniorinspektør Ingun Elisabeth Rosenberg. Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmende og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t). MØTE 2: Gruppesamtale 4-8 arbeidstakere (ca 1,5 t). MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombudet (ca 30 min). I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier den 06.05.2009. I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved samtlige besøkte skoler i Ålesund kommune, samt det som fremkom av den innsendte skriftlig dokumentasjon fra skoleeier knyttet til inneklima. I dette møtet var skoleeier representert ved rådmann Ragna Grønnerud, personalkonsulent Ingvild Vartdal, avdelingsingeniør Oddvar K. Nedregaard, rådgiver Magne Karlsen, personalsjef Roar Reiten, Lerstad skole ved rektor Nina Rabben og verneombud Elbjørg Østrem, Åse skole ved rektor Reidar A. Jørgensen og verneombud Gro S.A. Nakken, Spjelkavik skole ved rektor Arne D. Sunde og verneombud Bjørn Ødegaard, fra Aspøy skole rektor Nina Rabben og verneombud Elbjørg Østrem, og i tillegg hovedverneombud Eva Vinje Aurdal. Fra Arbeidstilsynet møtte seniorinspektør Åsa Lindblom, inspektør Mariann Nordal og seniorinspektør Ingun Elisabeth Rosenberg. Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4368 Hospitalløkkan midt-norge@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771705 7417 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 52 43 24
VÅR REFERANSE 2 - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Bjørn Ødegaard er verneombud ved skolen, og har avsatt tid til verneombudsarbeid. Bjørn Ødegård har fungert som verneombud i 7 år. De ansatte er godt kjent med verneombudet og han er mye brukt. Skolen har utarbeidet egne spørreskjema som blir brukt ved kartlegging av fysiske, psykososiale og organisatoriske forhold. Denne undersøkelsen har vært gjennomført en gang tidligere, og resultatene fra 2. runde ligger nå klare. Ledelsen vil gå igjennom resultatene med de ansatte. Det er høy grad av trivsel blant de ansatte ved skolen, men det er stor misnøye med de fysiske forholdene. Ventilasjonen på skolen er dårlig og ledelsen har fått bekreftet dette gjennom en undersøkelse som ble foretatt i 2008. Det har også vært mange klager på inneklima fra foreldre. De dårlige forholdene på lærernes arbeidsrom blir fulgt opp med hensyn til plassmangel og problemer med temperaturen. Bedriftshelsetjenesten har foretatt en kartlegging og rapport på dette er sendt skolen. De ansatte etterlyser informasjon om oppfølging og status på de sakene som har vært tatt opp. Skolen skal rehabiliteres og det er satt av 15 millioner til dette arbeidet. Verneombudet er medlem i Samarbeids- og arbeidsmiljøutvalget (SAMU). Det blir periodisk gått vernerunder ved skolen. Verneombud har tidligere vært innkalt og vært på møte med hovedverneombudet og dette ble sett på som positivt. Det er pr. i dag ikke fellesmøter med hovedverneombud og verneombudene i Ålesund kommune. Verneombudet etterspør tid for å kunne ta opp HMS-saker på personalmøtene. Ledelsen ved skolen klager over at det er for lite tid til slike saker. Rektor informerer om at de har 45 minutter pr 14. dag for å ta opp alt som går på lærerens hverdag. Rektor har årlige medarbeidersamtaler med alle ansatte både lærere og assistenter. Medarbeidersamtalene fungerer tilfredsstillende ifølge de ansatte, og de ansattes ønsker for kommende skoleår blir imøtekommet så langt det lar seg gjøre. Ifølge ledelsen ved skolen brukes avviksskjema ofte. Lærerne melder fra muntlig til rektor når det gjelder avvik, men de kjenner ikke godt nok til at det finnes et eget avviksskjema. Avvik sendes til forskjellige instanser i Ålesund kommune. De avvik som meldes til skolen og som ledelsen kan få utført uten å måtte melde videre til Ålesund kommune, blir raskt utført. Ifølge de ansatte sender både verneombud og rektor avviksmeldinger lenger opp i systemet, og lærerne gir uttrykk for at de synes verneombudet gjør jobben sin. Problemet er, ifølge de ansatte, at det blir fortatt undersøkelser, men at det skjer lite i ettertid. De blir informert om at det er sendt brev til Ålesund kommune, men det tar ofte lang tid å få noen tilbakemelding. Når det gjelder vaktmestertjenesten så blir avvik skrevet ned i egen perm for vaktmester. Skolen har vaktmester i 40% stilling, men ønsker å få denne opp i 50%. Verneombud har sendt klage til kommunen når det gjelder forholdene ved skolen, men har ikke mottatt noe svar fra Ålesund kommune. Verneombudet har derfor sendt klage på Ålesund kommune inn til
VÅR REFERANSE 3 fylkeskommunen pga manglende tilbakemelding. Skolen har prosedyrer for håndtering av elev/foreldreklage. Ved konflikt mellom lærer og elev skal skjema fylles inn og sendes til Ålesund kommune. De ansatte kjenner ikke til rutinene for konflikthåndtering, og de rapporterer at en konflikt som oppstod mellom en lærer og en elev ikke ble tatt tak i. Ifølge de ansatte har verneombudet tatt opp dette med vold og trusler, men det går ofte lang tid før rutinene blir brukt. Det er Null-toleranse for mobbing, vold og trusler og de ansatte er kjent med at det finnes en rutine for dette og at det finnes en beredskapsgruppe ved skolen. Skolen har en god oppfølging av sykemeldte. Rektor og sykemeldt arbeidstaker utarbeider oppfølgingsplan og rektor har en tett dialog med sykemeldt arbeidstaker. Arbeidsdagen tilrettelegges for den enkelte så langt det er mulig. Skolen har et godt samarbeid med Nav Arbeidslivssenter. Langtidssykemeldt arbeidstaker har flere ganger vært til samtale med rektor og fikk en gradvis tilbakeføring til jobben. De ansatte kjenner imidlertid ikke godt nok til rutiner for sykefraværsoppfølging. Skolen har fått tilretteleggingstilskudd for en lærer ved skolen. Lærerne ved skolen blir oppmuntret til å stå lengst mulig i jobb. Det er senoirpolitiske tiltak ved skolen, men det er ingen tiltak utenom avtaleverket. Skolen har en økende gruppe av elever med psykiske problemer. Dette medfører mye arbeid med administrering og flere arbeidsoppgaver for lærerne. Lærerne har mye kontakt med foreldre også utenom skoletiden. Skolen har hatt et prosjekt de siste 3 år med midler satt av til psykiatri for oppfølging av elever med spesielle behov. Det blir utarbeidet egne prosedyrer for vanskeligstilte elever. Det blir tatt en gjennomgang med de lærerne som arbeider direkte med den enkelte elev. Skolen har kurset opp enkelte lærere. Det er både en sosiallærer og en rådgiver ved skolen, i tilsammen 100% stilling. Når det gjelder systematisk opplæring uttrykker de ansatte at det ofte er foreldrene som informerer om barnets tilstand, og at de har en følelse av at oppfølgingen er tilfeldig i forhold til opplæring av lærerne. Skolen har medarbeiderundersøkelser som gjelder elevene og disse avdekker hvor elevene har problemer. Lærerne har månedlige møter med PPT og barnevernet for å få råd. PPT og barnevern møter hver uke på skolen for å ta opp enkeltsaker. Ifølge lærerne ved skolen er den største arbeidsmiljøutfordringen inneklima ved skolen. Det er dårlige garderobeforhold for lærerne, og ifølge de ansatte er 2 dametoalett alt for lite tatt i betraktning den store andelen av kvinnelige lærere ved skolen. Mange av klasserommene er små, og de mangler solskjerming. Det er mye støy på arbeidsrommet til lærerne fra vestibylen. Det er kun en telefon på skolen som lærerne kan benytte, og det er for få grupperom til å ta ut elever med spesielle behov. Skolen har utarbeidet et eget hefte/perm til nyansatte, og de jobber for å utbedre dette og ønsker nå å legge inn informasjon om HMS-arbeidet og verneombudets oppgaver og rolle. I perioder er det mange rom som er skitne. Avvik på dette er ikke meldt. Skolen har fått økt areal, men antall timer til renhold har gått ned.
VÅR REFERANSE 4 Oppsummert har Arbeidstilsynet kommet fram til disse avvik/forbedringsområder: Utbedring av fysiske forhold, bedre garderobeforhold, flere grupperom til elever med spesielle behov, flere toalett i tilknytning til garderobe for kvinnelige ansatte. Utbedring av støyproblematikk på arbeidsrommet til lærerne. Behov for mer renhold på skolen, siden arealet har økt og antall timer brukt til renhold har gått ned. Begrunnelse for varsel om pålegg: 1. Arbeidsmiljøloven legger stor vekt på medvirkning i virksomhetens HMS-arbeid i flere av sine bestemmelser, jf arbeidsmiljøloven 2-3 (1), 3-1 (1) og internkontrollforskriften 5,2. ledd nr. 3. Arbeidstakerne og tillitsvalgte har både en rett og en plikt til å medvirke i utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske HMS-arbeid. For å sikre at arbeidstakerne får nødvendig informasjon og sikre medvirkning, plikter arbeidsgiver å iverksette tilstrekkelige arenaer for å ivareta ovennevnte lovkrav. Skolen har flere møteplasser for å sikre medvirkning, informasjon og kommunikasjon i forhold til det systematiske HMS-arbeidet, men disse blir ikke benyttet i tilstrekkelig grad. Verneombudet etterlyser tid på personalmøter slik at HMS- saker kan bli tatt opp. 2. Aviksmeldinger som meldes til skolen blir håndtert, men skolen får ikke alltid tilbakemelding på de avvik som meldes til Ålesund Kommune. Virksomheten skal ha et system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette.. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 8 3. Det fremkom i tilsynet at virksomheten har et internt system for avvikshåndtering, men de ansatte ved skolen kjenner ikke godt nok til avviksskjema som benyttes ved skolen. Avviksskjema og avvikshåndteringssystemet skal i henhold til intenkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. 4. Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. Virksomheten må informere sine ansatte om den konflikthåndteringsrutinen som foreligger. I henhold til Internkontrollforskriften 5,2. ledd nr 2 har arbeidsgiver plikt til å sørge for at arbeidstakere har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Dette betyr at de ansatte må få tilstrekkelig informasjon om innholdet i konflikthåndteringsrutinene. 5. Skolen har en økende gruppe av elever med spesielle behov. Dette medfører mye administrering og merarbeid på lærerne, som ofte har kontakt med foreldre også på kveldstid. Virksomheten mangler skriftlige tiltaksplaner for å redusere relevante psykososiale og organisatoriske risikoforhold. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jf Internkontrollforskriften 5,2. ledd nr 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med den hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. 6. Virksomheten må informere sine ansatte om sykefraværsrutinene. I henhold til internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 har arbeidsgiver plikt til å sørge for at arbeidstakere har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer. Dette betyr at alle ansatte må få tilstrekkelig informasjon om hvordan de ansatte vil bli fulgt opp ved eventuelt sykefravær.
VÅR REFERANSE 5 Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Virksomheten må sørge for at de allerede etablerte faste møteplassene brukes for å sikre ansatte informasjon, kommunikasjon og medvirkning i det systematiske forebyggende helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, jfr. arbeidsmiljøloven 2-3 jfr. internkontrollforskriften (best. nr. 544) 5, 2. ledd nr. 3 og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt dokumentasjon på at de allerede etablerte møteplassene brukes for å sikre ansatte informasjon, kommunikasjon og medvirkning i det systematiske forebyggende helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. 2. Ålesund Kommune må utarbeide et system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) e) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en beskrivelse av avvikssystemet som er etablert. 3. Når avvikshåndteringssystemet er på plass må virksomheten sørge for at alle arbeidstakere er kjent med dette systemet, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 4. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med rutinen for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 5. Virksomheten mangler skriftlige planer for tiltak for å redusere relevante psykososiale og organisatoriske risikoforhold. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jf. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av plan for tiltak, utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer. Planen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføringen.
VÅR REFERANSE 6 6. Virksomheten skal informere sine medarbeidere om gjeldende rutiner for oppfølging av sykefravær, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 01.10.2009. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Midt-Norge Jan Erik Rinnan tilsynsleder (sign.) Ingun Elisabeth Rosenberg seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Spjelkavik ungdomsskole v/rektor Arne D. Sunde Serviceboks 21 6025 Ålesund Spjelkavik ungdomsskole v/verneombud Bjørn Ødegård Serviceboks 21 6025 Ålesund Hovedverneombud Eva Vinje Aurdal, Larsgården skole Serviceboks 21 6025 Ålesund